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Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365

Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365

Wichtig: Die aktuelle Version dieses Beitrags finden Sie hier.

Aus der nachfolgenden Anleitung erfahren Sie, wie man mit dem integrierten Tool von Office 365 eine unternehmensweite E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer einrichtet. Ähnlich wie die meisten modernen Lösungen für E-Mail-Fußzeilen unterstützt das Tool auch HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu Google Apps for Business o.Ä. ermöglicht das Tool ebenfalls Erstellung einer automatisch personalisierten Anwendersignatur. Auf eine ziemlich unschöne Einschränkung stößt man allerdings in Antworten und Weiterleitungen – dort erscheinen die Signaturen übereinandergestapelt, am Ende der Nachricht. Es fehlt zudem eine Vorschaumöglichkeit auf der Enduserseite (Mehr erfahren…). Continue reading

So erstellen und ändern Sie E-Mail-Signaturen in Outlook 2016, 2013 und 2010

Erstellung und Bearbeitung von Signaturen in Outlook 2010 / 2013

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 02. November 2020 aktualisiert.

Die nachfolgende Anleitung gilt für Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook 2010.

I. Um eine neue E-Mail-Signatur in Outlook 2016, 2013 oder 2010 zu erstellen, öffnen Sie das Menü Signatures and Stationery (Abb. 5). Es gibt zwei Methoden, dies zu tun.

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Welche Angaben sollte eine private E-Mail-Signatur enthalten?

Eine private E-Mail-Signatur gehört heute zum Personal Branding ebenso wie ein Blog, eine Webseite oder ein Social Media Channel. Es lohnt, etwas Zeit in die Gestaltung der Fußzeile zu investieren. Denn, für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. blog-sygnatury-11

Erfahren Sie, welche Daten Sie unbedingt in Ihre private E-Mail-Signatur mit aufnehmen sollten.

Private E-Mail-Signatur

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E-Mail-Signatur in Outlook – Speicherort und Back-up

Standardmäßig werden E-Mail-Signaturen aus MS Outlook unter folgenden Lokationen gespeichert:

Windows XP:
C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

Windows 8 /7 / Vista:
C:\User\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Den Ordner erreichen Sie entweder, indem Sie den o.g. Pfad in die Adressleiste von Windows‘ Datei-Explorer (in Abb.1 rot markiert ) eingeben…

Datei-Explorer

Abb. 1: Ordner mit Signaturen in Windows 8.

…oder wenn Sie die Strg-Taste gedrückt halten und in Outlook unter Options auf den Button Signatures klicken:

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Bild in E-Mail-Signatur – verlinkt oder eingebettet?

Bild in E-Mail-Signatur – verlinkt oder eingebettet?
Rotes Kreuz
Abb. 1: Eingerahmtes rotes Kreuz anstelle der Grafik.

Das Format HTML, welches aktuell als Standard für jede E-Mail-Korrespondenz gilt (egal ob Business, Marketing oder privat), erlaubt das Einfügen einer Grafik auf zweierlei Weise – durch Verlinkung und durch Einbettung. Was auf den ersten Blick ziemlich trivial erscheinen mag, hat einen entscheidenden Einfluss darauf, ob ein Werbebanner korrekt angezeigt wird oder ob es in dem Mailclient des Empfängers blockiert wird und als eingerahmtes rotes Kreuz erscheint (Abb. 1).

Nachstehend finden Sie einige Fakten zur Einbettung und zur Verlinkung von Grafiken in E-Mail-Signaturen (und in E-Mails allgemein):

Eingebettetes Bild

Gesendet als versteckter E-Mail-Anhang* und ausgewiesen in dem Quellcode der Nachricht mit einem eigenen Content ID:

<IMG src="cid:unique content id">
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E-Mail-Signatur mit Bild in Office 365

E-Mail-Signatur mit Bild unter Office 365

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 04. November 2020 aktualisiert.

Ältere Versionen des Signatureditors von Office 365 OWA hatten keine integrierte Funktion zum Einfügen einer Grafik in die E-Mail-Signatur, wie einen Button oder einen leicht zugreifbaren HTML-Quellcode. Diese Einschränkung lässt sich aber einfach umgehen. Und zwar so:

  1. Laden Sie Ihr Bild in eine Webadresse hoch (mein Bild ist hier gespeichert).
  2. Öffnen Sie die Webadresse, klicken Sie das Bild mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Kopieren oder eine ähnliche Option in Ihrer Browser aus (z. B. Grafik kopieren in Firefox oder Bild kopieren in Chrome).

