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Tipps zur E-Mail-Signatur: Wie erstellt man einen guten Signaturblock?

In diesem Artikel finden Sie eine Reihe nützlicher Tipps und bewährter Methoden zum Erstellen einer perfekten modernen geschäftlichen E-Mail-Signatur. Hier erfahren Sie, welche Elemente Sie in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen sollten, welche Elemente besser zu vermeiden sind und wie Sie Ihre E-Mail-Signatur etwas aufrüsten können. Es werden auch Beispiele für kostenlose E-Mail-Signaturvorlagen gezeigt, die sofort anwendbar sind.

Guter Signaturblock - Komposition
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Wie verwaltet man Office-365-Signaturen ohne Beteiligung von der IT?

Die E-Mail-Signaturverwaltung – klingt etwa technisch. Einfach gesagt, ist das eine perfekte Möglichkeit, wie man gewährleisten kann, dass jede ausgehende E-Mail professionell gebrandet wird und den richtigen Werbeinhalt enthält. Das Problem liegt nur daran, dass Aspekte wie Corporate Identity, Marketingkampagnen und Werbebanner werden normalerweise vom Marketingteam behandelt. Gleichzeitig ist das Office-365-Management einschließlich globaler E-Mail-Signaturen standardmäßig eine Aufgabe, die zur Pflichten der IT-Abteilung gehört. Warum ist das ein Problem? Normalerweise bedeutet zentrales E-Mail-Signaturmanagement Folgendes:

  • Die IT-Abteilung erhält zusätzliche Verantwortlichkeiten. Das heißt nicht nur, dass die IT überlastet werden kann, sondern auch, dass das Marketing seine eigenen Projekte auslagern muss, anstatt sie alleine auszuführen.
  • Das Marketing muss zusätzliche Rechte für den Office-365-Tenant erhalten. Diese Option ist möglicherweise noch schlimmer, da dadurch ein erhebliches Nichtkonformitätsrisiko besteht. Eine falsch konfigurierte E-Mail-Flussregel kann Probleme beim Senden und Empfangen von E-Mails verursachen und den Administrator zum Eingreifen zwingen, damit der E-Mail-Fluss korrigiert wird.

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Bilder in E-Mail-Signaturen korrekt angezeigt (nicht als Anhänge)

Das Anzeigen von Bildern in E-Mail-Signaturen als Anlagen ist ein oft vorkommendes Problem. Die Lösung dafür ist auch nicht klar, weil es unterschiedliche Ursachen dieser Lage geben kann. Probleme kommen beispielsweise vor, wenn die Nachricht in das Nur-Text-Format konvertiert wird oder wenn etwas mit dem HTML-Code einer E-Mail-Signatur nicht stimmt. Schließlich kann auch eine bestimmte Outlook-Konfiguration die Schuld tragen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sicherstellen können, dass Bilder nicht als Anhänge in den erwähnten Situationen erscheinen.

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Unternehmensweite E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Office 365

Der folgende Artikel erläutert Ihnen, was Sie tun müssen, um eine automatische E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer mithilfe des integrierten Office-365-Tools auf Serverebene einzurichten.

Einige Informationen über das Tool selbst. Wie die meisten heutigen E-Mail-Signatur-Lösungen unterstützt es HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu beispielsweise Google Apps for Business ermöglicht es zudem, einzelne Signaturen automatisch zu personalisieren. Einschränkungen gibt es jedoch auch. Diese umfassen keine Option zum Einfügen der Signatur direkt unterhalb der letzten E-Mail-Antwort oder Weiterleitung sowie keine Vorschau der Signatur auf der Seite des Endbenutzers, um nur einige zu nennen (weitere Informationen…).

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Einstellen und Ändern von E-Mail-Signaturen in Outlook im Web (Office 365 und Exchange 2016)

Die letzte Ausgabe von Exchange 2016 wurde in der Exchange-Welt gespannt erwartet. Es ist nicht schwer zu erkennen, dass sie mit sich einige interessante Neuheiten gebracht hat. Eine der Änderungen bezieht sich auch auf OWA, die nun durch ein brandneues und glänzendes Outlook im Web ersetzt wurde und einige neue Funktionen für noch bessere Benutzererfahrung eingeführt hat.

