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Einrichten einer organisationsweiten Outlook 365 (OWA)-Signatur mit PowerShell

Einrichten einer organisationsweiten Outlook 365 (OWA)-Signatur mit PowerShell

Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 verwendet, können Sie mit PowerShell eine einheitliche E-Mail-Signatur für alle Personen in Ihrer Organisation einrichten. In diesem Artikel zeige ich Ihnen ein Skript, das jedem Postfach eine einheitliche, personalisierte E-Mail-Signatur hinzufügt. Auf diese Weise erhält jeder Benutzer von Outlook im Web automatisch eine E-Mail-Signatur in seinen Postfacheinstellungen.

Gründe für die Vereinheitlichung von E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturen sind knifflig. Sie können aus einer einzigen Zeile bestehen und nur Ihren Namen enthalten oder ein kompaktes Design mit den wichtigsten Kontaktinformationen haben. Sie können auch ein peinliches „Von meinem <Gerätenamen einfügen> gesendet“ oder eine Monstrosität mit mehreren Bannern, einem zweiseitigen Haftungsausschluss und einem kaputten Layout sein, um das Ganze abzurunden.

Tatsache ist, dass jeder einzelnen E-Mail eine E-Mail-Signatur hinzugefügt wird (und üblicherweise auch erwartet wird). Eine Signatur (oder eine Fußzeile) ist eine eigenständige Nachricht. Darin wird unter anderem angegeben, ob:

  • Sie Wert auf Details legen,
  • Sie Ihren Job ernst nehmen,
  • dem Unternehmen sein Image wichtig ist,
  • das Unternehmen erreicht werden möchte.

Jeder einzelne Mitarbeiter ist ein Markenbotschafter. Die Tendenz zur Verallgemeinerung liegt in der Natur des Menschen – wenn einem Mitarbeiter in einem Gespräch an Professionalität fehlt, denken die Gesprächspartner oft, dass es nicht nur an dieser Person liegt. Deshalb bekommt Ihre Marke mit jeder schlechten Signatur einen Schlag ins Gesicht.

Verstehen Sie mich nicht falsch. Ich glaube nicht, dass die Welt untergeht, sobald eine fehlerhafte Signatur versendet wird. Normalerweise ist es ein viel langsamerer und traurigerer Prozess, bei dem die Marke und das Unternehmen allmählich das Vertrauen verlieren. Sie können entweder E-Mail-Signaturen vereinheitlichen und eine starke Botschaft senden, die der Marke hilft, Ihre Angebote bewirbt und Sie unterstützt, oder mit jeder gesendeten Nachricht einen Schlag erleiden. Ich zeige lediglich eine der Methoden zur Vereinheitlichung von E-Mail-Signaturen.

So funktioniert es

Bevor Sie das Skript zum Einrichten von E-Mail-Signaturen mit PowerShell ausführen, ist es wichtig, die Funktionsweise dieser Methode zu verstehen.

Das Skript ruft Benutzerinformationen von Entra ID (Azure Active Directory oder AAD) ab und fügt einen HTML-Code einer Signatur (mit diesen Details) zu den Postfacheinstellungen hinzu. Derzeit kann nur Outlook im Web (OWA) davon profitieren. Das bedeutet, dass die mit dieser Methode eingerichtete Signatur nicht angezeigt wird, wenn ein Benutzer seine E-Mail aus Outlook für Mac, dem „klassischen“ Outlook für Windows oder einem beliebigen Client außer Outlook im Web oder dem neuen Outlook für Windows sendet.

Beachten Sie, dass wenn die Informationen in Ihrer Microsoft 365-Benutzerdatenbank nicht aktualisiert oder unvollständig sind, wird das Endergebnis weder ansprechend noch hilfreich sein.

Es gibt andere Methoden zur Vereinheitlichung von E-Mail-Signaturen in einem Unternehmen, die für alle E-Mail-Clients funktionieren. Sehen Sie sich das folgende Video an, um mehr zu erfahren:

Erforderliche Berechtigungen

Die Verwendung von PowerShell zum Einrichten von E-Mail-Signaturen für Outlook im Web ist in jeder Microsoft 365-Organisation möglich. Um jedoch das Skript auszuführen, das diese Signaturen einrichtet, müssen Sie ein Administrator sein und zumindest über grundlegende Kenntnisse der Funktionsweise von PowerShell verfügen.

Zum erfolgreichen Ausführen des PowerShell-Skripts benötigen Sie einige Berechtigungen:

  1. Ihr Konto muss PowerShell-fähig sein. Das bedeutet, dass ein globaler Administrator ein einfaches Cmdlet verwenden kann, um einem bestimmten Benutzer Zugriff zu gewähren (Set-User -Identity <bestimmter Benutzer> -RemotePowerShellEnabled $true).
  2. Ihnen müssen die Administratorrollen User Options und Mail Recipients zugewiesen sein.

Holen Sie sich eine HTML-E-Mail-Signaturvorlage

Bevor Sie das Skript ausführen, benötigen Sie den HTML-Code der E-Mail-Signaturvorlage, die Sie verwenden werden.

Am besten nutzen Sie hierfür den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator.

  1. Wählen Sie Microsoft 365 als Ihre E-Mail-Plattform.
Signaturgenerator – Microsoft 365-E-Mail-Signatur
  1. Wählen Sie eine Signaturvorlage. Mit dem Generator können Sie Bilder und Elemente ändern, die für jeden Benutzer gleich sind, wie z. B. Firmenname, Haftungsausschluss usw.
Auswählen einer E-Mail-Signaturvorlage für Outlook im Web
  1. Klicken Sie auf Replace user data with Active Directory placeholders und Apply your signature. Die erste Schaltfläche ersetzt persönliche Daten durch Platzhalter, die normalerweise in Nachrichtenflussregeln verwendet werden, um Benutzerdaten in Signaturen automatisch zu personalisieren. Platzhalter funktionieren auf diese Weise nicht, wenn Sie die Signatur für OWA mit PowerShell einrichten. Das Skript wird Platzhalter in Entra-ID (Azure Active Directory)-Daten umwandeln.
Signaturgenerator – Ersetzen von Benutzerdaten durch Platzhalter
  1. Generieren Sie die HTML-Signatur, kopieren Sie sie und fügen Sie sie in eine TXT-Datei ein. Ich habe sie für den einfachen Zugriff unter C:\signature.txt erstellt. Sie können den HTML-Code frei ändern. Denken Sie jedoch daran, die %%AAD-Platzhalter%% am besten intakt zu lassen. Das Skript erwartet ein bestimmtes Format dieser Platzhalter, um relevante Benutzerinformationen einzugeben.
Signaturgenerator – Generieren und Kopieren von HTML

Einrichten einer HTML-E-Mail-Signatur für alle Nutzer (PowerShell)

In der Vergangenheit haben wir Get-AzureAdUser verwendet, um Benutzerdaten von Microsoft 365 abzurufen. Da das Azure AD-Modul jedoch veraltet ist, mussten wir uns auf Microsoft Graph PowerShell SDK umstellen.