    Hinweis: Es ist wichtig, dass Sie das Bild und nicht nur die URL kopieren. Bild aus Webbadresse kopieren
  1. Öffnen Sie den Signatureditor in Office 365 OWA, markieren Sie den Bereich, wo Sie die Grafik einfügen möchten, und drücken Sie auf Strg+V. Office 365 OWA: Signatureditor öffnen
    Bei den neuen Versionen von Outlook im Web können Sie einfach auf das Bildsymbol im Signatureditor klicken, um das Bild von Ihrem Computer einzufügen: Signatur über Button einfügen
  2. Wenn Ihre Signatur wie erwartet aussieht, speichern Sie sie mit dem Button oben im Einstellungsfenster.
  3. Öffnen Sie jetzt eine neue Nachricht, um Ihre Office 365-E-Mail-Signatur zu überprüfen. Neue Signatur
    Hinweis: Wenn Sie die Option Automatically include my signature on new messages that I compose einchecken, wird die Signatur in jeder neuen Nachricht eingefügt.Signatur automatisch einfügenAlternativ können Sie die Signatur manuell über die Schaltfläche Insert signature im Nachrichteneditor einfügen. Signatur manuell einfügen
  4. Bevor Sie Ihre erste E-Mail mit der neuen Signatur senden, prüfen Sie sie in einer Testnachricht.

Signaturbild mit Hyperlink

Um Ihrer Grafik ein Hyperlink hinzuzufügen, klicken Sie sie mit der linken Maustaste. Wenn das Bild markiert ist, klicken Sie auf Insert hyperlink und geben Sie die Hyperlink-URL ein.

Signaturbild mit Hyperlink

Verlinkte Bilder

Wenn Sie die obige Methode anwenden, erhalten Sie ein sogenanntes “verlinktes Bild”. Es gibt aber ein Problem: Viele populäre E-Mail-Clients blockieren diese Bilder. Unser Beitrag Bild in E-Mail-Signatur – verlinkt oder eingebettet? bring das Thema näher für Sie.

Brauchen Sie unternehmensweite E-Mail-Signaturen für Office 365-Benutzer? Vergessen Sie die Office 365-Transportregeln: CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist eine benutzerfreundliche Alternative. Und bietet folgende Funktionen:

  • einfaches Entwerfen von E-Mail-Signaturvorlagen in dem integrierten WYSIWYG-Editor;
  • keine HTML-Kenntnisse erforderlich;
  • Bilder und dynamische Platzhalter mit wenigen Mausklicks eingefügt;
  • Benutzer können ihre Signaturen beim E-Mail-Schreiben sehen;
  • Nicht-IT-Mitarbeiter können E-Mail-Signaturen verwalten (ohne Zugriff auf das Office 365 Admin Panel);
  • einheitliche E-Mail-Signaturen auf allen E-Mail-Clients und Mobilgeräten.

Weitere Artikel:

Zentrale E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Exchange Server 2010

Zentrale E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Exchange Server 2010

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 17. November 2020 aktualisiert.

In diesem Artikel erkläre ich Ihnen in 7 Schritten, wie Sie eine unternehmensweite E-Mail-Signatur mithilfe der Exchange 2010-Transportregeln erstellen. Diese Methode weist leider einige Einschränkungen auf, die ich im letzten Abschnitt näher bringe.

1. Starten Sie die Exchange-Verwaltungskonsole auf Ihrem Server.

2. Gehen Sie auf Organization Configuration und auf Hub Transport. Im mittleren Teil des Fensters wählen Sie den Tab Transport Rules aus und klicken Sie auf New Transport Rule… in dem Aktionsbereich rechts.

Verwaltungskonsole

Abb.1: Transport Rules Tab in der Exchange-Verwaltungskonsole.

3. Ein Assistent für Transportregeln wird geöffnet. Geben Sie den Namen und eine kurze Beschreibung Ihrer Regel ein, sodass Sie sie erkennen können, wenn später mehrere Transportregeln in der Liste angezeigt werden. Klicken Sie die Option Enable Rule an, damit die Regel gleich nach der Erstellung aktiviert wird (Sie können sie auch später aktivieren / deaktivieren). Klicken Sie auf Next.

