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Die besten Ideen für eine geschäftliche E-Mail-Signatur

Die besten Ideen für geschäftliche E-Mail-Signaturen

Geschäftliche E-Mail-Signaturen – man mag sie lieben oder hassen, aber sie sind zum Standard bei E-Mail-Korrespondenz geworden. Wenn Sie alles richtig machen, erhält jeder Mitarbeiter eine professionelle Visitenkarte, die neue Marketingmöglichkeiten schafft. Wenn Ihnen dies nicht gelingt, wird Ihre Kommunikation als peinlich und unerwünscht angesehen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die perfekte geschäftliche E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen erhalten.

Warum sich die Mühe mit geschäftlichen E-Mail-Signaturen machen?

Bei geschäftlichen E-Mail-Signaturen gibt es drei gängigste Szenarien:

  • Keine oder nur eine lahme E-Mail-Signatur – sendet Ihren potenziellen Kunden automatisch ein Signal, dass die Qualität Ihrer Dienste möglicherweise minderwertig ist.
  • Gute E-Mail-Signatur – besser als nichts, aber realistisch gesehen erwartet dies jeder von jedem Unternehmen, das etwas auf sich hält. Eine Signatur mit aktuellen Kontaktdaten ist noch lange kein Grund, sich selbst auf die Schulter zu klopfen.
  • Großartige E-Mail-Signatur – wenn Sie bereits mit der ersten versendeten E-Mail aus der Masse herausstechen, gewinnen Sie sofort Vertrauen. Es funktioniert auf der unterbewussten Ebene.

Natürlich können Sie eine hervorragende geschäftliche E-Mail-Signatur haben und dennoch das Vertrauen Ihrer potenziellen Kunden verlieren, wenn Sie nicht hilfreich sind oder ein schreckliches Produkt haben. Aber es ist eine andere Geschichte – gehen wir mal davon aus, dass das hier nicht der Fall ist.

Wie gestaltet man eine großartige geschäftliche E-Mail-Signatur?

Nehmen wir an, Sie möchten die bestmögliche E-Mail-Signatur erstellen. Das perfekte Design einer E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen entsteht nicht von selbst – es ist ein sorgfältiger Prozess, der viele Schritte umfasst. Und wenn es Ihr erster Versuch ist, werden Sie am Ende wahrscheinlich viele Fragen haben. Aber keine Sorge. Ich führe Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Erstellung Ihrer perfekten geschäftlichen E-Mail-Signatur.

Aktuelle Kontaktdaten

„Aktuelle Kontaktdaten“ klingt offensichtlich, ich weiß. Aber gerade deshalb wird dieses Thema vernachlässigt. Die wesentlichen Kontaktdaten sind wie folgt:

Kontaktdaten in einer geschäftlichen E-Mail-Signatur
  • Vorname, Nachname und Stellenbezeichnung – das Trio, das jede geschäftliche E-Mail-Signatur benötigt. Schließlich schreiben Sie nicht als gesamtes Unternehmen, sondern als dessen Botschafter. Die Stellenbezeichnung macht für Ihre Empfänger einen großen Unterschied. Die Kommunikation mit einem Account Manager, einem CEO oder einem Junior Accountant wird anders aussehen.
  • Alternative Kontaktmöglichkeit – während die E-Mail immer noch die Nummer eins der asynchronen Kommunikation ist, kann manchmal ein kurzer Anruf einen Thread mit 20 E-Mails verhindern. Und es besteht immer die Möglichkeit, dass Ihre E-Mail nicht durchkommt. Zum Beispiel, wenn ein übereifriger Spamfilter Sie als Kriminellen einstuft.
  • Geschäftsadresse – aus Sicht des Empfängers ist es möglicherweise nicht immer sinnvoll. Allerdings gibt es gesetzliche Vorschriften, die Sie dazu verpflichten, sich bei geschäftlicher Korrespondenz auszuweisen. Erfahren Sie mehr

Social Media-Kanäle des Unternehmens

Social Media Icons in E-Mail-Signaturen

Es gibt zwei wichtige Gründe, warum die Verwendung von Social Media Buttons in geschäftlichen E-Mail-Signaturen eine gute Idee ist:

  • Verifizierung – Ihre Social Media-Präsenz sagt viel über Ihr Unternehmen aus. Aus diesem Grund nutzen die Menschen schon seit der Antike (etwa seit Anfang der 2000er Jahre) soziale Medien, um zu überprüfen, mit wem sie zu tun haben. Wählen Sie Ihre Seiten mit Bedacht aus, denn unvollständige Profile, mangelnde Aktivität oder schlechte Bewertungen sind viele Warnsignale. Wenn Sie als Unternehmen hingegen eine Nachricht senden, die Ihren Empfängern gefällt, ist alles in Ordnung.
  • Steigerung des Engagements – jeder organische Seiten-Follower erhöht Ihre Reichweite und die Chance zur Interaktion mit Ihren Inhalten. Wenn Ihre Social Media-Kanäle für Ihre potenziellen Kunden von Wert sind, ist eine E-Mail-Signatur eine gute Möglichkeit, Ihre Empfänger genau dorthin zu leiten, wo Sie sie brauchen.

Auf welche sozialen Medien sollten Sie verlinken? Dies hängt von Ihrer Tätigkeit und der Art Ihres Geschäfts ab. Stellen Sie nur sicher, dass Sie nicht auf Ihr Profil auf Google+ verlinken oder das alte Twitter-Logo verwenden. Dies wäre ein klares Zeichen dafür, dass Sie in der Vergangenheit leben.

