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Einrichten von E-Mail-Signaturen in Outlook im Web (Office 365 und Exchange 2016/2019

[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 16. Februar 2018 veröffentlicht. Er wurde aktualisiert, um die aktuellen Schritte darzustellen, die zum Einrichten einer E-Mail-Signatur auf den jeweiligen Plattformen erforderlich sind.

Damals, als Exchange 2016 veröffentlicht wurde, wurde OWA durch ein brandneues, frisches Outlook im Web, bekannt aus Office 365 (oder Microsoft 365, da sich dieser Name zwischenzeitlich auch geändert hat), ersetzt. Seitdem hat Outlook im Web einige visuelle Upgrades durchlaufen, aber es gab (noch) keine weitere Namensänderung. Interessant ist, dass diese Outlook-Versionen trotz des gleichen Namens, der sowohl für lokale (Exchange 2016 und Exchange 2019) als auch für Cloud-Umgebungen verwendet wird, etwas anders sind. Und obwohl sich beide Clients hinsichtlich der Signaturerstellung ähneln, gibt es auch einige Unterschiede. Einer davon betrifft den Pfad zum Editor für E-Mail-Signaturen.

Einrichten der E-Mail-Signatur im cloudbasierten Outlook im Web

Das Layout des Signatureditors im standardmäßigen E-Mail-Client von Office 365 ist anders, obwohl seine Funktionen im Wesentlichen dieselben sind wie in der On-Prem-Version des Clients. Zwei zusätzliche Buttons sind vorhanden: format painter und quote.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto an und gehen Sie auf Outlook oder verwenden Sie den direkten Link.
    E-Mail-Option im oberen Menü von Office 365
  1. Wechseln Sie als Nächstes zu Settings (klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke) und klicken Sie auf View all Outlook settings unten im Pop-up-Fenster.
    Zugriff auf die Optionen von Outlook im Web in  Office 365
  1. Gehen Sie auf MailCompose and reply. Hier können Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen oder bearbeiten und dabei bestimmen, ob sie automatisch in Ihren neuen Nachrichten bzw. Antworten/Weiterleitungen erscheinen soll. Wenn Sie beide Dropdown-Menüs mit ihren Standardwerten belassen (No signature), müssen Sie die Signatur später beim E-Mail-Schreiben manuell einfügen. Das Settings-Fenster sollte auch über diesen Link abrufbar sein. Editor für E-Mail-Signaturen im Outlook im Web
  1. Sie müssen Ihre Signatur nicht von Grund auf neu erstellen. Wenn Sie den kostenlosen E-Mail-Signatur-Generator verwenden, erstellen Sie im Augenblick eine richtig formatierte E-Mail-Signatur, die Sie später in den Signatureditor von Outlook im Web einfügen können.
    Outlook im Web - Verfassen und Antworten
  1. Nachdem Sie die Signatur eingerichtet haben, klicken Sie auf Save. Die Signatureinstellungen sollten sofort angewendet werden. Im Gegensatz zur On-Prem-Version ist es möglich, mehrere Signaturen für ein einzelnes Postfach zu erstellen und zu verwenden – ähnlich wie beim Outlook-Desktop-Client. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche New signature, nachdem Sie Ihre erste Signatur gespeichert haben, um eine weitere zu erstellen.

Einrichten der E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Exchange 2016 oder Exchange 2019)

Outlook im Web sieht hier etwas anders aus als sein Gegenstück in Microsoft 365. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie zu den Einstellungen für E-Mail-Signaturen in Ihrem Outlook im Web gelangen und wie Sie dort eine E-Mail-Signatur hinzufügen oder bearbeiten.

  1. Loggen Sie sich bei Ihrem Outlook im Web-Konto ein und gehen Sie auf die Mail-App.
    Exchange 2016 – Zugriff auf Outlook im Web
  1. Gehen Sie in Outlook im Web auf Settings (Zahnradsymbol oben rechts) und klicken Sie auf Options.
    Exchange 2016 OWA-Optionen
  1. Gehen Sie im linken Bereich auf MailLayout und wählen Sie Email signature.
    Exchange 2016 OWA - Editor für E-Mail-Signaturen
  1. Damit die Signatur in jeder neuen E-Mail-Nachricht erscheint, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatically include my signature on new messages I compose. Auch für Antworten und Weiterleitungen steht eine entsprechende Option zur Verfügung. Richten Sie Ihre E-Mail-Signatur mit den integrierten Formatierungstools ein. Sie können Ihre Signatur auch mit dem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator erstellen und sie dann in den Editor von Outlook im Web einfügen.
    Verwenden Sie verfügbare Formatierungstools, um Ihre E-Mail-Signatur in Outlook im Web zu erstellen
  1. Wenn Ihre Signatur fertig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Save, damit die Änderungen wirksam werden.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche Save, um alle Änderungen an Ihrer E-Mail-Signatur zu übernehmen.
  1. In Ihrem Outlook im Web können Sie überprüfen, ob die Einstellungen korrekt übernommen wurden. Wenn Sie festgelegt haben, dass Ihre Signatur automatisch hinzugefügt wird, sollte sie beim Erstellen einer neuen Nachricht am Ende Ihrer E-Mail angewendet werden.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche New, um eine neue E-Mail-Nachricht in Outlook im Web zu öffnen

Und das ist alles! Jetzt müssen Sie nicht mehr bei jeder neuen E-Mail Ihre Zeit für eine Signatur verbraten. Ihre Signatur ist schon da.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur ändern möchten, wiederholen Sie einfach die obigen Schritte.


Während der Administrator darauf wartet, dass Benutzer ihre E-Mail-Signaturen aktualisieren, hat er sich in ein Skelett verwandelt.

Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung

Während die obige Methode eine schnelle und einfache Möglichkeit zum Festlegen von E-Mail-Signaturen in OWA darstellt, weist sie auch einige Nachteile auf (mehr zu diesem Thema finden Sie in diesem Artikel). Möchten Sie sicherstellen, dass jede E-Mail gut gebrandet ist und alle nötigen Details enthält? Dann ist die zentrale E-Mail-Signaturverwaltung die Lösung für Sie. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie Sie dies mit nativen Tools schaffen:

Einschränkungen der nativen Lösung für E-Mail-Signaturen

Mithilfe der nativen Methoden zur zentralen E-Mail-Signaturverwaltung erstellen Sie einheitliche E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation. Leider ist dieser Ansatz immer noch nicht perfekt, da ihm einige wichtige Funktionen fehlen. Um nur einige zu nennen:

  • Signaturen direkt unter der letzten Antwort oder Weiterleitung,
  • Eingebettete Bilder in E-Mail-Signaturen (die nicht als Anhänge angezeigt werden),
  • E-Mail-Signaturen angezeigt in Gesendeten Elementen,
  • Individuelle Benutzerbilder,
  • Ausblenden leerer Zeilen in Signaturen (z. B. wenn ein Benutzerattribut fehlt).

Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die all diese Funktionen bietet, brauchen Sie ein Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 (für Office 365) oder CodeTwo Exchange Rules (für Exchange Server).

So fügen Sie E-Mail-Signaturen in Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web (OWA) hinzu

Microsoft Outlook ist der bevorzugte E-Mail-Client für die meisten Unternehmen. Kein Wunder, denn diese Anwendung gibt es schon seit Jahrzehnten und sie hat sich mittlerweile zum “Goldstandard” dieser Softwarekategorie entwickelt. Outlook hat sich seit seinem ersten Erscheinen stark weiterentwickelt, was zu seiner vermeintlich finalen Form von “Outlook 365” geführt hat. In diesem Artikel werde ich kurz erklären, was Outlook 365 bedeutet und wie Sie E-Mail-Signaturen in diesem Microsoft 365-basierten E-Mail-Client einrichten.

So fügen Sie E-Mail-Signaturen in Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web (OWA) hinzu

Outlook 365: Outlook für Microsoft 365 vs. Outlook im Web (OWA)

Es mag überraschen, aber offiziell gibt es so etwas wie “Outlook 365” nicht. Es gibt zwei Versionen von Outlook, auf die sich dieser Name beziehen kann: Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web. Beide sind Teil des Microsoft 365-Abonnements, was wahrscheinlich der Grund dafür ist, dass so viele Benutzer sie “Outlook 365” nennen. Das kann sehr verwirrend sein, zumal der Name nicht erklärt, ob der Nutzer die lokal installierte App oder die Webmail-Version meint. Der Name blieb dennoch hängen und ist heutzutage überall im Internet zu finden, einschließlich Tech-Community-Foren und Fachwebseiten.

Genauer gesagt ist Outlook für Microsoft 365 die Version der App, die auf Desktop- oder Laptop-Computern installiert wird. Es ist die neueste Iteration, die aus einer langen Reihe von Apps stammt, die in Microsoft Office-Suiten enthalten sind und als eigenständige Programme funktionieren. Man könnte also sagen, dass dies die am längsten bekannte Version ist, da sie alle Funktionen und Verbesserungen auf den Tisch bringt, die im Laufe der Jahre implementiert wurden.

Outlook im Web hingegen ist die Webmail-Version von Outlook, mit der Sie über Ihren Webbrowser auf Ihr E-Mail-Konto zugreifen können. Abgesehen davon, dass die App Teil eines Microsoft 365-Abonnements ist, ist sie auch für Organisationen verfügbar, die lokale Microsoft Exchange Server 2016 und 2019 verwenden. Übrigens wird der Name “Outlook im Web” synonym mit “OWA” verwendet. Die Abkürzung steht eigentlich für “Outlook Web App”, was der offizielle Name der App war, die mit Microsoft Exchange Server 2013 und 2010 verwendet wurde. Früher war es “Outlook Web Access” im Fall von Microsoft Exchange Server-Versionen älter als 2010. Der größte Unterschied im Vergleich zu Outlook für Microsoft 365 besteht darin, dass Sie nichts auf Ihrem Computer oder Mobilgerät installieren müssen, um Outlook im Web zu verwenden.

Erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen den Outlook-Versionen auf dieser Microsoft-Website

Einrichtung von E-Mail-Signaturen

Lassen Sie uns nun eintauchen und einen Blick auf einzelne Prozesse zum Einrichten von E-Mail-Signaturen in Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web werfen.

Outlook für Microsoft 365

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine E-Mail-Signatur in der Desktop-Version von Outlook 365 einzurichten:

  1. Öffnen Sie Outlook für PC über das Startmenü oder die Taskleiste.
Öffnen der Outlook-App für PC
  1. Klicken Sie in Outlook auf File (Datei) > Options (Optionen).
Öffnen des Outlook-Optionen-Fensters
  1. Wählen Sie im Fenster Outlook Options (Outlook-Optionen) die Registerkarte Mail (E-Mail) und klicken Sie im Abschnitt Compose messages (Nachrichten verfassen) auf Signatures (Signaturen).
Navigieren zum Fenster Signaturen und Briefpapier

Hinweis: Eine andere Möglichkeit, mit der Konfiguration Ihrer Signaturen zu beginnen, besteht darin, eine neue E-Mail-Nachricht zu öffnen, in der Gruppe Include (Einschließen) auf Signature (Signatur) und erneut auf Signatures (Signaturen) zu klicken.

Navigieren vom Fenster einer neuen E-Mail-Nachricht
  1. Klicken Sie im Fenster Signatures and Stationery (Signaturen und Briefpapier) auf New (Neu) und geben Sie einen Namen für Ihre Signatur ein.
Erstellen einer neuen Signatur
  1. Erstellen Sie Ihre Signatur im Abschnitt Edit signature (Signatur bearbeiten). Verwenden Sie die verfügbaren Formatierungswerkzeuge, um ihr Erscheinungsbild zu ändern.
Bearbeiten der Signatur

Hinweis: Die im Signatureditor von Outlook angebotenen Formatierungswerkzeuge sind recht einfach. Wenn Sie ein anspruchsvolleres und ausgefeilteres Design erreichen möchten, können Sie einen kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator verwenden, um eine fortgeschrittene Signaturvorlage zu erstellen. Wählen Sie einfach Outlook als Ziel-E-Mail-Plattform, wählen Sie eine der vielen verfügbaren Vorlagen aus, passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an und los geht’s. Ihre Signatur kann kopiert und in den Outlook-Editor eingefügt werden.

  1. Im Abschnitt Choose default signature (Standardsignatur auswählen) kann festgelegt werden, welches E-Mail-Konto die Signatur erhalten soll (falls in Outlook mehr als ein E-Mail-Konto eingerichtet ist) und ob sie zu neuen Nachrichten und/oder Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf OK klicken.
Auswählen von Standardsignaturen
  1. Falls Sie ausgewählt haben, dass Ihre Signatur als Standard für neue Nachrichten behandelt wird, wird sie jedes Mal angezeigt, wenn Sie eine neue E-Mail verfassen.
Standardsignatur für neue Nachrichten

Hinweis: Wenn Sie Ihre Signatur nicht als Standard ausgewählt haben, können Sie sie immer noch manuell hinzufügen, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben. Sie ist verfügbar, nachdem Sie auf die Schaltfläche Signature (Signatur) in der Gruppe Include (Einschließen) geklickt haben.

Manuelles Hinzufügen der Signatur zu einer neuen Nachricht

Das ist alles. Wenn Sie weitere Outlook-Signaturen erstellen möchten, folgen Sie einfach den Schritten ab Punkt 3. Sie können so viele davon erstellen, wie Sie benötigen – sie erscheinen in einer Liste, die sichtbar ist, nachdem Sie auf die oben erwähnte Schaltfläche Signature (Signatur) geklickt haben.

Outlook im Web

Die Schritte zum Konfigurieren von E-Mail-Signaturen in der Webmail-Version von “Outlook 365” sind etwas anders als bei der Desktop-App:

  1. Öffnen Sie Ihr Outlook im Web, indem Sie entweder die Outlook-App auf Ihrer Office-Startseite auswählen oder diesen direkten Link verwenden.
Öffnen von Outlook im Web
  1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol und wählen Sie View all Outlook settings (Alle Outlook-Einstellungen anzeigen) aus.
Öffnen des Einstellungsmenüs von Outlook im Web
  1. Gehen Sie im Navigationsbereich auf der linken Seite zu Mail (E-Mail) > Compose and reply (Verfassen und antworten). Sie können auch diesen direkten Link verwenden, um das Panel mit dem Signatureditor zu erreichen. Verwenden Sie das bereitgestellte Editorfeld, um Ihren Signaturtext einzugeben, Formatierungen anzuwenden sowie Bilder oder Links hinzuzufügen.
Navigieren zum Panel mit dem Signatureditor

Hinweis: Wenn Sie ein raffinierteres Erscheinungsbild erzielen möchten, können Sie einen kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator mit vielen fortgeschrittenen Signaturvorlagen verwenden, die Sie mit allen erforderlichen Details ausfüllen und in das Editorfeld in Outlook im Web kopieren können.

  1. Über die beiden Dropdown-Menüs unter dem Signatureditor können Sie entscheiden, ob die erstellte Signatur automatisch zu Ihren neuen Nachrichten bzw. Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll.

Hinweis: Es ist möglich, mehrere Signaturen für ein einzelnes Postfach zu erstellen und zu verwenden – ähnlich wie bei dem Desktop-Client von Outlook. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche New signature (Neue Signatur), nachdem Sie Ihre erste Signatur gespeichert haben, um eine weitere zu erstellen.

Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Einstellungsfenster.

Speichern der E-Mail-Signatur
  1. Wenn Sie Ihre Signatur(en) in einem oder in beiden Dropdown-Menüs auswählen, werden sie im Fenster zum Verfassen von Nachrichten angezeigt, während Sie Ihre E-Mail im entsprechenden Szenario eingeben. Falls Sie die Standardeinstellungen der Menüs (No signature – Keine Signatur) verlassen haben, können Sie Ihre Signatur beim Verfassen einer E-Mail weiterhin manuell hinzufügen.
Manuelles Hinzufügen der Signatur beim Verfassen einer E-Mail

Einschränkungen der von Benutzern eingerichteten Signaturen

Wie Sie in den obigen Anleitungen sehen können, ist das Einrichten einer professionellen E-Mail-Signatur ein vollständig manueller Prozess. Aus Sicht des Unternehmens ist dies mit einigen Einschränkungen und Risiken verbunden:

  • Wenn sich ein Unternehmen um seine Marke kümmert und ein einheitliches Erscheinungsbild seiner E-Mails haben möchte, muss der Prozess individuell für jeden oder von jedem innerhalb des Unternehmens wiederholt werden. Dies ist sehr zeitaufwändig, insbesondere wenn Sie einige weniger erfahrene Benutzer in Betracht ziehen, die Unterstützung benötigen, um ihre Signaturen ordnungsgemäß anzuwenden. Ganz zu schweigen von den wiederkehrenden Aufwänden im Fall zukünftiger Signaturaktualisierungen.
  • Je mehr Benutzer Signaturen benötigen, desto höher ist das Risiko unvollständiger oder veralteter Daten, uneinheitlicher Gestaltung, fehlender gesetzlich vorgeschriebener Informationen (keine Haftungsausschlüsse oder Firmendaten).
  • Das Erstellen von originellen, visuell ansprechenden (und auf verschiedenen E-Mail-Clients und Geräten funktionierenden) Signaturen erfordert fortgeschrittene HTML- und CSS-Kenntnisse.
  • Nichts hindert Benutzer daran, falsche persönliche Informationen zu verwenden oder ein benutzerdefiniertes Layout anzuwenden.
  • Und mehr.

Wenn Sie sich dieser Einschränkungen bewusst sind, möchten Sie möglicherweise die Art und Weise ändern, wie E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation verwaltet werden. Anstatt diese Aufgabe den Benutzern zu überlassen, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, E-Mail-Signaturen zentral zu verwalten.

Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Der Aufbau und die Förderung der Marke eines Unternehmens ist ein kontinuierlicher Prozess und jeder Mitarbeiter, der mit Kunden oder Geschäftspartnern interagiert, muss als Markenbotschafter betrachtet werden. Die E-Mail-Korrespondenz nimmt einen beträchtlichen Teil dieser beruflichen Interaktion ein, daher sollten E-Mail-Signaturen nicht unterschätzt werden. Sie sind ein wirkungsvolles Mittel, um die Professionalität des Absenders zu vermitteln und den Empfängern mitzuteilen, ob sich das Unternehmen um sein Image kümmert.

Die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen sorgt dafür, dass sie unter Kontrolle und aktuell bleiben, einheitlich in Design und Ästhetik sind und im gesamten Unternehmen personalisiert bereitgestellt werden. Auf diese Weise können E-Mail-Signaturen sorgfältig erstellt (und unternehmensweit implementiert) werden, um eine starke Botschaft zu senden, die der Marke hilft, für die Angebote wirbt und das Unternehmen unterstützt.

Sie ermöglicht auch die Automatisierung einer eher langweiligen Aufgabe, sodass sich die Mitarbeiter stattdessen auf ihre eigene Arbeit konzentrieren können.

Zentrale Verwaltung über Exchange Online

Exchange Online ermöglicht die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüssen für die gesamte Microsoft 365-Organisation. Es ist möglich, E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse einzurichten, die den E-Mail-Nachrichten hinzugefügt werden, die Ihre Organisation erreichen oder verlassen. Um dies zu erreichen, ist es erforderlich, eine Nachrichtenflussregel zu erstellen (mit der konfigurierten Aktion Haftungsausschluss anfügen), die die erforderlichen Informationen zu E-Mail-Nachrichten hinzufügt. Und da Nachrichtenflussregeln viele verschiedene Bedingungen und Ausnahmen enthalten können, ist es auch möglich, separate Signaturvorlagen für verschiedene Abteilungen oder sogar bestimmte Benutzer zu erstellen.

