Geschäftliche E-Mail-Signaturen – man mag sie lieben oder hassen, aber sie sind zum Standard bei E-Mail-Korrespondenz geworden. Wenn Sie alles richtig machen, erhält jeder Mitarbeiter eine professionelle Visitenkarte, die neue Marketingmöglichkeiten schafft. Wenn Ihnen dies nicht gelingt, wird Ihre Kommunikation als peinlich und unerwünscht angesehen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die perfekte geschäftliche E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen erhalten.
Warum sich die Mühe mit geschäftlichen E-Mail-Signaturen machen?
Bei geschäftlichen E-Mail-Signaturen gibt es drei gängigste Szenarien:
- Keine oder nur eine lahme E-Mail-Signatur – sendet Ihren potenziellen Kunden automatisch ein Signal, dass die Qualität Ihrer Dienste möglicherweise minderwertig ist.
- Gute E-Mail-Signatur – besser als nichts, aber realistisch gesehen erwartet dies jeder von jedem Unternehmen, das etwas auf sich hält. Eine Signatur mit aktuellen Kontaktdaten ist noch lange kein Grund, sich selbst auf die Schulter zu klopfen.
- Großartige E-Mail-Signatur – wenn Sie bereits mit der ersten versendeten E-Mail aus der Masse herausstechen, gewinnen Sie sofort Vertrauen. Es funktioniert auf der unterbewussten Ebene.
Natürlich können Sie eine hervorragende geschäftliche E-Mail-Signatur haben und dennoch das Vertrauen Ihrer potenziellen Kunden verlieren, wenn Sie nicht hilfreich sind oder ein schreckliches Produkt haben. Aber es ist eine andere Geschichte – gehen wir mal davon aus, dass das hier nicht der Fall ist.
Wie gestaltet man eine großartige geschäftliche E-Mail-Signatur?
Nehmen wir an, Sie möchten die bestmögliche E-Mail-Signatur erstellen. Das perfekte Design einer E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen entsteht nicht von selbst – es ist ein sorgfältiger Prozess, der viele Schritte umfasst. Und wenn es Ihr erster Versuch ist, werden Sie am Ende wahrscheinlich viele Fragen haben. Aber keine Sorge. Ich führe Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Erstellung Ihrer perfekten geschäftlichen E-Mail-Signatur.
Aktuelle Kontaktdaten
„Aktuelle Kontaktdaten“ klingt offensichtlich, ich weiß. Aber gerade deshalb wird dieses Thema vernachlässigt. Die wesentlichen Kontaktdaten sind wie folgt:
- Vorname, Nachname und Stellenbezeichnung – das Trio, das jede geschäftliche E-Mail-Signatur benötigt. Schließlich schreiben Sie nicht als gesamtes Unternehmen, sondern als dessen Botschafter. Die Stellenbezeichnung macht für Ihre Empfänger einen großen Unterschied. Die Kommunikation mit einem Account Manager, einem CEO oder einem Junior Accountant wird anders aussehen.
- Alternative Kontaktmöglichkeit – während die E-Mail immer noch die Nummer eins der asynchronen Kommunikation ist, kann manchmal ein kurzer Anruf einen Thread mit 20 E-Mails verhindern. Und es besteht immer die Möglichkeit, dass Ihre E-Mail nicht durchkommt. Zum Beispiel, wenn ein übereifriger Spamfilter Sie als Kriminellen einstuft.
- Geschäftsadresse – aus Sicht des Empfängers ist es möglicherweise nicht immer sinnvoll. Allerdings gibt es gesetzliche Vorschriften, die Sie dazu verpflichten, sich bei geschäftlicher Korrespondenz auszuweisen. Erfahren Sie mehr
Social Media-Kanäle des Unternehmens
Es gibt zwei wichtige Gründe, warum die Verwendung von Social Media Buttons in geschäftlichen E-Mail-Signaturen eine gute Idee ist:
- Verifizierung – Ihre Social Media-Präsenz sagt viel über Ihr Unternehmen aus. Aus diesem Grund nutzen die Menschen schon seit der Antike (etwa seit Anfang der 2000er Jahre) soziale Medien, um zu überprüfen, mit wem sie zu tun haben. Wählen Sie Ihre Seiten mit Bedacht aus, denn unvollständige Profile, mangelnde Aktivität oder schlechte Bewertungen sind viele Warnsignale. Wenn Sie als Unternehmen hingegen eine Nachricht senden, die Ihren Empfängern gefällt, ist alles in Ordnung.
- Steigerung des Engagements – jeder organische Seiten-Follower erhöht Ihre Reichweite und die Chance zur Interaktion mit Ihren Inhalten. Wenn Ihre Social Media-Kanäle für Ihre potenziellen Kunden von Wert sind, ist eine E-Mail-Signatur eine gute Möglichkeit, Ihre Empfänger genau dorthin zu leiten, wo Sie sie brauchen.
