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Wie kann eine Microsoft 365-E-Mail-Signatur nur in neue E-Mails eingefügt werden?

Hinzufügen einer Signatur nur zu neuen E-Mails in Microsoft 365

Stapeln sich Ihre E-Mail-Signaturen am Ende Ihrer Konversationsthreads? Nun, ich habe sowohl gute als auch schlechte Nachrichten für Sie. Die schlechte Nachricht ist, dass dies die Standardeinstellung für E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 / Office 365 ist. Die für das Anhängen von E-Mail-Signaturen zuständige Nachrichtenflussregel kann diese ganz oben oder ganz unten im gesamten E-Mail-Thread einfügen. Die gute Nachricht ist, dass es Möglichkeiten gibt, dies zu umgehen. Kommen wir gleich zu den Details.

Native Lösung für Microsoft 365

Um das Problem nativ zu lösen, müssen Sie eine Nachrichtenflussregel konfigurieren, die E-Mail-Signaturen nur zu neuen Nachrichten hinzufügt. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine solche Regel einzurichten:

  1. Melden Sie sich beim Exchange Admin Center an. Gehen Sie zu Mail flow (E-Mail-Fluss) > Rules (Regeln). Klicken Sie auf Add a rule (Eine Regel hinzufügen) und wählen Sie Create a new rule (Eine neue Regel erstellen).
Erstellen einer neuen Regel
  1. Benennen Sie die Regel und legen Sie die Bedingungen fest, die erfüllt sein müssen, damit die Signaturregel ausgelöst wird.
Name und Bedingungen der neuen Regel
  1. Richten Sie als Nächstes im Abschnitt Do the following (Gehen Sie wie folgt vor) eine Aktion ein. Wählen Sie Apply a disclaimer to the message (Haftungsausschluss auf die Nachricht anwenden) > append a disclaimer (Haftungsausschluss anfügen) aus.
Haftungsausschluss anfügen
  1. Um den Texteditor für den Haftungsausschluss zu öffnen, klicken Sie unter der ausgewählten Aktion auf Enter text. Microsoft 365 unterstützt nur das HTML-Format. Um diesen Teil zu vereinfachen, können Sie professionelle Signaturvorlagen aus unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator oder unserer Signaturvorlagenbibliothek verwenden. Sobald die E-Mail-Signatur fertig ist, klicken Sie auf Save (Speichern).
Haftungsausschluss - HTML-Code
  1. Klicken Sie nun auf den Link Select one, um eine Fallback-Aktion für die Regel einzurichten, wenn der Haftungsausschluss nicht eingefügt werden kann (z. B. wenn die gesendete Nachricht verschlüsselt ist).
  2. Wählen Sie als Nächstes im Abschnitt Except if (Außer wenn) die Option The subject or body (Der Betreff oder der Text) > subject or body matches these text patterns (Betreff oder Text entspricht diesen Textmustern) aus.
Ausnahme von einer Regel
  1. Fügen Sie in dem sich öffnenden Bereich einen kopierten Teil Ihres Disclaimer-Textes ein. Klicken Sie auf Add (Hinzufügen) und bestätigen Sie mit Save (Speichern).
  2. Führen Sie die verbleibenden Schritte des Regel-Assistenten aus. Überprüfen Sie Ihre Regeleinstellungen und klicken Sie auf Finish (Fertig stellen), um die neue Regel zu erstellen.
  3. Nach der Erstellung ist die Nachrichtenflussregel standardmäßig deaktiviert. Wählen Sie sie aus der Regelliste aus und verwenden Sie den Schalter, um die Regel zu aktivieren.
Aktivieren der Nachrichtenflussregel

Mit dieser Nachrichtenflussregel wird die Signatur nur zu neuen Nachrichten in einem E-Mail-Thread hinzugefügt. Dies ist eine native Lösung, mit der Sie verhindern können, dass Signaturen am Ende der E-Mail-Konversation angezeigt werden.

Einschränkungen nativer E-Mail-Signaturen in Microsoft 365

Native E-Mail-Signaturen weisen einige Einschränkungen auf:

  • Die Regeln werden auf Serverebene verwaltet und können nur in Microsoft 365 implementiert werden,
  • Sie können Ihre Signaturen nicht unter der neuesten Antwort einfügen,
  • Es gibt keinen Editor für HTML-Signaturvorlagen,
  • Es gibt keine Möglichkeit, Leerzeichen nach leeren Active Directory-Feldern zu entfernen,
  • Das Erzwingen des E-Mail-Formats ist nicht verfügbar.

Erfahren Sie mehr über die Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Microsoft 365

Da Microsoft 365 nicht in der Lage ist, eine Nachrichtenkette in Einheiten zu unterteilen, stapeln sich alle eingebetteten Signaturen am Ende eines E-Mail-Threads, anstatt direkt unter jeder Antwort hinzugefügt zu werden. Das ist nicht nur unästhetisch, sondern macht auch die Verwendung von E-Mail-Signaturen gewissermaßen sinnlos. Wenn Sie mehr Kontrolle über die E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 erhalten möchten, sollten Sie eine Lösung eines Drittanbieters in Betracht ziehen.

Überwindung der Einschränkungen: CodeTwo Email Signatures 365

Mit CodeTwo Email Signatures 365 stellen Sie sicher, dass alle Ihre Microsoft 365-E-Mails direkt unter der neuesten Antwort mit Signaturen versehen sind. Neue E-Mails können vollständige Kontaktinformationen über Sie und Ihr Unternehmen enthalten, einschließlich Links, Social Media Icons, Logos und Bilder. Wenn Sie jedoch auf eine Nachricht innerhalb desselben E-Mail-Threads antworten, müssen Sie diese vollständige E-Mail-Signatur nicht nochmals verwenden. Stattdessen können Sie eine vereinfachte Version Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur einrichten, um die Konversation etwas leichter und dennoch informativ zu gestalten.

CodeTwo Email Signatures 365 ist eine einzigartige cloudbasierte Anwendung, die entwickelt wurde, um Ihre Möglichkeiten zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Disclaimern in Exchange Online zu erweitern. Folgen Sie den nachstehenden Schritten, um zu erfahren, wie Sie neuen und nachfolgenden E-Mails unterschiedliche Signaturen hinzufügen können:

  1. Melden Sie sich bei der Signaturverwaltungs-App an und verwenden Sie die Schaltfläche CREATE RULE, um eine neue Regel zu erstellen. Abhängig von Ihren Einstellungen im CodeTwo Admin Panel erstellen Sie entweder eine serverseitige oder eine clientseitige Regel.
Erstellen einer neuen Regel in der Signaturverwaltungs-App
  1. Definieren Sie in den Schritten Senders, Recipients und Keywords die Bedingungen und Ausnahmen für Ihre Regel. Mit anderen Worten: welche E-Mails die Signatur erhalten sollen.
  2. Sie können im Schritt Scheduler einen Aktivitätszeitraum für die Regel planen. Wenn Sie die Funktion deaktiviert lassen (Standardeinstellung), wird die Regel immer aktiv sein.
  3. Als Nächstes entscheiden Sie im Schritt Logic über das Verhalten anderer Regeln, wenn diese bestimmte Regel angewendet wird oder nicht.
Optionen für eine Signaturregel
  1. Gehen Sie zum Schritt Design und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Different signature in the first email and different in subsequent emails aus.
Einrichten unterschiedlicher E-Mail-Signaturen
  1. Erstellen Sie in den Tabs First signature und Subsequent signature separate Signaturen für neue Nachrichten und für nachfolgende Nachrichten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Edit signature, um eine der vordefinierten Signaturvorlagen zu laden oder Ihre eigene HTML-Signatur zu erstellen.
Einrichten der ersten Signatur in E-Mails
  1. In der Signaturvorlagenbibliothek können Sie verschiedene Kategorien auswählen und abwählen, um E-Mail-Signaturvorlagen nach Ihren Anforderungen auszufiltern.
Signaturvorlagenbibliothek
  1. Wenn Sie Ihre Signatur von Grund auf neu erstellen möchten, wählen Sie einfach ein leeres Layout aus.
  2. Im Signaturvorlagen-Editor können Sie die Signatur an Ihre Bedürfnisse anpassen. Es erleichtert das Entwerfen, sodass Sie mit wenigen Klicks E-Mail-Signaturen mit eingebetteten Bildern, Benutzerfotos, Social Media Links, Firmenlogos und Hyperlinks erstellen können.
Editor für Signaturvorlagen
  1. Um Signaturen für nachfolgende E-Mails zu erstellen, gehen Sie zum Tab Subsequent signatures und wiederholen Sie die Schritte, die Sie zum Erstellen der ersten Signatur ausgeführt haben.
  2. Sobald Ihre E-Mail-Signaturen fertig sind, klicken Sie auf Save & Publish, um Ihre Änderungen zu speichern und die Regel in Ihrer Organisation anzuwenden.
Veröffentlichung der Signaturregel

Sie haben soeben mit CodeTwo Email Signatures 365 zwei separate Microsoft 365-Signaturvorlagen sowohl für neue Nachrichten als auch für Weiterleitungen/Antworten erstellt.

Funktionen, die in CodeTwo Email Signatures 365 enthalten sind

Seit seiner ersten Veröffentlichung erfreut sich CodeTwo Email Signatures 365 großer Beliebtheit bei den Kunden von CodeTwo. Die Software wurde speziell entwickelt, um alle Probleme mit E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 zu lösen und die Signaturregeln so anpassbar wie möglich an Ihre Bedürfnisse zu gestalten. Das Team liefert kontinuierlich neue Features, von denen einige im Folgenden aufgeführt sind:

  • WYSIWYG-HTML-Vorlageneditor
    Sie müssen kein HTML-Experte sein, um professionelle E-Mail-Signaturen zu erstellen, die auf verschiedenen E-Mail-Clients und Mobilgeräten funktionieren werden. Das Tool verfügt über einen WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get). Er konvertiert Ihre Signatur automatisch in die Formate HTML, Nur-Text und RTF, fügt problemlos Entra ID (Azure AD)-Platzhalter ein, bearbeitet das Layout der Signatur, fügt Bilder, Logos oder Microsoft 365-Benutzerfotos ein, ändert Farben und Schriftarten usw.
  • Eingebettete Logos und Bilder
    Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie Firmenlogos und Marketingbanner als Inline-Anhänge hinzufügen.
  • Unterstützung für Entra ID (Azure AD)
    Personalisieren Sie E-Mail-Signaturen mit Benutzerkontaktdetails und Unternehmensinformationen aus Ihrem Microsoft Entra ID (Azure Active Directory). Verwalten Sie alle Attribute zentral, fügen Sie benutzerdefinierte CodeTwo-Attribute hinzu oder erlauben Sie Endbenutzern, ihre Kontaktdaten selbst zu aktualisieren.
  • Ein-Klick-CSAT-Umfragen
    Versehen Sie Ihre E-Mails oder E-Mail-Signaturen mit Ein-Klick-Kundenzufriedenheitsumfragen (Ein-Klick-CSAT-Umfragen). Analysieren Sie das gesammelte Kundenfeedback, um Einblick in die Leistung Ihrer Mitarbeiter, Teams oder Dienste zu erhalten.
  • Benutzerfotos in Ihren E-Mail-Signaturen
    Fügen Sie Fotos von Microsoft 365-Benutzern zu E-Mail-Signaturen hinzu, indem Sie den Platzhalter {Foto} in die im Vorlageneditor erstellte Signaturvorlage eingefügen.
  • E-Mail-Signaturen in Gesendeten Elementen
    CodeTwo Email Signatures 365 ist die erste Lösung zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen für Microsoft 365, mit der Sie E-Mail-Signaturen in den Gesendeten Elementen der Benutzer auf verschiedenen Geräten anzeigen können.

Und noch vieles mehr. Probieren Sie es aus!

Weitere Informationen zum Programm finden Sie auf der offiziellen Website von CodeTwo Email Signatures 365.

Direkter Link zu einem gehosteten Bild in E-Mail-Signaturen

[Update]: Es gab wichtige Änderungen an der Art und Weise, wie Google Drive mit direkten Links umgeht. Erfahren Sie, worum es geht.

Sie fragen sich vielleicht, was eigentlich direkte Bildlinks oder direkte URLs mit E-Mail-Signaturen zu tun haben. Dort, wo Sie ein eingebettetes Bild verwenden können, müssen Sie sich um keine Links kümmern. Verlinkte Bilder haben jedoch einige Vorteile (beispielsweise erhöhen sie nicht die E-Mail-Größe). Darüber hinaus gibt es Situationen, in denen verlinkte Bilder die einzige Option sind. Zum Hinzufügen eines verlinkten Bildes benötigen Sie eine direkte URL.

Direkte Links in E-Mail-Signaturen

Beachten Sie, dass es immer besser ist, Bilder für E-Mail-Signaturen auf Ihren eigenen Servern zu hosten. Wenn Sie keinen Server oder keine WordPress-basierte Website besitzen, verwenden Sie am besten einen Image-Hosting-Service. Der folgende Artikel beschreibt, wie Sie einen direkten Link bei einigen bekannten Image- und Datei-Hosting-Diensten erhalten. Wie Sie gleich sehen werden, ist mehr als nur ein Rechtsklick auf das Bild und das Kopieren der Bildadresse erforderlich. Klicken Sie auf den entsprechenden Image-Hosting-Service, um zu erfahren, wie Sie eine direkte Image-URL erhalten:

Beachten Sie, dass alle angegebenen Methoden zum Zeitpunkt des Schreibens dieses Artikels funktionieren. Es gibt jedoch keine Garantie dafür, dass sich das Verfahren in Zukunft nicht ändert.