Das für die Signatureinrichtung verantwortliche Cmdlet (Set-MailboxMessageConfiguration -Signature HTML) hat aufgrund der Signatur-Cloud-Einstellungen (auch Roaming-Signaturen genannt) aufgehört zu funktionieren. Für einige Zeit gab es nur eine Möglichkeit, das Skript zum Laufen zu bringen: sich an den Microsoft-Support wenden und bitten, Roaming-Signaturen für Ihren Microsoft 365-Tenant zu deaktivieren. Glücklicherweise ermöglicht Microsoft Ihnen jetzt, Roaming-Signaturen mit PowerShell selbst zu deaktivieren:

Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $true

Erfahren Sie mehr über die Deaktivierung von Roaming-Signaturen für Ihre Organisation

Bevor Sie das Skript ausführen, müssen Sie über Connect-ExchangeOnline eine Verbindung zu Exchange Online herstellen. Wenn Sie auf Probleme stoßen, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie es zum Laufen bringen.

Sie können den Rest des Skripts kopieren und in Ihre PowerShell-Konsole einfügen:

$users = (Get-AzureADUser | select GivenName, Surname, Title, TelephoneNumber, Mobile, Mail, CompanyName, StreetAddress, City, PostalCode, State, Country) <# Ruft alle Benutzerdaten von Entra ID (Azure AD) ab und speichert ausgewählte Informationen in einem Array. Wenn Sie möchten, können Sie weniger oder mehr Daten abrufen oder den Umfang von Benutzern ändern. #>

$HTMLsig = Get-Content "C:\signature.txt" <# Speichert den HTML-Code einer Signatur aus dem Signaturgenerator in einer Variablen. Ändern Sie den Pfad zum Speicherort Ihrer Datei. #>

foreach($user in $users){

$HTMLSigX = ""; <# Temporäre Variable mit HTML-Code einer personalisierten Signatur. #>

$HTMLSigX = $HTMLsig.replace('%%FirstName%%', $user.GivenName).replace('%%LastName%%', $user.Surname).replace('%%Title%%', $user.Title).replace('%%PhoneNumber%%', $user.TelephoneNumber).replace('%%MobileNumber%%', $user.Mobile).replace('%%Email%%', $user.Mail).replace('%%Company%%', $user.CompanyName).replace('%%Street%%', $user.StreetAddress).replace('%%City%%', $user.City).replace('%%ZipCode%%', $user.PostalCode).replace('%%State%%', $user.State).replace('%%Country%%', $user.Country) <# Ersetzen von Platzhaltern durch persönliche Benutzerdaten. #>

Set-MailboxMessageConfiguration $user.Mail -SignatureHTML $HTMLSigX -AutoAddSignature $true -AutoAddSignatureOnReply $true <# Speichert die personalisierte E-Mail-Signatur in den Postfacheinstellungen. Sie sollte sofort in Outlook im Web verfügbar sein. Der Parameter -AutoAddSignature legt die Signatur als Standard für neue Nachrichten fest und -AutoAddSignatureOnReply macht dasselbe für Antworten. Durch das Ändern der Parameter $true in $false wird verhindert, dass die neuen Signaturen automatisch angewendet werden. #>
}

Nach der Ausführung des Skripts sollten alle Benutzer ihre personalisierte E-Mail-Signatur in ihren Einstellungen in Outlook im Web erhalten:

Personalisierte E-Mail-Signatur für Outlook im Web

Einschränkungen von PowerShell-E-Mail-Signaturen

Obwohl das Cmdlet Set-MailboxMessageConfiguration nützlich ist, eignet es sich nicht perfekt für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen – hier sind einige Gründe dafür:

  • Erstens funktioniert das Ändern der Postfacheinstellungen nur in Outlook im Web (OWA) und dem neuen Outlook für Windows. Sie können VBScript verwenden, um die Einstellungen in dem älteren (aber immer noch beliebtesten) Outlook für Windows zu aktualisieren. Auf diese Weise müssen Sie jedoch zwei verschiedene Methoden verwenden, um jedes Signaturupdate durchzuführen. Darüber hinaus werden Sie immer noch nur mit einigen der möglichen E-Mail-Clients fertig.
  • Sie können keine eingebetteten Bilder verwenden. Das bedeutet, dass Ihre Empfänger in den meisten Fällen bewusst auf eine spezielle Schaltfläche klicken müssen, um die Grafiken zu sehen, die Sie so sorgfältig für Ihre E-Mail-Signatur entworfen haben. Andernfalls werden Bilder blockiert.
  • Es ist keine gute Idee, wenn Ihre Entra-ID (Azure AD)-Daten nicht auf dem neuesten Stand sind. Es gibt keine Möglichkeit, Benutzern die Aktualisierung ihrer AAD-Eigenschaften zu ermöglichen (es sei denn, Sie möchten ihnen Administratorzugriff gewähren, das glaube ich aber nicht).
  • Es gibt keine Möglichkeit, die Signatur dynamisch zu ändern, wenn beispielsweise bestimmte persönliche Informationen fehlen. Dies endet normalerweise damit, dass einige Benutzer die Phrase „Mobil:“ in ihrer Signatur haben und nichts daneben steht.
  • Bei jeder Änderung oder Aktualisierung müssen Sie HTML-Code bearbeiten. Es gibt keinen Editor, mit dem Sie am Design der Vorlage arbeiten können.
  • Es gibt keine einfache Möglichkeit, E-Mail-Signaturkampagnen zu planen oder unterschiedliche Designs für verschiedene Empfänger zu verwenden.