Egal für welchen sozialen Kanal Sie sich entscheiden, hier sind einige Social Media Icons, die Sie kostenlos herunterladen und verwenden können. Darüber hinaus können Sie mit unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator Social Media Buttons zu einem Signaturdesign Ihrer Wahl hinzufügen.

Bilder in der geschäftlichen E-Mail-Signatur

E-Mail-Signaturen ohne Bilder sind wie Nudeln ohne Soße. Man sieht sofort, dass etwas fehlt.

Hier sind die beliebtesten Elemente, mit denen Sie Aufmerksamkeit erregen können:

  • Firmenlogo,
  • Benutzerfoto,
  • Marketing-Banner,
  • Social Media Buttons,
  • Buttons für Instant Messaging,
  • Buttons für Ein-Klick-Umfragen,
  • Hintergrundbilder,
  • Bilder als Separatoren,
  • rein dekorative Elemente.
Fast alle Elemente einer geschäftlichen E-Mail-Signatur

Das ist eine ziemlich lange Liste, nicht wahr? Sollten Sie alle diese Elemente in eine E-Mail-Signatur aufnehmen? Viel Glück dabei. Sie müssen auswählen, um das perfekte Design für Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur zusammenzustellen, ohne es zu übertreiben. Denken Sie daran, dass E-Mail-Signaturen vor allem hilfreich sein müssen. Wenn Sie die Wahl zwischen hilfreichen verknüpften Elementen und rein dekorativen Elementen haben, werden Sie sich in den meisten Fällen für erstere entscheiden.

Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie dies richtig machen, Links zu jedem einzelnen Signaturelement hinzufügen können. Es ist elegant, es ist nützlich, es ist der richtige Weg.

Arbeiten Sie an Ihren Schriftarten

Die Wahl der richtigen Schriftart ist wichtig. Experimentieren Sie mit Schriftgröße und -stärke, um die wichtigsten Signaturelemente hervorzuheben. Und wenn es um die Schriftfamilie geht, sollten Sie sich nach Möglichkeit an die websicheren Schriftarten halten. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Ihre gut gestaltete E-Mail-Signatur in den meisten E-Mail-Apps nicht korrekt angezeigt wird. Außerdem ist es wichtig, dass Sie den Richtlinien Ihrer Corporate Identity folgen und eine Farbpalette verwenden, die zum Firmenlogo passt. Hier geht es mehr um Kunst als um Wissenschaft.

Erfahren Sie mehr über Schriftarten in E-Mail-Signaturen

Achten Sie auf Ihre Disclaimer

Der Haftungsausschluss ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur. In diesem Artikel finden Sie einige Ideen, wie Sie Ihren Disclaimer verfassen und welche Informationen Sie zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften angeben sollten. Diese Gesetze und Vorschriften können jedoch von Land zu Land unterschiedlich sein. Wenn Ihr Unternehmen Geschäftspartner oder Kunden auf der ganzen Welt hat, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails nicht gegen die in deren Ländern geltenden Gesetze verstoßen. Mit großer Macht geht auch große Verantwortung einher.

Weitere Informationen zu E-Mail-Haftungsausschlüssen finden Sie in diesem Ratgeber

Wie man das alles unter einen Hut bringt

Wenn Sie sich nun die Liste ansehen und versuchen, das alles in ein einziges Signaturdesign zu integrieren, werden Sie kläglich scheitern. Und bei Mobilgeräten steigt der Schwierigkeitsgrad noch weiter an.

Überlegen Sie sich also zunächst, was am wichtigsten ist. Das Endergebnis muss nützlich sein und professionell aussehen. Und wenn Sie Ihren Empfängern dann wirklich zeigen möchten, wie großartig Sie sind, bereiten Sie eine verkürzte Version Ihrer Signatur für Antworten und Weiterleitungen vor. Eine umfassende Marketingsignatur eignet sich hervorragend für die erste Nachricht, aber wenn eine ganze E-Mail-Konversation mehr Signaturen als Text enthält, werden Sie die Menschen ärgern, die möchten, dass Sie direkt zur Sache kommen.

Anstatt zu versuchen, alles von Grund auf neu zu erstellen, werfen Sie einen Blick auf gute Beispiele für geschäftliche E-Mail-Signaturen, die einfach funktionieren.

Beispiele für großartige geschäftliche E-Mail-Signaturen

Es gibt viele Orte, an denen Sie nach Inspirationen für E-Mail-Signaturen suchen können. Ich möchte Ihnen zwei empfehlen, die den größten Nutzen bieten:

Schaltfläche zur Bibliothek mit kostenlosen E-Mail-Signatur-Inspirationen
Schaltfläche zum kostenlosen Ersteller von E-Mail-Signaturen

Die Bibliothek umfasst über hundert großartige Designs. Sie können jedes davon herunterladen und als Ausgangspunkt für Ihre Designreise verwenden.

Mit dem Ersteller können Sie eine personalisierte E-Mail-Signatur entwerfen und sie zum beliebigen E-Mail-Client hinzufügen.

Was bei geschäftlichen E-Mail-Signaturen nicht geht

Schauen Sie sich nun als Übung die E-Mail-Signatur unten an, mit der offensichtlich etwas nicht stimmt.

