[Update]: Dieser Beitrag wurde am 02. Oktober 2020 aktualisiert.
Anders als Web-basierte E-Mail-Clients wie Gmail oder OWA, bettet Microsoft Outlook standardmäßig Bilder in E-Mail-Signaturen ein, anstatt nur auf deren Speicherort im Internet zu verlinken.
Eins ist zu bemerken: Verlinkte Bilder haben einige Nachteile (mehr darüber hier). Sie finden jedoch Anwendung dort, wo die kleinere E-Mail-Größe Ihre Priorität ist. Folgen Sie die Anleitung unten, um das Standardverhalten von Outlook zu ändern und verlinkte Bilder / Bilder aus dem Internet zu nutzen.
[Update]: Dieser Beitrag wurde am 25. September 2020 aktualisiert.
Hinweis: Dieser Beitrag erklärt, wie Sie eine HTML-E-Mail-Signatur mit Bildern auf einem iPhone erstellen. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie eine HTML-Signatur für mehrere iPhones einrichten, die an Office 365- oder Microsoft Exchange-Konten angeschlossen sind, gehen Sie auf dieser Seite.
Die standardmäßige iPhone-Signatur – ‘sent from my iPhone’ – liefert immer wieder Stoff für lustige Wortspiele. Für einige Benutzer ist das eine gute Idee, weil sie mögliche Tippfehler erklärt und darauf hindeutet, dass der Absender außer Haus ist. Eins ist aber wahr: E-Mail-Signaturen bieten so viel mehr. Mit einer gut gestalteten HTML-E-Mail-Signatur können Sie nämlich für Ihre Marke werben, die Empfänger über Ihre neuesten Angebote informieren und ein Höchstmaß an Professionalität bewahren. Fügen Sie also keinen Einzeiler wie “Entschuldigung für meine fetten Finger” Ihrer Standardsignatur hinzu. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie eine geschickte E-Mail-Signatur mit Bildern in der Standard-E-Mail-App auf Ihrem iPhone erstellen.
HTML-E-Mail-Signatur mit Links und Bildern erstellen
Im Generator bleiben Sie bei der Default-Plattform. Nächstens wählen Sie eine beliebige Signaturvorlage und führen Sie alle Schritte aus, um Kontaktdaten, Social Media Links und Grafiken zu personalisieren. Dann klicken Sie auf Apply your signature:
Anschließend kopieren Sie Ihre Signatur in die Zwischenablage:
Jetzt verwenden Sie einen beliebigen E-Mail-Client, um Ihre neue E-Mail-Signatur an Ihr iPhone zu senden. Fügen Sie dazu einfach die kopierte Signatur ein und senden Sie sie. Im folgenden Beispiel verwende ich Gmail:
HTML-E-Mail-Signatur auf iPhone erstellen
Nachdem Sie die E-Mail mit Ihrer neuen Signatur gesendet haben, öffnen Sie sie in Ihrer Apple Mail-App. Halten Sie einen Textteil gedrückt (aber kein Link) und wählen Sie im Kontextmenü die Option Select All und Copy:
Gehen Sie zu den iPhone-Einstellungen (Settings App > Mail > Signature). Wenn Sie dort bereits eine konfigurierte E-Mail-Signatur haben, löschen Sie sie. Als nächstens fügen Sie die neue Signatur aus dem Kontextmenü ein, indem Sie Paste anklicken. An dieser Stelle bemerken Sie, dass die Signatur ihre ursprüngliche Formatierung verloren und sich etwas geändert hat. Dies liegt daran, dass Ihr iPhone der HTML-Quelle der Signatur automatisch eine eigene Codierung hinzugefügt hat. Schütteln Sie Ihr iPhone, um das Kontextmenü Undo Change Attributes auszulösen, und wählen Sie Undo.
Gehen Sie zu Ihrer iPhone Mail-App und erstellen Sie eine neue Nachricht (sie sollte bereits die neue Signatur enthalten).
Denken Sie daran, die neue E-Mail-Signatur intern zu testen, bevor Sie geschäftliche E-Mails senden!
Unternehmensweite E-Mail-Signaturen erstellen
Die beschriebene Methode ist für persönliche E-Mail-Signaturen geeignet. Sie erweist sich jedoch als sehr aufwändig, wenn Sie Signaturen für alle Benutzer und deren Geräte in ganzem Unternehmen verwalten müssen.
Unsere Tools zur Signaturverwaltung ermöglichen Ihnen, Signaturen automatisch für alle Benutzer einzufügen, und zwar unabhängig von dem E-Mail-Client oder Gerät, die sie nutzen.
[Update]: Dieser Beitrag wurde am 02. November 2020 aktualisiert.
Die nachfolgende Anleitung gilt für Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook 2010.
I. Um eine neue E-Mail-Signatur in Outlook 2016, 2013 oder 2010 zu erstellen, öffnen Sie das Menü Signatures and Stationery (Abb. 5). Es gibt zwei Methoden, dies zu tun.
Abb. 1: Eingerahmtes rotes Kreuz anstelle der Grafik.
Das Format HTML, welches aktuell als Standard für jede E-Mail-Korrespondenz gilt (egal ob Business, Marketing oder privat), erlaubt das Einfügen einer Grafik auf zweierlei Weise – durch Verlinkung und durch Einbettung. Was auf den ersten Blick ziemlich trivial erscheinen mag, hat einen entscheidenden Einfluss darauf, ob ein Werbebanner korrekt angezeigt wird oder ob es in dem Mailclient des Empfängers blockiert wird und als eingerahmtes rotes Kreuz erscheint (Abb. 1).