Wie erhält man eine direkte Bild-URL bei OneDrive

Das Erhalten eines direkten Links bei OneDrive ist schnell und erfordert keine Verwendung von Entwickler-Tools oder URL-Hokuspokus. Es funktioniert jedoch nicht in OneDrive for Business. Mit anderen Worten, Sie können keine Bilder aus dem SharePoint oder OneDrive Ihres Unternehmens verwenden. Das persönliche OneDrive funktioniert jedoch gut:

  1. Verwenden Sie zunächst eine beliebige Methode, um das Bild auf OneDrive hochzuladen:Direkter Bildlink bei OneDrive
  2. Wenn das Bild auf Ihr OneDrive hochgeladen ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Embed (Einbetten) aus dem Menü. Klicken Sie im Menü auf der rechten Seite auf Generate (Generieren). Direkter Bildlink bei OneDrive 2
  3. Dies erzeugt einen direkten Link. Direkter Bildlink bei OneDrive 3
  4. Bevor Sie diesen Link verwenden, löschen Sie seine Attribute (das Fragezeichen und den Teil rechts), da einige E-Mail-Clients bei der Anzeige von Bildern mit diesen Attributen wählerisch sind.

Wie erhält man einen direkten Bildlink bei Dropbox

Um einen direkten Link in Dropbox zu erhalten, ist auch ein simpler Trick erforderlich.

  1. Wie bei anderen Image-Hosting-Diensten beginnen Sie mit dem Hochladen Ihres Bildes. Ziehen Sie Ihr Bild via Drag & Drop oder klicken Sie auf Upload (Hochladen) > Files (Dateien) und wählen Sie das Bild von Ihrer Festplatte aus. Direkter Bildlink bei Dropbox
  2. Wenn Sie das Bild hochgeladen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Share (Teilen) neben dem Bild. Direkter Bildlink bei Dropbox 2
  3. Im neu geöffneten Fenster klicken Sie auf Create and copy link (Link kopieren). Der Link wird in Ihre Zwischenablage kopiert. Fügen Sie ihn in einen beliebigen Texteditor (oder in die Adressleiste) ein. Direkter Bildlink bei Dropbox 3
  4. Als letztes müssen Sie dropbox.com in dl.dropboxusercontent.com oder dl=0 in raw=1 ändern und die neue URL aufrufen. Beide Methoden generieren einen direkten Bildlink. Direkter Bildlink bei Dropbox 4Ein Beispiel für das korrekte Format einer direkten URL:
    https://dl.dropboxusercontent.com/s/1gxdgxvj49zajft/admins%20blog.png

Wie erhält man eine direkte Bild-URL bei Imgur

Im Vergleich zu anderen Image-Hosting-Diensten ist hier das Abrufen einer direkten URL ein Kinderspiel.

  1. Beginnen Sie mit dem Hochladen des Bildes, das Sie hosten möchten. Wie bei anderen Diensten können Sie dies entweder via Drag & Drop tun oder die Schaltfläche Browse (Durchsuchen) verwenden. Direkter Bildlink bei Imgur
  2. Anschließend klicken Sie das hochgeladene Bild an. Direkter Bildlink bei Imgur 2
  3. Kopieren Sie schließlich die direkte URL aus dem Feld Direct Link auf der rechten Seite. Es sind keine Tricks oder andere Schritte erforderlich.Direkter Bildlink bei Imgur 3

Wie erhält man eine direkte URL zu einem Bild bei Flickr

Bei Flickr sind direkte Bildlinks ohne komplizierte Tricks sichtbar.

  1. Nachdem Sie das gewünschte Bild hochgeladen oder gefunden haben, klicken Sie auf Share Photo (Foto teilen). Direkter Bildlink bei Flickr
  2. Gehen Sie im Freigabefenster auf Embed (Einbetten) und kopieren Sie den Code aus dem Feld unten. Der direkte Link ist der Teil zwischen den Anführungszeichen, direkt nach src=Direkter Bildlink bei Flickr 2

Wie erhält man einen direkten Bildlink bei Google Drive

Wenn Sie Google Drive-Links in E-Mail-Signaturen verwenden, müssen Sie damit aufhören. Google hat das Hotlinking dieser Bilder in externen Domains verhindert. Um es in einfachen Worten auszudrücken:

  • Die auf Google Drive gehosteten Bilder werden im Signaturgenerator nicht angezeigt.
  • Kein webbasierter E-Mail-Client wird die auf Google Drive gehosteten Bilder anzeigen.
  • Auch wenn die Bilder nicht im Signaturgenerator erscheinen, können sie beispielsweise in Outlook angezeigt werden.
  • Die auf Google Drive gehosteten Bilder können Anti-Spam-Lösungen auslösen, die Ihre E-Mails in den Junk-Ordner verschieben werden.

Sie wurden gewarnt. Verwenden Sie diese Bilder nicht für E-Mail-Signaturen. Nutzen Sie stattdessen einen von den oben aufgeführten Hosting-Diensten. Die folgenden Anweisungen zeigen, wie Sie eine direkte Bild-URL von Google Drive erhalten, wenn Sie diese für andere Zwecke als E-Mail-Signaturen benötigen. Bedenken Sie, dass die möglichen Einsatzszenarien bei blockiertem Hotlinking stark eingeschränkt sein werden.

Google Drive war möglicherweise der komplizierteste Image-Hosting-Service. Zumindest wenn Sie die dort gehosteten Bilder in E-Mail-Signaturen verwenden wollten. Das hat die Menschen nicht davon abgehalten, ihn zu nutzen – er war trotz der damit verbundenen Schwierigkeiten der beliebteste Image-Hosting-Dienst. Google Drive eignet sich hervorragend zum Teilen von Dateien mit anderen, wir würden es jedoch nicht mehr für direkte Links verwenden. Wenn Sie sich der Risiken bewusst sind, es aber trotzdem in Kauf nehmen möchten, erfahren Sie nachfolgend, wie Sie Bilder auf Google Drive hochladen und deren direkte URLs erhalten:

  1. Fangen wir mit dem Hinzufügen des Bildes an. Ziehen Sie das Bild entweder via Drag & Drop (somit können Sie zum Schritt 3 überspringen) oder gehen sie auf New (Neu) > File upload (Dateien hochladen).
Google Drive – Hochladen eines neuen Bildes
  1. Wählen Sie nun das Bild aus, das Sie in Google Drive hosten möchten:
Google Drive – Auswahl des Bildes zum Hochladen
  1. Jetzt können Sie auf Ihr Foto zugreifen. Wählen Sie es aus, klicken Sie auf die drei Punkte und gehen Sie zu Share (Freigeben) > Share (Freigeben), um die Freigabeoptionen anzuzeigen.
Google Drive – Zugriff auf Bildfreigabeoptionen
  1. Wenn Sie möchten, dass Ihr Online-Bild korrekt funktioniert (d. h. für alle angezeigt wird), müssen Sie sicherstellen, dass die Rolle Viewer (Betrachter) und die Option Anyone on the Internet with the link can view (Jeder im Internet kann das Element über den Link ansehen) ausgewählt sind. Bevor Sie den Link kopieren, gehen Sie zu den erweiterten Einstellungen, indem Sie auf das Zahnrad klicken:
Google Drive – die richtigen Einstellungen für die Bildfreigabe
  1. Stellen Sie sicher, dass in den erweiterten Freigabeoptionen beide Einstellungen aktiviert sind.
Viewers and commenters can see the option to download, print and copy
  1. Klicken Sie im Fenster zur Bildfreigabe oder in der Ordneransicht von Google Drive auf Copy link (Link kopieren).
Google Drive – Kopieren des Links

Hinweis: Beachten Sie, dass Sie in diesem Schritt noch keinen direkten Link erhalten, sondern es handelt sich um einen freigegebenen Link. Solcher Link kann nicht als Quelle in E-Mail-Signaturen verwendet werden. Zur Erinnerung: zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikelupdates scheint für diesen Zweck kein Google Drive-Link geeignet zu sein.

  1. Kopieren Sie nun den freigegebenen Link, indem Sie auf Copy link (Link kopieren) klicken und ihn in einen beliebigen Texteditor einfügen. Sie werden einen ähnlichen Link wie diesen sehen:
    https://drive.google.com/open?id=1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq
    oder
    https://drive.google.com/file/d/1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq/view?usp=share_link

    Die Reihe von Buchstaben und Zahlen in Fettdruck ist die Bild-ID (img_id) dieser bestimmten Grafikdatei. Sie müssen sie kopieren und in das folgende URL-Format einfügen
    https://drive.google.com/uc?export=view&id=*img_id*
    Ersetzen Sie einfach den gesamten img_id-Teil durch Ihre ID (in diesem Beispiel ist es 1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq). Auf diese Weise erhalten Sie die richtige direkte URL, die Sie in Ihrer Signatur verwenden können. Zum Beispiel:
    https://drive.google.com/uc?export=view&id=1evNxiyU9A5yB8LYnUVsOq3--Y6hc4JJq

Wie verwendet man den direkten Bildlink in einer E-Mail-Signatur

Ihre Grafiken online zu bringen ist der erste Schritt. Danach ist es an der Zeit, diese Dateien in der Praxis zu verwenden. Jetzt zeige ich Ihnen, wie Sie dies tun können, um Ihre eigene, professionelle E-Mail-Signatur mit direkten Bildlinks zu erstellen.

  1. Wenn Sie Ihr Bild hochgeladen und die direkte URL erhalten haben, wechseln Sie zu unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator und wählen Sie die Signaturvorlage, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Sie können die Schaltflächen < und > verwenden, um weitere verfügbare Vorlagen anzuzeigen, oder Sie können auch durch alle verfügbaren Signaturen in unserer Galerie der Signaturvorlagen blättern. Signatur-Generator
  2. Geben Sie als Nächstes Ihre Daten ein und gehen Sie auf Graphics (Grafiken). Ersetzen Sie die Felder Logo URL und Banner URL durch die richtigen direkten Links, die Sie zuvor erworben haben. Die Felder Logo/Banner linking to (Logo/Banner verlinken auf) geben an, welche Website geöffnet wird, wenn das Logo oder Banner in der E-Mail-Signatur angeklickt wird. Wenn Sie diese Felder leer lassen, werden keine Hyperlinks hinzugefügt. Signatur-Generator 2
  3. Auf der rechten Seite sehen Sie die Signaturvorschau. Wenn Sie mit den Änderungen fertig sind und die Signatur gut aussieht, klicken Sie auf Apply your signature (Signatur anwenden) und befolgen Sie die Anweisungen für Ihren E-Mail-Client. Signatur-Generator 3

Ein paar gute Tipps:

  • Verwenden Sie für beste Ergebnisse Bilder in derselben Form wie das Musterlogo oder -banner. Die Verwendung eines rechteckigen Logos, wenn das Musterlogo quadratisch ist, führt in der Regel zu deformierten Grafiken.
  • Beachten Sie die empfohlenen Werte für Breite und Höhe. Am besten verwenden Sie genau die gleichen Dimensionen oder deren multiplizierten Werte. Auf diese Weise sollte ein Bild bei der Größenänderung nicht unscharf werden.
  • Nachdem Sie die Signatur angewendet haben, senden Sie eine Test-E-Mail an sich selbst. Wenn Sie Image-Hosting-Dienste verwenden, können Links beschädigt oder geändert werden. Es ist möglich, dass ein Bild in der Signaturvorschau angezeigt wird und nach dem Anwenden der Signatur verwschwindet.

Nützliche Links:

Probleme mit E-Mail-Signaturen in Office 365

Probleme mit E-Mail-Signaturen in Office 365

Es gibt Situationen in Office 365, in denen Ihre E-Mail-Signaturen aufhören zu funktionieren. Hier ist eine Schnellzugriffsliste der häufigsten Probleme bei der Verwaltung von E-Mail-Signaturen samt deren Lösungen:

Fehlerhafte Formatierung der E-Mail-Signatur

Obwohl das Problem nicht auf Office 365 beschränkt ist, kommt es auf dieser Plattform häufig vor.

Sie erstellen eine schöne E-Mail-Signatur in Outlook und nachdem Sie eine E-Mail mit der Signatur gesendet haben, sieht diese nicht korrekt aus. Das Layout ist anders, Zeilenumbrüche erscheinen aus dem Nichts, Schriftarten sehen nicht so aus, wie Sie sie eingerichtet haben usw. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann liegt ein HTML-Problem vor. Der häufigste Grund dafür ist die Erstellung Ihrer E-Mail-Signatur in Microsoft Word. Während sie in Word und in Ihren Signatureinstellungen gut aussieht, enthält sie viele versteckte Formatierungsinformationen, die das Layout normalerweise direkt nach dem Senden einer E-Mail zerstören.

Die Lösung besteht darin, Ihre E-Mail-Signatur mit dem richtigen HTML-Code zu erstellen. Wenn Sie ein HTML-Experte sind, können Sie diese Profi-Tipps nutzen, um eine korrekt formatierte Signatur zu erstellen. Wenn Sie, wie die meisten Menschen, nur eine entfernte Ahnung davon haben, was HTML ist, können Sie den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator verwenden. Auf diese Weise kann jeder eine gut aussehende Signatur einrichten, die nicht kaputt geht, sobald Sie Ihre E-Mail versenden.

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E-Mail-Signaturen fehlen

Sie haben 30 verschiedene E-Mail-Signaturdesigns eingerichtet und plötzlich sind sie alle weg? Oder haben Sie auf Ihren Geräten unterschiedliche E-Mail-Signaturen eingerichtet, die nun alle gleich aussehen?