Beispiel für eine fehlerhafte E-Mail-Signatur

Können Sie alle Probleme auflisten?

Weitere Hilfe finden Sie in den häufigsten Fehlern bei E-Mail-Signaturen.

Automatisierung geschäftlicher E-Mail-Signaturen in Microsoft 365

Nun ist die Erstellung eines einzigen E-Mail-Signaturdesigns gar nicht so schwer, insbesondere mit Hilfe unserer Ressourcen. Aber im Fall einer Organisation ist das nicht so einfach. Hier haben Sie es mit Dutzenden, Hunderten oder Tausenden von E-Mail-Signaturen zu tun, die denselben Prinzipien und Richtlinien folgen müssen.

Wenn Sie dies den Endbenutzern überlassen:

  • Riskieren Sie ein völliges Chaos in der E-Mail-Kommunikation.
  • Haben Sie keine Möglichkeit zu kontrollieren, wie die Belegschaft Ihr Unternehmen repräsentiert.
  • Muss die ganze Belegschaft Zeit mit der Einrichtung der Signatur verschwenden.
  • Erhält die IT-Abteilung Unmengen von Anfragen bezüglich Signaturen.
  • Ist niemand glücklich.

Erfahren Sie, warum Unternehmen die Sache selbst in die Hand nehmen und die Verwaltung von ihrem E-Mail-Branding automatisieren:

Automatisieren Sie jetzt die Verwaltung Ihrer E-Mail-Signaturen

Empfohlene Links:

Konfigurieren einer vollständig gebrandeten geschäftlichen E-Mail-Signatur auf allen Geräten in Microsoft 365

Konfigurieren einer vollständig gebrandeten geschäftlichen E-Mail-Signatur auf allen Geräten in Microsoft 365

Das Markenimage zu verwalten ist nicht einfach. Da jeden Tag Tausende von E-Mails verschickt werden, muss das Unternehmen sicherstellen, dass alle E-Mails perfekt aussehen. Unabhängig davon, ob Sie Ihr Startup bewerben oder eine etablierte Marke stärken möchten, sollten Sie nach zuverlässigen Möglichkeiten zur Verwaltung Ihres E-Mail-Brandings suchen. Erfahren Sie, wie Sie einheitliche geschäftliche E-Mail-Signaturen auf allen Geräten in Ihrer Microsoft 365-Organisation sicherstellen können.

Konfiguration einer unternehmensweiten E-Mail-Signatur – native Methoden

Wenn Sie sich für die Nutzung der in Microsoft 365 nativ verfügbaren Methoden entscheiden, haben Sie folgende zwei Möglichkeiten:

  1. Eine E-Mail-Flussregel, die allen von Ihren Benutzern gesendeten E-Mails zentral eine unternehmensweite Signatur hinzufügt. Sehen Sie sich im folgenden Video an, wie die Konfiguration aussieht, oder lesen Sie diesen Artikel, wenn Sie weitere Informationen benötigen.

Mit diesem Ansatz können Sie eine unternehmensweite E-Mail-Signatur erhalten, aber aufgrund der von Microsoft aufgeführten (und in diesem Artikel erweiterten) Einschränkungen könnten sich Ihre Werbebemühungen letztendlich als erfolglos erweisen. Beispielsweise werden Ihre Empfänger verlinkte Bilder (z. B. Ihr Logo) nicht sofort sehen, sondern erst, nachdem sie auf Bilder herunterladen geklickt haben. Oder Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur wird wahrscheinlich unbemerkt bleiben, weil sie ganz unten im E-Mail-Thread angezeigt wird. Erfahren Sie mehr

  1. Ein nativer Signatureditor in einem E-Mail-Client bietet einige Vorteile gegenüber der zentralisierten Methode, beispielsweise die Möglichkeit für Ihre Endbenutzer, eine Signatur in der Vorschau anzuzeigen oder auszuwählen. Aber das Wichtigste ist, dass in diesem Fall das Anwenden derselben unternehmensweiten Signatur oder deren Aktualisierung auf allen E-Mail-Clients und Geräten nicht ohne großen Aufwand für Sie und Ihre Endbenutzer möglich ist. Obwohl Microsoft die Funktion namens „Roaming-Signaturen“ eingeführt hat, mit der Sie Ihre Signaturen zwischen Ihren Outlooks synchronisieren können, werden Ihre Signaturen in Outlook für Mac/Android/iOS weiterhin getrennt gespeichert. Und es gibt immer noch keine Möglichkeit, diese Signaturen zuverlässig von einem Ort aus zu verwalten.

Wie Sie sehen, gibt es keine einfache oder perfekte Möglichkeit, alle Aspekte Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur mit integrierten Mechanismen einzurichten.

Der bessere Weg, eine gebrandete E-Mail-Signatur für alle Benutzer zu implementieren

Microsoft ist sich der nativen Einschränkungen bewusst und empfiehlt die Verwendung eines Drittanbieter-Tools für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen im Kontext einer Unternehmensorganisation. CodeTwo Email Signatures 365 ist die Lösung, der Sie vertrauen können. Dafür sprechen folgende Argumente:

Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie beispielsweise einfach und schnell eine einheitliche E-Mail-Signatur für Ihr gesamtes Unternehmen konfigurieren. Diese wird auf allen E-Mail-Clients und Geräten, auch auf Mobiltelefonen, gleich aussehen.