Wenn Sie E-Mail-Signaturen für Ihre gesamte Microsoft 365-Organisation ohne diese Einschränkungen verwalten möchten, gibt es eine einfachere Alternative. Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie Signaturen für alle Benutzer ohne Skripts verwalten. Signaturen werden zu E-Mails hinzugefügt, die von allen E-Mail-Clients und Geräten gesendet werden. Probieren Sie es kostenlos aus

Einrichten von E-Mail-Signaturen in Outlook im Web (Office 365 und Exchange 2016/2019

[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 16. Februar 2018 veröffentlicht. Er wurde aktualisiert, um die aktuellen Schritte darzustellen, die zum Einrichten einer E-Mail-Signatur auf den jeweiligen Plattformen erforderlich sind.

Damals, als Exchange 2016 veröffentlicht wurde, wurde OWA durch ein brandneues, frisches Outlook im Web, bekannt aus Office 365 (oder Microsoft 365, da sich dieser Name zwischenzeitlich auch geändert hat), ersetzt. Seitdem hat Outlook im Web einige visuelle Upgrades durchlaufen, aber es gab (noch) keine weitere Namensänderung. Interessant ist, dass diese Outlook-Versionen trotz des gleichen Namens, der sowohl für lokale (Exchange 2016 und Exchange 2019) als auch für Cloud-Umgebungen verwendet wird, etwas anders sind. Und obwohl sich beide Clients hinsichtlich der Signaturerstellung ähneln, gibt es auch einige Unterschiede. Einer davon betrifft den Pfad zum Editor für E-Mail-Signaturen.

Einrichten der E-Mail-Signatur im cloudbasierten Outlook im Web

Das Layout des Signatureditors im standardmäßigen E-Mail-Client von Office 365 ist anders, obwohl seine Funktionen im Wesentlichen dieselben sind wie in der On-Prem-Version des Clients. Zwei zusätzliche Buttons sind vorhanden: format painter und quote.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto an und gehen Sie auf Outlook oder verwenden Sie den direkten Link.
    E-Mail-Option im oberen Menü von Office 365
  1. Wechseln Sie als Nächstes zu Settings (klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke) und klicken Sie auf View all Outlook settings unten im Pop-up-Fenster.
    Zugriff auf die Optionen von Outlook im Web in  Office 365
  1. Gehen Sie auf MailCompose and reply. Hier können Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen oder bearbeiten und dabei bestimmen, ob sie automatisch in Ihren neuen Nachrichten bzw. Antworten/Weiterleitungen erscheinen soll. Wenn Sie beide Dropdown-Menüs mit ihren Standardwerten belassen (No signature), müssen Sie die Signatur später beim E-Mail-Schreiben manuell einfügen. Das Settings-Fenster sollte auch über diesen Link abrufbar sein. Editor für E-Mail-Signaturen im Outlook im Web
  1. Sie müssen Ihre Signatur nicht von Grund auf neu erstellen. Wenn Sie den kostenlosen E-Mail-Signatur-Generator verwenden, erstellen Sie im Augenblick eine richtig formatierte E-Mail-Signatur, die Sie später in den Signatureditor von Outlook im Web einfügen können.
    Outlook im Web - Verfassen und Antworten
  1. Nachdem Sie die Signatur eingerichtet haben, klicken Sie auf Save. Die Signatureinstellungen sollten sofort angewendet werden. Im Gegensatz zur On-Prem-Version ist es möglich, mehrere Signaturen für ein einzelnes Postfach zu erstellen und zu verwenden – ähnlich wie beim Outlook-Desktop-Client. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche New signature, nachdem Sie Ihre erste Signatur gespeichert haben, um eine weitere zu erstellen.

Einrichten der E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Exchange 2016 oder Exchange 2019)

Outlook im Web sieht hier etwas anders aus als sein Gegenstück in Microsoft 365. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie zu den Einstellungen für E-Mail-Signaturen in Ihrem Outlook im Web gelangen und wie Sie dort eine E-Mail-Signatur hinzufügen oder bearbeiten.

  1. Loggen Sie sich bei Ihrem Outlook im Web-Konto ein und gehen Sie auf die Mail-App.
    Exchange 2016 – Zugriff auf Outlook im Web
  1. Gehen Sie in Outlook im Web auf Settings (Zahnradsymbol oben rechts) und klicken Sie auf Options.
    Exchange 2016 OWA-Optionen
  1. Gehen Sie im linken Bereich auf MailLayout und wählen Sie Email signature.
    Exchange 2016 OWA - Editor für E-Mail-Signaturen
  1. Damit die Signatur in jeder neuen E-Mail-Nachricht erscheint, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatically include my signature on new messages I compose. Auch für Antworten und Weiterleitungen steht eine entsprechende Option zur Verfügung. Richten Sie Ihre E-Mail-Signatur mit den integrierten Formatierungstools ein. Sie können Ihre Signatur auch mit dem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator erstellen und sie dann in den Editor von Outlook im Web einfügen.
    Verwenden Sie verfügbare Formatierungstools, um Ihre E-Mail-Signatur in Outlook im Web zu erstellen
  1. Wenn Ihre Signatur fertig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Save, damit die Änderungen wirksam werden.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche Save, um alle Änderungen an Ihrer E-Mail-Signatur zu übernehmen.
  1. In Ihrem Outlook im Web können Sie überprüfen, ob die Einstellungen korrekt übernommen wurden. Wenn Sie festgelegt haben, dass Ihre Signatur automatisch hinzugefügt wird, sollte sie beim Erstellen einer neuen Nachricht am Ende Ihrer E-Mail angewendet werden.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche New, um eine neue E-Mail-Nachricht in Outlook im Web zu öffnen

Und das ist alles! Jetzt müssen Sie nicht mehr bei jeder neuen E-Mail Ihre Zeit für eine Signatur verbraten. Ihre Signatur ist schon da.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur ändern möchten, wiederholen Sie einfach die obigen Schritte.


Während der Administrator darauf wartet, dass Benutzer ihre E-Mail-Signaturen aktualisieren, hat er sich in ein Skelett verwandelt.

Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung

Während die obige Methode eine schnelle und einfache Möglichkeit zum Festlegen von E-Mail-Signaturen in OWA darstellt, weist sie auch einige Nachteile auf (mehr zu diesem Thema finden Sie in diesem Artikel). Möchten Sie sicherstellen, dass jede E-Mail gut gebrandet ist und alle nötigen Details enthält? Dann ist die zentrale E-Mail-Signaturverwaltung die Lösung für Sie. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie Sie dies mit nativen Tools schaffen:

Einschränkungen der nativen Lösung für E-Mail-Signaturen

Mithilfe der nativen Methoden zur zentralen E-Mail-Signaturverwaltung erstellen Sie einheitliche E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation. Leider ist dieser Ansatz immer noch nicht perfekt, da ihm einige wichtige Funktionen fehlen. Um nur einige zu nennen:

  • Signaturen direkt unter der letzten Antwort oder Weiterleitung,
  • Eingebettete Bilder in E-Mail-Signaturen (die nicht als Anhänge angezeigt werden),
  • E-Mail-Signaturen angezeigt in Gesendeten Elementen,
  • Individuelle Benutzerbilder,
  • Ausblenden leerer Zeilen in Signaturen (z. B. wenn ein Benutzerattribut fehlt).

Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die all diese Funktionen bietet, brauchen Sie ein Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Email Signatures 365 (für Office 365) oder CodeTwo Exchange Rules (für Exchange Server).

So erstellen Sie unternehmensweite automatische E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Office 365

Unternehmensweite E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Office 365

[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 9. August 2018 veröffentlicht. Er wurde aktualisiert, um die aktuellen Schritte darzustellen, die für eine ordnungsgemäße Konfiguration im Exchange Admin Center erforderlich sind.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie tun müssen, um eine automatische E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer mithilfe des integrierten Office-365-Tools auf Serverebene einzurichten. Wie die meisten heutigen E-Mail-Signatur-Lösungen unterstützt es HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu beispielsweise Google Workspace (G Suite) ermöglicht es zudem, einzelne Signaturen automatisch zu personalisieren. Einschränkungen gibt es jedoch auch. Diese umfassen keine Option zum Einfügen der Signatur direkt unterhalb der letzten E-Mail-Antwort oder -Weiterleitung sowie keine Vorschau der Signatur auf der Seite des Endbenutzers, um nur einige zu nennen.

Der folgende Artikel beschreibt, wie Sie eine globale E-Mail-Signatur in Office 365 einrichten. Wenn Sie das Videoformat dem auf Text und Screenshots basierenden vorziehen, gehen Sie stattdessen zu diesem Blogbeitrag.

Schritte zum Einrichten einer E-Mail-Signaturregel in Office 365

Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie eine globale E-Mail-Signatur im Exchange Admin Center (EAC) einrichten.

  1. Melden Sie sich mit einem Exchange-Online-Administratorkonto bei dem Exchange Admin Center an.
  2. Gehen Sie auf Mail flow > Rules. Klicken Sie auf Add a rule und wählen Sie Apply disclaimers.

    Hinweis: Wenn Sie die Aktion Apply disclaimers (anstelle von Create a new rule) auswählen, wird der Assistent zum Erstellen neuer Regeln mit den bereits vorausgewählten Attributen geöffnet).
    Die Liste der verfügbaren Aktionen für E-Mail-Flussregeln, einschließlich der Aktion Apply disclaimers

  3. Geben Sie den Namen Ihrer Regel ein und konfigurieren Sie die Einstellungen nach Ihren Bedürfnissen.
  4. Bestimmen Sie im Abschnitt Apply this rule if die Bedingungen, die die Regel auslösen sollen. Die Liste der verfügbaren Bedingungen finden Sie in diesem Artikel von Microsoft.
  5. Im Abschnitt Do the following sollte die Aktion Apply a disclaimer to the message > append a disclaimer bereits ausgewählt sein. Wenn dies nicht der Fall ist, verwenden Sie das Dropdown-Menü, um sie auszuwählen (Sie haben auch die Möglichkeit, die Aktion prepend a disclaimer zu wählen, um den Haftungsausschluss voranzustellen).
  6. Jetzt müssen Sie Ihre Signatur in den Office 365-Editor einfügen. Die Signatur kann entweder aus Nur-Text oder aus HTML-Code bestehen. Klicken Sie dazu auf den Link Enter text und geben Sie in dem sich öffnenden Bereich specify disclaimer text den Text oder den HTML-Code Ihrer unternehmensweiten Signatur ein.
    Bereich specify disclaimer textHinweis: Um E-Mail-Signaturen für Ihre Office 365-Benutzer zu personalisieren, verwenden Sie Exchange-Eigenschaftsvariablen wie Vorname, Nachname, Telefonnummer (FirstName, LastName, PhoneNumber) usw. Um sie der Signatur hinzuzufügen, verwenden Sie das Muster: %%Eigenschaftsname%%, zum Beispiel %%FirstName%%. Dadurch werden die Daten der Benutzer automatisch in die entsprechenden Felder ihrer Signaturen eingefügt. Die vollständige Liste der akzeptierten Eigenschaften können Sie in diesem Artikel finden.
  7. Als nächstes wählen Sie die bevorzugte Fallback-Aktion, die bei Problemen mit dem Einfügen der Signatur zum Einsatz kommen soll. Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Aktionen: Wrap (die ursprüngliche Nachricht wird als Anhang weitergeleitet und die Weiterleitung mit der Signatur versehen), Ignore (die Nachricht wird ohne Signatur versendet) oder Reject (die Nachricht wird nicht versendet).

    Tipp: Sie müssen kein HTML-Experte sein, um eine professionelle, gutaussehende Signatur zu erstellen. Verwenden Sie diesen E-Mail-Signaturgenerator, oder laden Sie eine der Vorlagen herunter, die in unserer kostenlosen Signaturvorlagenbibliothek verfügbar sind. Passen Sie sie bei Bedarf so an, dass alle Variablen dem Muster %%Eigenschaftsname%% entsprechen und fügen Sie dann den Signatur-HTML-Code in den Signatur-Editor von Office 365 ein.
  8. Führen Sie die verbleibenden Schritte des Assistenten zum Erstellen neuer Regeln aus. Sie können die Standardeinstellungen beibehalten oder an Ihre Bedürfnisse anpassen (z. B. können Sie bestimmte Ausnahmen von Ihrer Regel einrichten). Weitere Informationen zu diesen Einstellungen sowie zu den Unterschieden bei der Verarbeitung je nach Nachrichtentyp finden Sie in diesem Artikel.
  9. Klicken Sie auf Finish, um die Regel zu speichern.
  10. Nach der Erstellung ist die Nachrichtenflussregel standardmäßig deaktiviert. Wählen Sie sie aus der Regelliste aus und verwenden Sie die Umschaltfläche, um die Regel zu aktivieren.
    Aktivieren der neuen Nachrichtenflussregel
  11. Senden Sie eine Testnachricht, um zu überprüfen, ob die Signatur wie erwartet funktioniert.

