HTML wird häufig in E-Mails und E-Mail-Signaturen verwendet. Warum? Mit HTML fügen Sie dem E-Mail-Text oder der -Signatur Grafiken hinzu und wenden Farben und Textformatierungen an. Dadurch werden Ihre Nachrichten lesbarer und sehen besser aus. Außerdem bietet jede E-Mail die Möglichkeit, Ihr Markenimage zu stärken und Interesse des Empfängers zu wecken. Aber zurück zu E-Mail-Signaturen: Mit HTML können Sie sie speichern, sichern und für andere freigeben. Der Hauptvorteil dieser Lösung besteht darin, dass Sie dies einfach tun und dabei die ursprüngliche Formatierung beibehalten können.
Warum HTML-E-Mail-Signaturen nutzen?
Während E-Mail-Signaturen in verschiedenen Formaten erstellt werden, wie RTF und Nur-Text, wird die E-Mail-Welt fast vollständig von HTML dominiert. Dies ist keine Überraschung. HTML wird von den meisten E-Mail-Clients unterstützt und ermöglicht es, Ihren E-Mail-Signaturen alle Arten von Elementen hinzuzufügen: Bilder, Hyperlinks, Social Media Buttons & Co. All dies kann ein Teil Ihrer HTML-E-Mail-Signatur sein. Aber das ist nicht alles. Da HTML nicht einmal eine Programmiersprache ist, ist es recht einfach zu erlernen und zu nutzen.
Es gibt viele Gründe dafür, eine E-Mail-Signatur im HTML-Format zu speichern. Sie können beispielweise:
Ihre Signatur für später in einem E-Mail-Client aufbewahren, der nicht mehrere E-Mail-Signaturen gleichzeitig unterstützt.
E-Mail-Signatur mit anderen teilen, um die Signaturen in einer Organisation einheitlich zu halten.
Ihre aktuellen E-Mail-Signaturen auf einen anderen Client / ein anderes Gerät exportieren.
Formatierungsänderungen direkt im HTML-Code vornehmen, um eine Signatur zu aktualisieren oder verschiedene Designs zu testen.
Es ist aber nicht alles eitel Sonnenschein. HTML-Signaturen haben einige dunkle Geheimnisse und Probleme. Eine einfache E-Mail-Signatur zu erstellen ist zwar keine große Sache, es gibt aber jede Menge verschiedener E-Mail-Clients. Deswegen sieht dieselbe Signatur in Outlook perfekt aus aber in Google Mail nicht so sehr. Probleme mit der Codeinterpretation minimieren Sie mit der richtigen Formatierung der E-Mail-Signaturen. Am besten nutzen Sie aber eine der bewährten Signaturvorlagen und passen sie beliebig an. Und genau an dieser Stelle lohnt es sich zu wissen, wie eine E-Mail-Signatur als HTML zu speichern.
HTML-E-Mail-Signatur erstellen
Zuerst erstellen Sie die Signatur. Aber hier ein Mahnwort: Es ist keine gute Idee, Ihre E-Mail-Signatur in einem Textverarbeitungsprogramm zu erstellen und in E-Mail-Client zu kopieren. Warum? Solche Programme unterstützen normalerweise kein HTML. Wenn Sie also eine Signatur kopieren und in einen HTML-basierten Editor einfügen, wird eine Reihe versteckter Formatierungsinformationen mitkopiert. So sieht die Signatur entweder sofort oder nach dem E-Mail-Versand schlecht aus.
Die Signatur mit Grafiken, Kontaktdaten & Co. personalisieren:
Dann wählen Sie Thunderbird als E-Mail-Plattform und klicken Sie auf Apply your signature > Generate > Copy, um den HTML-Code zu generieren, den Sie für den nächsten Schritt brauchen.
HTML-Signatur speichern und einfügen
Wenn Sie schon den gewünschten HTML-Code haben, speichern Sie Ihre Signatur als HTML-Datei. Es ist recht einfach:
Fügen Sie den HTML-Code der Signatur in ein einfaches Textverarbeitungsprogramm wie Notepad ein und klicken Sie auf File > Save as.
Wählen Sie den Speicherort und benennen Sie Ihre Datei. Stellen Sie sicher, dass das Dateiformat .html oder .htm und nicht .txt ist. Belassen Sie die Codierung als UTF-8, insbesondere wenn Ihre Signatur Sonderzeichen enthält.
Klicken Sie auf Save.
Um jetzt die Signatur in Ihrem E-Mail-Client einzufügen, öffnen Sie die HTML-Datei in Ihrem Browser und kopieren Sie die Signatur in den Signatureditor Ihres E-Mail-Clients.