Beispiel für eine gebrandete Signatur für geschäftliche E-Mails auf allen Geräten

Verwenden Sie eine Mischung aus E-Mail-Clients wie Outlook für Windows/Mac, Outlook im Web (OWA), Mozilla Thunderbird, Outlook für iOS, Gmail für Android und so weiter? Bei uns sind Sie an der richtigen Adresse. Versenden Ihre Endbenutzer E-Mails von PCs, Macs, iPads, Android-basierten Mobiltelefonen und iPhones? Überhaupt kein Problem.

Unternehmensweite E-Mail-Signatur für alle E-Mail-Apps

Richten Sie einfach CodeTwo Email Signatures 365 so ein, dass es im (serverseitigen) Cloud-Modus arbeitet, und konfigurieren Sie anschließend eine einheitliche serverseitige Signatur für alle Benutzer in Ihrem Microsoft 365 (Office 365). Mit einer solchen Konfiguration fügt die Software Ihre Signatur zu jeder Nachricht hinzu, die von der E-Mail-Adresse eines Endbenutzers in Ihrem Unternehmen gesendet wird – unabhängig davon, ob dieser sie beispielsweise auf dem iPhone oder aus Outlook für Windows sendet.

Beispiel für eine universelle und gebrandete geschäftliche E-Mail-Signatur

Dieser Ansatz basiert auf den gleichen Prinzipien wie die Nachrichtenflussregeln von Exchange Online (Signatur wird während der Übertragung in der Cloud hinzugefügt), weist jedoch gleichzeitig keine Einschränkungen der nativen Lösung auf. Mit anderen Worten, es ist eine Win-Win-Situation. Sehen Sie sich die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung an:

Erfahren Sie, wie Sie eine universelle, konsistente und vollständig gebrandete geschäftliche E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen einrichten

Was, wenn meine Endbenutzer vor dem E-Mail-Versand ihre Signatur sehen möchten?

Cloud-Signaturen werden in der Regel gewählt, weil Benutzer sie nicht manipulieren können. Dadurch schützen Sie Ihre Bemühungen um ein einheitliches Branding. Da die Signaturen jedoch während der Übertragung hinzugefügt werden, werden sie Ihren Benutzern beim Versenden ihrer E-Mails nicht angezeigt. Dies gilt für native Lösungen, aber nicht für CodeTwo Email Signatures 365!

Sobald Sie das CodeTwo Signatures Web Add-in for Outlook bereitgestellt haben, können Ihre Endbenutzer eine Vorschau der Cloud-Signatur anzeigen. Das Add-In kann in Outlook Desktop, Mobile und OWA verwendet werden.

Vorschau der Cloud-Signatur mit dem CodeTwo Outlook Add-In

Sie können auch noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie den Combo-Modus einrichten und Ihren Outlook-Benutzern die Wahl lassen, welchen Typ von Signaturen sie verwenden möchten – Cloud- oder Outlook-Signaturen. Beispiel? Nehmen wir an, dass Ihre Marketingmitarbeiter manuell eine Signatur auswählen möchten, die ein individuelles oder saisonales Angebot bewirbt. Kein Problem – mit dem Add-In ist das in wenigen Schritten in Outlook erledigt. Nach dem Versenden der gezielten E-Mails können sie mithilfe der im Bild unten dargestellten Umschaltfläche schnell wieder zur in der Cloud hinzugefügten Standardsignatur wechseln. Und wenn Sie Cloud- und Outlook-Signaturen für denselben Benutzer konfigurieren, werden dessen E-Mails nicht mit doppelten Signaturen gesendet – dafür ist CodeTwo Email Signatures 365 zu schlau. Erfahren Sie mehr

CodeTwo Outlook Add-in – Wechsel zwischen Signaturmodi

Tipps und Tricks für geschäftliche E-Mail-Signaturen und mehr

Eine konsistente und gebrandete geschäftliche E-Mail-Signatur ist ein guter Anfang, aber es gibt einige Tipps und Tricks, um diese Signaturen noch besser zu machen:

  • Fügen Sie die Signatur unter jeder Benutzerantwort ein (und nicht am Ende eines E-Mail-Threads), damit die Empfänger sie tatsächlich sehen. Erfahren Sie mehr
  • Verwenden Sie die vollständige Version der Unternehmenssignatur in der ersten E-Mail und deren kompakte Version in nachfolgenden Antworten, um E-Mail-Threads nicht unnötig zu verlängern. Erfahren Sie mehr
  • Machen Sie Ihre Signatur interaktiv mit Links zu IM-Apps, Umfragen zur Kundenzufriedenheit usw. Erfahren Sie mehr

Wenn Sie Lust auf weitere Ideen für E-Mail-Signaturen haben, besuchen Sie diese Website, auf der Sie die komplette Liste interessanter Anwendungsfälle finden.

Schauen Sie sich diese Video-Tutorials an, um mehr über CodeTwo Email Signatures 365 zu erfahren oder schlagen Sie für weitere Einzelheiten im Benutzerhandbuch nach.

Wenn Sie unser Programm noch nicht genutzt haben, melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an und testen Sie das Tool für 14 Tage ohne Einschränkungen, um zu sehen, ob es absolut alle Ihre Bedürfnisse und Erwartungen erfüllt.

