Es ist 2024. Wir checken unsere E-Mails häufiger auf Mobiltelefonen als auf Computern. Aber wenn man sich E-Mail-Signaturen ansieht, hat man oft das Gefühl, als wären die Menschen immer noch im letzten Jahrzehnt – mit Signaturen, die nicht für Mobiltelefone gedacht sind. Ich zeige Ihnen den einfachsten Weg, eine mobilfreundliche E-Mail-Signatur zu erstellen, die sowohl auf Mobilgeräten als auch auf größeren Bildschirmen gut aussieht.

Was ist eine mobile E-Mail-Signatur?

Es gibt zwei Definitionen einer mobilen E-Mail-Signatur:

• Eine mobile E-Mail-Signatur ist in erster Linie die Signatur, die den E-Mails hinzugefügt wird, die Sie von Mobilgeräten aus senden.
• Alternativ handelt es sich um eine Signatur, die E-Mails hinzugefügt wird, die auf einem Mobilgerät angezeigt werden.

Mit anderen Worten: wenn Sie Ihre E-Mail-Signaturen mobilfreundlich gestalten möchten, reicht es nicht aus, eine Signatur auf Ihrem Mobiltelefon einzurichten. Sie müssen auch an die Mobilgeräte Ihrer Empfänger denken. Schauen wir uns die Zahlen an, um zu sehen, ob das für Sie von Bedeutung sein sollte.

Nutzung von E-Mails auf Mobilgeräten in Zahlen

Reden wir über Zahlen. Da es keine standardisierte Kontrolle über E-Mails gibt, ist es nicht einfach, Statistiken zu erstellen. Es gibt jedoch einige Quellen, denen Sie vertrauen können.

Laut dem Email Client Market Share Report von Litmus, einer Studie von Statista, und der Zusammenfassung der Statistiken zur mobilen Nutzung von E-Mails von emailmonday nimmt die mobile Nutzung von E-Mails stetig zu.

Die im Jahr 2021 eingeführte Apple Mail Privacy Protection machte es schwierig, nachzuverfolgen, wie viele Personen genau welches Apple-Gerät verwenden, aber es gibt dennoch einige Daten, die man sich ansehen muss. Basierend auf den historischen Marktanteilsinformationen von Litmus war Apple iPhone hinsichtlich der Anzahl geöffneter E-Mails die Nr. 1. Im Jahr 2021 wurden insgesamt etwa 42% der E-Mails auf Mobilgeräten geöffnet. Dies ist möglicherweise untertrieben, da eine Studie von Adobe (Email Use 2017 – US Report) aus dem Jahr 2018 ergab, dass bis zu 81% der E-Mail-Benutzer ihre E-Mails lieber auf Mobilgeräten lesen.

Warum sind diese Zahlen so unterschiedlich? Zunächst einmal basieren die meisten Untersuchungen auf der Verfolgung von E-Mail-Kampagnen. Dies bedeutet sofort eine Stichprobenverzerrung, ob es uns gefällt oder nicht. Und es gibt Möglichkeiten, diese Statistiken zu manipulieren. Die Apple Mail Privacy Protection ist nur ein Beispiel dafür.

Basierend auf der Anzahl der standardmäßigen „Von meinem iPhone gesendet“-Signaturen, die im Jahr 2024 noch zu sehen sind, nimmt die mobile Nutzung von E-Mails bei B2B-E-Mails nicht ab.

Denken Sie darüber nach. Für Unternehmen wird es immer einfacher, geschäftliche E-Mails einzurichten und zu sichern, sogar auf BYOD-Geräten. Detaillierte Statistiken hängen von der Branche und der beruflichen Tätigkeit ab, aber im Allgemeinen überprüfen die meisten Menschen ihre E-Mails auf Mobiltelefonen und möchten dabei wissen, wer sie gesendet hat.

Bei privaten E-Mails möchten wir auch unterwegs auf dem Laufenden bleiben. Heben Sie die Hand, wenn Sie Ihre E-Mails nicht auf dem Mobiltelefon abrufen… Nun, ich sehe nicht viele erhobene Hände.