HTML-E-Mail-Signatur bearbeiten
Vorlagen, die bei mail-signatures.com verfügbar sind, sollten in den meisten Szenarien funktionieren. Es kann aber manchmal sein, dass Sie Ihre Signatur weiter anpassen müssen. Damit meine ich erweiterte Elemente wie: Ein-Klick-CSAT-Umfragen, Teams- oder Zoom-Anruflink und Social Media Buttons.
Es gibt zwei übliche Methoden, um Ihre E-Mail-Signaturvorlage anzupassen:
Kopieren Sie die Signatur, fügen Sie sie in einen Signatureditor Ihres E-Mail-Clients ein und bearbeiten Sie sie.
Die erste Methode ist normalerweise benutzerfreundlicher. Welche Methode Sie nutzen, hängt aber von Ihrem E-Mail-Client ab. Signatureditoren unterscheiden Sie nämlich je nach dem E-Mail-Client und haben unterschiedliche Funktionen. Wenn Sie sich für die zweite Methode entscheiden, brauchen Sie mindestens ein grundlegendes Verständnis von HTML.
E-Mail-Signaturen mit anderen teilen
Sie können auch Ihre E-Mail-Signatur, die als HTML-Datei gespeichert ist, für Ihre Teamkollegen oder Kunden freigeben: Als Anhang per E-Mail schicken oder die HTML-Datei hosten, sodass andere Benutzer über Browser darauf zugreifen und sie kopieren.
Dann müssen sie einfach die Datei mit der Signatur öffnen und die Signatur in deren Signatureditor kopieren.
Dabei sollten sie nicht vergessen, die Kontaktdaten zu ändern. Und das war’s.
E-Mail-Signaturen unternehmensweit verwalten
Wenn Sie eine HTML-Datei freigeben, ist das eine gute Möglichkeit, die Signaturen in Ihrem Team zu vereinheitlichen. Dadurch steigern Sie mit ein wenig Aufwand die Einheitlichkeit Ihrer E-Mail-Kommunikation. Je größer das Team ist, desto schwieriger ist es jedoch, es zum Laufen zu bringen. Und wenn Sie einheitliche E-Mai-Signaturen für Ihr gesamtes Unternehmen haben möchten, werden Sie möglicherweise überrascht sein, wie schnell Probleme eskalieren und außer Kontrolle geraten. Das folgende Video erläutert die möglichen Hindernisse:
Aus diesem Grund verlassen sich Unternehmen auf Tools zur E-Mail-Signaturverwaltung, um hohe Kommunikations- und Markenstandards zu erreichen und dabei viel Zeit und Mühe zu sparen.
Mailto-Links sind Hyperlinks, mit denen Sie den Default-E-Mail-Client öffnen. Die Empfänger-Adresse befindet sich schon darin, wodurch Sie Ihre Nachricht schnell erfassen und gleich schicken können. Wussten Sie aber, dass Sie auch den Betreff, den E-Mail-Inhalt und die CC-Felder der neuen Nachricht vordefinieren können? So erstellen Sie Kontaktlinks, die die Kommunikation mit Ihnen wesentlich erleichtern. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie, wann und warum Sie Mailto-Links nutzen sollten.
Mailto-Links: Beispiele
Es ist wichtig zu verstehen, was genau Sie mit Mailto-Links tun können. Schließlich hat ein Website-Formular eine ähnliche Funktion. Und wir alle lieben Online-Formulare, oder? Eher zweifelhaft. Deshalb konzentrieren wir uns auf Szenarien, wo Mailto-Links sich als nützlich erweisen.
Vordefinierte Supportanfragen
Wenn Sie im Kundensupport arbeiten, wissen Sie bestimmt eins: Es ist wichtig, so viele Informationen wie möglich zu sammeln. Leider wissen Kunden nicht immer, welche Informationen für Sie hilfreich sind. Dies führt zu unnötigem Hin und Her, wobei das Problem hätte lange her gelöst werden können. Mit dem richtigen Mailto-Link können Sie Ihren Kunden helfen, alle benötigten Daten bereitzustellen. Fügen Sie einfach einige Fragen zu dem E-Mail-Inhalt hinzu, der mit einem Mailto-Link erstellt wird, und die meisten Leute sagen Ihnen gerne alles, was Sie brauchen.
Angebotsanfragen
Ähnlich wie bei Supportanfragen benötigen Sie bestimmte Informationen, um jemandem ein Angebot zu unterbreiten. Abhängig von Ihrer Preispolitik sind das möglicherweise Details wie die Anzahl der Benutzer, das Produkt, die Dienstleistung und vieles mehr. Eine vordefinierte Betreffzeile und ein E-Mail-Inhalt sollten auch in diesem Fall ausreichen.