E-Mail-Signaturen für Marketing- und Branding-Zwecke

E-Mail-Signaturen für Marketing- und Branding-Zwecke

Wir haben gesehen, wie sich professionelle, mit der visuellen Identität kompatible E-Mail-Signaturen von einem neuen Trend zu Marketing- und Branding-Grundlagen entwickelt haben. Heute halten nur noch die konservativsten Unternehmen an den alten Methoden fest und bestehen darauf, nur den Vor- und Nachnamen in ihre E-Mail-Signaturen aufzunehmen. Die meisten Unternehmen haben das Potenzial von E-Mail-Signaturen für Marketing- und Branding-Zwecke erkannt. Ich zeige Ihnen, wie Sie dieses Potenzial am besten ausschöpfen.

Der Preis für unprofessionelle E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturen sind zu mehr als nur einem normalen, winzigen Detail der Corporate Identity geworden. Sie sind in jeder einzelnen E-Mail enthalten, die von jedem Mitarbeiter gesendet wird. Es spielt keine Rolle, ob Sie in einem Technologieunternehmen angestellt sind oder nicht – solange Sie E-Mails versenden, werden Menschen Sie danach beurteilen, wie die E-Mail-Signaturen Ihres Unternehmens aussehen. Es zeigt, wie viel Aufmerksamkeit das Unternehmen der Kommunikation mit potenziellen Kunden und Partnern widmet.

Mit anderen Worten, wenn Ihre E-Mail-Signatur beispielsweise Folgendes enthält:

  • defekte Links,
  • Social-Media-Buttons, die auf tote Profile oder Plattformen (wie z. B. G+) verlinken,
  • veraltete Kontaktdaten,
  • defekte Bilder,
  • Filmzitate,
  • nur Ihren Namen,
  • defektes Layout,

gehen Empfänger automatisch davon aus, dass dieser Aspekt außerhalb der Kontrolle Ihres Unternehmens liegt. Und es ist ganz natürlich, mit Annahmen einen Schritt weiter zu gehen und zu denken, dass dies möglicherweise nicht das Einzige ist, was sich der Kontrolle entzieht. Sie verlieren Vertrauen und wertvolle Marketingmöglichkeiten. Aber konzentrieren wir uns nicht darauf, was Sie verlieren können – sehen Sie, was Sie gewinnen können.

Vorteile professioneller E-Mail-Signaturen

Lassen Sie uns für diejenigen, die nicht überzeugt sind, sehen, welche Art von Informationen Sie möglicherweise offenlegen, wenn Sie eine E-Mail mit Ihrer optimierten Signatur senden.

Beispiel-E-Mail-Signatur für Branding und Marketing

Die oben genannten Optionen stehen dafür, wer Sie sind, für wen Sie arbeiten und was Sie tun. Aber das ist noch lange nicht alles, was Sie mit E-Mail-Signaturen tun können. Sie können auch Folgendes einbeziehen:

  • Banner und Logos für Ihre Marketingkampagnen,
  • Werbung für wichtige Produkte und Dienstleistungen,
  • Informationen über kommende Veranstaltungen,
  • Social-Media-Inhalte,
  • Informationen zu Geschäftspartnern und Projekten,
  • Logos erworbener Zertifikate und Auszeichnungen, kommerzielle Videos,
  • andere wichtige Informationen über Ihr Unternehmen,
  • Umfragen zur Kundenzufriedenheit,
  • Links für schnelle Besprechungen und Terminplanung.

Das gleichzeitige Hinzufügen all dieser Elemente zu einer Signatur ist zwar nicht die beste Idee, aber die obige Liste sollte Ihnen eine Vorstellung davon geben, wie viel Sie mit jeder E-Mail machen können, die von Ihren Mitarbeitern gesendet wird. Die Elemente, die Sie der Signatur hinzufügen, sollten zu dem passen, worauf Sie sich konzentrieren möchten und wer der endgültige Empfänger Ihrer Nachricht ist. Denken Sie daran, dass ein potenzieller Kunde die Signatur als eine Gelegenheit nutzen wird, um einen Einblick in Sie (als Unternehmen) zu erhalten. Dies könnte ein Punkt sein, an dem sie sich für weitere Interaktionen entscheiden oder sich von ihnen zurückziehen.

Ein Beispiel für den Umgang mit E-Mail-Signatur-Marketing

Stärken Sie die visuelle Identität Ihres Unternehmens

Im Allgemeinen bildet die visuelle Identität eine Basis, auf der Sie Ihr Markenvertrauen aufbauen. Es ist die Botschaft, die Sie an alle senden möchten, die mit Ihrem Unternehmen interagieren. Wenn Sie Ihr Branding stärken möchten, muss die Signatur dieselbe Botschaft vermitteln und Ihrer Unternehmensidentität entsprechen.

Marketingstrategien

Vermarkter sind an einem Punkt angelangt, an dem eine effektive Markenwerbung schwieriger als je zuvor ist. In der Regel ignoriert Ihre Zielgruppe Werbeanzeigen, nutzt Werbeblocker oder die Kampagne erreicht sie einfach nicht. Und großartige Werbeangebote haben keinen Sinn, wenn niemand davon weiß. Glücklicherweise können Sie diese Einschränkungen mit E-Mail-Signatur-Marketing umgehen. Die meisten Ihrer Empfänger sind keine zufälligen Personen – Sie wissen, welche Kampagnen für sie von Interesse sein können. Und wenn Sie die E-Mail-Signatur richtig einrichten, werden Marketingbanner immer auffallen.