Das ist alles! Ihre unternehmensweite Office 365-E-Mail-Signatur ist einsatzbereit.


Einschränkungen der nativen Office-365-Lösung

Leider gibt es einige wichtige Funktionen, die bei der integrierten Office-365-Lösung für E-Mail-Signaturen nicht verfügbar sind. Dazu gehören:

  • Einfügen der Signatur direkt unter der letzten E-Mail-Antwort oder -Weiterleitung.
  • Anzeigen von serverseitigen E-Mail-Signaturen in den Ordnern für Gesendete Elemente der Benutzer.
  • Anzeigen von E-Mail-Signaturen beim E-Mail-Schreiben.
  • Die Benutzer entscheiden lassen, welche E-Mail-Signatur verwendet werden soll.
  • Delegieren von Rechten zum Verwalten von E-Mail-Signaturen an Benutzer ohne Administratorrechte (z. B. an Marketing).
  • Einbetten von Bildern in E-Mail-Signaturen (nicht als Anhänge).
  • Überspringen von Signaturzeilen mit Leerzeichen, wenn Variablen nicht aktualisiert werden können (z. B. weil der Wert für einen Benutzer fehlt).

Um diese Einschränkungen zu überwinden und noch weitere Funktionen zu erhalten, brauchen Sie ein Drittanbietertool wie CodeTwo Email Signatures 365.

Sie können sich auch dieses Video ansehen, um mehr über die Produkthighlights zu erfahren:

Weitere Artikel:

E-Mail-Signatur mit Video? So machen Sie es richtig

So fügen Sie ein Video zu Ihrer E-Mail-Signatur ein

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur noch attraktiver machen können? Hier ist eine Idee: Ein Video einfügen! Es ist genauso schnell und einfach wie das Einbetten eines Social Media Links. Und auf die gleiche Weise stärkt das Video Ihr Corporate Identity. Dazu ist das eine hervorragende Möglichkeit, dessen Inhalt zu bewerben und völlig kostenlos Ihren Webverkehr zu steigern. Vergessen Sie dabei nicht, dass Sie den Verkehr aus Ihrem Video auch mit Google Analytics messen können (mehr Info darüber, wie Sie E-Mail-Signatur-Kampagnen auswerten können).

Einrichten eines Thumbnail-Foto

Ein Video kann leider nicht direkt in Ihrer E-Mail-Signatur erscheinen. Sie brauchen ein Bild, das Sie als Miniaturansicht zum Video nutzen. Dabei ist es wichtig, dass Ihr Video irgendwo online gehostet wird, um seine URL zu erhalten.

Das erste Schritt ist das Einrichten des Bildes. Es soll klar darstellen, dass beim Klicken ein Video abgespielt wird. Ein Screenshot des gesamten Videoplayers ist üblich, aber ein kleines Miniaturbild mit einem Wiedergabesymbol sieht am besten aus. Um das Bild für Ihre Signatur vorzubereiten, nehmen Sie einen Screenshot aus Ihrem Video auf und fügen Sie mit einem Grafikeditor ein Wiedergabesymbol darüber ein. Es ist eine gute Idee, das der Screenshot ein interessantes, nicht zufälliges Teil des Videos umfasst. Wenn Sie die Deckkraft der Wiedergabetaste richtig anpassen, sehen Ihre Empfänger den Videorahmen deutlicher. Ein Beispiel eines gut eingerichteten Thumbnail-Fotos sehen Sie unten:

Video-Thumbnail-Banner in E-Mail-Signature

Sobald das Bild fertig ist, entscheiden Sie, ob das Bild in der Signatur eingebettet oder verlinkt sein soll. Dieser Beitrag beschreibt das Pro und Kontra der beiden Varianten.

Video mit Link versehen

Unabhängig von Ihrem E-Mail-Client können Sie unseren kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator nutzen, um das Video zu Ihrer Signatur hinzuzufügen. Auf diese Weise müssen Sie es nicht von Grund auf neu entwerfen.

  1. Wählen Sie zunächst Ihr Design aus den verfügbaren Vorlagen. Stellen Sie sicher, dass es den Bannerplatzhalter enthält. Dies macht das Hinzufügen Ihrer Miniaturansicht super einfach.
Kostenloser Signaturgenerator: Wählen Sie Vorlage mit Banner
  1. Erweitern Sie die Registerkarte Graphics auf der linken Seite. Geben Sie dann die direkte URL zu Ihrem Miniaturbild in das Feld Banner URL und den Link zu Ihrem Video in das Feld Banner linking to ein.
Video im Generator einfügen
  1. Vergessen Sie nicht, Ihre Signaturdetails in anderen Feldern einzugeben: Personal Data (Personendaten), Company Data (Unternehmensdaten), Social Media Links und so weiter. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Apply your signature und genießen Sie Ihre neue Signatur, die genauso geschickt wie die folgende sein kann:
E-Mail-Signatur mit Video-Thumbnail

Lesen Sie auch:

So formatieren Sie Ihre E-Mail-Signatur richtig

Richtige Formatierung von E-Mail-Signaturen

Auf den ersten Blick scheinen E-Mail-Signaturen eher unwichtig zu sein, insbesondere wenn Sie sie mit anderen Vorgängen in Ihrem Unternehmen vergleichen. Wenn Sie jedoch einen tieferen Einblick darin geben, stellen Sie bald fest, dass sie doch eine wichtige Rolle spielen. Marketing, Branding oder gute Kundenbeziehungen: Diese Bereiche lassen sich mithilfe von E-Mail-Signaturen zu Ihren Gunsten beeinflussen. Darüber hinaus können auch die darin enthaltenen Haftungsausschlüsse Ihr Unternehmen von rechtlichen Problemen abhalten.

Selbst die am besten formulierte E-Mail wird ihre Aufgabe nicht erfüllen, wenn man nicht genug über den Empfänger und seine Geschäftsbedürfnisse weißt. Daher sollte es für jeden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen heißen: Das Vertrauen eines Kunden zu gewinnen, ist der höchste Priorität. Eine geschickte E-Mail-Signatur mit nützlichen Informationen ist sicherlich ein guter Versuch, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Und wenn Sie sie mit einem attraktiven Marketing-Banner zusammenstellen, können die Ergebnisse Ihre Erwartungen übertreffen.

