Beim Durchsuchen geschäftlicher E-Mails findet man immer häufiger Details bezüglich der Namensaussprache. Menschen möchten, dass ihre Namen richtig ausgesprochen werden. In diesem Artikel werde ich die Bedeutung der Aussprache von Namen hervorheben und Ihnen zeigen, wie Sie sie in E-Mail-Signaturen in Ihrem Unternehmen berücksichtigen können.
Die Bedeutung der Namensaussprache
Namen sind wichtig – sie prägen die Identität einer Person und repräsentieren, wer sie als Individuum ist. Man kann mit Sicherheit sagen, dass ihre korrekte Aussprache genauso wichtig ist. Bei unserem Namen genannt zu werden ist kraftvoll und gibt uns das Gefühl, respektiert zu werden. Eine falsche Aussprache des Namens kann hingegen sogar als Mikroaggression angesehen werden und nachhaltigen Schaden anrichten. Dies ist besonders wichtig am Arbeitsplatz, wo die richtige Aussprache des Namens einer anderen Person über den Erfolg oder Misserfolg eines Geschäfts entscheiden kann. Ganz zu schweigen von der möglichen Beeinträchtigung einer Arbeitsbeziehung.
Die richtige Aussprache von Namen kann – ähnlich wie die korrekte Verwendung von Geschlechtspronomen – manchmal leichter gesagt als getan sein (Wortspiel nicht beabsichtigt). Manche Menschen verbringen viel Zeit damit, sich zu fragen, wie man den Namen der Person ausspricht, mit der sie sich treffen sollen. Um ihnen dies und sich selbst die Peinlichkeit und Unannehmlichkeit zu ersparen, den eigenen Namen falsch ausgesprochen zu hören, ist es am besten, Ihre Kollegen und Kunden im Voraus über die richtige Aussprache zu informieren. Da E-Mail der beliebteste geschäftliche Kommunikationskanal ist, besteht eine der besten Möglichkeiten, um dies zu erreichen, darin, die Aussprache von Namen in E-Mail-Signaturen einzufügen.
Beispiele für die Aussprache von Namen in Signaturen
Wie Sie die Aussprache Ihres Namens zu Ihrer E-Mail-Signaturvorlage hinzufügen, hängt vom Design Ihrer Signatur ab. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Details zur Namensaussprache anzugeben, sollten Sie sicherstellen, dass diese einen integralen Bestandteil der Signatur bilden. Am besten fügen Sie sie neben oder unter Ihrem Namen hinzu. Dort erwarten die meisten Menschen, solche Informationen zu finden.
Sehen Sie sich die folgenden Beispiele an, um zu erfahren, wie Sie Details zur Namensaussprache am besten in E-Mail-Signaturen einbinden:
Beispielsignatur 1
Beispielsignatur 2
Beispielsignatur 3
Anleitung zum Einrichten
Befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um eine E-Mail-Signatur mit Details zur Aussprache des Namens einzurichten. Dieses Beispiel zeigt, wie man dies in Outlook einrichtet, aber der Vorgang ist in den meisten E-Mail-Clients ähnlich:
- Öffnen Sie die Outlook für Windows-App über das Startmenü oder die Taskleiste.
- Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht, klicken Sie in der Gruppe Include (Einschließen) auf Signature (Signatur) und weiter auf Signatures (Signaturen).
- Klicken Sie im Fenster Signatures and Stationery (Signaturen und Briefpapier) auf New (Neu) und geben Sie einen Namen für Ihre Signatur ein.
- Ihre E-Mail-Signatur sollte im Abschnitt Edit signature (Signatur bearbeiten) platziert werden. Anstatt Ihre Signatur von Grund auf neu zu erstellen, können Sie mit dem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator schnell eine erweiterte Signaturvorlage vorbereiten. Wählen Sie einfach Outlook als Ziel-E-Mail-Plattform, danach wählen Sie eine der vielen verfügbaren Vorlagen aus, passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an und fertig. Ihre Signatur kann jetzt kopiert und in den Signatureditor eingefügt werden. Ausführliche Anweisungen und häufig gestellte Fragen finden Sie im Handbuch des Generators.
- Sobald Ihre E-Mail-Signaturvorlage in den Editor im Outlook-Fenster Signatures and Stationery eingefügt wurde, fügen Sie die phonetische Schreibweise Ihres Namens hinzu. Geben Sie diese Informationen am besten direkt unter oder neben Ihrem Namen an. Der Signatureditor ermöglicht einige grundlegende Bearbeitungsschritte – Sie können einfach die Details eingeben (und optional eine neue Zeile erstellen, indem Sie die Eingabetaste drücken) und Formatierungen anwenden, genau wie Sie es in Microsoft Word tun würden.
