Tag Archives: geschäftliche E-Mail-Signatur

E-Mail-Signaturen für Marketing- und Branding-Zwecke

E-Mail-Signaturen für Marketing- und Branding-Zwecke

Wir haben gesehen, wie sich professionelle, mit der visuellen Identität kompatible E-Mail-Signaturen von einem neuen Trend zu Marketing- und Branding-Grundlagen entwickelt haben. Heute halten nur noch die konservativsten Unternehmen an den alten Methoden fest und bestehen darauf, nur den Vor- und Nachnamen in ihre E-Mail-Signaturen aufzunehmen. Die meisten Unternehmen haben das Potenzial von E-Mail-Signaturen für Marketing- und Branding-Zwecke erkannt. Ich zeige Ihnen, wie Sie dieses Potenzial am besten ausschöpfen.

Der Preis für unprofessionelle E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturen sind zu mehr als nur einem normalen, winzigen Detail der Corporate Identity geworden. Sie sind in jeder einzelnen E-Mail enthalten, die von jedem Mitarbeiter gesendet wird. Es spielt keine Rolle, ob Sie in einem Technologieunternehmen angestellt sind oder nicht – solange Sie E-Mails versenden, werden Menschen Sie danach beurteilen, wie die E-Mail-Signaturen Ihres Unternehmens aussehen. Es zeigt, wie viel Aufmerksamkeit das Unternehmen der Kommunikation mit potenziellen Kunden und Partnern widmet.

Mit anderen Worten, wenn Ihre E-Mail-Signatur beispielsweise Folgendes enthält:

  • defekte Links,
  • Social-Media-Buttons, die auf tote Profile oder Plattformen (wie z. B. G+) verlinken,
  • veraltete Kontaktdaten,
  • defekte Bilder,
  • Filmzitate,
  • nur Ihren Namen,
  • defektes Layout,

gehen Empfänger automatisch davon aus, dass dieser Aspekt außerhalb der Kontrolle Ihres Unternehmens liegt. Und es ist ganz natürlich, mit Annahmen einen Schritt weiter zu gehen und zu denken, dass dies möglicherweise nicht das Einzige ist, was sich der Kontrolle entzieht. Sie verlieren Vertrauen und wertvolle Marketingmöglichkeiten. Aber konzentrieren wir uns nicht darauf, was Sie verlieren können – sehen Sie, was Sie gewinnen können.

Vorteile professioneller E-Mail-Signaturen

Lassen Sie uns für diejenigen, die nicht überzeugt sind, sehen, welche Art von Informationen Sie möglicherweise offenlegen, wenn Sie eine E-Mail mit Ihrer optimierten Signatur senden.

Beispiel-E-Mail-Signatur für Branding und Marketing

Die oben genannten Optionen stehen dafür, wer Sie sind, für wen Sie arbeiten und was Sie tun. Aber das ist noch lange nicht alles, was Sie mit E-Mail-Signaturen tun können. Sie können auch Folgendes einbeziehen:

  • Banner und Logos für Ihre Marketingkampagnen,
  • Werbung für wichtige Produkte und Dienstleistungen,
  • Informationen über kommende Veranstaltungen,
  • Social-Media-Inhalte,
  • Informationen zu Geschäftspartnern und Projekten,
  • Logos erworbener Zertifikate und Auszeichnungen, kommerzielle Videos,
  • andere wichtige Informationen über Ihr Unternehmen,
  • Umfragen zur Kundenzufriedenheit,
  • Links für schnelle Besprechungen und Terminplanung.

Das gleichzeitige Hinzufügen all dieser Elemente zu einer Signatur ist zwar nicht die beste Idee, aber die obige Liste sollte Ihnen eine Vorstellung davon geben, wie viel Sie mit jeder E-Mail machen können, die von Ihren Mitarbeitern gesendet wird. Die Elemente, die Sie der Signatur hinzufügen, sollten zu dem passen, worauf Sie sich konzentrieren möchten und wer der endgültige Empfänger Ihrer Nachricht ist. Denken Sie daran, dass ein potenzieller Kunde die Signatur als eine Gelegenheit nutzen wird, um einen Einblick in Sie (als Unternehmen) zu erhalten. Dies könnte ein Punkt sein, an dem sie sich für weitere Interaktionen entscheiden oder sich von ihnen zurückziehen.

