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Alles über vorgefertigte Antworten in Outlook, Teil 2: Outlook-Vorlagen und -E-Mail-Signaturen

Alles über vorgefertigte Antworten in Outlook, Teil 2: Outlook-Vorlagen und -E-Mail-Signaturen

Vorgefertigte Antworten können Ihre Arbeit viel einfacher machen. Sie ersparen Ihnen repetitive Arbeit und ermöglichen es, hilfreiche Antworten auf wiederkehrende Fragen schneller zu geben. Dieser Artikel zeigt, wie Sie vorgefertigte Antworten mit Outlook-E-Mail-Vorlagen (OFT-Dateien sowie mit dem My Templates Add-In) und mit E-Mail-Signaturen verwenden. Zum Schluss zeige ich Ihnen, wie Sie vorgefertigte Antworten für das gesamte Team oder die gesamte Organisation gleichzeitig verwalten können.

Dies ist der zweite Teil des Artikels über vorgefertigte Antworten in Outlook. Siehe Teil 1, in dem ich die Verwendung von Outlook-Schnellbausteinen erkläre.

Outlook-Vorlagen (OFT)

Es gibt zwei Arten von Outlook-Vorlagen: OFT und My Templates. Ich gehe zuerst auf die erste Variante ein, da sie die bekanntere ist.

OFT (Outlook File Template) ist eine separate Datei, die nicht nur den E-Mail-Text enthält, sondern auch einen von Ihnen definierten Betreff enthalten kann. Sie wird folgendermaßen verwendet:

  1. Um eine neue OFT-Datei zu erstellen, fangen Sie mit dem Verfassen einer neuen E-Mail in Outlook an. Sobald Sie Ihren E-Mail-Inhalt vorbereitet haben, klicken Sie auf File und Save as.
Outlook - neue OFT-Vorlage
  1. Wählen Sie nun aus dem Dropdown-Menü Save as type die Option Outlook Template aus. Geben Sie einen Dateinamen ein und speichern Sie die Datei.
Outlook - neue OFT-Vorlage - als OFT speichern
  1. Um eine gespeicherte Outlook-E-Mail-Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf New Items > More Items > Choose Form.
Outlook - Outlook-E-Mail-Vorlage verwenden
  1. Wählen Sie schließlich im Dropdown-Menü Look In die Option Templates in File System, klicken Sie auf die entsprechende Vorlage und dann auf Open.
Outlook-E-Mail-Vorlage verwenden

Vor- und Nachteile

Vorteile:

  • Alle Formatierungsoptionen werden in den Vorlagen unterstützt.
  • Geeignet für neue E-Mails.
  • Können in Outlook-Regeln als automatische Antwort verwendet werden.

Nachteile:

  • Es ist sehr mühsam, sie für Antworten und Weiterleitungen zu verwenden (und vorgefertigte Antworten sind per Definition Antworten).
  • Keine Möglichkeit, sie direkt in eine Antwort einzufügen.
  • Funktionieren nicht in Outlook im Web.
  • Keine Möglichkeit, sie zentral für ein Team oder die gesamte Organisation zu verwalten.

My Templates in Outlook

My Templates ist ein integriertes Outlook-Add-In, mit dem Sie vorgefertigte Antworten ähnlich wie bei Quick Parts hinzufügen können, aber ich finde es etwas intuitiver. So funktioniert es:

  1. Klicken Sie in einem Fenster zum Verfassen von Nachrichten (es funktioniert auch in der E-Mail-Vorschau) auf die Schaltfläche View Templates. Im Desktop-Outlook befindet sie sich unter Message > My Templates, während Sie in Outlook im Web auf weitere Optionen (das Symbol mit den drei Punkten) und dann auf My Templates klicken müssen.
Outlook-Desktop - Schaltfläche My Templates
Outlook im Web – Schaltfläche My Templates
  1. Wenn Sie in beiden Outlook-E-Mail-Clients auf diese Option klicken, wird rechts ein neuer Bereich angezeigt. Um eine neue vorgefertigte Antwort hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plussymbol (Template).
Outlook im Web – neue Vorlage hinzufügen
  1. Der My Templates Editor verfügt über keine Formatierungsoptionen. Sie können Tastenkombinationen verwenden, um geringfügige Anpassungen vorzunehmen (wie Strg+B für Fett), aber es ist am einfachsten, Ihre vorgefertigte Antwort einfach im Standardfenster für neue Nachrichten von Outlook zu verfassen und den Inhalt hier einzufügen. Klicken Sie auf Save, wenn Sie fertig sind.
Outlook im Web - neue Vorlage speichern
  1. Nachdem Ihre Vorlage gespeichert wurde, müssen Sie nur das My Templates Add-In öffnen und auf die Vorlage klicken, die Sie verwenden möchten.