Eisbrecher
Manchmal, bevor ein Kunde sich an Sie wendet, denkt er darüber, wie er Sie ansprechen soll. Formell oder informell? Kurz oder lang? Deshalb ist es eine gute Idee, ihm eine Vorlage vorzubereiten. Sie erleichtert die Kontaktaufnahme. Solcher Ansatz ist besonders für Benutzer hilfreich, die Ihre E-Mails auf Mobilgeräten lesen. Er erspart ihnen viel Zeit beim E-Mail-Schreiben.
Zusätzliche Elemente
Sie können die Mailto-Links auch dazu nutzen, den Betreff oder den E-Mail-Inhalt vorzudefinieren. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, nicht-standardmäßige Elemente wie Aktionscodes einzubetten. So erfahren Ihre Kunden mehr über Ihre Sonderangebote und Sonstiges.
Funktionsweise
Die Mailto-Links funktionieren unterschiedlich in E-Mail-Clients und in Webbrowsern.
Wenn jemand auf einen Mailto-Link auf einer Website klickt, öffnet sich die Standard-Mail-App des Benutzers. Hier stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihr Standard-E-Mail-Client immer noch die Windows 10 Mail-App ist, obwohl Sie lange her Outlook oder Thunderbird nutzen.
Wenn Sie aber einen Mailto-Link in Ihrem E-Mail-Client anklicken (gilt auch für webbasierte Google Mail- und Yahoo-Clients), wird die neue Nachricht in diesem Client geöffnet. Und zwar ungeachtet Ihrer Default-Einstellungen für E-Mail-Client. Gleiches gilt für die meisten mobilen Clients.
Format
Die Mailto-Links haben das folgende HTML-Format:
<a href="mailto:{email address}?subject={subject}&cc={cc addresses}&body={body}">{clickable text or image}</a>
Wobei:
{email address} definiert die Adresse, die in das Feld an / Empfänger eingeht.
{subject} ist der Text, der in der Betreffzeile erscheint.
{cc address} ist eine durch Kommas getrennte Liste von E-Mails, die in das CC-Feld eingegeben werden.
{body} definiert den vorkonfigurierten Text der E-Mail (E-Mail-Inhalt).
{clickable text or image} ist das Element, das dem Benutzer angezeigt und mit einem Hyperlink versehen wird.
Alle Parameter (d. h. der Teil nach dem Fragezeichen) sind optional. Wie bei allen anderen URL-Attributen können Sie deren Reihenfolge frei ändern. Stellen Sie jedoch sicher, dass {email address} an erster Stelle steht, ein Fragezeichen direkt darauf folgt und jedes Attribut durch ein Et-Zeichen (&) getrennt ist.
Beachten Sie außerdem, dass Sie im Mailto-Link nicht jedes Zeichen verwenden können. Wie bei jeder URL müssen Sonderzeichen korrekt codiert sein. Wenn Sie also Ihrem E-Mail-Text ein Fragezeichen hinzufügen möchten, müssen Sie es durch %3F ersetzen. Alle Leerzeichen sollten durch %20 ersetzt werden (obwohl sie meistens automatisch konvertiert werden). Dies betrifft auch die deutschen Sonderzeichen. So steht zum Beispiel %FC für ü. W3schools bietet eine gute Anleitung zur URL-Codierung, wo Sie den Code für ein bestimmtes Sonderzeichen finden können.
Inhalt
Das body-Attribut in Mailto-Links enthält die meisten Informationen. Deshalb ist die obige Codierung äußerst wichtig. Sie können zwar lange URLs erstellen, die alle nötigen Informationen enthalten, aber seien Sie dabei vorsichtig. Zu lange Links sehen wie Spam aus. Und wenn Sie Ihrer Google Mail-Signatur einen großen Mailto-Link hinzuzufügen, besteht die Gefahr, dass der Fehler “Signatur zu lang” erscheint. Ein URL-Kürzer ist ebenso keine gute Idee. Da sie häufig von Betrügern verwendet werden, wird Ihre Nachricht möglicherweise von Spam-Filtern als verdächtig erkannt.
Mailto-Link einfügen
Es ist sehr einfach, einen Mailto-Link in einen E-Mail-Client einzufügen. Zu diesem Zweck markieren Sie das Element, das anklickbar sein soll, und klicken Sie auf add hyperlink. Sie können auch die Tastenkombination Strg+K verwenden, was für die meisten E-Mail-Clients gilt.
Wollen Sie den Mailto-Link zu einem Banner, einem Button oder einem Text einfügen? Dann lassen Sie den Benutzer einen Hinweis, was nach dem Klicken darauf passiert (eine neue Nachricht wird geöffnet). Dadurch verhindern Sie die Überraschung Ihrer Empfänger, wenn sich ein neues Fenster öffnet.
