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E-Mail-Signatur mit Video? So machen Sie es richtig

So fügen Sie ein Video zu Ihrer E-Mail-Signatur ein

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur noch attraktiver machen können? Hier ist eine Idee: Ein Video einfügen! Es ist genauso schnell und einfach wie das Einbetten eines Social Media Links. Und auf die gleiche Weise stärkt das Video Ihr Corporate Identity. Dazu ist das eine hervorragende Möglichkeit, dessen Inhalt zu bewerben und völlig kostenlos Ihren Webverkehr zu steigern. Vergessen Sie dabei nicht, dass Sie den Verkehr aus Ihrem Video auch mit Google Analytics messen können (mehr Info darüber, wie Sie E-Mail-Signatur-Kampagnen auswerten können).

Einrichten eines Thumbnail-Foto

Ein Video kann leider nicht direkt in Ihrer E-Mail-Signatur erscheinen. Sie brauchen ein Bild, das Sie als Miniaturansicht zum Video nutzen. Dabei ist es wichtig, dass Ihr Video irgendwo online gehostet wird, um seine URL zu erhalten.

Das erste Schritt ist das Einrichten des Bildes. Es soll klar darstellen, dass beim Klicken ein Video abgespielt wird. Ein Screenshot des gesamten Videoplayers ist üblich, aber ein kleines Miniaturbild mit einem Wiedergabesymbol sieht am besten aus. Um das Bild für Ihre Signatur vorzubereiten, nehmen Sie einen Screenshot aus Ihrem Video auf und fügen Sie mit einem Grafikeditor ein Wiedergabesymbol darüber ein. Es ist eine gute Idee, das der Screenshot ein interessantes, nicht zufälliges Teil des Videos umfasst. Wenn Sie die Deckkraft der Wiedergabetaste richtig anpassen, sehen Ihre Empfänger den Videorahmen deutlicher. Ein Beispiel eines gut eingerichteten Thumbnail-Fotos sehen Sie unten:

Video-Thumbnail-Banner in E-Mail-Signature

Sobald das Bild fertig ist, entscheiden Sie, ob das Bild in der Signatur eingebettet oder verlinkt sein soll. Dieser Beitrag beschreibt das Pro und Kontra der beiden Varianten.

Video mit Link versehen

Unabhängig von Ihrem E-Mail-Client können Sie unseren kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator nutzen, um das Video zu Ihrer Signatur hinzuzufügen. Auf diese Weise müssen Sie es nicht von Grund auf neu entwerfen.

  1. Wählen Sie zunächst Ihr Design aus den verfügbaren Vorlagen. Stellen Sie sicher, dass es den Bannerplatzhalter enthält. Dies macht das Hinzufügen Ihrer Miniaturansicht super einfach.
Kostenloser Signaturgenerator: Wählen Sie Vorlage mit Banner
  1. Erweitern Sie die Registerkarte Graphics auf der linken Seite. Geben Sie dann die direkte URL zu Ihrem Miniaturbild in das Feld Banner URL und den Link zu Ihrem Video in das Feld Banner linking to ein.
Video im Generator einfügen
  1. Vergessen Sie nicht, Ihre Signaturdetails in anderen Feldern einzugeben: Personal Data (Personendaten), Company Data (Unternehmensdaten), Social Media Links und so weiter. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Apply your signature und genießen Sie Ihre neue Signatur, die genauso geschickt wie die folgende sein kann:
E-Mail-Signatur mit Video-Thumbnail

Lesen Sie auch:

E-Mail-Signatur mit Social Media Buttons

E-Mail-Signatur mit Social Media Buttons

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 27. Juli 2020 aktualisiert.

Soziale Netzwerke befinden sich längst auf der Überholspur und ziehen an traditionellen Formaten wie TV oder Presse vorbei. Im Resultat tauchen in immer mehr E-Mail-Signaturen, ob privat oder geschäftlich, Links zu Facebook, Twitter, Linkedin und anderen Social Media Profilen auf.

E-Mail-Signatur mit Social Media Buttons

Es ist recht einfach, einen Hyperlink in Ihre E-Mail-Signatur einzufügen, aber ein Social Media Button an seiner Stelle sieht viel professioneller aus. Wie fügen Sie ihn ein? Das zeigt Ihnen der folgende Beitrag.

Hinweis: Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie einen ereignisauslösenden Hyperlink (wie Favorite-Button bei Twitter) für Ihre E-Mail-Signatur erstellen, klicken Sie hier.

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Bild in E-Mail-Signatur – verlinkt oder eingebettet?

Bild in E-Mail-Signatur – verlinkt oder eingebettet?
Rotes Kreuz
Abb. 1: Eingerahmtes rotes Kreuz anstelle der Grafik.

Das Format HTML, welches aktuell als Standard für jede E-Mail-Korrespondenz gilt (egal ob Business, Marketing oder privat), erlaubt das Einfügen einer Grafik auf zweierlei Weise – durch Verlinkung und durch Einbettung. Was auf den ersten Blick ziemlich trivial erscheinen mag, hat einen entscheidenden Einfluss darauf, ob ein Werbebanner korrekt angezeigt wird oder ob es in dem Mailclient des Empfängers blockiert wird und als eingerahmtes rotes Kreuz erscheint (Abb. 1).

Nachstehend finden Sie einige Fakten zur Einbettung und zur Verlinkung von Grafiken in E-Mail-Signaturen (und in E-Mails allgemein):

Eingebettetes Bild

Gesendet als versteckter E-Mail-Anhang* und ausgewiesen in dem Quellcode der Nachricht mit einem eigenen Content ID:

<IMG src="cid:unique content id">
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Zentrale E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Exchange Server 2010

Zentrale E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Exchange Server 2010

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 17. November 2020 aktualisiert.