Vor- und Nachteile

Vorteile:

  • Ähnlich wie bei Outlook-Schnellbausteinen sind diese Vorlagen einfach zu bedienen.
  • Können verwendet werden, wenn Sie im E-Mail-Vorschaufenster antworten (Sie müssen die Nachricht nicht in einem neuen Fenster öffnen).
  • Funktionieren sowohl für Desktop-Outlook als auch für Outlook im Web.

Nachteile:

  • Der Editor unterstützt keine Formatierungsoptionen. Sie können formatierten Text und Bilder in den Add-In-Bereich einfügen, diese werden jedoch im Vorschaufeld nicht korrekt angezeigt.
  • Es gibt keine Möglichkeit, vorgefertigte Antworten für ein Team oder für das gesamte Unternehmen zentral zu verwalten.

E-Mail-Signaturen

Ich werde nicht näher darauf eingehen, wie E-Mail-Signaturen hinzugefügt und verwendet werden. Sie können in diesem Ratgeber nachschlagen, wenn Sie Anweisungen zum Einrichten benötigen.

Die E-Mail-Signaturfunktion wird normalerweise für Ihre professionellen HTML-E-Mail-Signaturen verwendet. Sie enthalten oft Kontaktdaten, Firmenbranding, ein Marketingbanner, vielleicht einen Haftungsausschluss. Aber wenn Sie sich trauen, ein bisschen über den Tellerrand hinauszudenken, ist die Signaturfunktion perfekt für vorgefertigte Antworten.

Vor- und Nachteile

Vorteile:

  • Alle Formatierungselemente und Bilder werden unterstützt.
  • Funktionieren in Desktop-Outlook und in Outlook im Web.
  • Können zentral für ein Team oder für die gesamte Organisation verwaltet werden!

Nachteile:

  • Standardmäßig können Sie in Outlook im Web nur eine E-Mail-Signatur einrichten. Im nächsten Abschnitt werde ich Ihnen jedoch zeigen, wie Sie dies mit einem Drittanbieter-Tool beheben können.

Vorgefertigte Antworten für Ihr Team zentral verwalten

Wenn Sie vorgefertigte Antworten (über E-Mail-Signaturen) für Ihr Team mit nativen Optionen zentral verwalten möchten, können Sie die folgende Lösung verwenden:

VBScript: Erstellen Sie eine HTML-Outlook-E-Mail-Signatur für das gesamte Unternehmen – diese Methode verwendet GPO, um personalisierte HTML-E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen zu erstellen. Sie können damit auch vorgefertigte Antworten bereitstellen. Es stellt Signaturen für Outlook für Windows bereit. Das Problem bei dieser Lösung besteht darin, dass sie einige Skript- und HTML-Kenntnisse erfordert. Sie personalisiert auch Signaturen basierend auf lokalem AD, was ein Problem darstellt, wenn Sie Azure Active Directory verwenden. Sie ist auch ziemlich problematisch, wenn es um Updates geht.

Glücklicherweise gibt es eine Drittanbieter-Alternative, die nicht unter diesen Einschränkungen leidet.

Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 können Sie E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen direkt über einen Webbrowser erstellen.

Eines der sofort einsatzbereiten Anwendungsbeispiele ist die Verwaltung vorgefertigter Antworten für ein Team oder für das gesamte Unternehmen. Sie können so viele vorgefertigte Antworten einrichten, wie Sie benötigen. Diese können den Nachrichtentext selbst sowie eine Signatur und einen entsprechenden Haftungsausschluss enthalten. Jeder Benutzer (oder Benutzer, die zu bestimmten Gruppen gehören) kann dann die vorgefertigte Antwort direkt in seinem Outlook oder Outlook im Web auswählen.

E-Mail-Signaturen als vorgefertigte Antworten verwenden – in diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie dies einrichten.

Alles, was Sie über Schriftarten in E-Mail-Signaturen wissen müssen

Alles, was Sie über Schriftarten in E-Mail-Signaturen wissen müssen

Jedes Element eines Signaturblocks spielt eine wichtige Rolle. Kontaktdaten, Benutzerfoto, Bilder, Hyperlinks, Social Media Buttons und Schriftarten müssen alle zusammenpassen, damit die Signatur professionell aussieht. Eines der grundlegenden Elemente, das die Lesbarkeit und die visuelle Wahrnehmung der Signatur erheblich beeinträchtigen kann, ist eine falsche Schriftart. Aus diesem Grund diskutiere ich in diesem Beitrag die besten Schriftarten für E-Mail-Signaturen.