E-Mail-Signatur erstellen
Wenn Sie eine neue E-Mail-Signatur erstellen und einen Mailto-Link zu einem Banner hinzufügen möchten, können Sie den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator nutzen.
Wählen Sie eine beliebige Signaturvorlage aus und geben Sie alle persönlichen Angaben und Unternehmensdaten ein. Unter Graphics gehen Sie auf Banner URL, um Ihren Banner einzufügen, und geben Sie Ihren Mailto-Link in das Feld Banner linking to.
Wenn Sie jetzt die Signatur auf Ihren E-Mail-Client anwenden und jemand auf das Banner klickt, öffnet sich eine neue Nachricht. Wie zum Beispiel die folgende:
Auf den ersten Blick
scheinen E-Mail-Signaturen eher unwichtig zu sein, insbesondere wenn Sie sie
mit anderen Vorgängen in Ihrem Unternehmen vergleichen. Wenn Sie jedoch einen
tieferen Einblick darin geben, stellen Sie bald fest, dass sie doch eine
wichtige Rolle spielen. Marketing, Branding oder gute Kundenbeziehungen: Diese
Bereiche lassen sich mithilfe von E-Mail-Signaturen zu Ihren Gunsten
beeinflussen. Darüber hinaus können auch die darin enthaltenen Haftungsausschlüsse
Ihr Unternehmen von rechtlichen Problemen abhalten.
Selbst die am besten
formulierte E-Mail wird ihre Aufgabe nicht erfüllen, wenn man nicht genug über
den Empfänger und seine Geschäftsbedürfnisse weißt. Daher sollte es für jeden
Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen heißen: Das Vertrauen eines Kunden zu gewinnen,
ist der höchste Priorität. Eine geschickte E-Mail-Signatur mit nützlichen
Informationen ist sicherlich ein guter Versuch, einen guten Eindruck zu
hinterlassen. Und wenn Sie sie mit einem attraktiven Marketing-Banner zusammenstellen,
können die Ergebnisse Ihre Erwartungen übertreffen.
Es gibt einige
Anforderungen, die jede Signatur erfüllen sollte. Gehen wir auf diese näher ein.
Dazu zählen:
Im Gegensatz zu Websites enthalten die meisten E-Mail-Signaturen keine externe CSS-Datei und keinen externen Stilabschnitt im HEAD-Teil des Dokuments. Grundsätzlich beschreibt der CSS-Code, wie der HTML-Code dargestellt wird, d. h. mit welchen Farben, Schriftgrößen, -Arten und so weiter. Selbst wenn E-Mail-Signaturen einen externen CSS enthalten würden, würde dies nicht funktionieren, da einige E-Mail-Clients den CSS vollständig ignorieren. Wenn Sie also zuverlässige Ergebnisse erzielen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie so wenig HTML-Container wie möglich verwenden und deren CSS-Regeln in jeden Container einfügen (mithilfe des style-Attributs). Beachten Sie dabei, dass die inneren Container die Formatierungsregeln deren Patenten nicht übernehmen. Sie müssen diese Regeln einfach direkt definieren. Wenn es beispielsweise um Tabellen geht, betten Sie Ihre Textformatierungsregeln in das <TD>-Element ein und fügen Sie im keinen Fall den <P>-Tag darin ein. Erstens ist es überhaupt nicht notwendig (Ihre Signatur ohne Grund komplex zu machen). Zweitens können einige E-Mail-Clients (insbesondere Outlook-Clients) die im TD-Element verwendete Textformatierung „vergessen“, den Inhalt unformatiert lassen und in Standardschriftarten wie Times New Roman anzeigen. Und das wollen Sie bestimmt nicht. Der Screenshot unten zeigt die Signaturschriftart, die nach dem Senden einer Antwort in Times New Roman umgewandelt wurde.
Beachten Sie beim
Erstellen Ihrer Signatur, dass selbst verschiedene Versionen von Outlook oder
anderen E-Mail-Clients einige grundlegende CSS- / HTML-Attribute unterstützen,
während andere Versionen es nicht tun.
Eine andere Sache ist,
dass Sie Ihre Signatur manuell oder mit einem für diesen Zweck optimierten
Editor erstellen sollten. Die meisten WYSIWYG-Editoren (insbesondere Outlook
und Word) fügen inoffiziellen CSS- und HTML-Code hinzu, mit dem Ihre Signatur
perfekt für sie angezeigt wird aber für den Rest der E-Mail-Clients zerschlagen
bleibt. Mit anderen Worten, das Kopieren des Signaturinhalts aus Word ist keine
gute Idee: Es ist ein guter Dokumenteditor, aber definitiv kein Tool zum
Erstellen von E-Mail-Signaturen.