Ein Beispiel für den Umgang mit E-Mail-Signatur-Marketing

Stärken Sie die visuelle Identität Ihres Unternehmens

Im Allgemeinen bildet die visuelle Identität eine Basis, auf der Sie Ihr Markenvertrauen aufbauen. Es ist die Botschaft, die Sie an alle senden möchten, die mit Ihrem Unternehmen interagieren. Wenn Sie Ihr Branding stärken möchten, muss die Signatur dieselbe Botschaft vermitteln und Ihrer Unternehmensidentität entsprechen.

Marketingstrategien

Vermarkter sind an einem Punkt angelangt, an dem eine effektive Markenwerbung schwieriger als je zuvor ist. In der Regel ignoriert Ihre Zielgruppe Werbeanzeigen, nutzt Werbeblocker oder die Kampagne erreicht sie einfach nicht. Und großartige Werbeangebote haben keinen Sinn, wenn niemand davon weiß. Glücklicherweise können Sie diese Einschränkungen mit E-Mail-Signatur-Marketing umgehen. Die meisten Ihrer Empfänger sind keine zufälligen Personen – Sie wissen, welche Kampagnen für sie von Interesse sein können. Und wenn Sie die E-Mail-Signatur richtig einrichten, werden Marketingbanner immer auffallen.

Was die spezifischen Elemente betrifft, hängt Ihre Wahl davon ab, was Sie erreichen möchten. Social-Media-Links, Artikellinks oder Feeds können Ihrem Publikum zeigen, dass Sie regelmäßig wertvolle Inhalte bereitstellen (hoffentlich machen Sie das!). Diese weniger direkte Art, Ihre Dienstleistungen oder Produkte zu bewerben, ist in der Regel effektiv, da die Empfänger nicht das Gefühl haben, dass sie gezwungen sind, auf Ihre Links zu klicken.

E-Mail-Signatur-Marketing im Einsatz

Wo soll man mit dem Branding in E-Mail-Signaturen anfangen?

Jede Reise beginnt mit einem ersten Schritt. Im Fall von E-Mail-Signatur-Marketing müssen Sie zuerst die Signatur entwerfen. Es gibt einige Schwierigkeiten, denen Sie an dieser Stelle begegnen könnten.

Nachdem Sie den ersten Teil gelesen haben, haben Sie wahrscheinlich einige Ideen, was Sie in Ihre brandingfreundliche und visuell optimierte E-Mail-Signatur aufnehmen könnten. Sie haben sich um die visuelle Identität gekümmert und alle benötigten Bilder sind schon vorhanden uns einsatzbereit. Jetzt kommt das spezifische Layout der Signatur – wie ordnet man all diese Daten an, damit es gut aussieht? Und dann müssen Sie diese Signatur in HTML konvertieren, um sicherzustellen, dass sie in verschiedenen E-Mail-Clients korrekt angezeigt wird.

Für die meisten Menschen ist das ein bisschen zu viel. Aus diesem Grund haben wir Ihnen einen völlig kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator zur Verfügung gestellt. Damit können Sie ganz einfach professionelle HTML-E-Mail-Signaturen erstellen, selbst wenn Sie nicht wissen, was HTML-Code ist. Und wenn Sie nur etwas Inspiration brauchen, können Sie in unserer Galerie der Signaturvorlagen vorgefertigte Vorlagen herunterladen und sie nach Belieben umgestalten.

Nachdem Sie fertig sind, erhalten Sie eine gut gestaltete E-Mail-Signaturvorlage, die mit Ihrem Branding übereinstimmt. Die Sache mit der visuellen Identität und dem Branding ist, dass sie nicht nur für einen einzelnen Mitarbeiter gelten – damit die guten Veränderungen tatsächlich wirken, müssen sie unternehmensweit eingeführt werden. Das Letzte ist also, eine personalisierte Version dieser E-Mail-Signatur für jeden im Unternehmen zu erhalten.

Wie werden E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen eingerichtet?