Der Prozess kann sich jedoch für jemanden, der dies zum ersten Mal macht, als mühsam erweisen. Aus diesem Grund haben wir eine kurze Videoanleitung vorbereitet, die Folgendes erklärt:

  • Wie eine E-Mail-Signaturregel im Exchange Admin Center eingerichtet wird.
  • Woher man den HTML-Code mit Active Directory-Platzhaltern für die Signaturvorlage erhält.
  • Wie die globalen E-Mail-Signaturen aus Benutzersicht funktionieren.
  • Was die Einschränkungen von Signaturregeln sind.
  • Welche Tricks möglich sind, um die Signatur-Regel nützlicher zu machen.

Neben dem Exchange Admin Center ist es auch möglich, ähnliche Ergebnisse mit PowerShell und VBScript zu erzielen. Der unmittelbare Nachteil dieser beiden Methoden besteht darin, dass die erste nur für Outlook im Web (OWA) und die zweite nur für den Desktop-Client funktioniert.

Einschränkungen

Obwohl diese Verwaltungsmethoden besser sind, als alle E-Mail-Clients separat einzurichten, sind sie immer noch nicht perfekt. Sie sind mit vielen Einschränkungen verbunden:

  • Mangel an einem dedizierten, benutzerfreundlichen HTML-Editor.
  • Keine automatischen Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen.
  • Die Delegation von Signaturverwaltungsrechten ist nicht möglich.
  • Signaturen werden nicht direkt unter Antworten/Weiterleitungen angezeigt.
  • Es ist nicht möglich, eingebettete Bilder zu verwenden.
  • Signaturen sind beim Verfassen der Nachrichten oder in den gesendeten Elementen nicht sichtbar.
  • Leerzeichen in Signaturen bei fehlenden Active Directory-Werten.
  • Keine Auswahl von Active Directory-Attributen möglich.
  • Das Erzwingen des E-Mail-Formats ist nicht verfügbar.
  • Fehlende Unterstützung für die Mehrinstanzenfähigkeit.

Die obige Liste soll die Einschränkungen aufzeigen, mit denen Unternehmen am häufigsten konfrontiert sind, und ist daher nicht erschöpfend.

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Einschränkungen nativer Funktionen zu erfahren

Zentrale Verwaltung über CodeTwo Email Signatures for Office 365

Obwohl die obige Liste lang erscheint, ist die Überwindung all dieser Einschränkungen einfacher als Sie vielleicht denken. Obwohl sie nicht nativ behoben werden können, kann ein spezielles Tool wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 alle damit verbundenen Probleme lösen und noch viel mehr.

Die Lösung erfindet den Umgang mit E-Mail-Signaturen in Microsoft 365-Organisationen neu:

  • Zentrale Verwaltung aller Signaturen
    Sie können eine einzelne Regel verwenden, um personalisierte E-Mail-Signaturen auf alle Personen in einer Microsoft 365-Organisation anzuwenden. Signaturen werden zu E-Mails hinzugefügt, die von jedem Gerät und E-Mail-Client gesendet werden. Sie können Signaturvorlagen so anpassen, dass sie für ausgewählte Abteilungen oder Benutzer anders aussehen.
  • WYSIWYG-Editor für HTML-Vorlagen
    Erstellen Sie ganz einfach fortgeschrittene E-Mail-Signaturen, die auf allen E-Mail-Clients und Mobilgeräten funktionieren, konvertieren Sie Ihre Signaturen automatisch in HTML-, Nur-Text- und RTF-Formate, fügen Sie Active-Directory-Platzhalter ein, bearbeiten Sie das Signatur-Layout, ändern Sie Farben und Schriftarten, fügen Sie Bilder, Logos oder Microsoft 365-Benutzerfotos ein usw.
  • Signaturen sichtbar beim Verfassen von E-Mails und in Gesendeten Elementen
    CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist die erste Software zur E-Mail-Signaturverwaltung für Microsoft 365, mit der Sie Signaturen, die in der Cloud hinzugefügt werden, in der Vorschau anzeigen und in Gesendeten Elementen auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients sehen können.
  • Unterstützung für AAD-Felder und benutzerdefinierte Attribute
    Neben den in Azure Active Directory verfügbaren Feldern können Sie benutzerdefinierte Attribute hinzufügen, die in Azure AD nicht verfügbar sind, oder Sie können Ihre Endbenutzer ihre Signaturinformationen selbst aktualisieren lassen (ohne Auswirkungen auf die in AAD gespeicherten ursprünglichen Werte).
  • Eingebettete Logos und Bilder
    Fügen Sie Firmenlogo und Marketingbanner als Inline-Anhänge hinzu. Auf diese Weise werden Bilder beim Empfang einer E-Mail nicht von den E-Mail-Clients der Empfänger blockiert.
  • Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen
    Fügen Sie Fotos von Microsoft 365-Benutzern zu E-Mail-Signaturen hinzu.
  • Und noch viel mehr.

Besuchen Sie die Produktseite, um mehr zu erfahren und das Tool kostenlos zu testen, oder sehen Sie sich das folgende kurze Video an, um zu erfahren, warum sich Unternehmen für unsere Software entscheiden:

Animierte GIFs in E-Mail-Signaturen

Für manche Menschen sind animierte GIFs die Essenz des Internets – vor ihnen gab es nichts Interessantes. GIFs haben uns die Augen für die Magie von ultra-süßen, animierten Kätzchen, Memes und epischen Fehlschlägen geöffnet, um nur einige Beispiele zu nennen. Aber abgesehen von diesen sehr beliebten und wiederverwendbaren GIFs gibt es noch eine andere Art von GIFs – einfache Animationen, die in der Geschäftswelt als professionell angesehen werden könnten.

Wie wäre es dann, sie in E-Mail-Signaturen einzufügen? Dank unseres atavistischen Raubtierinstinkts erregt nichts unsere Aufmerksamkeit so sehr wie ein sich bewegendes Objekt vor einem statischen Hintergrund (d. h. dem üblichen E-Mail-Inhalt). Animierte GIFs scheinen genau für diesen Zweck geschaffen zu sein. Seien Sie jedoch vorsichtig, denn der Grat zwischen „Aufmerksamkeit erregend“ und „extrem nervig“ ist schmaler als Sie vielleicht denken.

Nachfolgend finden Sie die ultimative Anleitung zu animierten GIFs in E-Mail-Signaturen. Erfahren Sie, ob Sie sie verwenden sollten, wie Sie sie hinzufügen und wie Sie sicherstellen, dass sie nicht fehlschlagen.

Ein paar Worte zu animierten GIFs

Im Allgemeinen sind animierte GIFs wahrscheinlich die einfachste Form der Animation. Technisch gesehen ist ein GIF eine Reihe von (Einzel)Bildern die in einer Sequenz gezeigt werden, um Bewegungen zu imitieren. Wenn Sie sie zerlegen, enthält jedes dieser Einzelbilder Informationen darüber, wie lange es auf dem Bildschirm bleiben soll, bevor es zum nächsten wechselt. Schließlich hat die GIF-Datei ein “Flag”, das darüber informiert, ob die Animation endlos oder nur einmal wiederholt werden soll. Natürlich steckt hinter GIFs noch mehr, aber aus Sicht der E-Mail-Signaturen ist dieses Wissen ausreichend.

Einfachheit ist eine gute Sache. Es gibt unzählige animierte GIFs im Internet und Sie können Ihre eigenen mit verschiedenen Grafikeditoren erstellen. Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Produkte, die über diese Funktion verfügen.

Da das GIF-Format so einfach ist, werden diese Dateien weitgehend unterstützt. Da zum Abspielen keine ausgeklügelten Codecs erforderlich sind, werden sie höchstwahrscheinlich von jeder webbasierten Anwendung und Website ohne Probleme angezeigt.

Da andererseits jeder Frame ein separates Bild ist, kann die Größe Ihres GIFs in die Höhe schnellen, selbst wenn es scheint, dass nicht viel passiert. Das müssen Sie beim Designen berücksichtigen, um Ladeprobleme zu vermeiden.

Unterstützte E-Mail-Clients

Wenn es um das Versenden von animierten GIFs geht – jeder E-Mail-Client, der das HTML-Format unterstützt, ist ausreichend. Wenn Sie Ihre Nachricht im Nur-Text senden, ist dies nicht der Fall.

Wenn es darum geht, animierte GIFs anzuzeigen, wird es kompliziert. Alle webbasierten E-Mail-Clients (wie OWA, Gmail oder Yahoo) sollten keine Probleme haben, animierte GIFs anzuzeigen. In den meisten Fällen zeigen Outlook für mobile Geräte und native Android- und iPhone-Mail-Apps auch animierte GIFs normal an.

Desktop-Versionen von Outlook unterstützen im Allgemeinen keine Animationen in E-Mails. “Mangelnde Unterstützung” bedeutet, dass GIFs zwar erscheinen, aber nicht animiert sind – diese Clients zeigen ein statisches Bild von dem ersten Frame des GIFs an. Die einzigen Outlooks, in denen animierte GIFs funktionieren, sind Outlook 2003 und Outlook ProPlus (Outlook als Teil des Office/Microsoft 365-Abonnements), laut offiziellen Versionshinweisen, beginnend mit Version 1901 des monatlichen Updatekanals. Im Fall des halbjährlichen Updatekanals werden animierte GIFs seit Version 1908 unterstützt.

Die obigen Informationen zählen kaum als vollständige Liste der unterstützten E-Mail-Clients. Aber darum geht es nicht. Es geht darum, dass entweder aufgrund der Version vom E-Mail-Client Ihres Empfängers oder aufgrund nicht standardmäßiger Einstellungen das animierte GIF möglicherweise überhaupt nicht animiert wird. Wenn Sie Ihr Logo animieren möchten, müssen Sie sich fragen, ob Sie bereit sind, das Risiko einzugehen, dass das wichtigste Element Ihres Designs nicht auftaucht, und was zu tun ist, wenn es nicht animiert wird.