In diesem Artikel erkläre ich Ihnen in 7 Schritten, wie Sie eine unternehmensweite E-Mail-Signatur mithilfe der Exchange 2010-Transportregeln erstellen. Diese Methode weist leider einige Einschränkungen auf, die ich im letzten Abschnitt näher bringe.

1. Starten Sie die Exchange-Verwaltungskonsole auf Ihrem Server.

2. Gehen Sie auf Organization Configuration und auf Hub Transport. Im mittleren Teil des Fensters wählen Sie den Tab Transport Rules aus und klicken Sie auf New Transport Rule… in dem Aktionsbereich rechts.

Verwaltungskonsole

Abb.1: Transport Rules Tab in der Exchange-Verwaltungskonsole.

3. Ein Assistent für Transportregeln wird geöffnet. Geben Sie den Namen und eine kurze Beschreibung Ihrer Regel ein, sodass Sie sie erkennen können, wenn später mehrere Transportregeln in der Liste angezeigt werden. Klicken Sie die Option Enable Rule an, damit die Regel gleich nach der Erstellung aktiviert wird (Sie können sie auch später aktivieren / deaktivieren). Klicken Sie auf Next.

Neue Transportregel

Abb.2: Assistent für Transportregeln.

4. Jetzt bestimmen Sie die Bedingungen, die zu erfüllen sind, damit die Signatur in eine E-Mail eingefügt wird. Dazu klicken Sie eine (oder mehrere) verfügbare Option an und definieren Sie die Details im Bereich Edit the rule description by clicking an underlined value. Die vollständige Liste mit Transportregelprädikaten für Exchange 2010 finden Sie auf der Microsoft-Website. In unserem Fall werden die Bedingungen from people (Absender sind Mitglieder der Verkaufsabteilung) und sent to users that are inside or outside the organization, or partners (Empfänger sind außerhalb der Organisation) verwendet. Klicken Sie auf Next.

WICHTIG: Im Fall, dass Sie keine Bedingungen festlegen, wird die Signatur allen E-Mails hinzugefügt, die Ihren Server passieren und die die im 6. Schritt genannten Ausnahmebedingungen nicht erfüllen.

Konditionen

Abb.3: Festlegung der Konditionen für eine Transportregel.

5. Checken Sie die Option append disclaimer text and fallback to action if unable to apply ein und in dem Bereich Edit the rule description by clicking an underlined value klicken Sie auf disclaimer text. Ein neues Fenster wird eingeblendet. Geben Sie dort Ihre Signatur als Plain Text oder als HTML-Quellcode ein und bestätigen mit OK. Klicken Sie auf Next.

Signatur

Abb.4: HTML-Quellcode eines Disclaimers mit Active Directory-Variablen und Bild.

Der Disclaimer kann Text, Active Directory-Variablen, HTML-Tags und CSS-Stil enthalten.

Um ein Bild einzubauen, nutzen Sie den HTML-Tag <img> und das Attribut src. So definieren Sie dessen Speicherort im Web. Zum Beispiel:  <img src="https://www.mail-signatures.com/articles/wp-content/uploads/2013/07/Logo.png">. Beachten Sie, dass Ihr Bild kein integraler Teil der Signatur ist: Der E-Mail-Client des Empfängers bezieht es aus dem Web, sooft die Signatur angezeigt wird.

Um Active Directory-Variablen zu verwenden, geben Sie %%<Name der Variable>%% (z. B. %%DisplayName%%) ein. Mehr über die verfügbaren Variablen finden Sie in diesem Beitrag.

6. Definieren Sie die Ausnahmen, die das Einfügen der Signatur in eine E-Mail blockieren sollen (wenn sie auftreten). Im Fall, dass Sie keine Ausnahmen nennen, wird die Signatur allen E-Mails hinzugefügt, die den im 4. Schritt genannten Bedingungen entsprechen. Klicken Sie auf Next.

Ausnahmen

Abb.5: Hier definieren Sie die Ausnahmen einer Transportregel.

7. Der Assistent zeigt eine Zusammenfassung der Regel und ein PowerShell-Skript an, das Sie zur Implementierung der Signatur verwenden oder für später aufheben können. Klicken Sie auf New, um den Skript zu aktivieren. Der Assistent benachrichtigt Sie, ob die Implementierung der Signatur erfolgreich war (Completed) oder nicht (Failed). Klicken Sie auf Finish, um abzuschließen.

Summary

Abb.6: Letzter Schritt: Zusammenfassung der Regel und PowerShell-Skript.

Jetzt sollen Sie die neue Signatur-Regel auf der Liste der Transportregeln sehen. Hier können Sie die Regel aktivieren, deaktivieren, bearbeiten oder löschen. Dazu klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und wählen Sie eine entsprechende Optionen aus:

Aktivierung

Abb.7: Optionen für Exchange 2010-Transportregeln.

Einschränkungen dieser Methode

Die systemeigenen E-Mail-Signaturen in Exchange 2010 haben einige Schwachpunkte:

  • sie können in Antworten und Weiterleitungen nicht direkt unterhalb der letzten Nachricht angefügt werden,
  • die Grafik kann nicht eingebettet, sondern nur verlinkt werden,
  • sie werden in den Gesendeten Elementen nicht angezeigt,
  • sie lassen leere Zeilen bei fehlenden Active Directory-Variablen,
  • sie haben keinen grafischen HTML-Editor,
  • sie haben keine Option für sicheren Fernzugriff auf Regeln (für Nicht-IT-Personal).

Diese Einschränkungen können Sie mit einem Drittanbieter-Tool für Signaturen in Exchange 2010 umgehen, wie CodeTwo Exchange Rules 2010.

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