Der wahrscheinlichste Grund für dieses Phänomen ist die von Microsoft eingeführte Funktion namens „Roaming-Signatures“ (oder „Signatur-Cloud-Einstellungen“). Mit der Implementierung änderte sich der Speicherort der Outlook-E-Mail-Signaturen von Ihrem lokalen Windows-Ordner zu den Postfacheinstellungen in der Cloud. Die Funktion soll Ihnen das Leben erleichtern – Sie müssen nicht mehr E-Mail-Signaturen in jedem von Ihnen verwendeten Outlook separat einrichten. Der Haken dabei ist, dass dadurch möglicherweise versehentlich die zuvor eingerichteten Signaturen überschrieben werden.

Um das Problem zu beheben, können Sie die Roaming-Signaturen deaktivieren, wodurch Ihre fehlenden Signaturen automatisch wiederhergestellt werden. Alternativ können Sie auch versuchen, Ihre fehlenden Signaturen wieder zu erstellen, indem Sie zum lokalen Outlook-Signaturspeicher gehen und den Inhalt von HTML- oder RTF-Signaturdateien kopieren. Erfahren Sie mehr

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Doppelte E-Mail-Signaturen in Office 365

Das Problem der doppelten E-Mail-Signaturen hat viele schockiert und sollte nicht sonderlich überraschen, da es auf den ersten Blick keinen Sinn ergibt. Die Situation stellt sich folgendermaßen dar:

Sie versenden eine E-Mail mit Ihrer Signatur. Alles scheint in Ordnung zu sein, bis Sie eine Antwort erhalten, in der sich unter Ihrer Nachricht zwei E-Mail-Signaturen befinden. Eine der Signaturen kennen Sie. Die andere enthält Ihre persönlichen Daten, sieht aber völlig anders aus. Darüber hinaus gibt es beim Überprüfen Ihres Ordners „Gesendete Elemente“ nur eine E-Mail-Signatur.

Es mag überraschen, aber das Problem kommt recht häufig vor und ist kein Scherz. Die zweite Signatur wird üblicherweise von Ihrer Organisation hinzugefügt, nachdem eine E-Mail gesendet wurde. Die meisten bekannten Marken verfügen über eingerichtete Richtlinien, die steuern, wie die Marke über verschiedene Kanäle hinweg (einschließlich E-Mails) präsentiert wird. Sie verwenden „E-Mail-Flussregeln“ oder spezielle Tools, um nach dem Senden einer E-Mail eine bestimmte Signatur hinzuzufügen, sodass diese nicht von Endbenutzern geändert werden kann. Nebenwirkungen? Doppelte Signaturen, falls Endbenutzer sich eines solchen Mechanismus nicht bewusst sind.

Das Problem liegt wahrscheinlich nicht bei Ihnen – Ihre Organisation sollte die Verwendung solcher Methoden immer klar kommunizieren oder Brand Management Tools verwenden, die es den Benutzern ermöglichen, die von der Organisation hinzugefügten Signaturen zu sehen.

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Office 365-Signaturen können nicht bearbeitet werden

Manchmal kann es bei der Verwendung von Office 365 Outlook im Web (OWA) zu Problemen kommen, wenn Sie versuchen, eine E-Mail-Signatur für Ihr Konto festzulegen. Wenn Sie die E-Mail-Einstellungen durchgehen, fehlt möglicherweise im Menü Layout die Schaltfläche E-Mail-Signatur. Dadurch ist es für Benutzer unmöglich, Änderungen an ihren Office 365-E-Mail-Signaturen vorzunehmen. Die wahrscheinlichste Ursache ist die Blockierung dieser Funktion durch eine OWA-Richtlinie. So beheben Sie das Problem:

  1. Greifen Sie auf Ihr Exchange Admin Center zu und gehen Sie zum Abschnitt permissions (Berechtigungen).
OWA-Berechtigungen im Exchange Admin Center
  1. Wählen Sie anschließend im oberen Menü den Tab Outlook Web App policies (Outlook Web App-Richtlinien) aus. Wählen Sie die gültige Richtlinie aus (in diesem Beispiel OwaMailboxPolicy) und bearbeiten Sie sie.
  2. Klicken Sie im Tab features (Funktionen) unten im Fenster auf More options (Weitere Optionen).
Office 365-E-Mail-Signaturen funktionieren nicht und können nicht bearbeitet werden 2
  1. Aktivieren Sie im Abschnitt User experience (Benutzerfreundlichkeit) das Kontrollkästchen Email signature.
Office 365-E-Mail-Signaturen funktionieren nicht und können nicht bearbeitet werden 3

Hinweis:

  • Diese Funktion kann umgekehrt verwendet werden, wenn eine E-Mail-Signatur / ein Haftungsausschluss über E-Mail-Flussregeln oder über ein Tool eines Drittanbieters hinzugefügt wurde und Sie die von Benutzern erstellten Signaturen blockieren möchten.
  • Wenn vor dem Blockieren dieser Funktion eine E-Mail-Signatur hinzugefügt wurde, werden Benutzer sie weiterhin verwenden können. Sie kann sogar automatisch hinzugefügt werden, wenn eine solche Option ausgewählt wurde.
  • OWA-Richtlinien werden erwartungsgemäß nicht auf Benutzer angewendet, die auf ihre Postfächer über Outlook zugreifen.

Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie eine Office 365-E-Mail-Signatur einrichten, kann dieser Artikel hilfreich sein.

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Keine Bilder in Office 365-E-Mail-Signaturen

Keine Bilder in Office 365-E-Mail-Signaturen

Sie haben Ihrer E-Mail-Signatur ein Bild hinzugefügt, welches jedoch nicht angezeigt wird? Haben Sie Probleme mit dem gefürchteten roten X, das anstelle Ihrer Marketingbanner oder Social Media Icons zu sehen ist? Dies kann daran liegen, dass Sie ein verlinktes Bild (auch gehostetes Bild genannt) verwendet haben. Verlinkte Bilder werden von den meisten E-Mail-Clients automatisch blockiert. Darüber hinaus wird das Bild nicht angezeigt, wenn ein Web-Speicherort, an dem das Bild gespeichert ist, vorübergehend oder dauerhaft nicht verfügbar ist. Es wird auch nicht angezeigt, wenn Sie E-Mails im Offline-Modus durchsuchen. Sie können dieses Problem beheben, indem Sie stattdessen eingebettete Grafiken verwenden:

  1. Klicken Sie im Fenster des Signatureditors auf das Bildsymbol und wählen Sie ein Bild von Ihrem lokalen Laufwerk aus.
Probleme mit der Office 365-Signatur – Bild funktioniert nicht

Hinweis:

  • Bilder bei dieser Option werden als versteckte Anhänge gesendet, wodurch die Größe der E-Mails zunimmt.
  • In seltenen Fällen können solche Bilder von der Antivirensoftware des Empfängers gelöscht werden.
  • Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre eingebetteten Bilder beim Empfänger korrekt aussehen, müssen Sie eine Drittanbieterlösung wie CodeTwo Email Signatures 365 verwenden.

Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen verlinkten und eingebetteten (Inline-)Bildern finden Sie in diesem Blogbeitrag.

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Doppelter Abstand im E-Mail-Signaturblock

Beim Bearbeiten einer HTML-E-Mail-Signatur in OWA oder Outlook kommt es häufig vor, dass Ihre Vorlage nicht so angezeigt wird, wie Sie sie entworfen haben. Das häufigste Problem ist der doppelte Zeilenabstand:

Probleme mit der Office 365-E-Mail-Signatur – doppelter Abstand

Obwohl es eine ganze Reihe von Möglichkeiten gibt, das Problem zu lösen, gibt es eine, die für jedes Formatierungsproblem funktioniert, einschließlich des Problems mit doppelten Abständen:

  1. Erstellen Sie zunächst Ihren E-Mail-Signaturblock in einem Textverarbeitungsprogramm oder in dem E-Mail-Signaturgenerator.
  2. Kopieren Sie die von Ihnen erstellte E-Mail-Signatur und fügen Sie sie in den Signatureditor ein.
  3. Nehmen Sie gegebenenfalls letzte Anpassungen vor.

Das Problem der doppelten Abstände könnte auch durch die Verwendung der Kombination Umschalt + Eingabetaste gelöst werden, anstatt einen neuen Absatz einfach durch Drücken der Eingabetaste zu beginnen. Manchmal kann es jedoch passieren, dass die Signatur als eine einzelne Textzeile erscheint. Die obige Lösung garantiert, dass dieses Problem gelöst wird. Darüber hinaus bietet sie Ihnen mehr Bearbeitungsmöglichkeiten als der integrierte E-Mail-Signatureditor von OWA oder Outlook.

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Office 365-E-Mail-Signatur ist ausgegraut

Dieses Problem kann auftreten, wenn Sie auf Ihr Office 365-E-Mail-Konto über Outlook zugreifen. Wenn Sie keine E-Mail-Signatur ändern oder neue Signatur hinzufügen können, liegt dies höchstwahrscheinlich an einem bestimmten Wert, der in der Registrierung eingegeben wurde. Es hat nichts mit der Verwaltung von Office 365 zu tun, sondern ist vollständig von den Funktionen von Microsoft Windows abhängig. Um das Problem zu beheben, befolgen Sie die folgenden einfachen Schritte:

Wichtig:

  • Es könnte sich als schlechte Idee erweisen, mit der Registrierung herumzuspielen, wenn Sie dies früher nicht getan haben. Stellen Sie sicher, dass Sie immer ein Backup der Registrierung erstellen, bevor Sie mit der Arbeit daran beginnen. Dies können Sie tun, indem Sie auf Datei > Exportieren klicken und einen Zielspeicherort für Ihr Backup auswählen.
  • Zusätzlich können in der Registrierung die Einträge NewSignature und Reply_Signature mit dem Wert REG_SZ in der Spalte Typ und dem Namen der automatisch hinzuzufügenden Signatur in der Spalte Daten vorhanden sein. Diese Registrierungseinträge sollten auch das Ändern von Signaturen blockieren.
  1. Halten Sie auf Ihrer Tastatur die Windows-Taste gedrückt und drücken Sie R.
  2. Geben Sie regedit ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Probleme mit E-Mail-Signaturen in Office 365 - funktionieren nicht, sind ausgegraut
  1. Dadurch wird der Registrierungseditor geöffnet. Folgen Sie in der Ordnerstruktur auf der linken Seite dem Pfad: HKEY_Current_User > Software > Microsoft > Office > X > Common > MailSettings.
  2. Wenn ein Wert mit dem Namen DisableSignatures vorhanden und auf 1 festgelegt ist, ändern Sie ihn entsprechend, sodass er auf 0 festgelegt ist.
Probleme mit der Office 365-Signatur – Regedit-Einstellungen

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E-Mail-Signaturen werden nicht direkt unter Antworten oder Weiterleitungen angezeigt

Ein bekanntes Problem, das unter Exchange Online-Administratoren häufig diskutiert wird, sind E-Mail-Signaturen, die am Ende von E-Mail-Konversationen landen. Leider bietet Exchange Online keine Möglichkeit, dieses Problem mit Bordmitteln zu lösen. Wenn Sie außerdem keine Ausnahme zu Ihrer E-Mail-Flussregel hinzufügen, kann es passieren, dass Ihre E-Mail-Signatur verdoppelt wird.

Derzeit besteht die einzige Möglichkeit, E-Mail-Signaturen automatisch direkt unter Antworten oder Weiterleitungen hinzuzufügen, in der Verwendung einer Drittanbieterlösung. Am besten probieren Sie CodeTwo Email Signatures 365 aus.

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Office 365-E-Mail-Signaturen werden nicht in den Gesendeten Elementen angezeigt

Ein weiteres Problem, mit dem Unternehmen häufig konfrontiert werden, besteht darin, dass serverseitig eingefügte E-Mail-Signaturen im Ordner „Gesendete Elemente“ des Absenders nicht sichtbar sind. Dies kann zu Problemen führen, wenn Sie einen Disclaimer haben, der an jede gesendete E-Mail angehängt werden sollte, Sie diesen aber nicht überprüfen können. Das Fehlen von Haftungsausschlüssen in Ihren E-Mails kann zu rechtlichen Problemen führen.

Es gibt jedoch einen Workaround: statt Haftungsausschlüsse auf Serverebene anzuhängen, können Sie eine E-Mail-Signaturvorlage erstellen und diese an alle Benutzer verteilen. Dann weisen Sie sie einfach an, den Haftungsausschluss in ihren E-Mail-Clients einzufügen.

Obwohl dadurch ein Problem gelöst wird, kann es leider dazu kommen, dass eine Liste neuer Probleme entsteht. Um nur einige zu nennen:

  • Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter die E-Mail-Signatur nicht korrekt implementieren oder die Aufforderung zu derer Einrichtung einfach ignorieren.
  • Wenn die Benutzer mehr als nur einen E-Mail-Client verwenden, kann die Signatur im gesamten Unternehmen unterschiedlich aussehen.
  • Jede Änderung der E-Mail-Signatur in der Zukunft müsste jedes Mal auf allen Computern separat implementiert werden.

Um Office 365-E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse in den Gesendeten Elementen anzuzeigen, müssen Sie CodeTwo Email Signatures 365 verwenden – den ersten Office 365-Signaturmanager auf dem Markt, der eine solche Funktion bietet.

Dies sind die häufigsten Probleme, die bei E-Mail-Signaturen in Office 365 auftreten können. Wenn Sie auf andere Probleme stoßen, teilen Sie uns diese unbedingt in den Kommentaren mit. Wir werden versuchen, sie nach besten Kräften anzugehen.

