Während einige Meschen denken, dass Emojis in der alltäglichen E-Mail-Kommunikation ein Muss sind, halten andere sie für unprofessionell und kindisch. Aus diesem Grund möchten einige Unternehmen auf Emoticons verzichten, um einen formelleren Stil beizubehalten. Leider bietet Exchange Server nicht genügend Tools, um unerwünschte Zeichenfolgen herauszufiltern oder zu ersetzen. Der einzige Ausweg ist die Nutzung einer Drittanbieterlösung.

CodeTwo Exchange Rules Pro ist ein zentral verwaltetes Tool, mit dem Sie den E-Mail-Fluss im lokalen Exchange steuern können. Der Hauptdienst wird direkt auf der Kommunikations-Pipeline des Servers bereitgestellt und erfordert nur wenige Eingriffe eines Administrators, um ihn zu konfigurieren und zu starten. Mit dieser funktionsreichen Toolbox können Benutzer, durch einfache Einrichtung entsprechender Regeln, eingehende und ausgehende Nachrichten schnell modifizieren. Das Erstellen einer Regel zum Entfernen von Emojis aus Ihrer Exchange-E-Mails ist ein Kinderspiel.

1. Nach dem Programmstart erscheint die Hauptansicht. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add (Hinzufügen) im Bereich LIST OF RULES (Regelliste). Es gibt mehrere vorgefertigte Voreinstellungen für die am häufigsten von Administratoren verwendeten Regeln. Dieses Mal klicken wir jedoch auf New rule (clean) (Neue, saubere Regel).

2. Bennen Sie Ihre Regel im Tab General (Allgemein) und geben Sie optional einige Kommentare ein.

3. Da Sie Emojis aus jeder einzelnen E-Mail entfernen möchten, überspringen Sie die Tabs Conditions (Bedingungen) und Exceptions (Ausnahmen), ohne Regeln zu konfigurieren, und springen Sie direkt zum Tab Actions (Aktionen).

4. Nun ist es an der Zeit, die Aktion einzurichten, mit der Emojis aus E-Mails entfernt werden. Klicken Sie im Bereich List of actions (Liste der Aktionen) auf die Schaltfläche Add und wählen Sie Remove keywords (Schlüsselwörter entfernen) aus den bereitgestellten Optionen.

5. Klicken Sie auf der rechten Seite im Bereich Action definition – Remove keywords (Aktionsdefinition – Schlüsselwörter entfernen) auf die Schaltfläche Add, um das Fenster Add keyword (Schlüsselwort hinzufügen) anzuzeigen. Geben Sie im Textfeld Keyword/phrase (Schlüsselwort/Phrase) die Zeichen ein, aus denen ein bestimmtes Emoticon besteht. Stellen Sie dabei sicher, dass die Option Remove from: Body and subject (Entfernen aus: Text und Betreff) ausgewählt ist. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK und fügen Sie das erste Emoji, das aus allen E-Mails entfernt werden soll, zur Liste hinzu.

6. Durch Wiederholen von Schritt 5 können Sie beliebig viele Emoticons hinzufügen. Sie können auch die Tastenkombination Win + ; verwenden, um „moderne“ Emojis wie 😁 oder 💩 hinzuzufügen.

7. Nachdem Sie alle Elemente hinzugefügt haben, die Sie aus der E-Mail-Kommunikation entfernen möchten, klicken Sie oben links im Programmfenster auf Submit changes (Änderungen übermitteln), um alle Änderungen zu speichern.

Die Verwaltung benutzerdefinierter Regeln für den Nachrichtenfluss auf Ihrem Exchange Server ist eine der vielen Funktionen, mit denen CodeTwo Exchange Rules Pro ausgestattet ist. Das Programm bietet zahlreiche Möglichkeiten, darunter die Personalisierung von E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüssen, das Hinzufügen von Marketing-Bannern und Bildern zu E-Mails, die Verwaltung von Anhängen, die Suche nach vertraulichen Inhalten, das Hinzufügen eines Abmeldemechanismus und vieles mehr.

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