Was die spezifischen Elemente betrifft, hängt Ihre Wahl davon ab, was Sie erreichen möchten. Social-Media-Links, Artikellinks oder Feeds können Ihrem Publikum zeigen, dass Sie regelmäßig wertvolle Inhalte bereitstellen (hoffentlich machen Sie das!). Diese weniger direkte Art, Ihre Dienstleistungen oder Produkte zu bewerben, ist in der Regel effektiv, da die Empfänger nicht das Gefühl haben, dass sie gezwungen sind, auf Ihre Links zu klicken.

E-Mail-Signatur-Marketing im Einsatz

Wo soll man mit dem Branding in E-Mail-Signaturen anfangen?

Jede Reise beginnt mit einem ersten Schritt. Im Fall von E-Mail-Signatur-Marketing müssen Sie zuerst die Signatur entwerfen. Es gibt einige Schwierigkeiten, denen Sie an dieser Stelle begegnen könnten.

Nachdem Sie den ersten Teil gelesen haben, haben Sie wahrscheinlich einige Ideen, was Sie in Ihre brandingfreundliche und visuell optimierte E-Mail-Signatur aufnehmen könnten. Sie haben sich um die visuelle Identität gekümmert und alle benötigten Bilder sind schon vorhanden uns einsatzbereit. Jetzt kommt das spezifische Layout der Signatur – wie ordnet man all diese Daten an, damit es gut aussieht? Und dann müssen Sie diese Signatur in HTML konvertieren, um sicherzustellen, dass sie in verschiedenen E-Mail-Clients korrekt angezeigt wird.

Für die meisten Menschen ist das ein bisschen zu viel. Aus diesem Grund haben wir Ihnen einen völlig kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator zur Verfügung gestellt. Damit können Sie ganz einfach professionelle HTML-E-Mail-Signaturen erstellen, selbst wenn Sie nicht wissen, was HTML-Code ist. Und wenn Sie nur etwas Inspiration brauchen, können Sie in unserer Galerie der Signaturvorlagen vorgefertigte Vorlagen herunterladen und sie nach Belieben umgestalten.

Nachdem Sie fertig sind, erhalten Sie eine gut gestaltete E-Mail-Signaturvorlage, die mit Ihrem Branding übereinstimmt. Die Sache mit der visuellen Identität und dem Branding ist, dass sie nicht nur für einen einzelnen Mitarbeiter gelten – damit die guten Veränderungen tatsächlich wirken, müssen sie unternehmensweit eingeführt werden. Das Letzte ist also, eine personalisierte Version dieser E-Mail-Signatur für jeden im Unternehmen zu erhalten.

Wie werden E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen eingerichtet?

Beim Einrichten von Signaturen für das ganze Unternehmen stehen Sie möglicherweise vor einigen Herausforderungen, die im folgenden Video dargestellt werden:

Jetzt können Sie sehen, dass es nicht so einfach ist, wie es sich anhört. Wenn Sie also E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter verwalten müssen, benötigen Sie möglicherweise ein spezielles Tool. So könnten Sie zum Beispiel:

  • einheitliches unternehmensweites Branding gewährleisten, ohne Interaktion des Endbenutzers,
  • E-Mail-Signaturen für alle E-Mail-Clients und Mobilgeräte mit wenigen Klicks bereitstellen (keine HTML-Kenntnisse erforderlich),
  • dank eingebetteter Bilder sicherstellen, dass Ihre Branding- und Marketinginhalte immer durchkommen,
  • Signaturregeln anpassen, sodass verschiedene Abteilungen unterschiedliche Signaturelemente haben können (unter Einhaltung Ihrer Richtlinien zur visuellen Identität),
  • sofortige Aktualisierungen aller E-Mail-Signaturen auf einmal vornehmen.

Es könnte der richtige Zeitpunkt sein, Ihr E-Mail-Signatur-Branding mit preisgekrönten Lösungen auf ein höheres Level zu bringen.

Weitere Artikel:

E-Mail-Signatur-Etikette – so halten Sie Ihre E-Mails stilvoll

Haben Sie jemals eine E-Mail-Signatur gesehen, die Sie einfach gehasst haben? Ein Anblick, der Sie in solche Verlegenheit gebracht hat, dass Sie die Diskussion mit dem Sender sofort beenden wollten?

Ja, E-Mail-Signaturen können das. Bei korrekter Einstellung haben sie jedoch eine ganz gegenteilige Wirkung. Eine ordentliche, professionelle E-Mail-Signatur kann entweder einen WOW-Effekt hinterlassen oder einfach das Gefühl geben, dass alles stimmt. Und als Mehrwert können Sie mit einer guten Signatur z. B. für Ihre Angebote werben oder Kundenfeedback einholen.

Was macht also den Unterschied zwischen einer ansprechenden und einer weniger ansprechenden Signatur? Es gibt mehr als einen Faktor, und um sicherzustellen, dass Sie alles richtig machen, müssen Sie die E-Mail-Signatur-Etikette befolgen.

Was ist die E-Mail-Signatur-Etikette?

Die E-Mail-Signatur-Etikette besteht aus einer Reihe von Regeln und Best Practices, die Ihnen helfen, ansprechende und effektive Signaturen zu erstellen.

Im Folgenden habe ich eine Liste der schlimmsten Verbrechen gegen die E-Mail-Signatur-Etikette zusammengestellt und erklärt, wie man sie vermeidet oder behebt.