Neue Transportregel

Abb.2: Assistent für Transportregeln.

4. Jetzt bestimmen Sie die Bedingungen, die zu erfüllen sind, damit die Signatur in eine E-Mail eingefügt wird. Dazu klicken Sie eine (oder mehrere) verfügbare Option an und definieren Sie die Details im Bereich Edit the rule description by clicking an underlined value. Die vollständige Liste mit Transportregelprädikaten für Exchange 2010 finden Sie auf der Microsoft-Website. In unserem Fall werden die Bedingungen from people (Absender sind Mitglieder der Verkaufsabteilung) und sent to users that are inside or outside the organization, or partners (Empfänger sind außerhalb der Organisation) verwendet. Klicken Sie auf Next.

WICHTIG: Im Fall, dass Sie keine Bedingungen festlegen, wird die Signatur allen E-Mails hinzugefügt, die Ihren Server passieren und die die im 6. Schritt genannten Ausnahmebedingungen nicht erfüllen.

Konditionen

Abb.3: Festlegung der Konditionen für eine Transportregel.

5. Checken Sie die Option append disclaimer text and fallback to action if unable to apply ein und in dem Bereich Edit the rule description by clicking an underlined value klicken Sie auf disclaimer text. Ein neues Fenster wird eingeblendet. Geben Sie dort Ihre Signatur als Plain Text oder als HTML-Quellcode ein und bestätigen mit OK. Klicken Sie auf Next.

Signatur

Abb.4: HTML-Quellcode eines Disclaimers mit Active Directory-Variablen und Bild.

Der Disclaimer kann Text, Active Directory-Variablen, HTML-Tags und CSS-Stil enthalten.

Um ein Bild einzubauen, nutzen Sie den HTML-Tag <img> und das Attribut src. So definieren Sie dessen Speicherort im Web. Zum Beispiel:  <img src="https://www.mail-signatures.com/articles/wp-content/uploads/2013/07/Logo.png">. Beachten Sie, dass Ihr Bild kein integraler Teil der Signatur ist: Der E-Mail-Client des Empfängers bezieht es aus dem Web, sooft die Signatur angezeigt wird.

Um Active Directory-Variablen zu verwenden, geben Sie %%<Name der Variable>%% (z. B. %%DisplayName%%) ein. Mehr über die verfügbaren Variablen finden Sie in diesem Beitrag.

6. Definieren Sie die Ausnahmen, die das Einfügen der Signatur in eine E-Mail blockieren sollen (wenn sie auftreten). Im Fall, dass Sie keine Ausnahmen nennen, wird die Signatur allen E-Mails hinzugefügt, die den im 4. Schritt genannten Bedingungen entsprechen. Klicken Sie auf Next.

Ausnahmen

Abb.5: Hier definieren Sie die Ausnahmen einer Transportregel.

7. Der Assistent zeigt eine Zusammenfassung der Regel und ein PowerShell-Skript an, das Sie zur Implementierung der Signatur verwenden oder für später aufheben können. Klicken Sie auf New, um den Skript zu aktivieren. Der Assistent benachrichtigt Sie, ob die Implementierung der Signatur erfolgreich war (Completed) oder nicht (Failed). Klicken Sie auf Finish, um abzuschließen.

Summary

Abb.6: Letzter Schritt: Zusammenfassung der Regel und PowerShell-Skript.

Jetzt sollen Sie die neue Signatur-Regel auf der Liste der Transportregeln sehen. Hier können Sie die Regel aktivieren, deaktivieren, bearbeiten oder löschen. Dazu klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und wählen Sie eine entsprechende Optionen aus:

Aktivierung

Abb.7: Optionen für Exchange 2010-Transportregeln.

Einschränkungen dieser Methode

Die systemeigenen E-Mail-Signaturen in Exchange 2010 haben einige Schwachpunkte:

  • sie können in Antworten und Weiterleitungen nicht direkt unterhalb der letzten Nachricht angefügt werden,
  • die Grafik kann nicht eingebettet, sondern nur verlinkt werden,
  • sie werden in den Gesendeten Elementen nicht angezeigt,
  • sie lassen leere Zeilen bei fehlenden Active Directory-Variablen,
  • sie haben keinen grafischen HTML-Editor,
  • sie haben keine Option für sicheren Fernzugriff auf Regeln (für Nicht-IT-Personal).

