Tag Archives: E-Mail

Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365

Aus der nachfolgenden Anleitung erfahren Sie, wie man mit dem integrierten Tool von Office 365 eine unternehmensweite E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer einrichtet. Ähnlich wie die meisten modernen Lösungen für E-Mail-Fußzeilen unterstützt das Tool auch HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu Google Apps for Business o.Ä. ermöglicht das Tool ebenfalls Erstellung einer automatisch personalisierten Anwendersignatur. Auf eine ziemlich unschöne Einschränkung stößt man allerdings in Antworten und Weiterleitungen – dort erscheinen die Signaturen übereinandergestapelt, am Ende der Nachricht. Es fehlt zudem eine Vorschaumöglichkeit auf der Enduserseite (Mehr erfahren…). Continue reading

Erstellung und Bearbeitung von Signaturen in Outlook 2010 / 2013

Die nachfolgende Anleitung bezieht sich auf Outlook 2010 und Outlook 2013.

I. Um in Outlook 2010 oder 2013 eine neue Signatur zu hinterlegen, öffnen Sie das Menü Signatures and Stationery (Abb. 5). Es gibt zwei Methoden, wie man dorthin gelangt. Continue reading

Welche Angaben sollte eine private E-Mail-Signatur enthalten?

Eine private E-Mail-Signatur gehört heute zum Personal Branding ebenso wie ein Blog, eine Webseite oder ein Social Media Channel. Es lohnt, etwas Zeit in die Gestaltung der Fußzeile zu investieren. Denn, für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. blog-sygnatury-11

Erfahren Sie, welche Daten Sie unbedingt in Ihre private E-Mail-Signatur mit aufnehmen sollten.

Private E-Mail-Signatur

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E-Mail-Signatur in Outlook – Speicherort und Back-up

Standardmäßig werden E-Mail-Signaturen aus MS Outlook unter C:\User\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures (Windows 8 / 7 / Vista) gespeichert.

Den Ordner erreichen Sie entweder, indem Sie den o.g. Pfad in die Adressleiste von Windows‘ Datei-Explorer (in Abb.1 rot markiert ) eingeben…

Datei-ExplorerAbb. 1: Ordner mit Signaturen in Windows 8.

…oder wenn Sie die Strg-Taste gedrückt halten und in Outlook unter Options auf den Button Signatures klicken: Continue reading

Bild in E-Mail-Signatur – verlinkt oder eingebettet?

Rotes Kreuz

Abb. 1: Eingerahmtes rotes Kreuz anstelle der Grafik.

Das Format HTML, welches aktuell als Standard für jede E-Mail-Korrespondenz gilt (egal ob Business, Marketing oder privat), erlaubt das Einfügen einer Grafik auf zweierlei Weise – durch Verlinkung und durch Einbettung. Was auf den ersten Blick ziemlich trivial erscheinen mag, hat einen entscheidenden Einfluss darauf, ob ein Werbebanner korrekt angezeigt wird oder ob es in dem Mailclient des Empfängers blockiert wird und als eingerahmtes rotes Kreuz erscheint (Abb. 1).

Nachstehend finden Sie einige Fakten zur Einbettung und zur Verlinkung von Grafiken in E-Mail-Signaturen (und in E-Mails allgemein):

Eingebettetes Bild

Gesendet als versteckter E-Mail-Anhang* und ausgewiesen in dem Quellcode der Nachricht mit einem eigenen Content ID:

<IMG src="cid:unique content id">

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E-Mali-Signatur mit Bild unter Office 365

Der Editor für E-Mail-Signaturen, verfügbar unter Office 365 OWA, bietet keine integrierte Funktion (z.B. einen Button oder einen einfach zugänglichen HTML-Quellcode) zum Einfügen einer Grafik in die Fußzeile. Zum Glück lässt sich diese Einschränkung sehr einfach umgehen. Tun Sie einfach Folgendes:

1. Laden Sie das Bild, das Sie in Ihre Signatur einbauen möchten, in eine Web-Lokation hoch (wie in diesem Beispiel).

2. Öffnen Sie die Web-Lokation, klicken Sie das Bild mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Kopieren aus (Abb. 1).

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Einrichtung einer E-Mail-Signatur unter Exchange Server 2010

1. Starten Sie die Exchange-Verwaltungskonsole.

2. Gehen Sie auf Organization Configuration und auf Hub Transport. Im mittleren Teil des Fensters wählen Sie den Tab Transport Rules aus und klicken anschließend auf New Transport Rule… in dem Verzeichnis rechts.