Signaturen mit mindestens zwei Spalten
Je nach bevorzugtem Typ, gibt
zwei bewährte Methoden zum Erstellen Ihrer Signatur. Bei breiteren und
fortgeschrittenen Layouts erzielen Sie die besten Ergebnisse mit HTML-Tabellen.
Alte gute Tabellen ermöglichen es Ihnen, auf praktisch jeder Plattform ein
zuverlässiges und konsistentes Layout zu erhalten. Es gibt nämlich nicht viele
Möglichkeiten, sie anders zu interpretieren – im Gegensatz zu <DIV>-Containern.
In der Tat behandeln die meisten E-Mail-Clients die Float-Eigenschaft für
HTML-Container nicht ordnungsgemäß und machen den gesamten Inhalt kaputt. Beachten
Sie außerdem, dass jeder E-Mail-Client sich in den HTML-Code etwa einmischt (wenn
er Nachrichten beantwortet oder weiterleitet), wodurch der Quellcode unklar
wird.
Es ist am besten, diese
Auswirkungen gleich zu Beginn zu vermeiden. Aus Erfahrung kennen wir einige
Fälle von Benutzern, die ihre Tabelle so gestalteten, dass die erste Zeile der
Tabelle aus zwei Spalten und die zweite aus zwei zusammengeführten Spalten bestand.
Zumeist hatten die Zellen jedoch nicht die gewünschte Größe. Die beste Lösung
wäre hier, zwei Tabellen nacheinander zu erstellen, wie in der Abbildung unten
dargestellt.
Schließlich sollten Sie
beachten, keine Tabellen zu verwenden, die breiter als 600 Pixel sind. Es kann
nämlich dazu führen, dass auf einigen Geräten die gesamte E-Mail verkleinert
wird (wir gehen noch später darauf).
Signaturen mit nur einer Spalte
Ein anderer Ansatz kann
verwendet werden, wenn Ihre Signatur aus Elementen besteht, die untereinander erscheinen.
In einem solchen Fall ist es besser, bei nur einem Container zu bleiben. In der
Tat sollte ein Absatz ausreichen. Dies bedeutet natürlich nicht, dass Sie
bestimmte Teile Ihrer Signatur nicht anders formatieren können. Sie können dazu
einfach die <SPAN>-Tags verwenden. Und wenn Sie die Zeile
unterbrechen möchten, verwenden Sie immer das <BR>-Tag anstatt
eines neuen Absatzes. Dazu können Sie in den meisten WYSIWYG-Editoren
(einschließlich der in CodeTwo-Produkten verfügbaren) einfach Umschalt +
Eingabetaste drücken. Mit einer solch grundlegenden HTML-Syntax können Sie das
beste Aussehen Ihrer E-Mail-Signatur erzielen, und zwar auch auf Mobilgeräten. Wenn
Sie jedoch mehr als einen Absatz verwenden müssen, denken Sie daran, die Margins
und die Paddings Ihrer Absätze klar zu definieren. Andernfalls können
unerwünschte (verkleinerte / vergrößerte) Lücken zwischen ihnen auftreten. Schließlich
kann das einzige Problem auftreten, wenn Sie ein ziemlich breites Bild einfügen
(aber keine Sorge, wir haben dies später auch in diesem Artikel behandelt).
Unterstützung für Mobilgeräte
Schauen wir uns jetzt die
mobilen E-Mail-Signaturen an. Die Zeiten, wenn E-Mails nur auf Desktops gelesen
werden, sind bereits vorbei. Mehr als die Hälfte der E-Mails ist auf
Mobilgeräten geöffnet: Handys und Tablets. Die meisten E-Mail-Signaturen sind
nicht für mobile Plattformen optimiert und können tatsächlich Probleme beim
Rendern einer gesamten E-Mail verursachen. Hersteller mobiler Geräte sind sich
dieser Art von Problemen durchaus bewusst, ihre Lösungen für diese Probleme sind
jedoch alle unterschiedlich. Die gleiche Nachricht und Signatur können je nach
mobilem Betriebssystem unterschiedlich angezeigt werden. Alle diese Lösungen
werden jedoch nur für den Fall verwendet, dass Ihr E-Mail-Inhalt aufgrund irgendeiner
Einschränkungen nicht normal angezeigt werden kann. Wenn Ihre Signatur
beispielsweise breiter als die Breite Ihres Bildschirms ist, kann Ihr Handy
einen Teil der Signatur ausblenden oder eine gesamte Nachricht verkleinern, um
sie in voller Breite anzuzeigen. Der Trick besteht jedoch darin, eine Signatur
so zu gestalten, dass der E-Mail-Client diese zusätzlichen Lösungen nicht anwenden
muss, um die Nachricht korrekt anzuzeigen.