Es gibt einige Anforderungen, die jede Signatur erfüllen sollte. Gehen wir auf diese näher ein. Dazu zählen:

  1. Durchsichtiges und dennoch ansprechendes Design
  2. Kompatibilität mit mobilen Geräten
  3. Notwendige persönliche Angaben, die den Empfänger nicht überlasten
  4. Unterstützung für Social Media

Weniger Code, mehr Design

Formatierungsprobleme

Im Gegensatz zu Websites enthalten die meisten E-Mail-Signaturen keine externe CSS-Datei und keinen externen Stilabschnitt im HEAD-Teil des Dokuments. Grundsätzlich beschreibt der CSS-Code, wie der HTML-Code dargestellt wird, d. h. mit welchen Farben, Schriftgrößen, -Arten und so weiter. Selbst wenn E-Mail-Signaturen einen externen CSS enthalten würden, würde dies nicht funktionieren, da einige E-Mail-Clients den CSS vollständig ignorieren. Wenn Sie also zuverlässige Ergebnisse erzielen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie so wenig HTML-Container wie möglich verwenden und deren CSS-Regeln in jeden Container einfügen (mithilfe des style-Attributs). Beachten Sie dabei, dass die inneren Container die Formatierungsregeln deren Patenten nicht übernehmen. Sie müssen diese Regeln einfach direkt definieren. Wenn es beispielsweise um Tabellen geht, betten Sie Ihre Textformatierungsregeln in das <TD>-Element ein und fügen Sie im keinen Fall den <P>-Tag darin ein. Erstens ist es überhaupt nicht notwendig (Ihre Signatur ohne Grund komplex zu machen). Zweitens können einige E-Mail-Clients (insbesondere Outlook-Clients) die im TD-Element verwendete Textformatierung „vergessen“, den Inhalt unformatiert lassen und in Standardschriftarten wie Times New Roman anzeigen. Und das wollen Sie bestimmt nicht. Der Screenshot unten zeigt die Signaturschriftart, die nach dem Senden einer Antwort in Times New Roman umgewandelt wurde.

Schriftart in der E-Mail-Signatur

Beachten Sie beim Erstellen Ihrer Signatur, dass selbst verschiedene Versionen von Outlook oder anderen E-Mail-Clients einige grundlegende CSS- / HTML-Attribute unterstützen, während andere Versionen es nicht tun.

Hier können Sie herausfinden, welche Attribute unterstützt werden.

Eine andere Sache ist, dass Sie Ihre Signatur manuell oder mit einem für diesen Zweck optimierten Editor erstellen sollten. Die meisten WYSIWYG-Editoren (insbesondere Outlook und Word) fügen inoffiziellen CSS- und HTML-Code hinzu, mit dem Ihre Signatur perfekt für sie angezeigt wird aber für den Rest der E-Mail-Clients zerschlagen bleibt. Mit anderen Worten, das Kopieren des Signaturinhalts aus Word ist keine gute Idee: Es ist ein guter Dokumenteditor, aber definitiv kein Tool zum Erstellen von E-Mail-Signaturen.

Signaturen mit mindestens zwei Spalten

Je nach bevorzugtem Typ, gibt zwei bewährte Methoden zum Erstellen Ihrer Signatur. Bei breiteren und fortgeschrittenen Layouts erzielen Sie die besten Ergebnisse mit HTML-Tabellen. Alte gute Tabellen ermöglichen es Ihnen, auf praktisch jeder Plattform ein zuverlässiges und konsistentes Layout zu erhalten. Es gibt nämlich nicht viele Möglichkeiten, sie anders zu interpretieren – im Gegensatz zu <DIV>-Containern. In der Tat behandeln die meisten E-Mail-Clients die Float-Eigenschaft für HTML-Container nicht ordnungsgemäß und machen den gesamten Inhalt kaputt. Beachten Sie außerdem, dass jeder E-Mail-Client sich in den HTML-Code etwa einmischt (wenn er Nachrichten beantwortet oder weiterleitet), wodurch der Quellcode unklar wird.

Es ist am besten, diese Auswirkungen gleich zu Beginn zu vermeiden. Aus Erfahrung kennen wir einige Fälle von Benutzern, die ihre Tabelle so gestalteten, dass die erste Zeile der Tabelle aus zwei Spalten und die zweite aus zwei zusammengeführten Spalten bestand. Zumeist hatten die Zellen jedoch nicht die gewünschte Größe. Die beste Lösung wäre hier, zwei Tabellen nacheinander zu erstellen, wie in der Abbildung unten dargestellt.

E-Mail-Signatur: Tabelle mit zwei Spalten

Schließlich sollten Sie beachten, keine Tabellen zu verwenden, die breiter als 600 Pixel sind. Es kann nämlich dazu führen, dass auf einigen Geräten die gesamte E-Mail verkleinert wird (wir gehen noch später darauf).

Signaturen mit nur einer Spalte

Ein anderer Ansatz kann verwendet werden, wenn Ihre Signatur aus Elementen besteht, die untereinander erscheinen. In einem solchen Fall ist es besser, bei nur einem Container zu bleiben. In der Tat sollte ein Absatz ausreichen. Dies bedeutet natürlich nicht, dass Sie bestimmte Teile Ihrer Signatur nicht anders formatieren können. Sie können dazu einfach die <SPAN>-Tags verwenden. Und wenn Sie die Zeile unterbrechen möchten, verwenden Sie immer das <BR>-Tag anstatt eines neuen Absatzes. Dazu können Sie in den meisten WYSIWYG-Editoren (einschließlich der in CodeTwo-Produkten verfügbaren) einfach Umschalt + Eingabetaste drücken. Mit einer solch grundlegenden HTML-Syntax können Sie das beste Aussehen Ihrer E-Mail-Signatur erzielen, und zwar auch auf Mobilgeräten. Wenn Sie jedoch mehr als einen Absatz verwenden müssen, denken Sie daran, die Margins und die Paddings Ihrer Absätze klar zu definieren. Andernfalls können unerwünschte (verkleinerte / vergrößerte) Lücken zwischen ihnen auftreten. Schließlich kann das einzige Problem auftreten, wenn Sie ein ziemlich breites Bild einfügen (aber keine Sorge, wir haben dies später auch in diesem Artikel behandelt).