Zweiseitige Haftungsausschlüsse für E-Mails mit zwei Buchstaben

E-Mail-Signatur-Etikette - schlechte Haftungsausschlüsse

Verstehen Sie mich nicht falsch. Haftungsausschlüsse können zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften erforderlich sein. Einige Menschen verwechseln Haftungsausschlüsse jedoch mit juristischen Dokumenten und übertreiben es. Haftungsausschlüsse sind nicht nur viel zu oft zu lang, sondern werden auch in der Regel jeder Antwort- und Weiterleitungsnachricht hinzugefügt. Das ist eine sehr effektive Methode, um Ihre Empfänger zu verärgern.

Wie kann das behoben werden?

Fragen Sie Ihre Rechtsabteilung oder denjenigen, der sich das zweiseitige Monster ausgedacht hat, ob der Haftungsausschluss wirklich alle diese Informationen in drei verschiedenen Sprachen enthalten muss. Und wenn Sie keine Ahnung haben, womit Sie anfangen sollen, finden Sie hier Beispiele für professionelle E-Mail-Haftungsausschlüsse.

Es kann auch eine gute Idee sein, einen Haftungsausschluss nur einmal in einer E-Mail-Konversation anzuhängen.

10 MB große JPEG-Grafiken

Große Bilder in E-Mail-Signaturen

Bilder sind in E-Mail-Signaturen durchaus in Ordnung. Sie können Ihre Korrespondenz hervorheben, und wenn eine Signatur gut entworfen ist, fördern sie Ihr Branding und ermutigen die Empfänger, Angebote zu sehen, die mit den Bannern verknüpft sind. Grafiken können Ihnen jedoch auch schaden. Die Verwendung extrem großer Dateien bringt mehr als ein Problem mit sich:

  1. Das Herunterladen großer Dateien dauert viel länger, und eine Signatur sollte niemals zu Verzögerungen beim Laden von E-Mails führen.
  2. Während einzelne 10 MB keine allzu große Belastung für E-Mail-Systeme darstellen sollten, verlängert das Hinzufügen großer Dateien zu E-Mail-Signaturen die Zustellung jeder Ihrer Nachrichten. Und wenn Sie E-Mails an mehr als einen Empfänger senden, werden Sie Ihr Postfach und die Postfächer anderer verstopfen.
  3. Spamfilter können große Bilder als Bedrohung einstufen.
  4. Ironischerweise können hochauflösende Bilder aufgrund von Skalierungsproblemen verschwommen angezeigt werden.

Wie kann das behoben werden?

In den meisten Fällen ist die ideale Bildauflösung doppelt so hoch wie der Zielplatzhalter. Mit anderen Worten, wenn Ihr Design der E-Mail-Signatur 300×100 Pixel für ein Banner reserviert, sollten Sie eine 600×200 Pixel große Grafikdatei verwenden, die sich gut verkleinern lässt. Außerdem lohnt es sich, Ihre Bilder in PNG und JPG zu exportieren, um zu sehen, welches Format weniger “wiegt”.

Lesen Sie mehr über die beste Größe für E-Mail-Signaturen

Veraltete Angaben

Veraltete Signaturen

Die Zeit und Energie, die Sie investieren, um sicherzustellen, dass die Signatur gut aussieht und funktioniert, führt zu einem Vertrauenszuwachs bei Ihrem Empfänger. Die Aufmerksamkeit für Details ist ein Muss, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Marke immer mit Qualität assoziiert wird. Wenn also ein Element, das Sie mit jeder E-Mail senden, nicht mehr aktuell ist, erwarten Sie nicht, dass andere Sie hoch einschätzen werden.

Deshalb ist die Werbung für eine bereits stattgefundene Veranstaltung oder ein längst beendetes Angebot schädlich. Werbung ist jedoch nicht der einzige Zweck einer E-Mail-Signatur. Eine Signatur ist auch dazu da, um Ihre Empfänger beispielsweise auf einen anderen Kontaktkanal umzuleiten. Und wenn Ihre Kontaktdaten nicht mehr gültig sind, können Sie sich sicher sein, dass diejenigen, die Sie nicht erreichen können, sauer werden.

Wie lässt sich dieses Problem vermeiden?

Wenn Sie Ihre eigene E-Mail-Signatur einrichten, sollten Sie sie von Zeit zu Zeit überprüfen. Und wenn Ihr Unternehmen E-Mail-Signaturen zentral verwaltet, ist es am besten, eine Lösung zu verwenden, die in Echtzeit mit der Datenbank Ihrer Benutzer synchronisiert wird und über eine Scheduler-Funktion verfügt, wie unsere Tools.

Vollständige Signaturen für Antwort- und Weiterleitungsnachrichten

Von Signaturen dominierte E-Mail-Threads

Vollständige E-Mail-Signaturen geben Ihnen den größten Platz, um Ihr Branding einzubeziehen, Ihre Angebote zu bewerben und sich im Allgemeinen auf die bestmögliche Weise zu präsentieren.

Das Einfügen einer solchen vollständigen Signatur in jede einzelne E-Mail-Antwort oder in interne Nachrichten kann jedoch selbst den geduldigsten E-Mail-Benutzer wütend machen. Wenn Sie Ihre Empfänger mit Bannern bombardieren, wird die Anzahl der absichtlichen Klicks nicht erhöht und es wird schwierig, der gesamten Konversation zu folgen.

Wie kann man dies vermeiden?