Beim Einrichten von Signaturen für das ganze Unternehmen stehen Sie möglicherweise vor einigen Herausforderungen, die im folgenden Video dargestellt werden:

Jetzt können Sie sehen, dass es nicht so einfach ist, wie es sich anhört. Wenn Sie also E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter verwalten müssen, benötigen Sie möglicherweise ein spezielles Tool. So könnten Sie zum Beispiel:

  • einheitliches unternehmensweites Branding gewährleisten, ohne Interaktion des Endbenutzers,
  • E-Mail-Signaturen für alle E-Mail-Clients und Mobilgeräte mit wenigen Klicks bereitstellen (keine HTML-Kenntnisse erforderlich),
  • dank eingebetteter Bilder sicherstellen, dass Ihre Branding- und Marketinginhalte immer durchkommen,
  • Signaturregeln anpassen, sodass verschiedene Abteilungen unterschiedliche Signaturelemente haben können (unter Einhaltung Ihrer Richtlinien zur visuellen Identität),
  • sofortige Aktualisierungen aller E-Mail-Signaturen auf einmal vornehmen.

Es könnte der richtige Zeitpunkt sein, Ihr E-Mail-Signatur-Branding mit preisgekrönten Lösungen auf ein höheres Level zu bringen.

Weitere Artikel:

E-Mail-Signatur-Etikette – so halten Sie Ihre E-Mails stilvoll

Haben Sie jemals eine E-Mail-Signatur gesehen, die Sie einfach gehasst haben? Ein Anblick, der Sie in solche Verlegenheit gebracht hat, dass Sie die Diskussion mit dem Sender sofort beenden wollten?

Ja, E-Mail-Signaturen können das. Bei korrekter Einstellung haben sie jedoch eine ganz gegenteilige Wirkung. Eine ordentliche, professionelle E-Mail-Signatur kann entweder einen WOW-Effekt hinterlassen oder einfach das Gefühl geben, dass alles stimmt. Und als Mehrwert können Sie mit einer guten Signatur z. B. für Ihre Angebote werben oder Kundenfeedback einholen.

Was macht also den Unterschied zwischen einer ansprechenden und einer weniger ansprechenden Signatur? Es gibt mehr als einen Faktor, und um sicherzustellen, dass Sie alles richtig machen, müssen Sie die E-Mail-Signatur-Etikette befolgen.

Was ist die E-Mail-Signatur-Etikette?

Die E-Mail-Signatur-Etikette besteht aus einer Reihe von Regeln und Best Practices, die Ihnen helfen, ansprechende und effektive Signaturen zu erstellen.

Im Folgenden habe ich eine Liste der schlimmsten Verbrechen gegen die E-Mail-Signatur-Etikette zusammengestellt und erklärt, wie man sie vermeidet oder behebt.

Zweiseitige Haftungsausschlüsse für E-Mails mit zwei Buchstaben

E-Mail-Signatur-Etikette - schlechte Haftungsausschlüsse

Verstehen Sie mich nicht falsch. Haftungsausschlüsse können zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften erforderlich sein. Einige Menschen verwechseln Haftungsausschlüsse jedoch mit juristischen Dokumenten und übertreiben es. Haftungsausschlüsse sind nicht nur viel zu oft zu lang, sondern werden auch in der Regel jeder Antwort- und Weiterleitungsnachricht hinzugefügt. Das ist eine sehr effektive Methode, um Ihre Empfänger zu verärgern.

Wie kann das behoben werden?

Fragen Sie Ihre Rechtsabteilung oder denjenigen, der sich das zweiseitige Monster ausgedacht hat, ob der Haftungsausschluss wirklich alle diese Informationen in drei verschiedenen Sprachen enthalten muss. Und wenn Sie keine Ahnung haben, womit Sie anfangen sollen, finden Sie hier Beispiele für professionelle E-Mail-Haftungsausschlüsse.

Es kann auch eine gute Idee sein, einen Haftungsausschluss nur einmal in einer E-Mail-Konversation anzuhängen.

10 MB große JPEG-Grafiken

Große Bilder in E-Mail-Signaturen

Bilder sind in E-Mail-Signaturen durchaus in Ordnung. Sie können Ihre Korrespondenz hervorheben, und wenn eine Signatur gut entworfen ist, fördern sie Ihr Branding und ermutigen die Empfänger, Angebote zu sehen, die mit den Bannern verknüpft sind. Grafiken können Ihnen jedoch auch schaden. Die Verwendung extrem großer Dateien bringt mehr als ein Problem mit sich:

  1. Das Herunterladen großer Dateien dauert viel länger, und eine Signatur sollte niemals zu Verzögerungen beim Laden von E-Mails führen.
  2. Während einzelne 10 MB keine allzu große Belastung für E-Mail-Systeme darstellen sollten, verlängert das Hinzufügen großer Dateien zu E-Mail-Signaturen die Zustellung jeder Ihrer Nachrichten. Und wenn Sie E-Mails an mehr als einen Empfänger senden, werden Sie Ihr Postfach und die Postfächer anderer verstopfen.
  3. Spamfilter können große Bilder als Bedrohung einstufen.
  4. Ironischerweise können hochauflösende Bilder aufgrund von Skalierungsproblemen verschwommen angezeigt werden.