Hinweis: wenn Sie Probleme damit haben, Ihren Namen in Lautschrift zu schreiben, machen Sie sich keine Sorgen – es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun. Es kommt darauf an, eine zu finden, die für Sie funktioniert. Achten Sie zunächst darauf, einzelne Silben durch Bindestriche zu trennen. Stärkere Silben können in GROSSBUCHSTABEN oder in Fettschrift dargestellt werden. Schreiben Sie Ihren Namen so, wie Sie es für richtig halten, und bitten Sie jemanden (am besten einen englischen Muttersprachler), ihn Ihnen vorzulesen. Auf diese Weise werden sie es mit Leichtigkeit hinkriegen. Alternativ können Sie Online-Ressourcen wie Pronounce Names, NameShouts oder HowToPronounce nutzen, um die Schreibweise zu finden, die Ihnen am besten passt. - Neben einer phonetisch verfassten Form können Sie Ihre E-Mail-Signatur auch mit einem Link zu einer Aufnahme Ihres Namens versehen. Hierzu können Sie beispielsweise die Windows-native Audio-Recorder-App verwenden, um eine einfache Audiodatei zu speichern und sie auf Google Drive hochzuladen. Danach können Sie einen Link erstellen, den Sie in Ihre Signatur einfügen können (denken Sie daran, jedem, der über den Link verfügt, Zugriff zu gewähren). Eine weitere Möglichkeit, einen teilbaren Link zu einer Audiodatei zu erhalten, ist die Verwendung von Diensten wie NameCoach oder NameDrop. Nachdem der Link erstellt wurde, geben Sie im Signatureditor von Outlook den zu verlinkenden Satz (z. B. „Korrekte Aussprache meines Namens“ oder „Hear my name“) ein, markieren Sie ihn und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen eines Hyperlinks (Nr. 2 im Screenshot unten). Fügen Sie im sich öffnenden Dialog den Link zur Audiodatei ein und klicken Sie auf OK. Geben Sie dem Link den letzten Schliff, indem Sie sein Erscheinungsbild personalisieren. Stellen Sie sicher, dass der Link hervorgehoben ist, und verwenden Sie die verfügbaren Formatierungstools. Weitere Tipps zum Hinzufügen von Links zu einer E-Mail-Signatur finden Sie in diesem Artikel.
- Im Abschnitt Choose default signature (Standardsignatur auswählen) können Sie konfigurieren, welches E-Mail-Konto die Signatur erhalten soll (falls in Outlook mehr als ein E-Mail-Konto eingerichtet ist) und ob sie zu neuen Nachrichten und/oder Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll. Sobald Sie fertig sind, speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf OK klicken.
Das ist alles. Wenn Sie weitere Outlook-Signaturen erstellen möchten, folgen Sie einfach den Schritten ab Punkt 3. Sie können so viele davon erstellen, wie Sie benötigen – sie werden in einer Liste angezeigt, die nach dem Klicken auf die oben genannte Schaltfläche Signature (Signatur) in der Gruppe Include (Einschließen) angezeigt wird.
Einschränkungen der von Benutzern eingerichteten Signaturen
Wie Sie sehen, erfordert das Hinzufügen der Namensaussprache zu E-Mail-Signaturen einige manuelle Arbeit. Aus Sicht einer Organisation hat ein solcher Ansatz seine Einschränkungen und birgt Risiken:
- Wenn ein Unternehmen ein einheitliches Erscheinungsbild seiner E-Mails sichern möchte, müsste jeder Benutzer die phonetische Schreibweise seines Namens einzeln/separat hinzufügen. Ein solcher Ansatz ist arbeits- und zeitaufwändig, insbesondere bei weniger versierten Benutzern, die jedes Mal, wenn ein Update erforderlich ist, Unterstützung bei der korrekten Einrichtung ihrer Signaturen benötigen.
- Je mehr Nutzer, desto höher ist das Risiko unvollständiger oder veralteter Daten, inkonsistenten Designs oder fehlender gesetzlich vorgeschriebener Informationen (Haftungsausschlüsse oder Firmenangaben).
- Das Erstellen einer originellen und optisch ansprechenden Signatur (die unabhängig von den verwendeten E-Mail-Clients und Geräten korrekt angezeigt wird) erfordert HTML- und CSS-Kenntnisse.
- Nichts hindert Benutzer daran, inkorrekte persönliche Daten anzugeben, ein individuelles Design zu verwenden und vieles mehr.
Überwindung der Einschränkungen mit CodeTwo Email Signatures 365
Da Sie sich der oben genannten Probleme bewusst sind, möchten Sie möglicherweise eine andere Möglichkeit zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Ihrem Unternehmen in Betracht ziehen. Anstatt diese Aufgabe den Endbenutzern zu überlassen, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, die Verwaltung ihrer E-Mail-Signaturen zu zentralisieren. Eine dedizierte Drittanbieterlösung, wie CodeTwo Email Signatures 365, bietet genau das und noch viel mehr.
Mit dieser Software haben Sie vollständige Kontrolle über E-Mail-Signaturen und können sicherstellen, dass diese im gesamten Unternehmen stets aktuell, einheitlich im Design und personalisiert sind.
Darüber hinaus verfügt das Tool über den User Attributes Manager – eine kostenlose Funktion für alle lizenzierten Benutzer von CodeTwo Email Signatures 365. Mit diesem Tool können Sie ein benutzerdefiniertes Attribut für die Namensaussprache erstellen, einen entsprechenden Platzhalter in die Signatur Ihrer Organisation einfügen und Endbenutzern ermöglichen, die Details über eine webbasierte Schnittstelle bereitzustellen. Auf diese Weise können die gesamte Einrichtung und die Kontrolle über die Details zur Namensaussprache bequem innerhalb des cloudbasierten E-Mail-Signaturmanagers abgewickelt werden. Da die Details in einem benutzerdefinierten Attribut gespeichert werden, besteht kein Risiko einer Änderung der Entra ID (Azure AD)-Daten Ihres Unternehmens. Dies bedeutet, dass E-Mail-Signaturen sorgfältig erstellt (und unternehmensweit implementiert) werden können und gleichzeitig einzelne Benutzer die Möglichkeit erhalten, Angaben zur Aussprache ihres Namens hinzuzufügen – ohne das Design der Signatur und damit das Image des Unternehmens zu beeinträchtigen.
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