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Konfigurieren einer vollständig gebrandeten geschäftlichen E-Mail-Signatur auf allen Geräten in Microsoft 365

Konfigurieren einer vollständig gebrandeten geschäftlichen E-Mail-Signatur auf allen Geräten in Microsoft 365

Das Markenimage zu verwalten ist nicht einfach. Da jeden Tag Tausende von E-Mails verschickt werden, muss das Unternehmen sicherstellen, dass alle E-Mails perfekt aussehen. Unabhängig davon, ob Sie Ihr Startup bewerben oder eine etablierte Marke stärken möchten, sollten Sie nach zuverlässigen Möglichkeiten zur Verwaltung Ihres E-Mail-Brandings suchen. Erfahren Sie, wie Sie einheitliche geschäftliche E-Mail-Signaturen auf allen Geräten in Ihrer Microsoft 365-Organisation sicherstellen können.

Konfiguration einer unternehmensweiten E-Mail-Signatur – native Methoden

Wenn Sie sich für die Nutzung der in Microsoft 365 nativ verfügbaren Methoden entscheiden, haben Sie folgende zwei Möglichkeiten:

  1. Eine E-Mail-Flussregel, die allen von Ihren Benutzern gesendeten E-Mails zentral eine unternehmensweite Signatur hinzufügt. Sehen Sie sich im folgenden Video an, wie die Konfiguration aussieht, oder lesen Sie diesen Artikel, wenn Sie weitere Informationen benötigen.

Mit diesem Ansatz können Sie eine unternehmensweite E-Mail-Signatur erhalten, aber aufgrund der von Microsoft aufgeführten (und in diesem Artikel erweiterten) Einschränkungen könnten sich Ihre Werbebemühungen letztendlich als erfolglos erweisen. Beispielsweise werden Ihre Empfänger verlinkte Bilder (z. B. Ihr Logo) nicht sofort sehen, sondern erst, nachdem sie auf Bilder herunterladen geklickt haben. Oder Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur wird wahrscheinlich unbemerkt bleiben, weil sie ganz unten im E-Mail-Thread angezeigt wird. Erfahren Sie mehr

  1. Ein nativer Signatureditor in einem E-Mail-Client bietet einige Vorteile gegenüber der zentralisierten Methode, beispielsweise die Möglichkeit für Ihre Endbenutzer, eine Signatur in der Vorschau anzuzeigen oder auszuwählen. Aber das Wichtigste ist, dass in diesem Fall das Anwenden derselben unternehmensweiten Signatur oder deren Aktualisierung auf allen E-Mail-Clients und Geräten nicht ohne großen Aufwand für Sie und Ihre Endbenutzer möglich ist. Obwohl Microsoft die Funktion namens „Roaming-Signaturen“ eingeführt hat, mit der Sie Ihre Signaturen zwischen Ihren Outlooks synchronisieren können, werden Ihre Signaturen in Outlook für Mac/Android/iOS weiterhin getrennt gespeichert. Und es gibt immer noch keine Möglichkeit, diese Signaturen zuverlässig von einem Ort aus zu verwalten.

Wie Sie sehen, gibt es keine einfache oder perfekte Möglichkeit, alle Aspekte Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur mit integrierten Mechanismen einzurichten.

Der bessere Weg, eine gebrandete E-Mail-Signatur für alle Benutzer zu implementieren

Microsoft ist sich der nativen Einschränkungen bewusst und empfiehlt die Verwendung eines Drittanbieter-Tools für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen im Kontext einer Unternehmensorganisation. CodeTwo Email Signatures 365 ist die Lösung, der Sie vertrauen können. Dafür sprechen folgende Argumente:

Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie beispielsweise einfach und schnell eine einheitliche E-Mail-Signatur für Ihr gesamtes Unternehmen konfigurieren. Diese wird auf allen E-Mail-Clients und Geräten, auch auf Mobiltelefonen, gleich aussehen.

Beispiel für eine gebrandete Signatur für geschäftliche E-Mails auf allen Geräten

Verwenden Sie eine Mischung aus E-Mail-Clients wie Outlook für Windows/Mac, Outlook im Web (OWA), Mozilla Thunderbird, Outlook für iOS, Gmail für Android und so weiter? Bei uns sind Sie an der richtigen Adresse. Versenden Ihre Endbenutzer E-Mails von PCs, Macs, iPads, Android-basierten Mobiltelefonen und iPhones? Überhaupt kein Problem.