Um dies zu erreichen,
müssen Sie Ihre Signatur so eng wie möglich halten, ohne feste Abmessungen zu
verwenden, wenn diese nicht erforderlich sind. Überlegen Sie auch, was für Sie
am besten ist: Wörter zu umbrechen und eine gute Schriftgröße beizubehalten
(Standardverhalten) oder das Umbrechen zu verhindern und die Nachricht
verkleinern zu lassen (Sie können die CSS-Eigenschaft white-space: nowrap hinzufügen).
Wenn Sie ein Banner oder
ein breites Bild hinzufügen, stellen Sie möglicherweise fest, dass dieses Bild
die Nachricht verkleinern kann, genauso wie es eine breite Tabelle machen würde.
Daher überlegen Sie es, die CSS-Eigenschaft max-width: 100% zu verwenden,
um dieses Bild automatisch zu skalieren. Ihr mobiler E-Mail-Client behält es so
breit wie Ihr Bildschirm.
Darüber hinaus zeigen einige E-Mail-Clients keinen Text an, der kleiner als die gewünschte Größe ist. Es kann jedoch umgangen werden (wie in diesem Artikel für iOS-Geräte). Bevor Sie aber es versuchen, stellen Sie sicher, dass dies wirklich in Ihrem Fall nötig ist.
Ein weiterer häufiger
Fehler besteht darin, dass der Signaturtext (insbesondere dort, wo der
Haftungsausschluss sich befindet) überschnitten ist. Dies liegt an der falsch
verwendeten Eigenschaft für die Zeilenhöhe (line-height). Dieselben
Werte, die perfekt auf Ihren Desktop-Computer passen, werden für mobile Geräte
einfach nicht geeignet. Tatsächlich scheint es in diesem speziellen Fall wahr
zu sein, dass das Beste des Guten Feind ist. Somit empfehlen wir, diese
Eigenschaft nicht zu verwenden, da die Standardeinstellungen ihre Aufgabe
perfekt erfüllen.
Für einige Geräte gibt es gar keine Option zum Konvertieren der Nachricht in HTML. Glücklicherweise einige Drittanbieter-Lösungen (wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 oder CodeTwo Exchange Rules Pro) verfügen über diese und andere wertvolle Funktionen für HTML-Signaturen.
Eine gut servierte Information schmeckt
besser
Natürlich muss der Inhalt
Ihrer Signatur angemessen sein. Ihr Empfänger darf nicht den Eindruck haben,
dass es fehlende Informationen über Ihr Unternehmen gibt. Andererseits kann die
Signatur nicht überlastet sein. Schließlich ist die eigentliche Nachricht in
Ihrer E-Mail weitaus wichtiger als die Signatur selbst.
Eine Signatur muss
nämlich sowohl für jeden Benutzer personalisiert sein als auch Design-Eigenschaften
haben, die für alle Mitarbeiter allgemein sind. Dadurch wird jede Signatur mit
Ihrem Unternehmen identifizierbar. Zu diesem Zweck verwendet man am besten
Lösungen, die eine zentralisierte E-Mail-Signaturverwaltung ermöglichen (wie
CodeTwo Email Signatures for Office 365 und CodeTwo Exchange Rules Pro) und die
Benutzerinformationen aus Ihrem Office 365-Tenant oder aus Ihrem lokalen Active
Directory ziehen. Wenn Sie nicht über eine solche Umgebung verfügen, kann dies
ein echter Engpass bedeuten, da es keine Quelle gibt, aus der Sie
Benutzerdetails abrufen können. Und was mit Signaturen eingerichtet über
Gruppenrichtlinienobjekte? Die werden nicht von alle Plattformen unterstützt.
Ja, das kann Kopfschmerzen bereiten.
Abgesehen davon müssen
Sie es auch berücksichtigen, dass einige persönliche Benutzerdaten
möglicherweise fehlen werden. So kann es zum Beispiel für eine Person, die Fernarbeit
leistet, keine direkte Nummer geben. In solch einem Fall bleibt die ganze
Signaturzeile leer. Es sei denn, sie verwenden die RT-Tags, die in
CodeTwo-Software verfügbar sind. Diese Funktion blendet fehlende AD- / Office
365-Daten aus Ihrer Signatur zusammen mit der ganzen Zeile aus.