Vor- und Nachteile von animierten GIFs in E-Mail-Signaturen

Bevor Sie einen Haufen Animationen in Ihre E-Mail-Signatur einwerfen, lohnt es sich, die Vor- und Nachteile zu betrachten. Oder genauer gesagt, die möglichen Vorteile und Risiken der Verwendung von animierten GIFs in E-Mail-Signaturen. Sie profitieren wahrscheinlich von der richtigen Art von GIFs und riskieren mehr mit deren falschen Art.

Mögliche Vorteile

Beachten Sie, dass ein animiertes GIF nicht auf magische Weise alle der folgenden Vorteile wahr werden lässt. Selbst wenn Sie Ihrer Animation einen Zauberstab hinzufügen. Sie müssen Ihre E-Mail-Signatur als Ganzes sorgfältig zusammenstellen und dafür sorgen, dass sie mit Ihrer visuellen Identität übereinstimmt.

  • Lenken Sie die Aufmerksamkeit auf Ihre Marketingkampagnen. Manchmal reicht eine leichte Bewegung aus, damit die Augen Ihrer potenziellen Kunden einen Blick auf Ihr neuestes Sonderangebot werfen.
  • Zeigen Sie Ihren Kunden, dass Sie E-Mails wie ein Profi vorbereiten können. Die richtige Art vom GIF – eine flüssige und gut aussehende Animation, die gut zum Rest der Signatur passt, wird wahrscheinlich die professionelle Stimmung vermitteln und ein Vertrauensgefühl schaffen. Das leisten professionelle E-Mail-Signaturen.
  • Sagen Sie mehr als mit einem statischen Bild. Natürlich haben Animationen mehr Potential als statische Bilder. Dank dessen können Sie GIFs für mehr Zwecke verwenden, als nur um Aufmerksamkeit zu erregen. Mit genügend Kreativität können Sie beispielsweise zeigen, was Ihr Unternehmen macht oder was die Unternehmensmission ist.
  • Sie sind ein perfekter Vorwand, um Ihr Logo zu animieren. Ein animiertes Logo eignet sich beispielsweise hervorragend als Teil Ihres Produktvideos. Wenn Sie es zum Zweck einer E-Mail-Signatur animieren, können Sie es auf viele verschiedene Arten wiederverwenden.

Risiken

Warum denke ich, dass Risiken passender als Nachteile sind? Es kommt ganz darauf an, wer ihre Empfänger sind, welche Art von GIFs Sie verwenden und von welchen E-Mail-Clients diese angezeigt werden. Tatsache ist, dass Sie sie (Risiken) im Auge behalten und die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens minimieren müssen, indem Sie einige der folgenden Tipps anwenden.

  • Animierte GIFs können lästig sein. In Wirklichkeit ist dies sehr einfach zu erreichen. Versuchen Sie, sich auf ein komplexes Problem oder etwas Ernstes zu konzentrieren, während etwas in Ihrem Augenwinkel blinkt, sich bewegt oder springt.
  • Ihre Empfänger sehen die Animation möglicherweise nicht. Wie ich oben erwähnt habe, gibt es einige E-Mail-Clients, die animierte GIFs nicht unterstützen. Darüber hinaus können Empfänger eine Option oder ein Add-in für den genauen Zweck des Blockierens von Animationen verwenden. Wieso denn? Werfen Sie zunächst einen Blick auf Risiko Nummer 1 oben. Aus diesem Grund müssen Sie sicherstellen, dass Sie genau wissen, was passiert, wenn sie Ihre E-Mail erhalten (siehe Abschnitt Tipps unten).
  • Sie können die E-Mail-Größe erheblich erhöhen. Wie ich bereits erwähnt habe, ist es einfach, riesige animierte GIFs zu erstellen. Wenn Sie sie in Ihre E-Mail-Signatur einbetten, können Sie von Spamfiltern erwischt werden. Es kann auch dazu führen, dass Ihre E-Mails lange geladen werden und Ihr Postfach sowie die Postfächer anderer überlasten. Wenn Sie Ihre GIFs hosten und sie als verknüpfte Bilder hinzufügen, sollte die Größe der E-Mails gering bleiben, aber Sie werden das Problem des langsamen Ladens nicht lösen. Einige Empfänger könnten sogar denken, dass Sie versuchen, ihnen eine Art Malware zu senden.

Tipps zur Verwendung animierter GIFs

Seien Sie subtil

Selbst die tollste Animation, wenn sie oft genug wiederholt wird, wird Ihre Empfänger dazu bringen, sich die Haare zu raufen. Oder Sie als Spammer und Bedrohung für die Gesellschaft zu melden. Um sicherzustellen, dass Sie es nicht übertreiben, öffnen Sie ein Fenster mit Ihrem animierten GIF neben Ihren E-Mails und sehen Sie, ob diese Ansicht Ihre Augen erfreut.

Endlosschleife oder einmalige Animationen?

Beide Optionen können in Ihren E-Mail-Signaturen gut aussehen. Mit einmaligen Animationen können Sie Ihrer Fantasie freien Lauf lassen. Da sie nur einmal auftauchen, können Sie Ihr Logo zum Tanzen bringen, ohne den “Ärgerfaktor” zu sehr zu riskieren. Aber was ist, wenn Ihre E-Mails normalerweise lang sind und jemand sie auf einem relativ kleinen Display öffnet? Ihre Animation wird höchstwahrscheinlich irgendwo im Posteingang einer anderen Person leise sterben. Endlosschleifen sind eher zu sehen, aber wenn Sie Animationen zu häufig machen, werden sie sowohl Sie als auch den Rest der zivilisierten Welt ablenken.

Achten Sie auf die Größe!

Es ist überraschend einfach, übergroße animierte GIFs zu erstellen. Sie könnten denken, dass zwei kleine Fotos mit einem einfachen Übergang zwischen ihnen wahrscheinlich nicht viel Platz beanspruchen. Es hängt alles von der Größe, den Quellgrafiken und der Anzahl der Einzelbilder ab, aber es ist nicht selten, ein paar Sekunden lange GIFs mit einer Größe von 1 MB und manchmal viel mehr zu erstellen. Es ist zwar nichts, was E-Mail-Nachrichten nicht unterstützen können, es kann jedoch dazu führen, dass E-Mail-Clients verzögert arbeiten und Postfächer ihr Kontingent viel zu schnell erreichen. Oder die E-Mail wird eine Sekunde zu lange geladen. Oder Ihre Nachricht wird direkt in den Junk-Ordner verschoben. Aus kreativer Sicht könnte es sich also richtig anhören, ein Banner zu erstellen, das Ihr Portfolio präsentiert. Aus technischer Sicht – tun Sie es nicht. Sie wollen doch nicht das Internet kaputt machen, oder?

Womit soll man anfangen?

Nun, Sie denken vielleicht, dass ein Logo, das aus dem Nichts auftaucht, ein guter Anfang ist. Sie haben Recht, es hat ein hohes “sieht wirklich gut aus”-Potenzial. Was aber, wenn die E-Mail-Clients Ihrer Empfänger keine animierten GIFs unterstützen? Alles, was Ihre Empfänger sehen werden, ist ein leerer Platz, der bereit ist, Ihr Logo nicht anzuzeigen. Sie können dem auf zwei Arten entgegenwirken: lassen Sie entweder Ihr erstes Einzelbild das Logo in voller Pracht anzeigen, oder lassen Sie das Logo verschwinden und später in der Schleife auftauchen. Der Nebeneffekt der Methode mit dem ersten Einzelbild ist, dass es höchstwahrscheinlich merklich blinken wird, wenn die E-Mail geladen wird. Die zweite Methode mag nicht perfekt klingen, weil sie Ihr ursprüngliches Design mit dem aus dem Nichts auftauchenden Logo verändert. In Wirklichkeit besteht jedoch eine gute Chance, dass die meisten Ihrer Empfänger sich das GIF nicht von Anfang an ansehen werden. Bleiben Sie flexibel und passen Sie sich der Situation an.

Womit soll man enden?

Auch wenn es zu offensichtlich klingt, müssen Sie darüber gründlich nachdenken. Eine einfache Möglichkeit, das animierte GIF zu beenden, besteht darin, sicherzustellen, dass das letzte und erste Einzelbild gleich sind. Dadurch wird ein fließender Übergang gewährleistet. Andernfalls könnte Ihr GIF so aussehen, als wäre es schlecht gemacht, egal wie viel Aufwand Sie in die Erstellung gesteckt haben.

Testen Sie Ihre E-Mail-Signatur

Es ist immer gut, Ihre E-Mail-Signatur in verschiedenen E-Mail-Clients zu testen, bevor Sie sie tatsächlich implementieren. Das Hinzufügen von animierten GIFs macht diese Notwendigkeit noch wichtiger. Worauf sollte man sich konzentrieren? Einige Grafikeditoren ändern möglicherweise den Hintergrund Ihres animierten GIFs von weiß zu gräulich, fügen einige Artefakte oder Störungen hinzu, insbesondere bei Übergängen. Ihr Designtool kann die Animation auch überoptimieren, wodurch sie etwas kleiner wird, während ihre Qualität stark abnimmt.

Wie werden animierte GIFs zu E-Mail-Signaturen hinzugefügt

Nun, dieser Teil ist einfach. Sie fügen sie genau so hinzu, wie Sie ein statisches PNG- oder JPG-Bild hinzufügen würden.

Tipps zum Hinzufügen als verknüpfte Bilder finden Sie in diesem Artikel: Direkter Link zu einem gehosteten Bild in E-Mail-Signaturen. Anschließend können Sie Ihre GIFs mit dem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator zu einem E-Mail-Signaturdesign Ihrer Wahl hinzufügen. Dank dessen können Sie ganz einfach eine professionelle E-Mail-Signatur erstellen, die gut aussieht und funktioniert.