VerwaltungskonsoleAbb.1: Tab Transport Rules in der Exchange-Verwaltungskonsole.

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Einrichtung einer E-Mail-Signatur unter Exchange 2013

1. Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole. Zu diesem Zweck geben Sie https://localhost/ecp oder https://<CASServerName>/ecp (wo <CASServerName> der Name des Client Access Servers ist) in die Adressleiste Ihres Internetbrowsers ein und loggen Sie sich mit den Zugangsdaten des Administrators ein.

2. Gehen Sie auf mail flow, rules, um zu dem Editor für Exchange 2013 Transportregeln zu gelangen.

ECP-mailFlow-rules-croppedAbb. 1: Editor für Transportregeln in Exchange 2013.

3. Klicken Sie auf den Button + , um direkt zu dem Assistenten für Transportregeln zu wechseln (den Typ bestimmen Sie später), oder auf den kleinen Abwärtspfeil, um zunächst den Typ zu bestimmen (Apply disclaimers…).

NewRule-ApplyDisclaimersAbb. 2: Hinzufügen einer neuen ‘Apply disclaimers…’-Regel

4. Standardmäßig startet der Assistant im vereinfachten Modus mit nur 2 Konfigurationsoptionen: 1 Kondition (z.B. Absenderkreis) und 1 Aktion (Append the disclaimer…).

New-Rule-Configuration-674pxAbb. 3: Transportregel für E-Mail-Signaturen – einfache Konfiguration.

In der Sektion *Apply this rule if… definieren Sie Konditionen für Ihre Regel. (Für vollständige Liste klicken Sie hier).

In der Sektion *Do the following… wählen Sie Append the disclaimer… aus und klicken Sie auf den Link Enter text… Ihre Signatur kann Text, Active Directory-Variablen im Format %%name_of_variable%% (Näheres dazu finden Sie in diesem Artikel) HTMLTags (einschl. verlinkter Grafik) und einen CSS-Stil enthalten.

Zudem definieren Sie, was geschehen soll, wenn die Aktion nicht ausgeführt wird. Die Optionen sind: wrap (Signatur zusammen mit dem Text der originalen Nachricht anhängen), reject (Nachricht blockieren und einen NDR an den Absender schicken) und ignore (Nachricht ohne Signatur senden).

MarektingSignature-Configuration-Simple-674pxAbb. 4: Automatisches Set-up der Signatur für zwei User in Exchange 2013.

Weitere Konfigurationsoptionen verbergen sich hinter More options… . Sie können zusätzliche Konditionen, Aktionen und Ausnahmen hinzufügen, festlegen, wann mehrere Regeln angewandt werden sollen, die Dauer bestimmen (Wiederholungen werden nicht unterstützt) und den Test einstellen.

NewRule-Configuration-MoreOptions-674pxAbb. 5: Konfiguration der Regel für eine E-Mail-Signatur – zusätzliche Optionen.

Im Bereich Choose a mode for this rule wählen Sie Enforce aus, um die Regel anzuwenden, oder eine von den Test…-Optionen.

Klicken Sie auf save, wenn die Konfiguration fertig ist – im Fall, dass Sie Enforce ausgewählt haben oder nur den vereinfachten Konfigurationsmodus verwendet haben, wird die Regel automatisch aktiviert.

Anschließend können Sie die Regel aktivieren/deaktivieren (Checkbox in der ON-Spalte) und deren Zusammenfassung einsehen, ohne den Assistenten zu öffnen. Zur Bearbeitung der Regeleinstellungen markieren Sie die Regel und klicken auf den Bleistift-Button (siehe Abb. 6).

RuleSummary-674pxAbb. 6: Exchange 2013 – Zusammenfassung der Transportregel und der Bleistift-Button.

Was lässt sich in Exchange Server nativ nicht umsetzen?

Es gibt Dinge, die sich in Exchange 2013 nativ nicht lösen lassen:

X Signatur direkt unterhalb des Textes in Antworten / weitergeleiteten E-Mails
X Grafiken, eingebettet (kein Papierklammer-Symbol) in die Signatur
X Ausblendung fehlender Angaben
X Rekurrenz für E-Mail-Regeln
X Fernzugriff auf Regeln (z.B. für Sales / Marketing)

All das setzen Sie um mit dem Signaturen-Tool für Exchange Server 2013, CodeTwo Exchange Rules 2013.