So erstellen Sie einen Link in einer E-Mail-Signatur

So erstellen Sie einen Link in einer E-Mail-Signatur

Hyperlinks oder einfach Links sind das Herzstück des Internets. Sie ermöglichen es Ihnen, sofort zwischen verschiedenen Orten im Web zu wechseln oder beispielsweise einen Anruf zu starten, indem Sie auf eine Telefonnummer klicken. Heutzutage beschränken sich Links nicht nur auf Websites, sondern sind auch in der E-Mail-Kommunikation üblich. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur mit verschiedenen Arten von Links bereichern können.

Warum Links in Ihrer Signatur verwenden?

Eine E-Mail-Signatur ist ein perfekter Träger Ihrer Kontaktdaten. Durch Hinzufügen einer Website, eines Blogs oder Social Media Links zu einer E-Mail-Signatur können Ihre Empfänger bequem auf diese Ressourcen zugreifen. Dadurch werden Signaturen interaktiver und… attraktiver.

Darüber hinaus können Sie jetzt andere Linktypen verwenden, die die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Empfängern erleichtern können, z. B. solche, die es Ihren Empfängern ermöglichen, Sie direkt über das Telefon oder einen Instant Messenger zu kontaktieren.

Generell sind Hyperlinks ein wesentlicher Bestandteil moderner E-Mail-Signaturen. Dank ihrer Verwendung bleiben Sie mit den neuesten Trends auf dem Laufenden und sorgen für effektive und erfolgreiche Kommunikation.

So verwenden Sie Links in Ihrer Signatur

In diesem Abschnitt zeige ich Ihnen, wie Sie Ihrer E-Mail-Signatur verschiedene Linktypen hinzufügen. Jeder Typ dient einem anderen Zweck, aber letztendlich läuft alles darauf hinaus, Ihre Kommunikation für Ihre Empfänger bequemer zu gestalten.

So fügen Sie einen Link zu einer Website ein

Ein einfacher, schneller und kostenloser Weg, um anzufangen, ist die Verwendung unseres Signaturgenerators. Sobald Sie eine Vorlage ausgewählt haben, können Sie ganz einfach einen Link zu Ihrer Website hinzufügen, indem Sie ihre Adresse in das Feld Website innerhalb des Abschnitts Company Data (Unternehmensdaten) eingeben. Die Änderung wird in der Vorschau widergespiegelt und der Link wird so vorformatiert, dass er dem Farbthema der Signaturvorlage entspricht. Außerdem werden Sie Ihren Link sofort testen können.

So fügen Sie einen Website-Link in den kostenlosen Signaturgenerator ein

Wenn Sie weitere Personalisierungsoptionen benötigen, kopieren Sie Ihre Signaturvorlage aus dem Generator, indem Sie auf Apply your signature (Signatur anwenden, wie aus dem obigen Screenshot ersichtlich) und Copy (Kopieren) klicken. Unterhalb der Schaltfläche Copy sehen Sie detaillierte Anweisungen zum Einfügen der Vorlage in den Editor Ihres E-Mail-Clients.

In den folgenden Beispielen verwende ich Outlook 365, aber Sie sollten leicht verstehen, wie es in anderen E-Mail-Clients geht, da die Verfahren ziemlich ähnlich sind.

Zurück zum Wesentlichen (und Outlook 365): wenn Sie einfach die Formatierung Ihres Links ändern möchten (z. B. Farbe, Fettdruck usw.), markieren Sie Ihre Website-Adresse und verwenden Sie eine der im Outlook-Editor verfügbaren Optionen. Sie können jeden Link in Ihrer E-Mail-Signatur auf die gleiche Weise formatieren.

Formatieren eines Website-Links im Outlook-Signatureditor

Wenn Sie möchten, dass Ihre Empfänger nicht nur Ihre Website-Adresse sehen, sondern lieber eine Phrase (z. B. Besuchen Sie unsere Website) verwenden, die verlinkt wird, müssen Sie zuerst Ihre Website-Adresse aus der Signatur löschen. Geben Sie als Nächstes die zu verknüpfende Phrase ein und markieren Sie sie. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche zum Hinzufügen eines Hyperlinks (Nr. 2 im Screenshot unten), geben Sie Ihre Website-Adresse in das sich öffnende Dialogfeld ein und klicken Sie auf OK. Speichern Sie Ihre Signaturvorlage und schließen Sie den Signatureditor von Outlook.

So fügen Sie eine verknüpfte Phrase im Outlook-Signatureditor hinzu

Denken Sie daran, dass der Editor von Outlook die Formatierung des Links auf die Standardformatierung ändert (blaue Schrift mit angewendeter Unterstreichung). Um das Erscheinungsbild Ihrer verknüpften Phrase schließlich Ihren Bedürfnissen anzupassen, markieren Sie sie und verwenden Sie die im vorherigen Screenshot gezeigten Formatierungswerkzeuge.

Wenn Sie weitere Links einfügen möchten, bewegen Sie einfach den Cursor an die Stelle, an der ein Link eingefügt werden soll, klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen eines Hyperlinks und geben Sie alle Details ein (Adresse, anzuzeigender Text). So einfach ist es.

Wie verwenden Sie zusätzliche Linktypen

Abgesehen von allgemeinen Website-Hyperlinks können Sie spezielle Typen von Links verwenden, die auf eine Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder eine Instant-Messenger-App verweisen. Solche Links sind sehr nützlich – sobald sie angeklickt oder angetippt wurden, leiten sie Ihre Empfänger automatisch zu einer entsprechenden App weiter, in der relevante Kontaktinformationen von Ihnen eingefügt werden. Wenn beispielsweise jemand auf einen Link zu Ihrer E-Mail-Adresse klickt, wird sein standardmäßiger E-Mail-Client geöffnet, wobei Ihre E-Mail-Adresse in das An-Feld eingefügt wird. Oder wenn ein Empfänger auf einen Link zu Ihrer Telefonnummer klickt, öffnet sich eine Telefon-App mit Ihrer gewählten Telefonnummer. Dies ist besonders praktisch, wenn Ihre Empfänger E-Mails auf ihren Mobiltelefonen lesen.

Um diese Art von Links zu nutzen, bereiten Sie Ihre Signaturvorlage in unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator vor, kopieren und fügen Sie sie anschließend in den Signatureditor Ihres E-Mail-Clients ein (z. B. Outlook 365, wie im vorherigen Abschnitt gezeigt).

Erstellen eines Links zu einer E-Mail-Adresse

Signatureditoren der gängigsten E-Mail-Clients (z. B. Microsoft Outlook, Outlook.com, Gmail.com) verwenden normalerweise intelligente Funktionen, um die E-Mail-Adresse in Ihrer Signatur automatisch in einen Link zu Ihrer E-Mail-Adresse umzuwandeln. Wenn Ihr Client solche intelligenten Lösungen jedoch nicht anbietet oder sie aus irgendeinem Grund nicht anwendet, fahren Sie mit den folgenden Anweisungen fort.

Markieren Sie Ihre E-Mail-Adresse und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen von Links. Wählen Sie als Nächstes auf der linken Seite E-mail Address aus und geben Sie mailto: im Feld E-mail address ein, unmittelbar gefolgt von Ihrer E-Mail-Adresse. Optional können Sie eine Phrase angeben, die mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft wird, indem Sie den Text im Feld Text to display (Anzuzeigender Text) ändern. Klicken Sie abschließend auf OK, speichern Sie Ihre Signaturvorlage und schließen Sie den Signatureditor.

So fügen Sie einen Link zu einer E-Mail-Adresse im Outlook-Signatureditor hinzu

Dies ist die einfachste Version des E-Mail-Hyperlinks. Es gibt jedoch noch viele weitere Möglichkeiten (z. B. können Sie einen vordefinierten E-Mail-Text hinzufügen). Um mehr zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel.

Erstellen eines Links zu einer Telefonnummer

Das Erstellen eines Telefon-Hyperlinks ist dem E-Mail-Hyperlink ziemlich ähnlich. Nachdem Sie die Telefonnummer in Ihrer Signatur markiert und auf die Schaltfläche zum Einfügen des Links geklickt haben, müssen Sie auf der linken Seite Existing File or Web Page (Vorhandene Datei oder Webseite) auswählen und tel: unmittelbar gefolgt von Ihrer Telefonnummer eingeben. Vergessen Sie nicht, Ihrer Telefonnummer das Pluszeichen (+) und Ihre Landesvorwahl voranzustellen. So können Ihre Empfänger Sie telefonisch erreichen, egal aus welchem Land sie Sie anrufen.

So fügen Sie einen Telefonnummern-Link im Outlook-Signatureditor hinzu

Beispiele für andere nützliche Linktypen

Neben den gängigsten Linktypen mailto: und tel: gibt es noch eine Reihe weiterer, z. B. callto: der einen Skype-Anruf initiiert oder sms: welcher Ihren Empfängern ermöglicht, direkt zu ihrer SMS-App zu gehen, um Ihnen eine Textnachricht zu senden. Denken Sie jedoch daran, dass diese möglicherweise nicht so gut unterstützt und nicht immer wie beabsichtigt funktionieren werden. Erfahren Sie mehr

Wie fügt man einen Link zu einem Bild hinzu

Wenn Ihre E-Mail-Signaturvorlage ein Foto oder ein anderes grafisches Element enthält, können Sie auch einen Link dazu hinzufügen. Wenn Ihr Empfänger beispielsweise auf Ihr Banner klickt, wird er auf die Landingpage Ihres Sonderangebots weitergeleitet.

Der einfachste Weg, ein Bild in einer ausgewählten Signaturvorlage zu verlinken, ist die Verwendung des Abschnitts Graphics (Grafiken) in unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator. Einmal dort, müssen Sie Ihre(n) Link(s) in das/die Feld(er) …linking to (…verlinkung zu) eingeben. Dadurch werden die Bilder zu verknüpften, anklickbaren Elementen.

So verlinken Sie ein Bild im kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator

Alternativ können Sie einen Link zu einem grafischen Element im Editor Ihres E-Mail-Clients hinzufügen. Dies erfolgt ähnlich wie das Hinzufügen eines einfachen Links zu einem Text. Sobald Ihre Vorlage in den Editor kopiert wurde, markieren Sie Ihr grafisches Element und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen von Links (Nr. 2 im Screenshot unten). Geben Sie in dem sich öffnenden Dialogfenster die Zieladresse ein. Speichern Sie abschließend Ihre Änderungen und schließen Sie den Editor.

So verlinken Sie ein Bild im kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator

Das ist nicht das Ende der Geschichte

Dies sind nur die Grundlagen. Wenn Sie sich für HTML (die Sprache moderner Signaturvorlagen) interessieren, können Sie mit Links noch viel mehr tun. Sie können beispielsweise eine ausgewählte Vorlage von mail-signatures.com herunterladen, jedes Element des Hyperlink-Codes manuell ändern und die vollständig angepasste Vorlage in Ihren E-Mail-Client einfügen.

So laden Sie eine E-Mail-Signaturvorlage von mail-signatures.com herunter

Und wenn Sie professionelle Funktionen und Personalisierungsoptionen benötigen, die auf alle Postfächer in Ihrem Unternehmen angewendet werden können, können Sie jederzeit die Signaturverwaltungssoftware testen, mit der Sie Links verwenden können, die sich dynamisch von Benutzer zu Benutzer ändern, oder mit der Sie die Leistung Ihrer E-Mail-Marketingkampagnen verfolgen können.

Weitere Artikel:

E-Mail-Signaturen für Marketing- und Branding-Zwecke

E-Mail-Signaturen für Marketing- und Branding-Zwecke

Wir haben gesehen, wie sich professionelle, mit der visuellen Identität kompatible E-Mail-Signaturen von einem neuen Trend zu Marketing- und Branding-Grundlagen entwickelt haben. Heute halten nur noch die konservativsten Unternehmen an den alten Methoden fest und bestehen darauf, nur den Vor- und Nachnamen in ihre E-Mail-Signaturen aufzunehmen. Die meisten Unternehmen haben das Potenzial von E-Mail-Signaturen für Marketing- und Branding-Zwecke erkannt. Ich zeige Ihnen, wie Sie dieses Potenzial am besten ausschöpfen.

Der Preis für unprofessionelle E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturen sind zu mehr als nur einem normalen, winzigen Detail der Corporate Identity geworden. Sie sind in jeder einzelnen E-Mail enthalten, die von jedem Mitarbeiter gesendet wird. Es spielt keine Rolle, ob Sie in einem Technologieunternehmen angestellt sind oder nicht – solange Sie E-Mails versenden, werden Menschen Sie danach beurteilen, wie die E-Mail-Signaturen Ihres Unternehmens aussehen. Es zeigt, wie viel Aufmerksamkeit das Unternehmen der Kommunikation mit potenziellen Kunden und Partnern widmet.

Mit anderen Worten, wenn Ihre E-Mail-Signatur beispielsweise Folgendes enthält:

  • defekte Links,
  • Social-Media-Buttons, die auf tote Profile oder Plattformen (wie z. B. G+) verlinken,
  • veraltete Kontaktdaten,
  • defekte Bilder,
  • Filmzitate,
  • nur Ihren Namen,
  • defektes Layout,

gehen Empfänger automatisch davon aus, dass dieser Aspekt außerhalb der Kontrolle Ihres Unternehmens liegt. Und es ist ganz natürlich, mit Annahmen einen Schritt weiter zu gehen und zu denken, dass dies möglicherweise nicht das Einzige ist, was sich der Kontrolle entzieht. Sie verlieren Vertrauen und wertvolle Marketingmöglichkeiten. Aber konzentrieren wir uns nicht darauf, was Sie verlieren können – sehen Sie, was Sie gewinnen können.