Beispiele animierter GIFs für E-Mail-Signaturen

Sie können die folgenden Beispiele von animierten GIFs als Referenz und Inspiration für Ihre eigenen Projekte verwenden. Oder um eine Vorstellung davon zu bekommen, was bei E-Mail-Signaturen funktioniert. Alle der folgenden GIFs werden in einer Endlosschleife abgespielt, da sie zu dem Zeitpunkt, an dem Sie zu diesem Teil des Artikels gekommen sind, wahrscheinlich aufgehört hätten, sich zu bewegen.

Animiertes GIF in E-Mail-Signatur - Fox-Logo

Signatur 1. BeaseFox

Das BeaseFox-Logo zeigt, dass Sie keine komplexen Animationen erstellen müssen, um die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger zu erregen. Drei einfache animierte Aktionen machen das Logo sichtbar. Gleichzeitig sorgt die kurze Animation zusammen mit einer längeren Pause dafür, dass Ihre Empfänger konzentriert bleiben, anstatt ständig abgelenkt zu werden. Es ist auch entscheidend, dass die Animation zum Rest des Designs passt – das animierte GIF hat genau die richtige Größe und verwendet ähnliche Farben.

Animiertes GIF in der E-Mail-Signatur - Padbox

Signatur 2. Padbox

Das obige animierte Logo ist komplexer. Dank größerer Abmessungen des GIF ist es möglich, mehr zu sagen. Eine Animation wie diese eignet sich besonders gut für kurze, informative E-Mails. Bei GIFs mit Verschwindeeffekten ist es wichtig, das erste Einzelbild auf das vollständige Logo zu setzen, falls bei dem Empfänger keine Animationen angezeigt werden.

Animiertes GIF in der E-Mail-Signatur - BotClock

Signatur 3. BotClock

Das BotClock-Logo enthält eine kurze Schreibanimation. Solche Animationen funktionieren besonders gut, wenn Ihr Logo kalligrafischen Text enthält. Die Platzierung verlinkter Social Media Icons neben dem Logo erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Empfänger Ihre Profile besuchen werden.

Animiertes GIF in der E-Mail-Signatur - Streamwatch

Signatur 4. Streamwatch

Das animierte Logo von Streamwatch ist dezent, aber gleichzeitig auffällig. Da das Logo nicht den größten Teil des Designs der Signatur einnimmt, ist es einfach, sich auf andere Elemente zu konzentrieren, insbesondere auf das Banner. Verwenden Sie es, um Ihre Produkte, Dienstleistungen oder Inhalte zu bewerben.

Möchten Sie mehr über E-Mail-Signaturen erfahren? Werfen Sie einen Blick in unsere Wissensbank, um alles über E-Mail-Signaturen zu erfahren.

Weitere Artikel:

Erstellen einer HTML-E-Mail-Signatur in Apple Mail

UPDATE: dieser Artikel wurde am 18. Januar 2022 aktualisiert.

HTML-E-Mail-Signatur in Apple Mail erstellen

Das Erstellen und Hinzufügen einer E-Mail-Signatur in Apple Mail (oder Mac Mail, je nachdem, welchen Namen Sie bevorzugen) sollte ein Kinderspiel sein. Ist es aber wirklich so? Wenn Sie jemals Probleme damit hatten, ist diese Anleitung für Sie. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie eine E-Mail-Signatur mit einem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator erstellen und sie zum nativen E-Mail-Client von Apple hinzufügen.

HTML-E-Mail-Signatur in Apple Mail erstellen: der einfache Weg

UPDATE: Wir haben unseren kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator mit einer speziellen Option für Apple Mail aktualisiert. Es ist nicht mehr nötig, das Dateisystem zu durchsuchen oder HTML-Code direkt in Textdateien einzufügen. Gern geschehen.

Um eine professionelle E-Mail-Signatur in Apple Mail zu erstellen, tun Sie Folgendes:

  1. Bevor Sie beginnen, ein Mahnwort: Verwenden Sie falls möglich den E-Mail-Signaturgenerator nicht mit dem Safari-Browser. Dieser Browser neigt dazu, Signaturen unnötig zu formatieren. Wenn Sie also nicht vorhaben, eine Picasso-Stimmung mit einer abstrakten Signaturformatierung zu erzeugen, nutzen Sie einen anderen Browser. Mit Safari tun Sie es auf eigene Gefahr.
  2. Gehen Sie zum Signaturgenerator, wählen Sie Apple Mail und folgen Sie der intuitiven Benutzeroberfläche, um Ihre eigene E-Mail-Signatur zu erstellen. Im Zweifelsfall können Sie jederzeit auf die Bedienungsanleitung zurückgreifen. Wenn die Vorschau der E-Mail-Signatur auf der rechten Seite gut aussieht, klicken Sie auf Apply your signature.
Apple Mail HTML-Signaturgenerator
  1. Kopieren Sie (Copy) als Nächstes Ihre Signatur in die Zwischenablage.
Kopieren der HTML-Signatur von Apple Mail
  1. Starten Sie Apple Mail.
Mail-App starten
  1. Danach gehen Sie auf Mail > Preferences > Signatures.
Auf Preferences gehen
  1. Bevor Sie fortfahren, wechseln Sie von All signatures zu Ihrem E-Mail-Konto (1), fügen Sie mit der Schaltfläche + eine neue E-Mail-Signatur hinzu (2) und deaktivieren Sie die Option Always match my default message font (3). Wenn Sie es nicht tun, wird die Signatur wahrscheinlich nicht korrekt angezeigt. Als nächstes fügen Sie die zuvor kopierte Signatur ein (4) und wählen Sie sie (optional) als Standard aus (5). Beachten Sie, dass die Signatur zu diesem Zeitpunkt im Editor von Apple Mail nicht richtig aussehen wird – machen Sie sich darüber keine Sorgen.
Apple Mail: Signatur-Einstellungen
  1. Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben, sollte die Signatur mit allen Formatierungen und Bildern korrekt angezeigt werden (auch wenn sie im Signatureditor fehlten).
Standardmäßige E-Mail-Signatur in Apple Mail

Das war nicht so schwer, oder?

Jetzt haben Sie eine professionelle E-Mail-Signatur in Ihrem Apple Mail-Client. Aber vielleicht möchten Sie, dass jeder in Ihrem Unternehmen eine ähnliche Signatur erhält? Sie könnten den gesamten Vorgang für alle wiederholen, aber es könnte ewig dauern, bis Sie eine solche Aufgabe abgeschlossen haben. Vor allem, wenn einige Benutzer mehr als einen E-Mail-Client nutzen. Deshalb habe ich mir die beste Methode zum Schluss aufgehoben.


Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung (der einfachste Weg)

Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 oder Exchange Server als E-Mail-Plattform verwendet, können Sie E-Mail-Signaturen für alle auf schlaue Weise verwalten. Unabhängig davon, welche E-Mail-Clients Sie nutzen und egal wie viele Benutzer es gibt: Sie können innerhalb von Minuten Signaturen für alle bereitstellen. Ob Apple Mail, Outlook für iOS oder ein anderer E-Mail-Client, der mit einem anderen Gerät arbeitet, mit Tools zur E-Mail-Signaturverwaltung aktualisieren Sie die Signaturen in Ihrem Unternehmen sofort.

  • CodeTwo Email Signatures for Office 365 – die Nr. 1 E-Mail-Signaturlösung für Microsoft 365-Tenants. Mit diesem flexiblen, webbasierten E-Mail-Signaturdienst verwalten Sie Ihre Microsoft 365-Signaturen ganz einfach von jedem Gerät aus. Die Lösung unterstützt Webanalysetools, CSAT-Umfragetools und Planungstools und ist die erste unter den Wettbewerbern, die die neuesten Technologien einsetzt, um Sie bei der effektiven Verwaltung Ihres Brandings zu unterstützen.
  • CodeTwo Exchange Rules – die beste Signaturlösung für Exchange Server. Damit wandeln Sie eine einfache E-Mail-Signatur in einen effektiven Marketingkanal um. Und mit der Pro-Version erhalten Sie neben E-Mail-Signaturen auch volle Kontrolle über Ihren E-Mail-Fluss.

Weitere Artikel:

So speichern Sie E-Mail-Signatur im HTML-Format

E-Mail-Signatur als HTML speichern

HTML wird häufig in E-Mails und E-Mail-Signaturen verwendet. Warum? Mit HTML fügen Sie dem E-Mail-Text oder der -Signatur Grafiken hinzu und wenden Farben und Textformatierungen an. Dadurch werden Ihre Nachrichten lesbarer und sehen besser aus. Außerdem bietet jede E-Mail die Möglichkeit, Ihr Markenimage zu stärken und Interesse des Empfängers zu wecken. Aber zurück zu E-Mail-Signaturen: Mit HTML können Sie sie speichern, sichern und für andere freigeben. Der Hauptvorteil dieser Lösung besteht darin, dass Sie dies einfach tun und dabei die ursprüngliche Formatierung beibehalten können.

Warum HTML-E-Mail-Signaturen nutzen?

Während E-Mail-Signaturen in verschiedenen Formaten erstellt werden, wie RTF und Nur-Text, wird die E-Mail-Welt fast vollständig von HTML dominiert. Dies ist keine Überraschung. HTML wird von den meisten E-Mail-Clients unterstützt und ermöglicht es, Ihren E-Mail-Signaturen alle Arten von Elementen hinzuzufügen: Bilder, Hyperlinks, Social Media Buttons & Co. All dies kann ein Teil Ihrer HTML-E-Mail-Signatur sein. Aber das ist nicht alles. Da HTML nicht einmal eine Programmiersprache ist, ist es recht einfach zu erlernen und zu nutzen.

Es gibt viele Gründe dafür, eine E-Mail-Signatur im HTML-Format zu speichern. Sie können beispielweise:

  • Ihre Signatur für später in einem E-Mail-Client aufbewahren, der nicht mehrere E-Mail-Signaturen gleichzeitig unterstützt.
  • E-Mail-Signatur mit anderen teilen, um die Signaturen in einer Organisation einheitlich zu halten.
  • Ihre aktuellen E-Mail-Signaturen auf einen anderen Client / ein anderes Gerät exportieren.
  • Formatierungsänderungen direkt im HTML-Code vornehmen, um eine Signatur zu aktualisieren oder verschiedene Designs zu testen.