Diese Einschränkungen können Sie mit einem Drittanbieter-Tool für Signaturen in Exchange 2010 umgehen, wie CodeTwo Exchange Rules 2010.

Weitere Artikel:

So erstellen Sie eine E-Mail-Signatur in Exchange 2013

Einrichtung einer E-Mail-Signatur unter Exchange 2013

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 26. November 2020 aktualisiert.

Um eine Signatur in Exchange 2013 zu erstellen, folgen Sie diese Schritte:

  1. Gehen Sie zur Exchange-Verwaltungskonsole. Zu diesem Zweck öffnen Sie Ihr Internetbrowser und geben Sie Folgendes ein:

    https://localhost/ecp oder https://<CASServerName>/ecp

    (wo <CASServerName> der Name des Client Access Servers ist). Jetzt loggen Sie sich als Administrator ein.
  1. Gehen Sie auf mail flowrules, um den Editor für Exchange 2013 Transportregeln zu öffnen.
ECP-mailFlow-rules-cropped
  1. Klicken Sie auf den Plus-Button, um direkt zu dem Assistenten für Transportregeln zu wechseln (und bestimmen Sie den Typ später), oder gehen Sie auf den kleinen Abwärtspfeil, wenn Sie den Typ jetzt bestimmen möchten (Apply disclaimers…).
NewRule-ApplyDisclaimers
  1. Standardmäßig startet der Assistent mit nur zwei Konfigurationsoptionen: 1 Bedingung (z. B. Absenderkreis) und 1 Aktion (Append the disclaimer…). Im Abschnitt *Apply this rule if… definieren Sie die Bedingungen Ihrer Regel (vollständige Liste finden Sie hier).
New-Rule-Configuration-674px
  1. Im Abschnitt *Do the following… wählen Sie Append the disclaimer… aus und klicken Sie auf Enter text…. Ihre Signatur kann Folgendes enthalten: Text, Active Directory-Variablen im Format %%name_of_variable%% (mehr darüber in diesem Artikel), HTML-Tags (einschl. verlinkter Grafik) und CSS-Stile.

    Hinweis: Sie können Ihre Signatur in diesem kostenlosen Signaturgenerator erstellen und deren HTML-Code kopieren.
  1. Zudem definieren Sie, was geschehen soll, wenn die Aktion nicht ausgeführt werden kann. Die Optionen sind: wrap (Signatur zusammen mit dem Text der originalen Nachricht anhängen), reject (Nachricht blockieren und einen NDR an den Absender schicken) und ignore (Nachricht ohne Signatur senden).
MarektingSignature-Configuration-Simple-674px
  1. Gehen Sie auf save, um Ihre Regel zu testen.

Weitere Konfigurationsoptionen verbergen sich hinter More options…. Dort können Sie zusätzliche Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen hinzufügen sowie festlegen, wann mehrere Regeln gelten sollen, die Dauer bestimmen (Wiederholungen werden nicht unterstützt) und den Test einstellen.

NewRule-Configuration-MoreOptions-674px

Im Bereich Choose a mode for this rule gehen Sie auf Enforce, um die Regel anzuwenden, oder wählen Sie eine der Optionen unter Test… aus. Im letzteren Fall werden die Aktionen Ihrer Regel in den Tracking-Logs der Nachrichten protokolliert, ohne jedoch die E-Mail-Inhalte zu beeinträchtigen.

RuleSummary-674px

Anschließend können Sie die Regel aktivieren / deaktivieren (Checkbox in der ON-Spalte) und deren Zusammenfassung einsehen. Dazu brauchen Sie den Assistenten nicht zu öffnen. Um die Regeleinstellungen zu bearbeiten, markieren Sie die Regel und klicken auf den Bleistift-Button (siehe Abb. 6).

Einschränkungen der nativen E-Mail-Signaturen in Exchange Server

Diese nützlichen Funktionen finden Sie in Exchange 2013 nicht:

X Signatur direkt unter der Antwort / Weiterleitung eingefügt
X Grafiken eingebettet in der Signatur (kein Papierklammer-Symbol) 
X Ausblendung fehlender Angaben
X Rekurrenz für E-Mail-Regeln
X Fernzugriff auf Regeln (z. B. für Sales / Marketing)

All das setzen Sie mit dem Signaturmanager für Exchange Server 2013 um – CodeTwo Exchange Rules 2013.