Beste Schriftarten für E-Mail-Signaturen

Um die beste Schriftart für Ihre E-Mail-Signatur auszuwählen, müssen Sie nach einer der sicheren Schriftarten suchen. Und mit „sicheren Schriftarten“ meine ich diese, die auf den meisten Geräten verfügbar sind. Egal ob PC, Mac, iPhone, iPad oder Android. Sie müssen sicher sein, dass die Schriftart, die Sie in Ihrer Signatur nutzen, auch auf der Empfängerseite unterstützt wird. Nur so haben Sie die Garantie, dass die Signaturvorlage genauso aussieht, wie Sie sie auf Ihrem Bildschirm sehen.

Sichere Schriftarten sind lesbarer. Ohne unnötigen Dekorationen, die deren Lesbarkeit beeinträchtigen. Vor diesem Hintergrund finden Sie hier eine Liste der besten Schriftarten für E-Mail-Signaturen:

  • Arial
  • Verdana
  • Georgia
  • Tahoma
  • Courier
  • Times New Roman
  • Trebuchet
  • Palatino
  • Lucida

Mit den oben genannten Schriftarten erstellen Sie schöne, gut aussehende E-Mail-Signaturen. So wie im Beispiel unten. Die in dieser Signaturvorlage verwendete Schriftfamilie ist Arial, Größe 10pt. Die Signatur sieht sehr elegant aus und ermöglicht dem Empfänger, alle notwendigen Kontaktdaten leicht zu finden und zu lesen.

Beste Schriftarten für E-Mail-Signaturen

Welche Schriftarten sollten Sie vermeiden und warum?

Obwohl dekorative Schriftarten bei einigen kreativen Projekten willkommen sind, sollten Sie sie in E-Mail-Signaturen vermeiden. Im Internet finden Sie viele Websites mit unzähligen kunstvollen Schriftarten, die Sie herunterladen und auf Ihren Geräten installieren können. Und selbst wenn Sie eine solche Option haben, sollten Sie sie nicht als Mehrwert für das Design Ihrer E-Mail-Signaturen sehen.

Hier sind einige Punkte zu berücksichtigen, wenn Sie eine dekorative Schriftart für Ihre E-Mail-Signatur überlegen:

  • Schlecht für den Ruf der Marke – Sie sollten sich bewusst sein, dass Ihre E-Mail-Signatur eigentlich Ihre Online-Visitenkarte ist. Die Art und Weise, wie Sie sie gestalten, kann viel über Ihre Professionalität aussagen. Daher sollten dekorative Schriftarten, die Ihre Signatur überladen oder unleserlich machen, nicht in Frage kommen.
  • Anders auf der Empfängerseite angezeigt – es ist sehr wahrscheinlich, dass die Empfänger Ihrer E-Mails Ihre kunstvolle Schriftart auf ihren Geräten nicht installiert haben. Daher kann die von Ihnen gewählte Schriftart nicht richtig angezeigt werden. Ist die kunstvolle Schriftart auf der Empfängerseite nicht verfügbar, wird sie durch eine der Standardschriftarten ersetzt, die im Code der Signatur angegeben sind, oder auch durch eine vom Empfänger verwendete Standardschrift.
  • Schwer zu lesen – die meisten dekorativen Schriftarten machen den Block der Signatur sehr unlesbar. Der Empfänger Ihrer E-Mail sollte alle notwendigen Informationen, die er in Ihrer E-Mail-Signatur sucht, leicht lesen und finden können.

Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie Schriftarten in Signaturen nicht verwenden sollten. Die folgende Schriftart macht es dem Empfänger schwer, alle Kontaktdaten zu entschlüsseln.

Kunstvolle Schriftart in Signatur

Inspirationen für E-Mail-Signaturen

Brauchen Sie inspirierende Beispiele für E-Mail-Signaturvorlagen? Sie finden sie in Sie diesem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator und in dieser Online-Bibliothek für Signaturvorlagen. Lassen Sie sich durch diese fertigen Signaturvorlagen inspirieren und erstellen Sie Ihre eigene geschickte E-Mail-Signatur. Alle in diesen Ressourcen aufgeführten E-Mail-Signaturen basieren auf den beliebtesten sicheren Schriftarten – Arial und Verdana.

Sie können beliebige E-Mail-Signaturvorlagen herunterladen und sie als Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur einsetzen. Sie sind völlig kostenlos!

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