Nachstehend finden Sie einige Fakten zur Einbettung und zur Verlinkung von Grafiken in E-Mail-Signaturen (und in E-Mails allgemein):
Eingebettetes Bild
Gesendet als versteckter E-Mail-Anhang* und ausgewiesen in dem Quellcode der Nachricht mit einem eigenen Content ID:
[Update]: Dieser Beitrag wurde am 07. Oktober 2020 aktualisiert.
Immer häufiger tauchen Fotos, Logos, Werbebanner, Social Media Icons und Ähnliches in E-Mail-Signaturen auf. Leider nicht alle E-Mail-Plattformen unterstützen das Einfügen von Bildern und Grafiken in Signaturen. Wie gehen Sie mit diesem Problem um?
Hier schauen wir uns die folgenden zwei Lösungen an:
verlinkte Bilder – die sich auf einem Webserver befinden und jedes Mal beim Öffnen einer E-Mail heruntergeladen werden;
eingebettete Bilder (auch als Inline-Bilder bekannt) – die ein Teil einer E-Mail sind und als versteckte Anhänge gesendet werden.
Es gibt einen einfachen Weg, Ihrer E-Mail-Signatur eine verlinktes Bild hinzufügen. Öffnen Sie dazu das Bild in einem Browser und kopieren Sie es in den Signatureditor von Office 365 OWA (mehr dazu in diesem Artikel).
Signaturen und Disclaimer, angefügt auf dem Server, gehören unter IT-Administratoren zu den meist gesuchten Funktionen. Auch wenn die Nachfrage nach jener Funktion in den letzten Jahren stark gestiegen ist, bietet Microsoft noch immer keinen robusten Mechanismus für Exchange Server, welcher den Erwartungen der IT-Profis standhalten würde.
In diesem Artikel werden wir Funktionen vergleichen, welche standardmäßig in Exchange Server verfügbar sind, mit den Funktionen von CodeTwo Exchange Rules Pro, einem Management-Plug-in für Exchange 2007, 2010, 2013 und 2016.
[Update]: Dieser Beitrag wurde am 04. November 2020 aktualisiert.
Ältere Versionen des Signatureditors von Office 365 OWA hatten keine integrierte Funktion zum Einfügen einer Grafik in die E-Mail-Signatur, wie einen Button oder einen leicht zugreifbaren HTML-Quellcode. Diese Einschränkung lässt sich aber einfach umgehen. Und zwar so:
Laden Sie Ihr Bild in eine Webadresse hoch (mein Bild ist hier gespeichert).
Öffnen Sie die Webadresse, klicken Sie das Bild mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Kopieren oder eine ähnliche Option in Ihrer Browser aus (z. B. Grafik kopieren in Firefox oder Bild kopieren in Chrome).
Hinweis: Es ist wichtig, dass Sie das Bild und nicht nur die URL kopieren.
Öffnen Sie den Signatureditor in Office 365 OWA, markieren Sie den Bereich, wo Sie die Grafik einfügen möchten, und drücken Sie auf Strg+V. Bei den neuen Versionen von Outlook im Web können Sie einfach auf das Bildsymbol im Signatureditor klicken, um das Bild von Ihrem Computer einzufügen:
Wenn Ihre Signatur wie erwartet aussieht, speichern Sie sie mit dem Button oben im Einstellungsfenster.
Öffnen Sie jetzt eine neue Nachricht, um Ihre Office 365-E-Mail-Signatur zu überprüfen. Hinweis: Wenn Sie die Option Automatically include my signature on new messages that I compose einchecken, wird die Signatur in jeder neuen Nachricht eingefügt.Alternativ können Sie die Signatur manuell über die Schaltfläche Insert signature im Nachrichteneditor einfügen.
Bevor Sie Ihre erste E-Mail mit der neuen Signatur senden, prüfen Sie sie in einer Testnachricht.
Signaturbild mit Hyperlink
Um Ihrer Grafik ein Hyperlink hinzuzufügen, klicken Sie sie mit der linken Maustaste. Wenn das Bild markiert ist, klicken Sie auf Insert hyperlink und geben Sie die Hyperlink-URL ein.
Verlinkte Bilder
Wenn Sie die obige Methode anwenden, erhalten Sie ein sogenanntes “verlinktes Bild”. Es gibt aber ein Problem: Viele populäre E-Mail-Clients blockieren diese Bilder. Unser Beitrag Bild in E-Mail-Signatur – verlinkt oder eingebettet? bring das Thema näher für Sie.
Brauchen Sie unternehmensweite E-Mail-Signaturen für Office 365-Benutzer? Vergessen Sie die Office 365-Transportregeln: CodeTwo Email Signatures 365 ist eine benutzerfreundliche Alternative. Und bietet folgende Funktionen:
einfaches Entwerfen von E-Mail-Signaturvorlagen in dem integrierten WYSIWYG-Editor;
keine HTML-Kenntnisse erforderlich;
Bilder und dynamische Platzhalter mit wenigen Mausklicks eingefügt;
Benutzer können ihre Signaturen beim E-Mail-Schreiben sehen;
Nicht-IT-Mitarbeiter können E-Mail-Signaturen verwalten (ohne Zugriff auf das Office 365 Admin Panel);
einheitliche E-Mail-Signaturen auf allen E-Mail-Clients und Mobilgeräten.
Alternativ können Sie die Signatur manuell über die Schaltfläche Insert signature im Nachrichteneditor einfügen. 