Spaß beiseite: die Zahlen zeigen, dass es bei der Gestaltung von E-Mail-Signaturen immer wichtiger wird, sich auf Mobilgeräte zu konzentrieren.

Mobile-First-Ansatz beim Design von E-Mail-Signaturen

Die kluge Entscheidung ist, auf der Grundlage dieser Zahlen zu handeln und die Gewohnheiten zu ändern. Anstatt E-Mail-Signaturen zu entwerfen, die auf dem PC toll aussehen, auf Mobilgeräten jedoch nutzlos sind, sollten Sie zuerst über mobile E-Mail-Clients nachdenken. Wenn Sie allerdings Ihren Fokus ändern, sollten Sie nicht davon ausgehen, dass Desktops nicht mehr zählen.

Best Practices bei mobilen E-Mail-Signaturen

Es gibt einige Designtipps, um Ihre E-Mail-Signaturen für Mobilgeräte zu optimieren.

Achten Sie auf die Größe

Eine perfekte mobile E-Mail-Signatur hat eine Breite von nicht mehr als 440 Pixeln. Sehr breite E-Mail-Signaturen können zwei Konsequenzen haben, die Sie höchstwahrscheinlich vermeiden möchten:

• Sie könnten dazu führen, dass der E-Mail-Text verkleinert wird. Um das gesamte Werbebanner im Anzeigebereich zu halten, kann die Größe des E-Mail-Texts möglicherweise automatisch angepasst werden, wodurch die E-Mail schwer lesbar wird.
• Die E-Mail passt möglicherweise nicht in den Anzeigebereich. Wenn Ihre Empfänger also den gesamten Text lesen möchten, müssen sie möglicherweise horizontal scrollen oder herauszoomen. Beide Optionen führen zu einem schrecklichen Leseerlebnis.

Halten Sie die Signatur kurz und einfach

Das absolute Minimum jeder E-Mail-Signatur ist Ihr Name und eine alternative Kontaktmethode. Wenn Sie Ihre Signatur jedoch professionell halten möchten, benötigen Sie die folgenden Grundlagen:

• Name und Stellenbezeichnung
• Kontaktdetails
• Logo des Unternehmens

Es gibt viele optionale Elemente, die nützlich sein können, aber Sie werden sie nicht alle in einem Design verwenden. Zum Beispiel:

• Pronomen
• Namensaussprache
• WhatsApp-Link
• Links zur Terminplanung

Aus Compliance-Gründen erfordern Ihre geschäftlichen E-Mail-Signaturen möglicherweise einen Haftungsausschluss oder die Angabe der Firmenadresse. In Ihrer ersten E-Mail können Sie nicht viel dagegen tun. Sie können jedoch jederzeit ein zweites Design erstellen, das eine kürzere Variante Ihrer Hauptsignaturvorlage ist.

Lassen Sie sich von einigen minimalistischen Designs für E-Mail-Signaturen inspirieren

Berücksichtigen Sie den Dunkelmodus

Den Dunkelmodus gibt es schon seit langer Zeit. Während auf dem PC nicht jeder E-Mail-Client dies unterstützt und viele Menschen den traditionellen hellen Hintergrund bevorzugen, ist der Dunkelmodus auf Mobilgeräten oft standardmäßig aktiviert.

Testen Sie immer Ihre E-Mail-Signaturen, um sicherzustellen, dass Sie bestens vorbereitet sind. Achten Sie darauf, wie Ihre Farben im Dunkelmodus aussehen – die ausgewählten Textfarben können auf einem dunklen Hintergrund nicht besonders gut aussehen oder sogar schwer zu erkennen sein. Bilder können einen weißen Hintergrund erhalten oder völlig unleserlich werden.