Unternehmensweite E-Mail-Signatur für alle E-Mail-Apps

Richten Sie einfach CodeTwo Email Signatures 365 so ein, dass es im (serverseitigen) Cloud-Modus arbeitet, und konfigurieren Sie anschließend eine einheitliche serverseitige Signatur für alle Benutzer in Ihrem Microsoft 365 (Office 365). Mit einer solchen Konfiguration fügt die Software Ihre Signatur zu jeder Nachricht hinzu, die von der E-Mail-Adresse eines Endbenutzers in Ihrem Unternehmen gesendet wird – unabhängig davon, ob dieser sie beispielsweise auf dem iPhone oder aus Outlook für Windows sendet.

Beispiel für eine universelle und gebrandete geschäftliche E-Mail-Signatur

Dieser Ansatz basiert auf den gleichen Prinzipien wie die Nachrichtenflussregeln von Exchange Online (Signatur wird während der Übertragung in der Cloud hinzugefügt), weist jedoch gleichzeitig keine Einschränkungen der nativen Lösung auf. Mit anderen Worten, es ist eine Win-Win-Situation. Sehen Sie sich die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung an:

Erfahren Sie, wie Sie eine universelle, konsistente und vollständig gebrandete geschäftliche E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen einrichten

Was, wenn meine Endbenutzer vor dem E-Mail-Versand ihre Signatur sehen möchten?

Cloud-Signaturen werden in der Regel gewählt, weil Benutzer sie nicht manipulieren können. Dadurch schützen Sie Ihre Bemühungen um ein einheitliches Branding. Da die Signaturen jedoch während der Übertragung hinzugefügt werden, werden sie Ihren Benutzern beim Versenden ihrer E-Mails nicht angezeigt. Dies gilt für native Lösungen, aber nicht für CodeTwo Email Signatures 365!

Sobald Sie das CodeTwo Signatures Web Add-in for Outlook bereitgestellt haben, können Ihre Endbenutzer eine Vorschau der Cloud-Signatur anzeigen. Das Add-In kann in Outlook Desktop, Mobile und OWA verwendet werden.

Vorschau der Cloud-Signatur mit dem CodeTwo Outlook Add-In

Sie können auch noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie den Combo-Modus einrichten und Ihren Outlook-Benutzern die Wahl lassen, welchen Typ von Signaturen sie verwenden möchten – Cloud- oder Outlook-Signaturen. Beispiel? Nehmen wir an, dass Ihre Marketingmitarbeiter manuell eine Signatur auswählen möchten, die ein individuelles oder saisonales Angebot bewirbt. Kein Problem – mit dem Add-In ist das in wenigen Schritten in Outlook erledigt. Nach dem Versenden der gezielten E-Mails können sie mithilfe der im Bild unten dargestellten Umschaltfläche schnell wieder zur in der Cloud hinzugefügten Standardsignatur wechseln. Und wenn Sie Cloud- und Outlook-Signaturen für denselben Benutzer konfigurieren, werden dessen E-Mails nicht mit doppelten Signaturen gesendet – dafür ist CodeTwo Email Signatures 365 zu schlau. Erfahren Sie mehr

CodeTwo Outlook Add-in – Wechsel zwischen Signaturmodi

Tipps und Tricks für geschäftliche E-Mail-Signaturen und mehr

Eine konsistente und gebrandete geschäftliche E-Mail-Signatur ist ein guter Anfang, aber es gibt einige Tipps und Tricks, um diese Signaturen noch besser zu machen:

  • Fügen Sie die Signatur unter jeder Benutzerantwort ein (und nicht am Ende eines E-Mail-Threads), damit die Empfänger sie tatsächlich sehen. Erfahren Sie mehr
  • Verwenden Sie die vollständige Version der Unternehmenssignatur in der ersten E-Mail und deren kompakte Version in nachfolgenden Antworten, um E-Mail-Threads nicht unnötig zu verlängern. Erfahren Sie mehr
  • Machen Sie Ihre Signatur interaktiv mit Links zu IM-Apps, Umfragen zur Kundenzufriedenheit usw. Erfahren Sie mehr

Wenn Sie Lust auf weitere Ideen für E-Mail-Signaturen haben, besuchen Sie diese Website, auf der Sie die komplette Liste interessanter Anwendungsfälle finden.

Schauen Sie sich diese Video-Tutorials an, um mehr über CodeTwo Email Signatures 365 zu erfahren oder schlagen Sie für weitere Einzelheiten im Benutzerhandbuch nach.

Wenn Sie unser Programm noch nicht genutzt haben, melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an und testen Sie das Tool für 14 Tage ohne Einschränkungen, um zu sehen, ob es absolut alle Ihre Bedürfnisse und Erwartungen erfüllt.