Vertikale E-Mail-Signatur

Unterstützung für Mobilgeräte

Schauen wir uns jetzt die mobilen E-Mail-Signaturen an. Die Zeiten, wenn E-Mails nur auf Desktops gelesen werden, sind bereits vorbei. Mehr als die Hälfte der E-Mails ist auf Mobilgeräten geöffnet: Handys und Tablets. Die meisten E-Mail-Signaturen sind nicht für mobile Plattformen optimiert und können tatsächlich Probleme beim Rendern einer gesamten E-Mail verursachen. Hersteller mobiler Geräte sind sich dieser Art von Problemen durchaus bewusst, ihre Lösungen für diese Probleme sind jedoch alle unterschiedlich. Die gleiche Nachricht und Signatur können je nach mobilem Betriebssystem unterschiedlich angezeigt werden. Alle diese Lösungen werden jedoch nur für den Fall verwendet, dass Ihr E-Mail-Inhalt aufgrund irgendeiner Einschränkungen nicht normal angezeigt werden kann. Wenn Ihre Signatur beispielsweise breiter als die Breite Ihres Bildschirms ist, kann Ihr Handy einen Teil der Signatur ausblenden oder eine gesamte Nachricht verkleinern, um sie in voller Breite anzuzeigen. Der Trick besteht jedoch darin, eine Signatur so zu gestalten, dass der E-Mail-Client diese zusätzlichen Lösungen nicht anwenden muss, um die Nachricht korrekt anzuzeigen.

E-Mail-Signatur auf Mobilgerät: Richtige Formatierung

Um dies zu erreichen, müssen Sie Ihre Signatur so eng wie möglich halten, ohne feste Abmessungen zu verwenden, wenn diese nicht erforderlich sind. Überlegen Sie auch, was für Sie am besten ist: Wörter zu umbrechen und eine gute Schriftgröße beizubehalten (Standardverhalten) oder das Umbrechen zu verhindern und die Nachricht verkleinern zu lassen (Sie können die CSS-Eigenschaft white-space: nowrap hinzufügen).

Wenn Sie ein Banner oder ein breites Bild hinzufügen, stellen Sie möglicherweise fest, dass dieses Bild die Nachricht verkleinern kann, genauso wie es eine breite Tabelle machen würde. Daher überlegen Sie es, die CSS-Eigenschaft max-width: 100% zu verwenden, um dieses Bild automatisch zu skalieren. Ihr mobiler E-Mail-Client behält es so breit wie Ihr Bildschirm.

Darüber hinaus zeigen einige E-Mail-Clients keinen Text an, der kleiner als die gewünschte Größe ist. Es kann jedoch umgangen werden (wie in diesem Artikel für iOS-Geräte). Bevor Sie aber es versuchen, stellen Sie sicher, dass dies wirklich in Ihrem Fall nötig ist.

Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, dass der Signaturtext (insbesondere dort, wo der Haftungsausschluss sich befindet) überschnitten ist. Dies liegt an der falsch verwendeten Eigenschaft für die Zeilenhöhe (line-height). Dieselben Werte, die perfekt auf Ihren Desktop-Computer passen, werden für mobile Geräte einfach nicht geeignet. Tatsächlich scheint es in diesem speziellen Fall wahr zu sein, dass das Beste des Guten Feind ist. Somit empfehlen wir, diese Eigenschaft nicht zu verwenden, da die Standardeinstellungen ihre Aufgabe perfekt erfüllen.

Für einige Geräte gibt es gar keine Option zum Konvertieren der Nachricht in HTML. Glücklicherweise einige Drittanbieter-Lösungen (wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 oder CodeTwo Exchange Rules Pro) verfügen über diese und andere wertvolle Funktionen für HTML-Signaturen.

Eine gut servierte Information schmeckt besser

Natürlich muss der Inhalt Ihrer Signatur angemessen sein. Ihr Empfänger darf nicht den Eindruck haben, dass es fehlende Informationen über Ihr Unternehmen gibt. Andererseits kann die Signatur nicht überlastet sein. Schließlich ist die eigentliche Nachricht in Ihrer E-Mail weitaus wichtiger als die Signatur selbst.

Eine Signatur muss nämlich sowohl für jeden Benutzer personalisiert sein als auch Design-Eigenschaften haben, die für alle Mitarbeiter allgemein sind. Dadurch wird jede Signatur mit Ihrem Unternehmen identifizierbar. Zu diesem Zweck verwendet man am besten Lösungen, die eine zentralisierte E-Mail-Signaturverwaltung ermöglichen (wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 und CodeTwo Exchange Rules Pro) und die Benutzerinformationen aus Ihrem Office 365-Tenant oder aus Ihrem lokalen Active Directory ziehen. Wenn Sie nicht über eine solche Umgebung verfügen, kann dies ein echter Engpass bedeuten, da es keine Quelle gibt, aus der Sie Benutzerdetails abrufen können. Und was mit Signaturen eingerichtet über Gruppenrichtlinienobjekte? Die werden nicht von alle Plattformen unterstützt. Ja, das kann Kopfschmerzen bereiten.

Abgesehen davon müssen Sie es auch berücksichtigen, dass einige persönliche Benutzerdaten möglicherweise fehlen werden. So kann es zum Beispiel für eine Person, die Fernarbeit leistet, keine direkte Nummer geben. In solch einem Fall bleibt die ganze Signaturzeile leer. Es sei denn, sie verwenden die RT-Tags, die in CodeTwo-Software verfügbar sind. Diese Funktion blendet fehlende AD- / Office 365-Daten aus Ihrer Signatur zusammen mit der ganzen Zeile aus.

Um das Design attraktiver zu machen, verwenden Sie außerdem verschiedene Schriftgrößen und -familien sowie verschiedene Farben. Sie können jedoch keine Schriftarten verwenden, die nicht standardmäßig installiert sind. Stattdessen wird möglicherweise eine hässliche Alternative angezeigt. Und versuchen Sie nicht einmal, lächerliche Schriftfamilien wie Comic Sans oder schreiende Farben zu verwenden. Andernfalls rennen Ihre Kunden davon und teilen ihren Geschäftspartnern mit, dass Ihr Unternehmen die schlechtesten Signaturen im Internet hat. Ein Beispiel für eine gut gestaltete E-Mail-Signatur ist unten dargestellt.