So gestalten Sie Ihre für den Dunkelmodus geeignete E-Mail-Signatur

Bilder

Obwohl sie klein sind, verfügen die meisten mobilen Displays über eine recht hohe Auflösung. Um zu verhindern, dass Ihre Bilder unscharf werden, gestalten Sie Bilder am besten mit der doppelten Zielauflösung und skalieren Sie diese mit HTML herunter. Und denken Sie daran: Ihr breitestes Bild bestimmt normalerweise die endgültige Breite Ihrer E-Mail-Signaturvorlage.

Sie denken vielleicht, dass Bilder in E-Mail-Signaturen mehr Probleme als Vorteile mit sich bringen. Auch wenn es mit etwas zusätzlichem Aufwand verbunden sein mag, sind alle professionellen E-Mail-Signaturen mit Branding versehen. Wenn Sie über eine geschäftliche E-Mail-Signatur nachdenken, ist ein Logo ein Muss. Bei persönlichen E-Mail-Signaturen empfiehlt es sich, ein professionelles Foto einzufügen.

Ohne Grafiken werden Signaturen leicht übersehen – Sie werden nicht die WOW-Reaktion auslösen, die Sie sich wünschen. Bilder erregen Aufmerksamkeit und eignen sich perfekt zum Hinzufügen von Links.

Erfahren Sie, wie Sie ein gehostetes Bild zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen

Links

Links in E-Mail-Signaturen sind eines der wichtigsten Elemente. Social Media Links können das Engagement in der Community steigern und die Verifizierung Ihres Unternehmens erleichtern. Das Hinzufügen von Links zu einem gut gestalteten Marketing-Banner kann bei Ihren Marketingkampagnen wirklich hilfreich sein. Bei der Verwendung von Links können Sie Tracking-Parameter hinzufügen, um Ihre Leistung zu analysieren und A/B-Tests durchzuführen.

Allerdings ist nicht jeder Link für Mobilgeräte geeignet. Hier sind ein paar gute Tipps zu Links:

• Wenn Sie mikroskopisch kleine Social Media Buttons hinzufügen, müssen die Empfänger heranzoomen, um sie tatsächlich antippen zu können. Anstatt sechs verschiedene kleine Social Media Icons hinzuzufügen, ist es besser, die zwei bis drei wichtigsten hinzuzufügen und diese größer zu machen.
• Erstellen Sie keine E-Mail-Signaturen, die nur aus Bildern bestehen. Sie könnten versucht sein, dies zu tun, um Ihr Design intakt zu halten. Dann halten Sie es vielleicht für eine gute Idee, dem Bild einen Link hinzuzufügen, um andere beispielsweise auf Ihre Profilkarte weiterzuleiten. Das ist einer der schlimmsten Fehler bei E-Mail-Signaturen überhaupt. Besonders im Fall von Mobilgeräten. Im Grunde bringen Sie Menschen dazu, auf das verlinkte Bild zu klicken (ob es ihnen gefällt oder nicht), während sie versuchen, durch den E-Mail-Thread zu scrollen.

Erfahren Sie mehr über Best Practices bei E-Mail-Signaturen

Einrichten einer E-Mail-Signatur auf Ihrem Telefon

Nun ja, es ist nicht so einfach, wie man denkt – es hängt davon ab, welches Betriebssystem und welchen E-Mail-Client Sie verwenden. Bei einigen E-Mail-Clients, wie etwa der Gmail-App, können Sie nicht einmal eine gut formatierte E-Mail-Signatur einrichten. Nachfolgend finden Sie Links mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Einrichtung:

• Erstellen einer HTML-E-Mail-Signatur in Outlook für iOS
• Einrichten oder Ändern einer E-Mail-Signatur im Fall von Android
• Hinzufügen einer mobilen E-Mail-Signatur zu Outlook für Android
• Einrichten einer E-Mail-Signatur für das iPhone

Entwerfen einer perfekten mobilen E-Mail-Signatur

Das Entwerfen von E-Mail-Signaturen ist schwieriger, als es sich anhört. Der zugrunde liegende HTML-Code unterscheidet sich von dem, der auf den meisten Websites verwendet wird, da E-Mail-Clients ihn anders verstehen. Sie haben also vier Möglichkeiten, eine professionelle E-Mail-Signatur zu erstellen, die eigentlich funktionieren. Es gibt dazu einige weitere Optionen, die nicht funktionieren, aber Menschen verwenden sie trotzdem:

Möglichkeiten zum Gestalten Ihrer E-Mail-Signatur (die funktionieren)

1. Verwenden eines HTML-Editors, der für E-Mail-Signaturen entwickelt wurde. Wie dieser
2. Generieren Ihrer E-Mail-Signatur. Hier ist ein benutzerfreundlicher (und kostenloser) E-Mail-Signaturgenerator
3. Entwerfen Ihrer E-Mail-Signatur von Grund auf in HTML. Es ist zeitaufwändig und schwierig, aber Sie können Ihren Code auf einer funktionierenden E-Mail-Signaturvorlage aufbauen. Hier finden Sie eine Bibliothek mit HTML-E-Mail-Signaturdesigns
4. Verwenden eines in Ihren E-Mail-Client integrierten E-Mail-Signatureditors. Jeder ist anders und bietet verschiedene Möglichkeiten, aber im Allgemeinen erledigen sie die Aufgabe.

Falsche Möglichkeiten zum Gestalten Ihrer E-Mail-Signatur

1. Erstellen von E-Mail-Signaturen in Microsoft Word. Sie würden nicht glauben, wie viele seltsame, unsichtbare Formatierungen beim Entwerfen einer E-Mail-Signatur in einem Textverarbeitungsprogramm hinzugefügt werden. Diese unsichtbare Formatierung funktioniert normalerweise in Outlook für Windows, aber gleich nachdem eine E-Mail Ihr Postfach verlässt, wird sie üblicherweise entstellt.
2. Verwenden von Grafikdesign-Tools. Es ist ein guter Ausgangspunkt, aber von hier bis zu einem funktionierenden HTML-Code ist es ein langer Weg. Die automatische Konvertierung des Designs in HTML funktioniert einfach nicht und die Verwendung einer E-Mail-Signatur, die nur aus Bildern besteht, hat viele Nachteile, besonders bei mobilen E-Mail-Signaturen.

Mobilfreundliche E-Mail-Signaturen für Unternehmen

Wenn Sie an ein Unternehmen als Ganzes denken, besteht das bestmögliche Szenario darin, unter jede einzelne E-Mail, die ein Mitarbeiter sendet, eine mobilfreundliche E-Mail-Signatur zu setzen.

Dies manuell zu machen, kommt nicht in Frage. Bei mehr als 10 Mitarbeitern dauert eine einfache Aktualisierung der E-Mail-Signatur zu lange, insbesondere wenn die Benutzer über mehr als einen E-Mail-Client auf ihre E-Mails zugreifen.

Ein Unternehmen kann es sich nicht leisten, mit jeder E-Mail, die ein Mitarbeiter verschickt, das Gesicht zu verlieren.

Glücklicherweise gibt es eine Lösung, die die Verwaltung mobiler E-Mail-Signaturen schnell und einfach macht.

Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie mobilfreundliche E-Mail-Signaturen ganz einfach erstellen. Darüber hinaus können Sie mit einem einzigen Signaturdesign die E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen bereitstellen. Jeder Benutzer erhält eine personalisierte mobile E-Mail-Signatur direkt in Outlook auf seinem Android- oder iOS-Gerät:

Das Beste daran ist, dass Sie mit CodeTwo Email Signatures 365 eine E-Mail-Signatur zu jeder gesendeten E-Mail sofort hinzufügen können. Zu den integrierten Funktionen gehören:

• Separate Signaturdesigns für Antworten und Weiterleitungen,
• Unterschiedliche Signaturen für verschiedene Teams,
• Integrierte Kundenzufriedenheitsumfragen,
• Automatisierung von E-Mail-Signaturkampagnen.

Erfahren Sie mehr über die Einsatzmöglichkeiten von CodeTwo Email Signatures 365