Es ist aber nicht alles eitel Sonnenschein. HTML-Signaturen haben einige dunkle Geheimnisse und Probleme. Eine einfache E-Mail-Signatur zu erstellen ist zwar keine große Sache, es gibt aber jede Menge verschiedener E-Mail-Clients. Deswegen sieht dieselbe Signatur in Outlook perfekt aus aber in Google Mail nicht so sehr. Probleme mit der Codeinterpretation minimieren Sie mit der richtigen Formatierung der E-Mail-Signaturen. Am besten nutzen Sie aber eine der bewährten Signaturvorlagen und passen sie beliebig an. Und genau an dieser Stelle lohnt es sich zu wissen, wie eine E-Mail-Signatur als HTML zu speichern.

HTML-E-Mail-Signatur erstellen

Zuerst erstellen Sie die Signatur. Aber hier ein Mahnwort: Es ist keine gute Idee, Ihre E-Mail-Signatur in einem Textverarbeitungsprogramm zu erstellen und in E-Mail-Client zu kopieren. Warum? Solche Programme unterstützen normalerweise kein HTML. Wenn Sie also eine Signatur kopieren und in einen HTML-basierten Editor einfügen, wird eine Reihe versteckter Formatierungsinformationen mitkopiert. So sieht die Signatur entweder sofort oder nach dem E-Mail-Versand schlecht aus.

Um eine gut formatierte Signatur zu erstellen, nutzen Sie den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator. Schneller geht es nicht. Einfach eine Signaturvorlage auswählen:

Die Signatur mit Grafiken, Kontaktdaten & Co. personalisieren:

Dann wählen Sie Thunderbird als E-Mail-Plattform und klicken Sie auf Apply your signature > Generate > Copy, um den HTML-Code zu generieren, den Sie für den nächsten Schritt brauchen.

HTML-Signatur speichern und einfügen

Wenn Sie schon den gewünschten HTML-Code haben, speichern Sie Ihre Signatur als HTML-Datei. Es ist recht einfach:

  1. Fügen Sie den HTML-Code der Signatur in ein einfaches Textverarbeitungsprogramm wie Notepad ein und klicken Sie auf File > Save as.
  2. Wählen Sie den Speicherort und benennen Sie Ihre Datei. Stellen Sie sicher, dass das Dateiformat .html oder .htm und nicht .txt ist. Belassen Sie die Codierung als UTF-8, insbesondere wenn Ihre Signatur Sonderzeichen enthält.
  3. Klicken Sie auf Save.

Um jetzt die Signatur in Ihrem E-Mail-Client einzufügen, öffnen Sie die HTML-Datei in Ihrem Browser und kopieren Sie die Signatur in den Signatureditor Ihres E-Mail-Clients.

HTML-E-Mail-Signatur bearbeiten

Vorlagen, die bei mail-signatures.com verfügbar sind, sollten in den meisten Szenarien funktionieren. Es kann aber manchmal sein, dass Sie Ihre Signatur weiter anpassen müssen. Damit meine ich erweiterte Elemente wie: Ein-Klick-CSAT-Umfragen, Teams- oder Zoom-Anruflink und Social Media Buttons.

Es gibt zwei übliche Methoden, um Ihre E-Mail-Signaturvorlage anzupassen:

  1. Kopieren Sie die Signatur, fügen Sie sie in einen Signatureditor Ihres E-Mail-Clients ein und bearbeiten Sie sie.
  2. Nutzen Sie die von Ihnen gespeicherte Datei und bearbeiten Sie den HTML-Code direkt, wie in diesem Artikel zu HTML in E-Mail-Signaturen beschrieben.

Die erste Methode ist normalerweise benutzerfreundlicher. Welche Methode Sie nutzen, hängt aber von Ihrem E-Mail-Client ab. Signatureditoren unterscheiden Sie nämlich je nach dem E-Mail-Client und haben unterschiedliche Funktionen. Wenn Sie sich für die zweite Methode entscheiden, brauchen Sie mindestens ein grundlegendes Verständnis von HTML.

E-Mail-Signaturen mit anderen teilen

Sie können auch Ihre E-Mail-Signatur, die als HTML-Datei gespeichert ist, für Ihre Teamkollegen oder Kunden freigeben: Als Anhang per E-Mail schicken oder die HTML-Datei hosten, sodass andere Benutzer über Browser darauf zugreifen und sie kopieren.

Dann müssen sie einfach die Datei mit der Signatur öffnen und die Signatur in deren Signatureditor kopieren.

Dabei sollten sie nicht vergessen, die Kontaktdaten zu ändern. Und das war’s.

E-Mail-Signaturen unternehmensweit verwalten

Wenn Sie eine HTML-Datei freigeben, ist das eine gute Möglichkeit, die Signaturen in Ihrem Team zu vereinheitlichen. Dadurch steigern Sie mit ein wenig Aufwand die Einheitlichkeit Ihrer E-Mail-Kommunikation. Je größer das Team ist, desto schwieriger ist es jedoch, es zum Laufen zu bringen. Und wenn Sie einheitliche E-Mai-Signaturen für Ihr gesamtes Unternehmen haben möchten, werden Sie möglicherweise überrascht sein, wie schnell Probleme eskalieren und außer Kontrolle geraten. Das folgende Video erläutert die möglichen Hindernisse:

Aus diesem Grund verlassen sich Unternehmen auf Tools zur E-Mail-Signaturverwaltung, um hohe Kommunikations- und Markenstandards zu erreichen und dabei viel Zeit und Mühe zu sparen.

Weitere Artikel:

Was ist die beste Größe für eine E-Mail-Signatur?

Was ist die beste Größe für E-Mail-Signatur?

Das ist eine gute Frage. Die Größe der E-Mail-Signatur ist wichtig, da sie die Leistung von E-Mail-Systemen und die Benutzererfahrung beeinflussen kann. Mit der Größe meine ich hier das Gewicht und die Abmessungen (Höhe und Breite) der Signatur. In diesem Beitrag erhalten Sie einige praktische Tipps dazu, wie Sie die Gleichgewicht finden, damit Ihre Signatur in jedem E-Mail-Client richtig funktioniert.

E-Mail-Signaturgröße – das Gewicht

Die Faustregel für die Größe der E-Mail-Signatur heißt: „Je weniger Kilobytes, desto besser“. Wenn Sie es unter 100 KB halten, sollten Sie keine Leistungsstörungen merken. Und obwohl moderne E-Mail-Server in der Regel größere Nachrichten verarbeiten können, gibt es einige triftige Gründe dafür, keine „schweren“ Signaturen zu nutzen:

  • Die Verarbeitung größerer E-Mails dauert länger – sowohl von Servern als auch von E-Mail-Clients. Mobile E-Mail-Clients sind hier am meisten betroffen.
  • Die Verwendung einer großen E-Mail-Signatur in längeren Konversationen führt dazu, dass jede nachfolgende E-Mail größer wird. Dies kann eine starke Kommunikationsverzögerung verursachen.
  • Zwar haben moderne Postfächer normalerweise viel Platz, aber er ist nicht unbegrenzt. Überfüllte Postfächer lassen sich nur langsam durchsuchen und müssen häufiger gereinigt werden.
  • Je schwerer die E-Mail ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie von Spam-Filtern abgefangen wird.
  • Wenn Sie auf die Dateigröße achten, können Sie Ihre E-Mail-Signatur mit einem Logo, einem Marketing-Banner und Social Media Icons erstellen, ohne deren Qualität zu verlieren.

Um eine geschickte und leichte E-Mail-Signatur zu erstellen, müssen Sie mit verschiedenen Dateiformaten für Marketing-Banner und Firmenlogo experimentieren. Manchmal ist ein verlustfreies PNG-Bild kleiner und andersmal eignet sich eine komprimierte JPG-Datei besser. Wenn Sie ein Bild im JPG-Format speichern, können Sie normalerweise die Bildqualität oder die Komprimierungsrate auswählen, je nachdem, welche Software Sie nutzen. Das Exportieren von Bildern mit hoher Qualität (d.h. über 75%) oder mit niedriger Komprimierungsrate führt nur zu einer extremen Größenzunahme. Die tatsächlichen Qualitätsgewinne sind aber nicht bemerkbar.

Achten Sie besonders auf animierte Gifs. Einerseits können Sie Ihre E-Mail-Signatur richtig gut aufpeppen und sind dabei relativ leicht. Andererseits ist es ganz einfach zu übertreiben und eine E-Mail-Größe von mehr als 1 MB zu erhalten, die einfach inakzeptabel ist.

E-Mail-Signaturgröße – die Abmessungen

Die Abmessungen einer E-Mail-Signatur sollten sich auf etwa 300 bis 600 Pixel in Breite und 150 bis 200 Pixel in Höhe belaufen. Während die Breite durch die Größe des Bildschirms begrenzt ist, auf dem die Signatur angezeigt wird, gibt es keine technischen Grenzen für die Höhe. Trotzdem würde ich empfehlen, die Abmessungen irgendwo innerhalb der oben vorgeschlagenen Bereiche zu halten. Dies sollte Ihnen genügend Platz geben, um alle erforderlichen Kontaktdaten, ein Marketingbanner, Ihr Firmenlogo und einen Haftungsausschluss aufzunehmen. Gleichzeitig passt eine solche Signatur immer noch auf den Bildschirm älterer oder kleinerer Geräte mit geringerer Bildschirmauflösung.