Gute E-Mail-Signatur: Beispiel

Nicht zuletzt verwenden Sie nur gängige Bildformate wie JPEG oder PNG und setzen Sie deren gewünschte Größe ein, bevor Sie sie in Ihre Signatur einfügen, oder verkleinern Sie sie mit HTML und CSS.

Mit Social Media näher an Ihren Kunden

Heutzutage sind Social Media-Plattformen einer der besten Orte, wo man sein Web-Image aufbauen kann. Lassen Sie daher Ihre Kunden Ihre offizielle Profile wissen. Am besten erreichen Sie es, wenn Sie ein kleines Logo einer bestimmten Social Media-Plattform in Ihrer Signatur einbetten, das direkt zu Ihren Profil führt. Natürlich können Sie beliebig viele Social Media-Links in Ihre E-Mail-Signatur einfügen. Einige Editoren, die in den Signatur-Verwaltungstools verfügbar sind, können diesen Vorgang erheblich vereinfachen und so Ihnen die manuelle Arbeit sparen. Darüber hinaus können Sie die Benutzerdaten (z. B. aus Active Directory) verwenden, um die erforderlichen Links zu erstellen. Sie können natürlich nicht nur einen allgemeinen Profillink Ihres Unternehmens hinzufügen, sondern auch individuelle Benutzerkonten aus verschiedenen Plattformen.

Social Media Buttons in E-Mail-Signaturen

Während Sie Ihre Ikonen mit Social Media-Plattformen verlinken, stellen Sie dabei sicher, dass Sie entweder das PNG- oder das JPG-Format und das Attribut border = 0 für das Bild verwenden. Andernfalls kann ein unerwünschter blauer Rand um das gesamte Bild herum erscheinen.

Außerdem ist es eine gute Idee, Ihrer Signatur ein anklickbares Banner hinzuzufügen, das auf Ihre Veranstaltung oder Aktivität verweist und später von Ihren Kunden geteilt werden kann (beachten Sie dabei, dass die Versendung des Banners an den Empfänger mit dem deutschen Gesetzgebung konform ist). Auf diese Weise können Sie Ihre wichtigen Marketingkampagnen nahezu mühelos bewerben.

Hoffentlich haben Sie jetzt ein klares Bild davon, wie Sie eine geschickte E-Mail-Signatur entwerfen und sie auch an mobilen Plattformen anpassen können. Das Hauptprinzip lautet: Halten Sie das Design so einfach wie möglich und verlassen Sie sich auf bewährte Praktiken. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Signaturen, die am besten verwendet werden können: Horizontale, die in einer HTML-Tabelle mit richtiger Breite eingebettet ist, und vertikale, die Angaben untereinander anzeigt.

Wenn Sie Signaturen zu Ihren Geschäfts-E-Mails hinzufügen möchten, verwenden Sie am besten dazu eine Lösung zur zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen. Sie verwenden nämlich die in Active Directory oder in Office 365 gespeicherten persönlichen Benutzerdaten, um individuelle Signaturen zu erstellen oder sogar personalisierte Social Media-Links einzufügen. Solche Lösungen erlauben Ihnen außerdem, mühelos Banners in den Signaturen einzufügen, sodass Ihre Empfänger über die wichtigsten Unternehmensereignisse informiert sind.

Versuchen Sie kostenlos CodeTwo Email Signatures for Office 365 oder CodeTwo Exchange Rules Pro und erstellen Sie Ihre einheitliche und professionelle E-Mail-Signatur mit einem integrierten Signature Template Editor.

Wie fügt man automatisch eine E-Mail-Signatur zur Antwortnachricht in Office 365 ein?

Wenn es um E-Mail-Signaturen in Office 365 geht, ist es eine gute Idee, verschiedene Variante für verschiedene Zwecke parat zu haben. Es ist üblich, zwei Signaturen für denselben Absender einzurichten: Eine mit vollständigen Kontaktangaben und Grafiken und eine mit Informationen beschränkt auf das Wesentlichste. Die erste Signatur ist nur beim ersten E-Mail-Versand anwendbar, während die zweite in allen späteren Nachrichten derselben E-Mail-Konversation erscheint. Somit bleibt der E-Mail-Thread lesbar und die wichtigsten Informationen sind immer zur Hand.

Automatische Signaturen in Office 365
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Das Entwerfen einer E-Mail-Signatur kommt Ihnen schwer? Nutzen Sie diese Profi-Tipps

In diesem Artikel finden Sie eine Reihe nützlicher Tipps und bewährter Methoden zum Erstellen einer perfekten modernen geschäftlichen E-Mail-Signatur. Hier erfahren Sie, welche Elemente Sie in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen sollten, welche Elemente besser zu vermeiden sind und wie Sie Ihre E-Mail-Signatur etwas aufrüsten können. Es werden auch Beispiele für kostenlose E-Mail-Signaturvorlagen gezeigt, die sofort anwendbar sind.

Guter Signaturblock - Komposition
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E-Mail-Signaturverwaltung in Office 365: Schaffen Sie es allein

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[Update]: Dieser Beitrag wurde am 19. November 2020 aktualisiert.

E-Mail-Signaturverwaltung: Klingt etwa technisch. Haben Sie aber keine Angst! Sie ist eine perfekte Möglichkeit, dass jede ausgehende E-Mail in Ihrer Organisation professionell gebrandet wird und den richtigen Werbeinhalt enthält. Das Problem liegt nur daran, dass Aspekte wie Corporate Identity, Marketingkampagnen und Werbebanner im Prinzip von Marketingleuten behandelt werden. Gleichzeitig gehört das Office 365-Management einschließlich zentraler E-Mail-Signaturen gewöhnlich zur Pflichten der IT-Abteilung. Warum ist das ein Problem? Normalerweise bedeutet zentrales E-Mail-Signaturmanagement Folgendes:

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Bilder in E-Mail-Signaturen korrekt angezeigt (nicht als Anhänge)

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Das Anzeigen von Bildern in E-Mail-Signaturen als Anlagen ist ein oft vorkommendes Problem. Die Lösung dafür ist auch nicht klar, weil es unterschiedliche Ursachen dieser Lage geben kann. Probleme kommen beispielsweise vor, wenn die Nachricht in das Nur-Text-Format konvertiert wird oder wenn etwas mit dem HTML-Code einer E-Mail-Signatur nicht stimmt. Schließlich kann auch eine bestimmte Outlook-Konfiguration die Schuld tragen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sicherstellen können, dass Bilder nicht als Anhänge in den erwähnten Situationen erscheinen.

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