Die beste Vorgehensweise besteht darin, Ihre vollständige E-Mail-Signatur für die erste E-Mail in einem Thread zu reservieren und ihre vereinfachte Variante in nachfolgenden Nachrichten zu verwenden.

Behandlung von E-Mails als Websites

Der nächste Weg, gegen die E-Mail-Signatur-Etikette zu verstoßen, ist alles andere als offensichtlich, aber es passiert häufig. Bedenken Sie Folgendes:

E-Mail-Signaturen bestehen aus HTML. Websites bestehen aus HTML. Da bei beiden dieselbe Sprache verwendet wird, sollten Sie in der Lage sein, E-Mail-Signaturen auf die gleiche Weise zu erstellen, wie Sie eine Website erstellen, richtig? Obwohl eine gewisse Logik dahinter steckt, ist es aus mehr als einem Grund weit von der Wahrheit entfernt.

Heutzutage zeigen die meisten Internetbrowser HTML-Code auf ziemlich ähnliche Weise an. Es war nicht immer so. Bevor der Internet Explorer (IE) eingestellt wurde, war er der Erzfeind von Webentwicklern. Dinge, die überall sonst funktionierten, funktionierten nicht im IE, und Sie brauchten eine besondere Art von Geduld, um herauszufinden, warum und wie Sie das Problem beheben können, ohne die Darstellung der Websites in allen anderen Browsern zu beeinträchtigen… Stellen Sie sich nun vor, dass fast jeder E-Mail-Client HTML anders versteht. Fast jeder E-Mail-Client ist auf die eine oder andere Weise wie der IE.

Darüber hinaus müssen Sie beim Versenden von E-Mails an Mechanismen denken, die verhindern, dass Spam in Posteingänge gelangt.

OK, das ist eine Menge Theorie. Was genau hat es mit der E-Mail-Signatur-Etikette zu tun?

Wenn Sie versuchen, eine perfekte, responsive E-Mail-Signatur zu entwerfen, die für verschiedene Bildschirmabmessungen unterschiedlich aussieht, wird dies wahrscheinlich nicht funktionieren. Wenn Sie versuchen, eine Signatur mit JavaScript zu formatieren, landet sie wahrscheinlich in der Quarantäne. Signaturen benötigen eine ganz bestimmte Art von HTML-Code, wenn sie gut funktionieren sollen.

Was soll man tun?

Verwenden Sie professionell gestaltete E-Mail-Signaturvorlagen aus der Vorlagenbibliothek oder erstellen Sie Ihre E-Mail-Signatur mit dem kostenlosen Generator. Und wenn Sie eine Signatur von Grund auf neu entwerfen möchten, sehen Sie sich den folgenden Artikel an:

Einige Designer-Tipps zum Erstellen von gutem HTML-Code für E-Mail-Signaturen an

Testen Sie schließlich Ihre E-Mail-Signaturen, bevor Sie sie endgültig einrichten.

Nur-Bild-Signatur

In Anbetracht des vorherigen Punktes könnten Sie versucht sein, einfach einen Screenshot der Signatur zu erstellen, sobald sie in Ordnung aussieht, und das Bild dann in Ihre E-Mail-Signatureinstellungen einzufügen. Das Bild sollte unabhängig von einem E-Mail-Client identisch aussehen. Das stimmt, aber ein solches Vorgehen macht die Signatur gleichzeitig fast völlig nutzlos. Nachfolgend die Begründung:

  1. Empfänger können weder Ihre Kontaktdaten kopieren noch Links verwenden. Während Sie dem gesamten Bild einen Link hinzufügen könnten, werden die meisten Empfänger dies als große rote Flagge sehen.
  2. Bildschirmleseprogramme können keinen Teil der Signatur lesen.
  3. Eine Nur-Bild-Signatur wiegt normalerweise viel mehr und sieht schlechter aus als eine korrekt codierte HTML-Signatur, insbesondere wenn sie vergrößert wird.
  4. Die meisten Nur-Bild-Signaturen sind für den Dunkelmodus nicht geeignet.

Wie kann das behoben werden?

Tun Sie es einfach nicht. Es lohnt sich, zusätzliche Anstrengungen zu unternehmen, insbesondere wenn Sie einige gute E-Mail-Signaturdesigns verwenden können, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

E-Mail-Signatur-Etikette in einem Unternehmen

Das Befolgen dieser Best Practices erfordert einige Anstrengungen, ist aber insgesamt möglich und lohnt sich. Zumindest für eine einzelne Person. Aber denken Sie in Bezug auf ein ganzes Unternehmen.

Sicherzustellen, dass jede einzelne E-Mail-Signatur der Etikette entspricht und dieselbe Markenidentität aufweist, ist eine äußerst zeitaufwändige Aufgabe, die normalerweise damit endet, dass die IT Signaturen für alle einrichtet.

Aus diesem Grund haben wir Tools entwickelt, mit denen Sie E-Mail-Signaturen im gesamten Unternehmen verwalten können. Dank denen:

  • Verwaltet eine einzelne Person oder ein Team E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter.
  • Wird dieselbe personalisierte Signaturvorlage in jedem E-Mail-Client und auf jedem Gerät korrekt dargestellt.
  • Können Sie unternehmensweite Änderungen innerhalb von Sekunden anwenden.
  • Ist es möglich, verschiedene Signaturen für Antwort- und Weiterleitungsnachrichten zu verwenden.
  • Und vieles mehr.