Um das Design attraktiver
zu machen, verwenden Sie außerdem verschiedene Schriftgrößen und -familien
sowie verschiedene Farben. Sie können jedoch keine Schriftarten verwenden, die
nicht standardmäßig installiert sind. Stattdessen wird möglicherweise eine
hässliche Alternative angezeigt. Und versuchen Sie nicht einmal, lächerliche
Schriftfamilien wie Comic Sans oder schreiende Farben zu verwenden. Andernfalls
rennen Ihre Kunden davon und teilen ihren Geschäftspartnern mit, dass Ihr
Unternehmen die schlechtesten Signaturen im Internet hat. Ein Beispiel für eine
gut gestaltete E-Mail-Signatur ist unten dargestellt.
Nicht zuletzt verwenden
Sie nur gängige Bildformate wie JPEG oder PNG und setzen Sie deren gewünschte Größe
ein, bevor Sie sie in Ihre Signatur einfügen, oder verkleinern Sie sie mit HTML
und CSS.
Mit Social Media näher an Ihren Kunden
Heutzutage sind Social Media-Plattformen einer der besten Orte, wo man sein Web-Image aufbauen kann. Lassen Sie daher Ihre Kunden Ihre offizielle Profile wissen. Am besten erreichen Sie es, wenn Sie ein kleines Logo einer bestimmten Social Media-Plattform in Ihrer Signatur einbetten, das direkt zu Ihren Profil führt. Natürlich können Sie beliebig viele Social Media-Links in Ihre E-Mail-Signatur einfügen. Einige Editoren, die in den Signatur-Verwaltungstools verfügbar sind, können diesen Vorgang erheblich vereinfachen und so Ihnen die manuelle Arbeit sparen. Darüber hinaus können Sie die Benutzerdaten (z. B. aus Active Directory) verwenden, um die erforderlichen Links zu erstellen. Sie können natürlich nicht nur einen allgemeinen Profillink Ihres Unternehmens hinzufügen, sondern auch individuelle Benutzerkonten aus verschiedenen Plattformen.
Während Sie Ihre Ikonen
mit Social Media-Plattformen verlinken, stellen Sie dabei sicher, dass Sie
entweder das PNG- oder das JPG-Format und das Attribut border = 0 für
das Bild verwenden. Andernfalls kann ein unerwünschter blauer Rand um das
gesamte Bild herum erscheinen.
Außerdem ist es eine gute
Idee, Ihrer Signatur ein anklickbares Banner hinzuzufügen, das auf Ihre
Veranstaltung oder Aktivität verweist und später von Ihren Kunden geteilt
werden kann (beachten Sie dabei, dass die Versendung des Banners an den
Empfänger mit dem deutschen Gesetzgebung konform ist). Auf diese Weise können
Sie Ihre wichtigen Marketingkampagnen nahezu mühelos bewerben.
Hoffentlich haben Sie jetzt ein klares Bild davon, wie Sie eine geschickte E-Mail-Signatur entwerfen und sie auch an mobilen Plattformen anpassen können. Das Hauptprinzip lautet: Halten Sie das Design so einfach wie möglich und verlassen Sie sich auf bewährte Praktiken. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Signaturen, die am besten verwendet werden können: Horizontale, die in einer HTML-Tabelle mit richtiger Breite eingebettet ist, und vertikale, die Angaben untereinander anzeigt.
Wenn Sie Signaturen zu Ihren Geschäfts-E-Mails hinzufügen möchten, verwenden Sie am besten dazu eine Lösung zur zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen. Sie verwenden nämlich die in Active Directory oder in Office 365 gespeicherten persönlichen Benutzerdaten, um individuelle Signaturen zu erstellen oder sogar personalisierte Social Media-Links einzufügen. Solche Lösungen erlauben Ihnen außerdem, mühelos Banners in den Signaturen einzufügen, sodass Ihre Empfänger über die wichtigsten Unternehmensereignisse informiert sind.
Dank abgerundeter Ecken sind Bilder mehr auffällig. Sie werden zusammen mit Avataren im UI-Design immer beliebter. In E-Mail-Signaturen treten sie aber nicht so oft auf. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie so ein Bild in Ihre Signatur einfügen und wann Sie dies besser vermeiden sollten.
[Update]: Dieser Beitrag wurde am 25. September 2020 aktualisiert.
Hinweis: Dieser Beitrag erklärt, wie Sie eine HTML-E-Mail-Signatur mit Bildern auf einem iPhone erstellen. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie eine HTML-Signatur für mehrere iPhones einrichten, die an Office 365- oder Microsoft Exchange-Konten angeschlossen sind, gehen Sie auf dieser Seite.