Wie kann das behoben werden?

In den meisten Fällen ist die ideale Bildauflösung doppelt so hoch wie der Zielplatzhalter. Mit anderen Worten, wenn Ihr Design der E-Mail-Signatur 300×100 Pixel für ein Banner reserviert, sollten Sie eine 600×200 Pixel große Grafikdatei verwenden, die sich gut verkleinern lässt. Außerdem lohnt es sich, Ihre Bilder in PNG und JPG zu exportieren, um zu sehen, welches Format weniger “wiegt”.

Lesen Sie mehr über die beste Größe für E-Mail-Signaturen

Veraltete Angaben

Veraltete Signaturen

Die Zeit und Energie, die Sie investieren, um sicherzustellen, dass die Signatur gut aussieht und funktioniert, führt zu einem Vertrauenszuwachs bei Ihrem Empfänger. Die Aufmerksamkeit für Details ist ein Muss, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Marke immer mit Qualität assoziiert wird. Wenn also ein Element, das Sie mit jeder E-Mail senden, nicht mehr aktuell ist, erwarten Sie nicht, dass andere Sie hoch einschätzen werden.

Deshalb ist die Werbung für eine bereits stattgefundene Veranstaltung oder ein längst beendetes Angebot schädlich. Werbung ist jedoch nicht der einzige Zweck einer E-Mail-Signatur. Eine Signatur ist auch dazu da, um Ihre Empfänger beispielsweise auf einen anderen Kontaktkanal umzuleiten. Und wenn Ihre Kontaktdaten nicht mehr gültig sind, können Sie sich sicher sein, dass diejenigen, die Sie nicht erreichen können, sauer werden.

Wie lässt sich dieses Problem vermeiden?

Wenn Sie Ihre eigene E-Mail-Signatur einrichten, sollten Sie sie von Zeit zu Zeit überprüfen. Und wenn Ihr Unternehmen E-Mail-Signaturen zentral verwaltet, ist es am besten, eine Lösung zu verwenden, die in Echtzeit mit der Datenbank Ihrer Benutzer synchronisiert wird und über eine Scheduler-Funktion verfügt, wie unsere Tools.

Vollständige Signaturen für Antwort- und Weiterleitungsnachrichten

Von Signaturen dominierte E-Mail-Threads

Vollständige E-Mail-Signaturen geben Ihnen den größten Platz, um Ihr Branding einzubeziehen, Ihre Angebote zu bewerben und sich im Allgemeinen auf die bestmögliche Weise zu präsentieren.

Das Einfügen einer solchen vollständigen Signatur in jede einzelne E-Mail-Antwort oder in interne Nachrichten kann jedoch selbst den geduldigsten E-Mail-Benutzer wütend machen. Wenn Sie Ihre Empfänger mit Bannern bombardieren, wird die Anzahl der absichtlichen Klicks nicht erhöht und es wird schwierig, der gesamten Konversation zu folgen.

Wie kann man dies vermeiden?

Die beste Vorgehensweise besteht darin, Ihre vollständige E-Mail-Signatur für die erste E-Mail in einem Thread zu reservieren und ihre vereinfachte Variante in nachfolgenden Nachrichten zu verwenden.

Behandlung von E-Mails als Websites

Der nächste Weg, gegen die E-Mail-Signatur-Etikette zu verstoßen, ist alles andere als offensichtlich, aber es passiert häufig. Bedenken Sie Folgendes:

E-Mail-Signaturen bestehen aus HTML. Websites bestehen aus HTML. Da bei beiden dieselbe Sprache verwendet wird, sollten Sie in der Lage sein, E-Mail-Signaturen auf die gleiche Weise zu erstellen, wie Sie eine Website erstellen, richtig? Obwohl eine gewisse Logik dahinter steckt, ist es aus mehr als einem Grund weit von der Wahrheit entfernt.