Eine der schlechtesten Ideen ist es, große, komplexe E-Mail-Signaturvorlagen für jede E-Mail zu nutzen. Sicher haben Sie schon E-Mail-Konversationen gesehen, wo Signaturen viel mehr Platz als der eigentliche E-Mail-Inhalt einnahmen. Fügen Sie dazu einen Haftungsausschluss in drei Sprachen hinzu und Sie erhalten ein Rezept für eine E-Mail-Katastrophe. Aus diesem Grund wird es empfohlen, für neue E-Mails eine andere Signatur als für Antworten und Weiterleitungen zu nutzen. Somit bringen Sie Ordnung in Ihre Konversationen. In unserer Online-Signaturvorlagenbibliothek finden Sie Beispiele, wie Sie verschiedene Elemente in Ihrer E-Mail-Signatur gestalten können. Alle Vorlagen sind kostenlos. Sie können sie beliebig in Ihre Geschäfts-E-Mails einfügen.

Verlinkte Bilder = kleinere E-Mail-Größe

Bilder wie ein Firmenlogo, ein Marketingbanner oder Social Media Icons sind wichtige Elemente einer geschäftlichen E-Mail-Signatur. Wie halten Sie also die goldene Mitte zwischen Bildern in Signaturen und niedrigerer Signaturgröße ein? Sie können beispielsweise verlinkte Bilder verwenden, anstatt sie an die E-Mail anzuhängen. Anhänge erhöhen die Größe Ihrer Nachricht und wenn sie wirklich groß ist, kann sie die E-Mail-Leistung beeinträchtigen. Auf lange Sicht verstopfen diese zusätzlichen Bilder das Postfach mit GB nutzloser Daten. Um dies zu vermeiden, laden Sie Ihre Signaturbilder auf Ihren Server hoch und verlinken Sie sie einfach in Ihrer E-Mail-Signatur. So werden sie jedes Mal beim Öffnen der Nachricht heruntergeladen und das Problem unerwünschter Bildanhänge loswird.

Nur eine kurze Erinnerung: Verlinkte (gehostete) Bilder werden normalerweise vom E-Mail-Client des Empfängers blockiert. Bis also Ihr Empfänger sie entsperrt, wird anstelle der tatsächlichen Bilder ein Feld mit rotem Kreuz angezeigt.

Hier erfahren Sie mehr über verlinkte und eigebettete Bilder

E-Mail-Signaturen geeignet für Retina-Displays

Retina-Displays lassen Text und Bilder schärfer aussehen als übliche Bildschirme. Dies wird erreicht dadurch, dass es pro Zoll / cm mehr Pixel gibt. Deshalb müssen die Breite und Höhe der Bilder doppelt so groß sein. Somit können Sie E-Mail-Signaturbilder haben, die zweimal breiter und zweimal höher als die Originalgröße sind. Auf diese Weise verlieren sie nicht ihre Schärfe, wenn sie auf Retina-Displays angezeigt werden.

Der “zweimal”-Teil ist ziemlich wichtig. Die Verwendung von Bildern, deren Abmessungen nicht genau doppelt so groß sind wie die beabsichtigten Anzeigeabmessungen, kann dazu führen, dass sie falsch skaliert werden. Infolgedessen können Bilder noch unschärfer aussehen.

Schlechte Praktiken vermeiden

Eine der schlechtesten Praktiken ist es, große Quellbilder zu verwenden. Bilder, die ein paar MB groß sind, sehen zwar in jedem E-Mail-Client scharf aus, aber Sie landen dafür früher als später auf der schwarzen Liste. Wenn Ihre E-Mail den Empfänger überhaupt erreicht…

Denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter am ehesten gute Absichten haben, wenn sie ihre E-Mail-Signaturen aufpeppen. Dennoch ist es besser, sich mit dem Branding auf Experten zu verlassen. Sie können dies mithilfe eines E-Mail-Signaturmanagers tun.

Mit E-Mail-Signaturmanager geht’s einfacher

Dank der E-Mail-Signaturlösungen wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 oder CodeTwo Exchange Rules können Sie sich auf das Design Ihrer E-Mail-Signatur konzentrieren und die technischen Aspekte einfach vergessen. Außerdem steht Ihnen in der integrierten Signaturvorlagenbibliothek große Auswahl an Signaturvorlagen. Bestimmt finden Sie die richtige Vorlage für Sie!

Mit den Tools von CodeTwo verwalten Sie problemlos E-Mail-Signaturen im ganzen Unternehmen. Unabhängig davon, welche E-Mail-Clients verwendet werden, können Sie Ihre Signaturen optimieren und sie attraktiv und leicht halten. Mit einem Signaturmanager können Sie:

  • Unterschiedliche E-Mail-Signaturen für erste und nachfolgende E-Mails erstellen. So können Sie eine vollständige E-Mail-Signatur mit Bannern, Logo und Social Media Icons für die erste Nachricht in einer Konversation und eine verkürzte, aber markenbezogene und attraktive Signatur für die nächsten E-Mails erstellen.
  • Verschiedene E-Mail-Signaturvorlagen für interne und externe E-Mails erstellen.
  • Umfragen zur Kundenzufriedenheit oder andere benutzerdefinierte Elemente mit einem Klick hinzufügen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Dies sind nur einige Möglichkeiten, wie diese Tools Ihnen helfen können. Erfahren sie mehr über die E-Mail-Signaturverwaltung.

Weitere Artikel:

Neue E-Mail-Signaturen: Weihnachtsedition

Neue E-Mail-Signaturen: Weihnachtsedition

Dieses Jahr ist bestimmt nicht das Beste. Und ob das nächste besser sein wird? Darauf können wir nur hoffen. Wie wäre es, wenn wir genau diese Hoffnung in diesjährige Weihnachts- und Silvesterwünsche miteinbeziehen würden? Wir haben ein paar E-Mail-Signaturvorlagen vorbereitet, um dies zu vereinfachen. Lassen Sie bisschen Weihnachtsstimmung in die Korrespondenz mit Ihren Kolleginnen und Kollegen ein!

Alle Signaturen sind kostenlos zum Download verfügbar. Unter jeder Signatur gibt es einen Download-Link mit allen Grafiken, Ikonen und Bannern, die Sie für eine bestimmte Signatur brauchen. Sie können dann die ausgewählte Signatur in unserem Signaturgenerator anpassen (Personalangaben, Foto, Disclaimer). Wenn Sie Ihre Signatur im Signaturgenerator bearbeiten, können Sie deren einsatzbereiten HTML-Code einfach kopieren.

Also, weiter zu den Weihnachtssignaturen:

Geschenke

Weihnachtssignatur: Geschenke

Jeder liebt es, Geschenke zu bekommen und es gibt auch viele, die sie gerne verschenken. Diese Signatur ist ein Klassiker der Weihnachtszeit mit leuchtendem Rot als Hauptfarbe und Social Media Ikonen als Geschenke. So wird jede Ihre E-Mail zu Weihnachtsgeschenk!

Schneefall

Weihnachtssignatur: Schneefall

Stellen Sie sich eine wunderschöne Winterlandschaft vor, wo der Schnee sanft vom Himmel fällt und die kristallartigen Frostmuster auf Ihrer Fensterscheibe erscheinen. Unsere winterliche E-Mail-Signatur bringt Sie an diesen Ort. Teilen Sie die Freude eines schönen kalten Wintermorgens mit Ihren E-Mail-Empfängern.

Weihnachtsdekorationen

Weihnachtssignatur: Weihnachtsdekorationen

In der Ferienzeit schmücken wir unsere Häuser mit bunten Sternen, Spielzeugen, Schneeflocken und Lebkuchen. Fügen Sie Ihrer E-Mail-Signatur die gleiche Note hinzu. Diese Vorlage enthält sie alle sowie ein schönes Weihnachtsbanner, mit dem Sie Ihre besten Wünsche mit allen teilen können.

Klassiker

Weihnachtssignatur: Klassiker

Für alle Anlässe, wann Ihre E-Mails formell und elegant aussehen müssen, haben wir diese Vorlage in Gold und Weiß vorbereitet. Wenn Sie an Ihren wichtigsten Kunden schreiben müssen, ist das die erste Wahl.

E-Mail-Signatur für Windows 10 Mail: Schrittweise Anleitung

So erstellen Sie E-Mail-Signatur in der integrierten Mail-App von Windows 10

Die Mail-App in Windows 10 ist ein kompakter E-Mail-Client, der mit Windows 10 geliefert wird. Obwohl es bei weitem nicht so modern oder populär ist wie Outlook oder Thunderbird, wird er von einer bedeutsamen Benutzeranzahl genutzt. Bis vor kurzem war es nicht möglich, E-Mail-Signaturen in der Mail-App ordentlich zu formatieren. Glücklicherweise können Sie Ihrer E-Mail jetzt eine gut aussehende HTML-E-Mail-Signatur hinzufügen. Standargsignaturen wie “Gesendet von Mail für Windows 10” oder traurige Nur-Text-Signaturen gehören der Vergangenheit an.

Gute HTML-Signatur entwerfen

Eine der bewährten Praktiken, einheitliche (oder zumindest ähnliche) E-Mail-Signaturen auf verschiedenen E-Mail-Clients zu haben, sind Tabellen und Inline-HTML-Stilen. Leider verfügt die Windows 10 Mail-App nur über einen grundlegenden E-Mail-Signatur-Editor mit begrenzten Formatierungsoptionen. Wenn Ihre Signatur nur eine Spalte mit Ihren Namen, Kontaktdaten und Logo sein soll, ist das möglich. Möchten Sie aber dazu Social Media Buttons und günstige Formatierung haben, müssen Sie Ihre Signatur in einem anderen Editor erstellen und in die Windows-App einfügen.

Am einfachsten geht es mit unserem kostenlosen Signatur-Generator. Sie können auch eine der kostenlosen Signaturvorlagen herunterladen. Wenn Sie sich für den Generator entscheiden, bleiben Sie bei der voreingestellten E-Mail-Plattform (Outlook) und führen Sie die aufgelisteten Schritte aus. Sie erhalten Ihre neue Signatur in wenigen Minuten. Dann kopieren Sie sie in die Mail-App für Windows 10.