Vorteile professioneller E-Mail-Signaturen

Lassen Sie uns für diejenigen, die nicht überzeugt sind, sehen, welche Art von Informationen Sie möglicherweise offenlegen, wenn Sie eine E-Mail mit Ihrer optimierten Signatur senden.

Beispiel-E-Mail-Signatur für Branding und Marketing

Die oben genannten Optionen stehen dafür, wer Sie sind, für wen Sie arbeiten und was Sie tun. Aber das ist noch lange nicht alles, was Sie mit E-Mail-Signaturen tun können. Sie können auch Folgendes einbeziehen:

  • Banner und Logos für Ihre Marketingkampagnen,
  • Werbung für wichtige Produkte und Dienstleistungen,
  • Informationen über kommende Veranstaltungen,
  • Social-Media-Inhalte,
  • Informationen zu Geschäftspartnern und Projekten,
  • Logos erworbener Zertifikate und Auszeichnungen, kommerzielle Videos,
  • andere wichtige Informationen über Ihr Unternehmen,
  • Umfragen zur Kundenzufriedenheit,
  • Links für schnelle Besprechungen und Terminplanung.

Das gleichzeitige Hinzufügen all dieser Elemente zu einer Signatur ist zwar nicht die beste Idee, aber die obige Liste sollte Ihnen eine Vorstellung davon geben, wie viel Sie mit jeder E-Mail machen können, die von Ihren Mitarbeitern gesendet wird. Die Elemente, die Sie der Signatur hinzufügen, sollten zu dem passen, worauf Sie sich konzentrieren möchten und wer der endgültige Empfänger Ihrer Nachricht ist. Denken Sie daran, dass ein potenzieller Kunde die Signatur als eine Gelegenheit nutzen wird, um einen Einblick in Sie (als Unternehmen) zu erhalten. Dies könnte ein Punkt sein, an dem sie sich für weitere Interaktionen entscheiden oder sich von ihnen zurückziehen.

Ein Beispiel für den Umgang mit E-Mail-Signatur-Marketing

Stärken Sie die visuelle Identität Ihres Unternehmens

Im Allgemeinen bildet die visuelle Identität eine Basis, auf der Sie Ihr Markenvertrauen aufbauen. Es ist die Botschaft, die Sie an alle senden möchten, die mit Ihrem Unternehmen interagieren. Wenn Sie Ihr Branding stärken möchten, muss die Signatur dieselbe Botschaft vermitteln und Ihrer Unternehmensidentität entsprechen.

Marketingstrategien

Vermarkter sind an einem Punkt angelangt, an dem eine effektive Markenwerbung schwieriger als je zuvor ist. In der Regel ignoriert Ihre Zielgruppe Werbeanzeigen, nutzt Werbeblocker oder die Kampagne erreicht sie einfach nicht. Und großartige Werbeangebote haben keinen Sinn, wenn niemand davon weiß. Glücklicherweise können Sie diese Einschränkungen mit E-Mail-Signatur-Marketing umgehen. Die meisten Ihrer Empfänger sind keine zufälligen Personen – Sie wissen, welche Kampagnen für sie von Interesse sein können. Und wenn Sie die E-Mail-Signatur richtig einrichten, werden Marketingbanner immer auffallen.

Was die spezifischen Elemente betrifft, hängt Ihre Wahl davon ab, was Sie erreichen möchten. Social-Media-Links, Artikellinks oder Feeds können Ihrem Publikum zeigen, dass Sie regelmäßig wertvolle Inhalte bereitstellen (hoffentlich machen Sie das!). Diese weniger direkte Art, Ihre Dienstleistungen oder Produkte zu bewerben, ist in der Regel effektiv, da die Empfänger nicht das Gefühl haben, dass sie gezwungen sind, auf Ihre Links zu klicken.

E-Mail-Signatur-Marketing im Einsatz

Wo soll man mit dem Branding in E-Mail-Signaturen anfangen?

Jede Reise beginnt mit einem ersten Schritt. Im Fall von E-Mail-Signatur-Marketing müssen Sie zuerst die Signatur entwerfen. Es gibt einige Schwierigkeiten, denen Sie an dieser Stelle begegnen könnten.

Nachdem Sie den ersten Teil gelesen haben, haben Sie wahrscheinlich einige Ideen, was Sie in Ihre brandingfreundliche und visuell optimierte E-Mail-Signatur aufnehmen könnten. Sie haben sich um die visuelle Identität gekümmert und alle benötigten Bilder sind schon vorhanden uns einsatzbereit. Jetzt kommt das spezifische Layout der Signatur – wie ordnet man all diese Daten an, damit es gut aussieht? Und dann müssen Sie diese Signatur in HTML konvertieren, um sicherzustellen, dass sie in verschiedenen E-Mail-Clients korrekt angezeigt wird.

Für die meisten Menschen ist das ein bisschen zu viel. Aus diesem Grund haben wir Ihnen einen völlig kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator zur Verfügung gestellt. Damit können Sie ganz einfach professionelle HTML-E-Mail-Signaturen erstellen, selbst wenn Sie nicht wissen, was HTML-Code ist. Und wenn Sie nur etwas Inspiration brauchen, können Sie in unserer Galerie der Signaturvorlagen vorgefertigte Vorlagen herunterladen und sie nach Belieben umgestalten.

Nachdem Sie fertig sind, erhalten Sie eine gut gestaltete E-Mail-Signaturvorlage, die mit Ihrem Branding übereinstimmt. Die Sache mit der visuellen Identität und dem Branding ist, dass sie nicht nur für einen einzelnen Mitarbeiter gelten – damit die guten Veränderungen tatsächlich wirken, müssen sie unternehmensweit eingeführt werden. Das Letzte ist also, eine personalisierte Version dieser E-Mail-Signatur für jeden im Unternehmen zu erhalten.

Wie werden E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen eingerichtet?

Beim Einrichten von Signaturen für das ganze Unternehmen stehen Sie möglicherweise vor einigen Herausforderungen, die im folgenden Video dargestellt werden:

Jetzt können Sie sehen, dass es nicht so einfach ist, wie es sich anhört. Wenn Sie also E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter verwalten müssen, benötigen Sie möglicherweise ein spezielles Tool. So könnten Sie zum Beispiel:

  • einheitliches unternehmensweites Branding gewährleisten, ohne Interaktion des Endbenutzers,
  • E-Mail-Signaturen für alle E-Mail-Clients und Mobilgeräte mit wenigen Klicks bereitstellen (keine HTML-Kenntnisse erforderlich),
  • dank eingebetteter Bilder sicherstellen, dass Ihre Branding- und Marketinginhalte immer durchkommen,
  • Signaturregeln anpassen, sodass verschiedene Abteilungen unterschiedliche Signaturelemente haben können (unter Einhaltung Ihrer Richtlinien zur visuellen Identität),
  • sofortige Aktualisierungen aller E-Mail-Signaturen auf einmal vornehmen.

Es könnte der richtige Zeitpunkt sein, Ihr E-Mail-Signatur-Branding mit preisgekrönten Lösungen auf ein höheres Level zu bringen.

Weitere Artikel:

Einrichten von E-Mail-Signaturen in Outlook im Web (Office 365 und Exchange 2016/2019

[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 16. Februar 2018 veröffentlicht. Er wurde aktualisiert, um die aktuellen Schritte darzustellen, die zum Einrichten einer E-Mail-Signatur auf den jeweiligen Plattformen erforderlich sind.

Damals, als Exchange 2016 veröffentlicht wurde, wurde OWA durch ein brandneues, frisches Outlook im Web, bekannt aus Office 365 (oder Microsoft 365, da sich dieser Name zwischenzeitlich auch geändert hat), ersetzt. Seitdem hat Outlook im Web einige visuelle Upgrades durchlaufen, aber es gab (noch) keine weitere Namensänderung. Interessant ist, dass diese Outlook-Versionen trotz des gleichen Namens, der sowohl für lokale (Exchange 2016 und Exchange 2019) als auch für Cloud-Umgebungen verwendet wird, etwas anders sind. Und obwohl sich beide Clients hinsichtlich der Signaturerstellung ähneln, gibt es auch einige Unterschiede. Einer davon betrifft den Pfad zum Editor für E-Mail-Signaturen.

Einrichten der E-Mail-Signatur im cloudbasierten Outlook im Web

Das Layout des Signatureditors im standardmäßigen E-Mail-Client von Office 365 ist anders, obwohl seine Funktionen im Wesentlichen dieselben sind wie in der On-Prem-Version des Clients. Zwei zusätzliche Buttons sind vorhanden: format painter und quote.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto an und gehen Sie auf Outlook oder verwenden Sie den direkten Link.
    E-Mail-Option im oberen Menü von Office 365
  1. Wechseln Sie als Nächstes zu Settings (klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke) und klicken Sie auf View all Outlook settings unten im Pop-up-Fenster.
    Zugriff auf die Optionen von Outlook im Web in  Office 365
  1. Gehen Sie auf MailCompose and reply. Hier können Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen oder bearbeiten und dabei bestimmen, ob sie automatisch in Ihren neuen Nachrichten bzw. Antworten/Weiterleitungen erscheinen soll. Wenn Sie beide Dropdown-Menüs mit ihren Standardwerten belassen (No signature), müssen Sie die Signatur später beim E-Mail-Schreiben manuell einfügen. Das Settings-Fenster sollte auch über diesen Link abrufbar sein. Editor für E-Mail-Signaturen im Outlook im Web
  1. Sie müssen Ihre Signatur nicht von Grund auf neu erstellen. Wenn Sie den kostenlosen E-Mail-Signatur-Generator verwenden, erstellen Sie im Augenblick eine richtig formatierte E-Mail-Signatur, die Sie später in den Signatureditor von Outlook im Web einfügen können.
    Outlook im Web - Verfassen und Antworten
  1. Nachdem Sie die Signatur eingerichtet haben, klicken Sie auf Save. Die Signatureinstellungen sollten sofort angewendet werden. Im Gegensatz zur On-Prem-Version ist es möglich, mehrere Signaturen für ein einzelnes Postfach zu erstellen und zu verwenden – ähnlich wie beim Outlook-Desktop-Client. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche New signature, nachdem Sie Ihre erste Signatur gespeichert haben, um eine weitere zu erstellen.

Einrichten der E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Exchange 2016 oder Exchange 2019)

Outlook im Web sieht hier etwas anders aus als sein Gegenstück in Microsoft 365. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie zu den Einstellungen für E-Mail-Signaturen in Ihrem Outlook im Web gelangen und wie Sie dort eine E-Mail-Signatur hinzufügen oder bearbeiten.

  1. Loggen Sie sich bei Ihrem Outlook im Web-Konto ein und gehen Sie auf die Mail-App.
    Exchange 2016 – Zugriff auf Outlook im Web
  1. Gehen Sie in Outlook im Web auf Settings (Zahnradsymbol oben rechts) und klicken Sie auf Options.
    Exchange 2016 OWA-Optionen
  1. Gehen Sie im linken Bereich auf MailLayout und wählen Sie Email signature.
    Exchange 2016 OWA - Editor für E-Mail-Signaturen
  1. Damit die Signatur in jeder neuen E-Mail-Nachricht erscheint, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatically include my signature on new messages I compose. Auch für Antworten und Weiterleitungen steht eine entsprechende Option zur Verfügung. Richten Sie Ihre E-Mail-Signatur mit den integrierten Formatierungstools ein. Sie können Ihre Signatur auch mit dem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator erstellen und sie dann in den Editor von Outlook im Web einfügen.
    Verwenden Sie verfügbare Formatierungstools, um Ihre E-Mail-Signatur in Outlook im Web zu erstellen
  1. Wenn Ihre Signatur fertig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Save, damit die Änderungen wirksam werden.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche Save, um alle Änderungen an Ihrer E-Mail-Signatur zu übernehmen.
  1. In Ihrem Outlook im Web können Sie überprüfen, ob die Einstellungen korrekt übernommen wurden. Wenn Sie festgelegt haben, dass Ihre Signatur automatisch hinzugefügt wird, sollte sie beim Erstellen einer neuen Nachricht am Ende Ihrer E-Mail angewendet werden.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche New, um eine neue E-Mail-Nachricht in Outlook im Web zu öffnen

Und das ist alles! Jetzt müssen Sie nicht mehr bei jeder neuen E-Mail Ihre Zeit für eine Signatur verbraten. Ihre Signatur ist schon da.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur ändern möchten, wiederholen Sie einfach die obigen Schritte.


Während der Administrator darauf wartet, dass Benutzer ihre E-Mail-Signaturen aktualisieren, hat er sich in ein Skelett verwandelt.

Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung

Während die obige Methode eine schnelle und einfache Möglichkeit zum Festlegen von E-Mail-Signaturen in OWA darstellt, weist sie auch einige Nachteile auf (mehr zu diesem Thema finden Sie in diesem Artikel). Möchten Sie sicherstellen, dass jede E-Mail gut gebrandet ist und alle nötigen Details enthält? Dann ist die zentrale E-Mail-Signaturverwaltung die Lösung für Sie. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie Sie dies mit nativen Tools schaffen:

Einschränkungen der nativen Lösung für E-Mail-Signaturen

Mithilfe der nativen Methoden zur zentralen E-Mail-Signaturverwaltung erstellen Sie einheitliche E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation. Leider ist dieser Ansatz immer noch nicht perfekt, da ihm einige wichtige Funktionen fehlen. Um nur einige zu nennen:

  • Signaturen direkt unter der letzten Antwort oder Weiterleitung,
  • Eingebettete Bilder in E-Mail-Signaturen (die nicht als Anhänge angezeigt werden),
  • E-Mail-Signaturen angezeigt in Gesendeten Elementen,
  • Individuelle Benutzerbilder,
  • Ausblenden leerer Zeilen in Signaturen (z. B. wenn ein Benutzerattribut fehlt).

Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die all diese Funktionen bietet, brauchen Sie ein Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Email Signatures 365 (für Office 365) oder CodeTwo Exchange Rules (für Exchange Server).

So fügen Sie E-Mail-Signaturen in Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web (OWA) hinzu

Microsoft Outlook ist der bevorzugte E-Mail-Client für die meisten Unternehmen. Kein Wunder, denn diese Anwendung gibt es schon seit Jahrzehnten und sie hat sich mittlerweile zum “Goldstandard” dieser Softwarekategorie entwickelt. Outlook hat sich seit seinem ersten Erscheinen stark weiterentwickelt, was zu seiner vermeintlich finalen Form von “Outlook 365” geführt hat. In diesem Artikel werde ich kurz erklären, was Outlook 365 bedeutet und wie Sie E-Mail-Signaturen in diesem Microsoft 365-basierten E-Mail-Client einrichten.

So fügen Sie E-Mail-Signaturen in Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web (OWA) hinzu

Outlook 365: Outlook für Microsoft 365 vs. Outlook im Web (OWA)

Es mag überraschen, aber offiziell gibt es so etwas wie “Outlook 365” nicht. Es gibt zwei Versionen von Outlook, auf die sich dieser Name beziehen kann: Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web. Beide sind Teil des Microsoft 365-Abonnements, was wahrscheinlich der Grund dafür ist, dass so viele Benutzer sie “Outlook 365” nennen. Das kann sehr verwirrend sein, zumal der Name nicht erklärt, ob der Nutzer die lokal installierte App oder die Webmail-Version meint. Der Name blieb dennoch hängen und ist heutzutage überall im Internet zu finden, einschließlich Tech-Community-Foren und Fachwebseiten.

Genauer gesagt ist Outlook für Microsoft 365 die Version der App, die auf Desktop- oder Laptop-Computern installiert wird. Es ist die neueste Iteration, die aus einer langen Reihe von Apps stammt, die in Microsoft Office-Suiten enthalten sind und als eigenständige Programme funktionieren. Man könnte also sagen, dass dies die am längsten bekannte Version ist, da sie alle Funktionen und Verbesserungen auf den Tisch bringt, die im Laufe der Jahre implementiert wurden.

Outlook im Web hingegen ist die Webmail-Version von Outlook, mit der Sie über Ihren Webbrowser auf Ihr E-Mail-Konto zugreifen können. Abgesehen davon, dass die App Teil eines Microsoft 365-Abonnements ist, ist sie auch für Organisationen verfügbar, die lokale Microsoft Exchange Server 2016 und 2019 verwenden. Übrigens wird der Name “Outlook im Web” synonym mit “OWA” verwendet. Die Abkürzung steht eigentlich für “Outlook Web App”, was der offizielle Name der App war, die mit Microsoft Exchange Server 2013 und 2010 verwendet wurde. Früher war es “Outlook Web Access” im Fall von Microsoft Exchange Server-Versionen älter als 2010. Der größte Unterschied im Vergleich zu Outlook für Microsoft 365 besteht darin, dass Sie nichts auf Ihrem Computer oder Mobilgerät installieren müssen, um Outlook im Web zu verwenden.

Erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen den Outlook-Versionen auf dieser Microsoft-Website

Einrichtung von E-Mail-Signaturen

Lassen Sie uns nun eintauchen und einen Blick auf einzelne Prozesse zum Einrichten von E-Mail-Signaturen in Outlook für Microsoft 365 und Outlook im Web werfen.

Outlook für Microsoft 365

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine E-Mail-Signatur in der Desktop-Version von Outlook 365 einzurichten:

  1. Öffnen Sie Outlook für PC über das Startmenü oder die Taskleiste.
Öffnen der Outlook-App für PC
  1. Klicken Sie in Outlook auf File (Datei) > Options (Optionen).
Öffnen des Outlook-Optionen-Fensters
  1. Wählen Sie im Fenster Outlook Options (Outlook-Optionen) die Registerkarte Mail (E-Mail) und klicken Sie im Abschnitt Compose messages (Nachrichten verfassen) auf Signatures (Signaturen).
Navigieren zum Fenster Signaturen und Briefpapier

Hinweis: Eine andere Möglichkeit, mit der Konfiguration Ihrer Signaturen zu beginnen, besteht darin, eine neue E-Mail-Nachricht zu öffnen, in der Gruppe Include (Einschließen) auf Signature (Signatur) und erneut auf Signatures (Signaturen) zu klicken.

Navigieren vom Fenster einer neuen E-Mail-Nachricht
  1. Klicken Sie im Fenster Signatures and Stationery (Signaturen und Briefpapier) auf New (Neu) und geben Sie einen Namen für Ihre Signatur ein.
Erstellen einer neuen Signatur
  1. Erstellen Sie Ihre Signatur im Abschnitt Edit signature (Signatur bearbeiten). Verwenden Sie die verfügbaren Formatierungswerkzeuge, um ihr Erscheinungsbild zu ändern.
Bearbeiten der Signatur

Hinweis: Die im Signatureditor von Outlook angebotenen Formatierungswerkzeuge sind recht einfach. Wenn Sie ein anspruchsvolleres und ausgefeilteres Design erreichen möchten, können Sie einen kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator verwenden, um eine fortgeschrittene Signaturvorlage zu erstellen. Wählen Sie einfach Outlook als Ziel-E-Mail-Plattform, wählen Sie eine der vielen verfügbaren Vorlagen aus, passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an und los geht’s. Ihre Signatur kann kopiert und in den Outlook-Editor eingefügt werden.

  1. Im Abschnitt Choose default signature (Standardsignatur auswählen) kann festgelegt werden, welches E-Mail-Konto die Signatur erhalten soll (falls in Outlook mehr als ein E-Mail-Konto eingerichtet ist) und ob sie zu neuen Nachrichten und/oder Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf OK klicken.
Auswählen von Standardsignaturen
  1. Falls Sie ausgewählt haben, dass Ihre Signatur als Standard für neue Nachrichten behandelt wird, wird sie jedes Mal angezeigt, wenn Sie eine neue E-Mail verfassen.
Standardsignatur für neue Nachrichten

Hinweis: Wenn Sie Ihre Signatur nicht als Standard ausgewählt haben, können Sie sie immer noch manuell hinzufügen, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben. Sie ist verfügbar, nachdem Sie auf die Schaltfläche Signature (Signatur) in der Gruppe Include (Einschließen) geklickt haben.

Manuelles Hinzufügen der Signatur zu einer neuen Nachricht

Das ist alles. Wenn Sie weitere Outlook-Signaturen erstellen möchten, folgen Sie einfach den Schritten ab Punkt 3. Sie können so viele davon erstellen, wie Sie benötigen – sie erscheinen in einer Liste, die sichtbar ist, nachdem Sie auf die oben erwähnte Schaltfläche Signature (Signatur) geklickt haben.

Outlook im Web

Die Schritte zum Konfigurieren von E-Mail-Signaturen in der Webmail-Version von “Outlook 365” sind etwas anders als bei der Desktop-App:

  1. Öffnen Sie Ihr Outlook im Web, indem Sie entweder die Outlook-App auf Ihrer Office-Startseite auswählen oder diesen direkten Link verwenden.
Öffnen von Outlook im Web
  1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol und wählen Sie View all Outlook settings (Alle Outlook-Einstellungen anzeigen) aus.
Öffnen des Einstellungsmenüs von Outlook im Web
  1. Gehen Sie im Navigationsbereich auf der linken Seite zu Mail (E-Mail) > Compose and reply (Verfassen und antworten). Sie können auch diesen direkten Link verwenden, um das Panel mit dem Signatureditor zu erreichen. Verwenden Sie das bereitgestellte Editorfeld, um Ihren Signaturtext einzugeben, Formatierungen anzuwenden sowie Bilder oder Links hinzuzufügen.
Navigieren zum Panel mit dem Signatureditor

Hinweis: Wenn Sie ein raffinierteres Erscheinungsbild erzielen möchten, können Sie einen kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator mit vielen fortgeschrittenen Signaturvorlagen verwenden, die Sie mit allen erforderlichen Details ausfüllen und in das Editorfeld in Outlook im Web kopieren können.

  1. Über die beiden Dropdown-Menüs unter dem Signatureditor können Sie entscheiden, ob die erstellte Signatur automatisch zu Ihren neuen Nachrichten bzw. Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll.

Hinweis: Es ist möglich, mehrere Signaturen für ein einzelnes Postfach zu erstellen und zu verwenden – ähnlich wie bei dem Desktop-Client von Outlook. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche New signature (Neue Signatur), nachdem Sie Ihre erste Signatur gespeichert haben, um eine weitere zu erstellen.

Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Einstellungsfenster.

Speichern der E-Mail-Signatur
  1. Wenn Sie Ihre Signatur(en) in einem oder in beiden Dropdown-Menüs auswählen, werden sie im Fenster zum Verfassen von Nachrichten angezeigt, während Sie Ihre E-Mail im entsprechenden Szenario eingeben. Falls Sie die Standardeinstellungen der Menüs (No signature – Keine Signatur) verlassen haben, können Sie Ihre Signatur beim Verfassen einer E-Mail weiterhin manuell hinzufügen.
Manuelles Hinzufügen der Signatur beim Verfassen einer E-Mail

Einschränkungen der von Benutzern eingerichteten Signaturen

Wie Sie in den obigen Anleitungen sehen können, ist das Einrichten einer professionellen E-Mail-Signatur ein vollständig manueller Prozess. Aus Sicht des Unternehmens ist dies mit einigen Einschränkungen und Risiken verbunden:

  • Wenn sich ein Unternehmen um seine Marke kümmert und ein einheitliches Erscheinungsbild seiner E-Mails haben möchte, muss der Prozess individuell für jeden oder von jedem innerhalb des Unternehmens wiederholt werden. Dies ist sehr zeitaufwändig, insbesondere wenn Sie einige weniger erfahrene Benutzer in Betracht ziehen, die Unterstützung benötigen, um ihre Signaturen ordnungsgemäß anzuwenden. Ganz zu schweigen von den wiederkehrenden Aufwänden im Fall zukünftiger Signaturaktualisierungen.
  • Je mehr Benutzer Signaturen benötigen, desto höher ist das Risiko unvollständiger oder veralteter Daten, uneinheitlicher Gestaltung, fehlender gesetzlich vorgeschriebener Informationen (keine Haftungsausschlüsse oder Firmendaten).
  • Das Erstellen von originellen, visuell ansprechenden (und auf verschiedenen E-Mail-Clients und Geräten funktionierenden) Signaturen erfordert fortgeschrittene HTML- und CSS-Kenntnisse.
  • Nichts hindert Benutzer daran, falsche persönliche Informationen zu verwenden oder ein benutzerdefiniertes Layout anzuwenden.
  • Und mehr.

Wenn Sie sich dieser Einschränkungen bewusst sind, möchten Sie möglicherweise die Art und Weise ändern, wie E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation verwaltet werden. Anstatt diese Aufgabe den Benutzern zu überlassen, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, E-Mail-Signaturen zentral zu verwalten.

Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Der Aufbau und die Förderung der Marke eines Unternehmens ist ein kontinuierlicher Prozess und jeder Mitarbeiter, der mit Kunden oder Geschäftspartnern interagiert, muss als Markenbotschafter betrachtet werden. Die E-Mail-Korrespondenz nimmt einen beträchtlichen Teil dieser beruflichen Interaktion ein, daher sollten E-Mail-Signaturen nicht unterschätzt werden. Sie sind ein wirkungsvolles Mittel, um die Professionalität des Absenders zu vermitteln und den Empfängern mitzuteilen, ob sich das Unternehmen um sein Image kümmert.

Die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen sorgt dafür, dass sie unter Kontrolle und aktuell bleiben, einheitlich in Design und Ästhetik sind und im gesamten Unternehmen personalisiert bereitgestellt werden. Auf diese Weise können E-Mail-Signaturen sorgfältig erstellt (und unternehmensweit implementiert) werden, um eine starke Botschaft zu senden, die der Marke hilft, für die Angebote wirbt und das Unternehmen unterstützt.

Sie ermöglicht auch die Automatisierung einer eher langweiligen Aufgabe, sodass sich die Mitarbeiter stattdessen auf ihre eigene Arbeit konzentrieren können.

Zentrale Verwaltung über Exchange Online

Exchange Online ermöglicht die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüssen für die gesamte Microsoft 365-Organisation. Es ist möglich, E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse einzurichten, die den E-Mail-Nachrichten hinzugefügt werden, die Ihre Organisation erreichen oder verlassen. Um dies zu erreichen, ist es erforderlich, eine Nachrichtenflussregel zu erstellen (mit der konfigurierten Aktion Haftungsausschluss anfügen), die die erforderlichen Informationen zu E-Mail-Nachrichten hinzufügt. Und da Nachrichtenflussregeln viele verschiedene Bedingungen und Ausnahmen enthalten können, ist es auch möglich, separate Signaturvorlagen für verschiedene Abteilungen oder sogar bestimmte Benutzer zu erstellen.

Der Prozess kann sich jedoch für jemanden, der dies zum ersten Mal macht, als mühsam erweisen. Aus diesem Grund haben wir eine kurze Videoanleitung vorbereitet, die Folgendes erklärt:

  • Wie eine E-Mail-Signaturregel im Exchange Admin Center eingerichtet wird.
  • Woher man den HTML-Code mit Active Directory-Platzhaltern für die Signaturvorlage erhält.
  • Wie die globalen E-Mail-Signaturen aus Benutzersicht funktionieren.
  • Was die Einschränkungen von Signaturregeln sind.
  • Welche Tricks möglich sind, um die Signatur-Regel nützlicher zu machen.