Heutzutage zeigen die meisten Internetbrowser HTML-Code auf ziemlich ähnliche Weise an. Es war nicht immer so. Bevor der Internet Explorer (IE) eingestellt wurde, war er der Erzfeind von Webentwicklern. Dinge, die überall sonst funktionierten, funktionierten nicht im IE, und Sie brauchten eine besondere Art von Geduld, um herauszufinden, warum und wie Sie das Problem beheben können, ohne die Darstellung der Websites in allen anderen Browsern zu beeinträchtigen… Stellen Sie sich nun vor, dass fast jeder E-Mail-Client HTML anders versteht. Fast jeder E-Mail-Client ist auf die eine oder andere Weise wie der IE.

Darüber hinaus müssen Sie beim Versenden von E-Mails an Mechanismen denken, die verhindern, dass Spam in Posteingänge gelangt.

OK, das ist eine Menge Theorie. Was genau hat es mit der E-Mail-Signatur-Etikette zu tun?

Wenn Sie versuchen, eine perfekte, responsive E-Mail-Signatur zu entwerfen, die für verschiedene Bildschirmabmessungen unterschiedlich aussieht, wird dies wahrscheinlich nicht funktionieren. Wenn Sie versuchen, eine Signatur mit JavaScript zu formatieren, landet sie wahrscheinlich in der Quarantäne. Signaturen benötigen eine ganz bestimmte Art von HTML-Code, wenn sie gut funktionieren sollen.

Was soll man tun?

Verwenden Sie professionell gestaltete E-Mail-Signaturvorlagen aus der Vorlagenbibliothek oder erstellen Sie Ihre E-Mail-Signatur mit dem kostenlosen Generator. Und wenn Sie eine Signatur von Grund auf neu entwerfen möchten, sehen Sie sich den folgenden Artikel an:

Einige Designer-Tipps zum Erstellen von gutem HTML-Code für E-Mail-Signaturen an

Testen Sie schließlich Ihre E-Mail-Signaturen, bevor Sie sie endgültig einrichten.

Nur-Bild-Signatur

In Anbetracht des vorherigen Punktes könnten Sie versucht sein, einfach einen Screenshot der Signatur zu erstellen, sobald sie in Ordnung aussieht, und das Bild dann in Ihre E-Mail-Signatureinstellungen einzufügen. Das Bild sollte unabhängig von einem E-Mail-Client identisch aussehen. Das stimmt, aber ein solches Vorgehen macht die Signatur gleichzeitig fast völlig nutzlos. Nachfolgend die Begründung:

  1. Empfänger können weder Ihre Kontaktdaten kopieren noch Links verwenden. Während Sie dem gesamten Bild einen Link hinzufügen könnten, werden die meisten Empfänger dies als große rote Flagge sehen.
  2. Bildschirmleseprogramme können keinen Teil der Signatur lesen.
  3. Eine Nur-Bild-Signatur wiegt normalerweise viel mehr und sieht schlechter aus als eine korrekt codierte HTML-Signatur, insbesondere wenn sie vergrößert wird.
  4. Die meisten Nur-Bild-Signaturen sind für den Dunkelmodus nicht geeignet.

Wie kann das behoben werden?

Tun Sie es einfach nicht. Es lohnt sich, zusätzliche Anstrengungen zu unternehmen, insbesondere wenn Sie einige gute E-Mail-Signaturdesigns verwenden können, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

E-Mail-Signatur-Etikette in einem Unternehmen

Das Befolgen dieser Best Practices erfordert einige Anstrengungen, ist aber insgesamt möglich und lohnt sich. Zumindest für eine einzelne Person. Aber denken Sie in Bezug auf ein ganzes Unternehmen.

Sicherzustellen, dass jede einzelne E-Mail-Signatur der Etikette entspricht und dieselbe Markenidentität aufweist, ist eine äußerst zeitaufwändige Aufgabe, die normalerweise damit endet, dass die IT Signaturen für alle einrichtet.

Aus diesem Grund haben wir Tools entwickelt, mit denen Sie E-Mail-Signaturen im gesamten Unternehmen verwalten können. Dank denen:

  • Verwaltet eine einzelne Person oder ein Team E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter.
  • Wird dieselbe personalisierte Signaturvorlage in jedem E-Mail-Client und auf jedem Gerät korrekt dargestellt.
  • Können Sie unternehmensweite Änderungen innerhalb von Sekunden anwenden.
  • Ist es möglich, verschiedene Signaturen für Antwort- und Weiterleitungsnachrichten zu verwenden.
  • Und vieles mehr.