Wenn Sie aber eine HTML-E-Mail-Signatur von Grund auf neu erstellen möchten, finden Sie hier einige hilfreiche Artikel:

HTML-E-Mail-Signatur in Windows 10 Mail einfügen

Der Prozess ist ziemlich einfach. Beachten Sie, dass Sie mit diesem E-Mail-Client nicht mehrere E-Mail-Signaturen oder unterschiedliche Signaturen für Antworten und Weiterleitungen verwenden können.

Hier verwende ich Windows 10 Mail Version 16005.12827.20560.0, die mit einem Microsoft 365-Konto konfiguriert ist. Obwohl der Posteingang für Google Mail- und Outlook.com-Konten, die in der App konfiguriert sind, etwas anders aussieht, sind nach meinen Tests E-Mail-Signaturen für beide E-Mail-Dienste genau gleich konfiguriert.

  1. Zunächst starten Sie Ihre Windows 10 Mail-App:
Windows Mail 10 Hauptmenü
  1. Gehen Sie auf Settings (das Symbol ⚙ unten) und wählen Sie Signature aus dem Menü auf der rechten Seite des Fensters:
Windows 10 Mail: Signatureinstellungen
  1. Dies öffnet den Signatureditor der Windows 10 Mail-App. Stellen Sie sicher, dass die Option Use an email signature aktiviert ist und dass das Dropdown-Menü auf das richtige E-Mail-Konto verweist (wenn Sie mehr als ein Konto konfiguriert haben). Dem Editor stehen einige grundlegende Formatierungsoptionen zur Verfügung und die Standardsignatur “Gesendet von Mail für Windows 10” ist bereits eingerichtet. Löschen Sie diesen Text und fügen Sie Ihre E-Mail-Signatur ein (Strg + A und dann Strg + V dürfte reichen, vorausgesetzt, Sie haben die Signatur in die Zwischenablage kopiert).
Windows 10 Mail: Standardsignatur
  1. Sobald Ihre Signatur im Editor ist, können Sie sie entsprechend anpassen. Suchen Sie nach Tippfehlern und prüfen Sie, ob die Links korrekt funktionieren. Wie Sie unten sehen, passt die Signatur nicht vollständig in den kleinen Editorbereich. Testen wir also jetzt, wie sie in einer E-Mail aussieht.
E-Mail-Signatur in Signatureditor von Windows 10 Mail einfügen
  1. Nachdem Sie Ihre Signatur in der Windows 10 Mail-App eingerichtet haben, senden Sie am besten zuerst eine E-Mail an sich selbst. So prüfen Sie, ob Bilder in Ihrer Signatur gut aussehen und es keine Formatierungsprobleme gibt.
Neue Signatur in Windows Mail 10

Unternehmensweite E-Mail-Signaturen

Es ist eher eine leichte Aufgabe, E-Mail-Signatur für einen einzelnen E-Mail-Client einzurichten, insbesondere mit einer gut gestalteten Vorlage als Ausgangspunkt. Anders sieht es auf Unternehmensebene aus. Unternehmen, die sich um ihre Marken- und visuelle Identität kümmern, brauchen einheitliche E-Mail-Signaturen. Somit bauen sie ihre Marke mit einem der am populärsten Kommunikationskanäle auf – E-Mails.

Wie schwierig kann es sein, organisationsweite Signatur einzurichten?

Die manuelle Bereitstellung einheitlicher E-Mail-Signaturen ist zwar möglich, die Wartung ist jedoch nicht einfach (wie globale Updates, Änderungen oder Ähnliches). Insbesondere, wenn Mitarbeiter verschiedene E-Mail-Clients und -Geräte nutzen.

Aus diesem Grund haben wir diese Tools zur zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen entwickelt, mit denen das Entwerfen und Bereitstellen von E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen zum Kinderspiel wird und Ihnen viel Zeit und Mühe erspart.

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Keine generische Android-Signatur mehr: Peppen Sie Ihre E-Mail-Signatur für Anrdoid mit diesen Tipps auf

E-Mail-Signatur für Android: Tipps zur Erstellung und Bearbeitung

Senden Sie Ihre geschäftliche E-Mails über ein Android-Mobilgerät? Wenn doch, dann wussten Sie, dass Sie Ihre Android-E-Mail-Signatur erstellen und bearbeiten können? Dies ist besonders wichtig, wenn an ihrer Stelle eine Nachricht wie die folgende steht: “Sent from my Sony Xperia smartphone.” Oder auch etwas ähnlich Generisches. Dies ist natürlich nicht die Signatur, die Sie in geschäftlichen E-Mails haben möchten. Für persönliche Online-Gesprächen eignet sie sich ebenso nicht gut. Im Weiteren finden Sie Anweisungen dazu, wie Sie Ihre Signatur in einer der folgenden E-Mail-Apps für Android erstellen und ändern:

E-Mail Signatur in Gmail-App für Android

Wenn Sie die Gmail-App auf Ihrem Android-Gerät nutzen, befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um Ihre mobile Signatur einzurichten oder zu aktualisieren:

  1. Öffnen Sie die Gmail-App auf Ihrem Android-Gerät und klicken Sie auf das Symbol More in der linken oberen Ecke.
Gmail-App: Einstellungen
  1. Gehen Sie auf Settings.
Settings in Gmail-App.
  1. Tippen Sie im Settings-Menü auf das Konto, für das Sie Ihre mobile Signatur einrichten.
Gmail-Konto für Signatur auswählen
  1. Im Abschnitt General klicken Sie Mobile Signature an.
Mobile Signatur in Gmail-App
  1. Fügen Sie Ihre Android-E-Mail-Signatur in Fenster Signature ein. Wenn sie fertig ist, bestätigen Sie mit OK.

    Hinweis: Mit der Gmail-App für Android es ist möglich, eine Signatur lediglich im Nur-Text-Format zu erstellen. Anders gesagt, es besteht keine Option, Ihrer Android-Signatur HTML-Elemente wie Hyperlinks, Bilder und Social Media Buttons hinzuzufügen. Diese Einschränkungen lassen sich aber überwinden. Den E-Mails, die Sie von Android-Geräten senden, können Sie nämlich mithilfe einer E-Mail-Signatursoftware eines Drittanbieters funktionsreiche E-Mail-Signaturen hinzufügen.
Neue Android-Signatur testen
  1. Wenn Sie in der Gmail-App ein neues Fenster Compose öffnen, sollte dort Ihre Signatur erscheinen.
Android-E-Mail-Signatur: Testen.
  1. Testen Sie, ob Ihre E-Mail-Signatur richtig funktioniert, indem Sie ene Testnachricht senden.

Und das ist es. Jetzt ist Ihre E-Mail-Signatur bereit, damit Sie sie über die Gmail-App auf Ihrem Android-Gerät senden.

E-Mail-Signatur in Android-E-Mail-App

Wenn Sie eine systemeigene E-Mail-App verwenden, die auf Ihrem Android-Gerät läuft, kann das Erstellen Ihrer E-Mail-Signatur je nach Modell des Mobilgeräts etwas anders aussehen. Die Schritte sollten jedoch ähnlich sein:

  1. Öffnen Sie die Android-E-Mail-App auf Ihrem Mobilgerät und tappen Sie More an.
E-Mail-App in Android
  1. Gehen Sie auf Settings.
Erstellen der E-Mail-Signatur in Android-E-Mail-App
  1. Im Settings-Menü wechseln Sie zu Signature.
Android-Signatur einschalten.
  1. Geben Sie Ihre Android-Signatur im Fenster Signature ein und bestätigen mit OK.
Android-Signatur erstellen.
  1. Testen Sie, ob Ihre E-Mail-Signatur richtig funktioniert, indem Sie eine Testnachricht senden.

Organisationsweite HTML-E-Mail-Signaturen auf Android-Geräten

Die obigen Anweisungen zum Einrichten der Android-Signatur sind hauptsächlich hilfreich, wenn Sie eine einfache E-Mail-Signatur für sich selbst oder für einige Mitarbeiter erstellen oder ändern wollen. Wenn Sie jedoch eine erweiterte HTML- Signatur für Ihre geschäftlichen E-Mails brauchen, die von zehn, Hunderten oder sogar Tausenden von Benutzern verwendet wird, reicht dies nicht aus. Um organisationsweite Signaturen erfolgreich zentral zu verwalten, müssen Sie unterschiedliche erweiterte Signatur-Aspekte in berücksichtigen: Firmenlogo, Benutzerfotos, Links zu Ihrer Website oder Social Media Buttons. Ihre geschäftlichen E-Mail-Signaturen sollten unternehmensweit einheitlich und gleichzeitig personalisiert sein. Sie sollten ordnungsgemäß funktionieren, unabhängig davon, welcher E-Mail-Client oder welches mobile Gerät Sie nutzen, um jederzeit eine visuelle Konsistenz zu gewährleisten.

Gute E-Mail-Signatur

Wenn Sie also allen Benutzern und deren unterschiedlichen Mobilgeräten (mit Android oder iOS) eine einheitliche E-Mail-Signatur geben möchten, sehen Sie sich Drittanbieter-Tools wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 oder CodeTwo Exchange Rules Pro näher an, mit denen Sie die volle Kontrolle über E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation erhalten.

Hatten Sie schon folgende oder ähnliche Schwierigkeiten mit der mobilen Signaturen?

  • Probleme beim Einrichten einer ansehnlichen HTML-E-Mail-Signatur.
  • Schwierigkeiten beim Hinzufügen von Bildern zu E-Mail-Signaturen und mit deren korrekten Anzeigen.
  • Unfähigkeit, einen Haftungsausschluss mit Links zu den Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens hinzuzufügen.
  • Verschiedene mobile Signaturen, die nicht einmal einheitlich aussehen (was sich auf die Markenbekanntheit auswirkt).
  • Keine zentrale Kontrolle über E-Mail-Signaturen für alle Benutzer und die keine Möglichkeit, neue Signaturen schnell unternehmensweit bereitzustellen.

CodeTwo-Lösungen nehmen die Last der E-Mail-Signaturverwaltung von Ihren Schultern und gestalten den Prozess ohne Stress und mit voller Effektivität.

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