Neben dem Exchange Admin Center ist es auch möglich, ähnliche Ergebnisse mit PowerShell und VBScript zu erzielen. Der unmittelbare Nachteil dieser beiden Methoden besteht darin, dass die erste nur für Outlook im Web (OWA) und die zweite nur für den Desktop-Client funktioniert.

Einschränkungen

Obwohl diese Verwaltungsmethoden besser sind, als alle E-Mail-Clients separat einzurichten, sind sie immer noch nicht perfekt. Sie sind mit vielen Einschränkungen verbunden:

  • Mangel an einem dedizierten, benutzerfreundlichen HTML-Editor.
  • Keine automatischen Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen.
  • Die Delegation von Signaturverwaltungsrechten ist nicht möglich.
  • Signaturen werden nicht direkt unter Antworten/Weiterleitungen angezeigt.
  • Es ist nicht möglich, eingebettete Bilder zu verwenden.
  • Signaturen sind beim Verfassen der Nachrichten oder in den gesendeten Elementen nicht sichtbar.
  • Leerzeichen in Signaturen bei fehlenden Active Directory-Werten.
  • Keine Auswahl von Active Directory-Attributen möglich.
  • Das Erzwingen des E-Mail-Formats ist nicht verfügbar.
  • Fehlende Unterstützung für die Mehrinstanzenfähigkeit.

Die obige Liste soll die Einschränkungen aufzeigen, mit denen Unternehmen am häufigsten konfrontiert sind, und ist daher nicht erschöpfend.

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Einschränkungen nativer Funktionen zu erfahren

Zentrale Verwaltung über CodeTwo Email Signatures 365

Obwohl die obige Liste lang erscheint, ist die Überwindung all dieser Einschränkungen einfacher als Sie vielleicht denken. Obwohl sie nicht nativ behoben werden können, kann ein spezielles Tool wie CodeTwo Email Signatures 365 alle damit verbundenen Probleme lösen und noch viel mehr.

Die Lösung erfindet den Umgang mit E-Mail-Signaturen in Microsoft 365-Organisationen neu:

  • Zentrale Verwaltung aller Signaturen
    Sie können eine einzelne Regel verwenden, um personalisierte E-Mail-Signaturen auf alle Personen in einer Microsoft 365-Organisation anzuwenden. Signaturen werden zu E-Mails hinzugefügt, die von jedem Gerät und E-Mail-Client gesendet werden. Sie können Signaturvorlagen so anpassen, dass sie für ausgewählte Abteilungen oder Benutzer anders aussehen.
  • WYSIWYG-Editor für HTML-Vorlagen
    Erstellen Sie ganz einfach fortgeschrittene E-Mail-Signaturen, die auf allen E-Mail-Clients und Mobilgeräten funktionieren, konvertieren Sie Ihre Signaturen automatisch in HTML-, Nur-Text- und RTF-Formate, fügen Sie Active-Directory-Platzhalter ein, bearbeiten Sie das Signatur-Layout, ändern Sie Farben und Schriftarten, fügen Sie Bilder, Logos oder Microsoft 365-Benutzerfotos ein usw.
  • Signaturen sichtbar beim Verfassen von E-Mails und in Gesendeten Elementen
    CodeTwo Email Signatures 365 ist die erste Software zur E-Mail-Signaturverwaltung für Microsoft 365, mit der Sie Signaturen, die in der Cloud hinzugefügt werden, in der Vorschau anzeigen und in Gesendeten Elementen auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients sehen können.
  • Unterstützung für Entra ID-Felder und benutzerdefinierte Attribute
    Neben den in Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) verfügbaren Feldern können Sie benutzerdefinierte Attribute hinzufügen, die in Entra ID nicht verfügbar sind, oder Sie können Ihre Endbenutzer ihre Signaturinformationen selbst aktualisieren lassen (ohne Auswirkungen auf die in Entra ID gespeicherten ursprünglichen Werte).
  • Eingebettete Logos und Bilder
    Fügen Sie Firmenlogo und Marketingbanner als Inline-Anhänge hinzu. Auf diese Weise werden Bilder beim Empfang einer E-Mail nicht von den E-Mail-Clients der Empfänger blockiert.
  • Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen
    Fügen Sie Fotos von Microsoft 365-Benutzern zu E-Mail-Signaturen hinzu.
  • Und noch viel mehr.

Besuchen Sie die Produktseite, um mehr zu erfahren und das Tool kostenlos zu testen, oder sehen Sie sich das folgende kurze Video an, um zu erfahren, warum sich Unternehmen für unsere Software entscheiden:

Animierte GIFs in E-Mail-Signaturen

Für manche Menschen sind animierte GIFs die Essenz des Internets – vor ihnen gab es nichts Interessantes. GIFs haben uns die Augen für die Magie von ultra-süßen, animierten Kätzchen, Memes und epischen Fehlschlägen geöffnet, um nur einige Beispiele zu nennen. Aber abgesehen von diesen sehr beliebten und wiederverwendbaren GIFs gibt es noch eine andere Art von GIFs – einfache Animationen, die in der Geschäftswelt als professionell angesehen werden könnten.

Wie wäre es dann, sie in E-Mail-Signaturen einzufügen? Dank unseres atavistischen Raubtierinstinkts erregt nichts unsere Aufmerksamkeit so sehr wie ein sich bewegendes Objekt vor einem statischen Hintergrund (d. h. dem üblichen E-Mail-Inhalt). Animierte GIFs scheinen genau für diesen Zweck geschaffen zu sein. Seien Sie jedoch vorsichtig, denn der Grat zwischen „Aufmerksamkeit erregend“ und „extrem nervig“ ist schmaler als Sie vielleicht denken.

Nachfolgend finden Sie die ultimative Anleitung zu animierten GIFs in E-Mail-Signaturen. Erfahren Sie, ob Sie sie verwenden sollten, wie Sie sie hinzufügen und wie Sie sicherstellen, dass sie nicht fehlschlagen.

Ein paar Worte zu animierten GIFs

Im Allgemeinen sind animierte GIFs wahrscheinlich die einfachste Form der Animation. Technisch gesehen ist ein GIF eine Reihe von (Einzel)Bildern die in einer Sequenz gezeigt werden, um Bewegungen zu imitieren. Wenn Sie sie zerlegen, enthält jedes dieser Einzelbilder Informationen darüber, wie lange es auf dem Bildschirm bleiben soll, bevor es zum nächsten wechselt. Schließlich hat die GIF-Datei ein “Flag”, das darüber informiert, ob die Animation endlos oder nur einmal wiederholt werden soll. Natürlich steckt hinter GIFs noch mehr, aber aus Sicht der E-Mail-Signaturen ist dieses Wissen ausreichend.

Einfachheit ist eine gute Sache. Es gibt unzählige animierte GIFs im Internet und Sie können Ihre eigenen mit verschiedenen Grafikeditoren erstellen. Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Produkte, die über diese Funktion verfügen.

Da das GIF-Format so einfach ist, werden diese Dateien weitgehend unterstützt. Da zum Abspielen keine ausgeklügelten Codecs erforderlich sind, werden sie höchstwahrscheinlich von jeder webbasierten Anwendung und Website ohne Probleme angezeigt.

Da andererseits jeder Frame ein separates Bild ist, kann die Größe Ihres GIFs in die Höhe schnellen, selbst wenn es scheint, dass nicht viel passiert. Das müssen Sie beim Designen berücksichtigen, um Ladeprobleme zu vermeiden.

Unterstützte E-Mail-Clients

Wenn es um das Versenden von animierten GIFs geht – jeder E-Mail-Client, der das HTML-Format unterstützt, ist ausreichend. Wenn Sie Ihre Nachricht im Nur-Text senden, ist dies nicht der Fall.

Wenn es darum geht, animierte GIFs anzuzeigen, wird es kompliziert. Alle webbasierten E-Mail-Clients (wie OWA, Gmail oder Yahoo) sollten keine Probleme haben, animierte GIFs anzuzeigen. In den meisten Fällen zeigen Outlook für mobile Geräte und native Android- und iPhone-Mail-Apps auch animierte GIFs normal an.

Desktop-Versionen von Outlook unterstützen im Allgemeinen keine Animationen in E-Mails. “Mangelnde Unterstützung” bedeutet, dass GIFs zwar erscheinen, aber nicht animiert sind – diese Clients zeigen ein statisches Bild von dem ersten Frame des GIFs an. Die einzigen Outlooks, in denen animierte GIFs funktionieren, sind Outlook 2003 und Outlook ProPlus (Outlook als Teil des Office/Microsoft 365-Abonnements), laut offiziellen Versionshinweisen, beginnend mit Version 1901 des monatlichen Updatekanals. Im Fall des halbjährlichen Updatekanals werden animierte GIFs seit Version 1908 unterstützt.

Die obigen Informationen zählen kaum als vollständige Liste der unterstützten E-Mail-Clients. Aber darum geht es nicht. Es geht darum, dass entweder aufgrund der Version vom E-Mail-Client Ihres Empfängers oder aufgrund nicht standardmäßiger Einstellungen das animierte GIF möglicherweise überhaupt nicht animiert wird. Wenn Sie Ihr Logo animieren möchten, müssen Sie sich fragen, ob Sie bereit sind, das Risiko einzugehen, dass das wichtigste Element Ihres Designs nicht auftaucht, und was zu tun ist, wenn es nicht animiert wird.

Vor- und Nachteile von animierten GIFs in E-Mail-Signaturen

Bevor Sie einen Haufen Animationen in Ihre E-Mail-Signatur einwerfen, lohnt es sich, die Vor- und Nachteile zu betrachten. Oder genauer gesagt, die möglichen Vorteile und Risiken der Verwendung von animierten GIFs in E-Mail-Signaturen. Sie profitieren wahrscheinlich von der richtigen Art von GIFs und riskieren mehr mit deren falschen Art.

Mögliche Vorteile

Beachten Sie, dass ein animiertes GIF nicht auf magische Weise alle der folgenden Vorteile wahr werden lässt. Selbst wenn Sie Ihrer Animation einen Zauberstab hinzufügen. Sie müssen Ihre E-Mail-Signatur als Ganzes sorgfältig zusammenstellen und dafür sorgen, dass sie mit Ihrer visuellen Identität übereinstimmt.

  • Lenken Sie die Aufmerksamkeit auf Ihre Marketingkampagnen. Manchmal reicht eine leichte Bewegung aus, damit die Augen Ihrer potenziellen Kunden einen Blick auf Ihr neuestes Sonderangebot werfen.
  • Zeigen Sie Ihren Kunden, dass Sie E-Mails wie ein Profi vorbereiten können. Die richtige Art vom GIF – eine flüssige und gut aussehende Animation, die gut zum Rest der Signatur passt, wird wahrscheinlich die professionelle Stimmung vermitteln und ein Vertrauensgefühl schaffen. Das leisten professionelle E-Mail-Signaturen.
  • Sagen Sie mehr als mit einem statischen Bild. Natürlich haben Animationen mehr Potential als statische Bilder. Dank dessen können Sie GIFs für mehr Zwecke verwenden, als nur um Aufmerksamkeit zu erregen. Mit genügend Kreativität können Sie beispielsweise zeigen, was Ihr Unternehmen macht oder was die Unternehmensmission ist.
  • Sie sind ein perfekter Vorwand, um Ihr Logo zu animieren. Ein animiertes Logo eignet sich beispielsweise hervorragend als Teil Ihres Produktvideos. Wenn Sie es zum Zweck einer E-Mail-Signatur animieren, können Sie es auf viele verschiedene Arten wiederverwenden.

Risiken

Warum denke ich, dass Risiken passender als Nachteile sind? Es kommt ganz darauf an, wer ihre Empfänger sind, welche Art von GIFs Sie verwenden und von welchen E-Mail-Clients diese angezeigt werden. Tatsache ist, dass Sie sie (Risiken) im Auge behalten und die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens minimieren müssen, indem Sie einige der folgenden Tipps anwenden.

  • Animierte GIFs können lästig sein. In Wirklichkeit ist dies sehr einfach zu erreichen. Versuchen Sie, sich auf ein komplexes Problem oder etwas Ernstes zu konzentrieren, während etwas in Ihrem Augenwinkel blinkt, sich bewegt oder springt.
  • Ihre Empfänger sehen die Animation möglicherweise nicht. Wie ich oben erwähnt habe, gibt es einige E-Mail-Clients, die animierte GIFs nicht unterstützen. Darüber hinaus können Empfänger eine Option oder ein Add-in für den genauen Zweck des Blockierens von Animationen verwenden. Wieso denn? Werfen Sie zunächst einen Blick auf Risiko Nummer 1 oben. Aus diesem Grund müssen Sie sicherstellen, dass Sie genau wissen, was passiert, wenn sie Ihre E-Mail erhalten (siehe Abschnitt Tipps unten).
  • Sie können die E-Mail-Größe erheblich erhöhen. Wie ich bereits erwähnt habe, ist es einfach, riesige animierte GIFs zu erstellen. Wenn Sie sie in Ihre E-Mail-Signatur einbetten, können Sie von Spamfiltern erwischt werden. Es kann auch dazu führen, dass Ihre E-Mails lange geladen werden und Ihr Postfach sowie die Postfächer anderer überlasten. Wenn Sie Ihre GIFs hosten und sie als verknüpfte Bilder hinzufügen, sollte die Größe der E-Mails gering bleiben, aber Sie werden das Problem des langsamen Ladens nicht lösen. Einige Empfänger könnten sogar denken, dass Sie versuchen, ihnen eine Art Malware zu senden.