Die standardmäßige iPhone-Signatur – ‘sent from my iPhone’ – liefert immer wieder Stoff für lustige Wortspiele. Für einige Benutzer ist das eine gute Idee, weil sie mögliche Tippfehler erklärt und darauf hindeutet, dass der Absender außer Haus ist. Eins ist aber wahr: E-Mail-Signaturen bieten so viel mehr. Mit einer gut gestalteten HTML-E-Mail-Signatur können Sie nämlich für Ihre Marke werben, die Empfänger über Ihre neuesten Angebote informieren und ein Höchstmaß an Professionalität bewahren. Fügen Sie also keinen Einzeiler wie “Entschuldigung für meine fetten Finger” Ihrer Standardsignatur hinzu. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie eine geschickte E-Mail-Signatur mit Bildern in der Standard-E-Mail-App auf Ihrem iPhone erstellen.
HTML-E-Mail-Signatur mit Links und Bildern erstellen
Im Generator bleiben Sie bei der Default-Plattform. Nächstens wählen Sie eine beliebige Signaturvorlage und führen Sie alle Schritte aus, um Kontaktdaten, Social Media Links und Grafiken zu personalisieren. Dann klicken Sie auf Apply your signature:
Anschließend kopieren Sie Ihre Signatur in die Zwischenablage:
Jetzt verwenden Sie einen beliebigen E-Mail-Client, um Ihre neue E-Mail-Signatur an Ihr iPhone zu senden. Fügen Sie dazu einfach die kopierte Signatur ein und senden Sie sie. Im folgenden Beispiel verwende ich Gmail:
HTML-E-Mail-Signatur auf iPhone erstellen
Nachdem Sie die E-Mail mit Ihrer neuen Signatur gesendet haben, öffnen Sie sie in Ihrer Apple Mail-App. Halten Sie einen Textteil gedrückt (aber kein Link) und wählen Sie im Kontextmenü die Option Select All und Copy:
Gehen Sie zu den iPhone-Einstellungen (Settings App > Mail > Signature). Wenn Sie dort bereits eine konfigurierte E-Mail-Signatur haben, löschen Sie sie. Als nächstens fügen Sie die neue Signatur aus dem Kontextmenü ein, indem Sie Paste anklicken. An dieser Stelle bemerken Sie, dass die Signatur ihre ursprüngliche Formatierung verloren und sich etwas geändert hat. Dies liegt daran, dass Ihr iPhone der HTML-Quelle der Signatur automatisch eine eigene Codierung hinzugefügt hat. Schütteln Sie Ihr iPhone, um das Kontextmenü Undo Change Attributes auszulösen, und wählen Sie Undo.
Gehen Sie zu Ihrer iPhone Mail-App und erstellen Sie eine neue Nachricht (sie sollte bereits die neue Signatur enthalten).
Denken Sie daran, die neue E-Mail-Signatur intern zu testen, bevor Sie geschäftliche E-Mails senden!
Unternehmensweite E-Mail-Signaturen erstellen
Die beschriebene Methode ist für persönliche E-Mail-Signaturen geeignet. Sie erweist sich jedoch als sehr aufwändig, wenn Sie Signaturen für alle Benutzer und deren Geräte in ganzem Unternehmen verwalten müssen.
Unsere Tools zur Signaturverwaltung ermöglichen Ihnen, Signaturen automatisch für alle Benutzer einzufügen, und zwar unabhängig von dem E-Mail-Client oder Gerät, die sie nutzen.
[Update]: Dieser Beitrag wurde am 27. Juli 2020 aktualisiert.
Soziale Netzwerke befinden sich längst auf der Überholspur und ziehen an traditionellen Formaten wie TV oder Presse vorbei. Im Resultat tauchen in immer mehr E-Mail-Signaturen, ob privat oder geschäftlich, Links zu Facebook, Twitter, Linkedin und anderen Social Media Profilen auf.
Es ist recht einfach, einen Hyperlink in Ihre E-Mail-Signatur einzufügen, aber ein Social Media Button an seiner Stelle sieht viel professioneller aus. Wie fügen Sie ihn ein? Das zeigt Ihnen der folgende Beitrag.
Hinweis: Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie einen ereignisauslösenden Hyperlink (wie Favorite-Button bei Twitter) für Ihre E-Mail-Signatur erstellen, klicken Sie hier.
Signaturen und Disclaimer, angefügt auf dem Server, gehören unter IT-Administratoren zu den meist gesuchten Funktionen. Auch wenn die Nachfrage nach jener Funktion in den letzten Jahren stark gestiegen ist, bietet Microsoft noch immer keinen robusten Mechanismus für Exchange Server, welcher den Erwartungen der IT-Profis standhalten würde.
In diesem Artikel werden wir Funktionen vergleichen, welche standardmäßig in Exchange Server verfügbar sind, mit den Funktionen von CodeTwo Exchange Rules Pro, einem Management-Plug-in für Exchange 2007, 2010, 2013 und 2016.