Wenn Sie noch keine Möglichkeit hatten, eine neue E-Mail-Signatur in Ihrem Outlook im Web einzurichten, folgen Sie einfach den unten genannten Schritten, um mehr zu erfahren.

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E-Mail-Signatur mit Social Media Buttons

Soziale Netzwerke befinden sich längst auf der Überholspur und ziehen an traditionellen Formaten wie TV oder Presse vorbei. Im Resultat tauchen in immer mehr E-Mail-Signaturen, ob privat oder geschäftlich, Links zu Facebook, Twitter, Linkedin und anderen Social Media Profilen auf.

signature-example

Einen Hyperlink in die Signatur einzufügen, ist schnell erledigt. Es sieht allerdings viel professioneller aus, wenn stattdessen ein Button mit dem Logo des jeweiligen Netzwerks eingebunden wird. Die nachfolgende Anleitung erläutert, wie Sie das anstellen.

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Erstellen und Hinzufügen einer Signatur in Office 365 OWA

Dieser Artikel befasst sich mit E-Mail-Signaturen in dem Webmailclient unter Office 365. Wenn Sie erfahren möchten, wie man in Office 365 unternehmensweite E-Mail-Signaturen einrichtet, lesen Sie diesen Artikel.

1. Nachdem Sie sich zu Ihrem Office 365-Account eingeloggt haben, klicken Sie in der oberen Leiste auf Outlook und wechseln Sie zu Outlook Web App. Continue reading

Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365

Aus der nachfolgenden Anleitung erfahren Sie, wie man mit dem integrierten Tool von Office 365 eine unternehmensweite E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer einrichtet. Ähnlich wie die meisten modernen Lösungen für E-Mail-Fußzeilen unterstützt das Tool auch HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu Google Apps for Business o.Ä. ermöglicht das Tool ebenfalls Erstellung einer automatisch personalisierten Anwendersignatur. Auf eine ziemlich unschöne Einschränkung stößt man allerdings in Antworten und Weiterleitungen – dort erscheinen die Signaturen übereinandergestapelt, am Ende der Nachricht. Es fehlt zudem eine Vorschaumöglichkeit auf der Enduserseite (Mehr erfahren…). Continue reading

E-Mail-Fußzeile in Outlook.com

Es stellt sich heraus, dass die Einrichtung einer Fußzeile in dem Webpanel von Outlook.com anders abläuft als in Office 365 OWA. Wir zeigen Ihnen, wie man das anstellt:

1. Loggen Sie sich zu Ihrem Outlook.com-Account ein und klicken Sie auf das kleine Zahnrad-Symbol oben rechts. Wählen Sie Weitere E-Mail-Einstellungen aus (Abb. 1).

Erweiterte Optionen

Abb. 1: Zahnrad-Symbol und Option „Weitere E-Mail-Einstellungen“.

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Bilder und Grafiken in E-Mail-Signaturen

Fotos, Logos, Werbebanner, Social Media Icons u. Ä. tauchen immer häufiger in E-Mail-Signaturen auf. Die Möglichkeit, in die Fußzeile eine Grafik einzubinden, hängt jedoch mit der verwendeten E-Mail-Plattform zusammen. Hinzu kommt noch die Frage, ob die Grafik ein integraler Teil der Nachricht wird (eingebettet), oder, ob sie auf einem Webserver liegt und erst beim Öffnen der E-Mail von dort bezogen wird (verlinkt).

Die nachstehende Tabelle zeigt, welche von den gängigen Plattformen die Einbettung bzw. die Verlinkung von Grafiken unterstützen.

E-Mail-PlattformEingebettete GrafikVerlinkte Grafik
Office 365NeinJa
Google AppsNeinJa
Exchange 2013NeinJa
Exchange 2010NeinJa
Exchange 2007NeinNein
Exchange 2003NeinNein
Outlook 2013JaJa
Outlook 2010JaJa
Outlook 2007JaJa
Outlook 2003JaJa
Office 365 OWANeinNein
GmailNeinJa
Outlook.comNeinNein

Workarounds und Tricks

OFFICE 365 OWA

Es gibt einen einfachen Weg, wie Sie in Ihrer E-Mail-Signatur eine verlinkte Grafik verwenden können. Die Grafik muss in einem Browser geöffnet und in den Signatureditor von Office 365 OWA kopiert werden. (Mehr dazu finden Sie in diesem Artikel)

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