Tipps zur Verwendung animierter GIFs

Seien Sie subtil

Selbst die tollste Animation, wenn sie oft genug wiederholt wird, wird Ihre Empfänger dazu bringen, sich die Haare zu raufen. Oder Sie als Spammer und Bedrohung für die Gesellschaft zu melden. Um sicherzustellen, dass Sie es nicht übertreiben, öffnen Sie ein Fenster mit Ihrem animierten GIF neben Ihren E-Mails und sehen Sie, ob diese Ansicht Ihre Augen erfreut.

Endlosschleife oder einmalige Animationen?

Beide Optionen können in Ihren E-Mail-Signaturen gut aussehen. Mit einmaligen Animationen können Sie Ihrer Fantasie freien Lauf lassen. Da sie nur einmal auftauchen, können Sie Ihr Logo zum Tanzen bringen, ohne den “Ärgerfaktor” zu sehr zu riskieren. Aber was ist, wenn Ihre E-Mails normalerweise lang sind und jemand sie auf einem relativ kleinen Display öffnet? Ihre Animation wird höchstwahrscheinlich irgendwo im Posteingang einer anderen Person leise sterben. Endlosschleifen sind eher zu sehen, aber wenn Sie Animationen zu häufig machen, werden sie sowohl Sie als auch den Rest der zivilisierten Welt ablenken.

Achten Sie auf die Größe!

Es ist überraschend einfach, übergroße animierte GIFs zu erstellen. Sie könnten denken, dass zwei kleine Fotos mit einem einfachen Übergang zwischen ihnen wahrscheinlich nicht viel Platz beanspruchen. Es hängt alles von der Größe, den Quellgrafiken und der Anzahl der Einzelbilder ab, aber es ist nicht selten, ein paar Sekunden lange GIFs mit einer Größe von 1 MB und manchmal viel mehr zu erstellen. Es ist zwar nichts, was E-Mail-Nachrichten nicht unterstützen können, es kann jedoch dazu führen, dass E-Mail-Clients verzögert arbeiten und Postfächer ihr Kontingent viel zu schnell erreichen. Oder die E-Mail wird eine Sekunde zu lange geladen. Oder Ihre Nachricht wird direkt in den Junk-Ordner verschoben. Aus kreativer Sicht könnte es sich also richtig anhören, ein Banner zu erstellen, das Ihr Portfolio präsentiert. Aus technischer Sicht – tun Sie es nicht. Sie wollen doch nicht das Internet kaputt machen, oder?

Womit soll man anfangen?

Nun, Sie denken vielleicht, dass ein Logo, das aus dem Nichts auftaucht, ein guter Anfang ist. Sie haben Recht, es hat ein hohes “sieht wirklich gut aus”-Potenzial. Was aber, wenn die E-Mail-Clients Ihrer Empfänger keine animierten GIFs unterstützen? Alles, was Ihre Empfänger sehen werden, ist ein leerer Platz, der bereit ist, Ihr Logo nicht anzuzeigen. Sie können dem auf zwei Arten entgegenwirken: lassen Sie entweder Ihr erstes Einzelbild das Logo in voller Pracht anzeigen, oder lassen Sie das Logo verschwinden und später in der Schleife auftauchen. Der Nebeneffekt der Methode mit dem ersten Einzelbild ist, dass es höchstwahrscheinlich merklich blinken wird, wenn die E-Mail geladen wird. Die zweite Methode mag nicht perfekt klingen, weil sie Ihr ursprüngliches Design mit dem aus dem Nichts auftauchenden Logo verändert. In Wirklichkeit besteht jedoch eine gute Chance, dass die meisten Ihrer Empfänger sich das GIF nicht von Anfang an ansehen werden. Bleiben Sie flexibel und passen Sie sich der Situation an.

Womit soll man enden?

Auch wenn es zu offensichtlich klingt, müssen Sie darüber gründlich nachdenken. Eine einfache Möglichkeit, das animierte GIF zu beenden, besteht darin, sicherzustellen, dass das letzte und erste Einzelbild gleich sind. Dadurch wird ein fließender Übergang gewährleistet. Andernfalls könnte Ihr GIF so aussehen, als wäre es schlecht gemacht, egal wie viel Aufwand Sie in die Erstellung gesteckt haben.

Testen Sie Ihre E-Mail-Signatur

Es ist immer gut, Ihre E-Mail-Signatur in verschiedenen E-Mail-Clients zu testen, bevor Sie sie tatsächlich implementieren. Das Hinzufügen von animierten GIFs macht diese Notwendigkeit noch wichtiger. Worauf sollte man sich konzentrieren? Einige Grafikeditoren ändern möglicherweise den Hintergrund Ihres animierten GIFs von weiß zu gräulich, fügen einige Artefakte oder Störungen hinzu, insbesondere bei Übergängen. Ihr Designtool kann die Animation auch überoptimieren, wodurch sie etwas kleiner wird, während ihre Qualität stark abnimmt.

Wie werden animierte GIFs zu E-Mail-Signaturen hinzugefügt

Nun, dieser Teil ist einfach. Sie fügen sie genau so hinzu, wie Sie ein statisches PNG- oder JPG-Bild hinzufügen würden.

Tipps zum Hinzufügen als verknüpfte Bilder finden Sie in diesem Artikel: Direkter Link zu einem gehosteten Bild in E-Mail-Signaturen. Anschließend können Sie Ihre GIFs mit dem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator zu einem E-Mail-Signaturdesign Ihrer Wahl hinzufügen. Dank dessen können Sie ganz einfach eine professionelle E-Mail-Signatur erstellen, die gut aussieht und funktioniert.

Beispiele animierter GIFs für E-Mail-Signaturen

Sie können die folgenden Beispiele von animierten GIFs als Referenz und Inspiration für Ihre eigenen Projekte verwenden. Oder um eine Vorstellung davon zu bekommen, was bei E-Mail-Signaturen funktioniert. Alle der folgenden GIFs werden in einer Endlosschleife abgespielt, da sie zu dem Zeitpunkt, an dem Sie zu diesem Teil des Artikels gekommen sind, wahrscheinlich aufgehört hätten, sich zu bewegen.

Animiertes GIF in E-Mail-Signatur - Fox-Logo

Signatur 1. BeaseFox

Das BeaseFox-Logo zeigt, dass Sie keine komplexen Animationen erstellen müssen, um die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger zu erregen. Drei einfache animierte Aktionen machen das Logo sichtbar. Gleichzeitig sorgt die kurze Animation zusammen mit einer längeren Pause dafür, dass Ihre Empfänger konzentriert bleiben, anstatt ständig abgelenkt zu werden. Es ist auch entscheidend, dass die Animation zum Rest des Designs passt – das animierte GIF hat genau die richtige Größe und verwendet ähnliche Farben.

Animiertes GIF in der E-Mail-Signatur - Padbox

Signatur 2. Padbox

Das obige animierte Logo ist komplexer. Dank größerer Abmessungen des GIF ist es möglich, mehr zu sagen. Eine Animation wie diese eignet sich besonders gut für kurze, informative E-Mails. Bei GIFs mit Verschwindeeffekten ist es wichtig, das erste Einzelbild auf das vollständige Logo zu setzen, falls bei dem Empfänger keine Animationen angezeigt werden.

Animiertes GIF in der E-Mail-Signatur - BotClock

Signatur 3. BotClock

Das BotClock-Logo enthält eine kurze Schreibanimation. Solche Animationen funktionieren besonders gut, wenn Ihr Logo kalligrafischen Text enthält. Die Platzierung verlinkter Social Media Icons neben dem Logo erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Empfänger Ihre Profile besuchen werden.

Animiertes GIF in der E-Mail-Signatur - Streamwatch

Signatur 4. Streamwatch

Das animierte Logo von Streamwatch ist dezent, aber gleichzeitig auffällig. Da das Logo nicht den größten Teil des Designs der Signatur einnimmt, ist es einfach, sich auf andere Elemente zu konzentrieren, insbesondere auf das Banner. Verwenden Sie es, um Ihre Produkte, Dienstleistungen oder Inhalte zu bewerben.

Möchten Sie mehr über E-Mail-Signaturen erfahren? Werfen Sie einen Blick in unsere Wissensbank, um alles über E-Mail-Signaturen zu erfahren.

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Erstellen einer HTML-E-Mail-Signatur in Apple Mail

[Update]: dieser Artikel wurde am 18. Januar 2022 aktualisiert.

HTML-E-Mail-Signatur in Apple Mail erstellen

Das Erstellen und Hinzufügen einer E-Mail-Signatur in Apple Mail (oder Mac Mail, je nachdem, welchen Namen Sie bevorzugen) sollte ein Kinderspiel sein. Ist es aber wirklich so? Wenn Sie jemals Probleme damit hatten, ist diese Anleitung für Sie. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie eine E-Mail-Signatur mit einem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator erstellen und sie zum nativen E-Mail-Client von Apple hinzufügen.

HTML-E-Mail-Signatur in Apple Mail erstellen: der einfache Weg

UPDATE: Wir haben unseren kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator mit einer speziellen Option für Apple Mail aktualisiert. Es ist nicht mehr nötig, das Dateisystem zu durchsuchen oder HTML-Code direkt in Textdateien einzufügen. Gern geschehen.

Um eine professionelle E-Mail-Signatur in Apple Mail zu erstellen, tun Sie Folgendes:

  1. Bevor Sie beginnen, ein Mahnwort: Verwenden Sie falls möglich den E-Mail-Signaturgenerator nicht mit dem Safari-Browser. Dieser Browser neigt dazu, Signaturen unnötig zu formatieren. Wenn Sie also nicht vorhaben, eine Picasso-Stimmung mit einer abstrakten Signaturformatierung zu erzeugen, nutzen Sie einen anderen Browser. Mit Safari tun Sie es auf eigene Gefahr.
  2. Gehen Sie zum Signaturgenerator, wählen Sie Apple Mail und folgen Sie der intuitiven Benutzeroberfläche, um Ihre eigene E-Mail-Signatur zu erstellen. Im Zweifelsfall können Sie jederzeit auf die Bedienungsanleitung zurückgreifen. Wenn die Vorschau der E-Mail-Signatur auf der rechten Seite gut aussieht, klicken Sie auf Apply your signature.
Apple Mail HTML-Signaturgenerator
  1. Kopieren Sie (Copy) als Nächstes Ihre Signatur in die Zwischenablage.
Kopieren der HTML-Signatur von Apple Mail
  1. Starten Sie Apple Mail.
Mail-App starten
  1. Danach gehen Sie auf Mail > Preferences > Signatures.
Auf Preferences gehen
  1. Bevor Sie fortfahren, wechseln Sie von All signatures zu Ihrem E-Mail-Konto (1), fügen Sie mit der Schaltfläche + eine neue E-Mail-Signatur hinzu (2) und deaktivieren Sie die Option Always match my default message font (3). Wenn Sie es nicht tun, wird die Signatur wahrscheinlich nicht korrekt angezeigt. Als nächstes fügen Sie die zuvor kopierte Signatur ein (4) und wählen Sie sie (optional) als Standard aus (5). Beachten Sie, dass die Signatur zu diesem Zeitpunkt im Editor von Apple Mail nicht richtig aussehen wird – machen Sie sich darüber keine Sorgen.
Apple Mail: Signatur-Einstellungen
  1. Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben, sollte die Signatur mit allen Formatierungen und Bildern korrekt angezeigt werden (auch wenn sie im Signatureditor fehlten).
Standardmäßige E-Mail-Signatur in Apple Mail

Das war nicht so schwer, oder?

Jetzt haben Sie eine professionelle E-Mail-Signatur in Ihrem Apple Mail-Client. Aber vielleicht möchten Sie, dass jeder in Ihrem Unternehmen eine ähnliche Signatur erhält? Sie könnten den gesamten Vorgang für alle wiederholen, aber es könnte ewig dauern, bis Sie eine solche Aufgabe abgeschlossen haben. Vor allem, wenn einige Benutzer mehr als einen E-Mail-Client nutzen. Deshalb habe ich mir die beste Methode zum Schluss aufgehoben.


Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung (der einfachste Weg)

Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 oder Exchange Server als E-Mail-Plattform verwendet, können Sie E-Mail-Signaturen für alle auf schlaue Weise verwalten. Unabhängig davon, welche E-Mail-Clients Sie nutzen und egal wie viele Benutzer es gibt: Sie können innerhalb von Minuten Signaturen für alle bereitstellen. Ob Apple Mail, Outlook für iOS oder ein anderer E-Mail-Client, der mit einem anderen Gerät arbeitet, mit Tools zur E-Mail-Signaturverwaltung aktualisieren Sie die Signaturen in Ihrem Unternehmen sofort.

  • CodeTwo Email Signatures 365 – die Nr. 1 E-Mail-Signaturlösung für Microsoft 365-Tenants. Mit diesem flexiblen, webbasierten E-Mail-Signaturdienst verwalten Sie Ihre Microsoft 365-Signaturen ganz einfach von jedem Gerät aus. Die Lösung unterstützt Webanalysetools, CSAT-Umfragetools und Planungstools und ist die erste unter den Wettbewerbern, die die neuesten Technologien einsetzt, um Sie bei der effektiven Verwaltung Ihres Brandings zu unterstützen.
  • CodeTwo Exchange Rules – die beste Signaturlösung für Exchange Server. Damit wandeln Sie eine einfache E-Mail-Signatur in einen effektiven Marketingkanal um. Und mit der Pro-Version erhalten Sie neben E-Mail-Signaturen auch volle Kontrolle über Ihren E-Mail-Fluss.

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