Auf welche sozialen Medien sollten Sie verlinken? Dies hängt von Ihrer Tätigkeit und der Art Ihres Geschäfts ab. Stellen Sie nur sicher, dass Sie nicht auf Ihr Profil auf Google+ verlinken oder das alte Twitter-Logo verwenden. Dies wäre ein klares Zeichen dafür, dass Sie in der Vergangenheit leben.
Egal für welchen sozialen Kanal Sie sich entscheiden, hier sind einige Social Media Icons, die Sie kostenlos herunterladen und verwenden können. Darüber hinaus können Sie mit unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator Social Media Buttons zu einem Signaturdesign Ihrer Wahl hinzufügen.
Bilder in der geschäftlichen E-Mail-Signatur
E-Mail-Signaturen ohne Bilder sind wie Nudeln ohne Soße. Man sieht sofort, dass etwas fehlt.
Hier sind die beliebtesten Elemente, mit denen Sie Aufmerksamkeit erregen können:
- Firmenlogo,
- Benutzerfoto,
- Marketing-Banner,
- Social Media Buttons,
- Buttons für Instant Messaging,
- Buttons für Ein-Klick-Umfragen,
- Hintergrundbilder,
- Bilder als Separatoren,
- rein dekorative Elemente.
Das ist eine ziemlich lange Liste, nicht wahr? Sollten Sie alle diese Elemente in eine E-Mail-Signatur aufnehmen? Viel Glück dabei. Sie müssen auswählen, um das perfekte Design für Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur zusammenzustellen, ohne es zu übertreiben. Denken Sie daran, dass E-Mail-Signaturen vor allem hilfreich sein müssen. Wenn Sie die Wahl zwischen hilfreichen verknüpften Elementen und rein dekorativen Elementen haben, werden Sie sich in den meisten Fällen für erstere entscheiden.
Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie dies richtig machen, Links zu jedem einzelnen Signaturelement hinzufügen können. Es ist elegant, es ist nützlich, es ist der richtige Weg.
Arbeiten Sie an Ihren Schriftarten
Die Wahl der richtigen Schriftart ist wichtig. Experimentieren Sie mit Schriftgröße und -stärke, um die wichtigsten Signaturelemente hervorzuheben. Und wenn es um die Schriftfamilie geht, sollten Sie sich nach Möglichkeit an die websicheren Schriftarten halten. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Ihre gut gestaltete E-Mail-Signatur in den meisten E-Mail-Apps nicht korrekt angezeigt wird. Außerdem ist es wichtig, dass Sie den Richtlinien Ihrer Corporate Identity folgen und eine Farbpalette verwenden, die zum Firmenlogo passt. Hier geht es mehr um Kunst als um Wissenschaft.
Erfahren Sie mehr über Schriftarten in E-Mail-Signaturen
Achten Sie auf Ihre Disclaimer
Der Haftungsausschluss ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur. In diesem Artikel finden Sie einige Ideen, wie Sie Ihren Disclaimer verfassen und welche Informationen Sie zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften angeben sollten. Diese Gesetze und Vorschriften können jedoch von Land zu Land unterschiedlich sein. Wenn Ihr Unternehmen Geschäftspartner oder Kunden auf der ganzen Welt hat, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails nicht gegen die in deren Ländern geltenden Gesetze verstoßen. Mit großer Macht geht auch große Verantwortung einher.
Weitere Informationen zu E-Mail-Haftungsausschlüssen finden Sie in diesem Ratgeber
Wie man das alles unter einen Hut bringt
Wenn Sie sich nun die Liste ansehen und versuchen, das alles in ein einziges Signaturdesign zu integrieren, werden Sie kläglich scheitern. Und bei Mobilgeräten steigt der Schwierigkeitsgrad noch weiter an.
Überlegen Sie sich also zunächst, was am wichtigsten ist. Das Endergebnis muss nützlich sein und professionell aussehen. Und wenn Sie Ihren Empfängern dann wirklich zeigen möchten, wie großartig Sie sind, bereiten Sie eine verkürzte Version Ihrer Signatur für Antworten und Weiterleitungen vor. Eine umfassende Marketingsignatur eignet sich hervorragend für die erste Nachricht, aber wenn eine ganze E-Mail-Konversation mehr Signaturen als Text enthält, werden Sie die Menschen ärgern, die möchten, dass Sie direkt zur Sache kommen.
Anstatt zu versuchen, alles von Grund auf neu zu erstellen, werfen Sie einen Blick auf gute Beispiele für geschäftliche E-Mail-Signaturen, die einfach funktionieren.
Beispiele für großartige geschäftliche E-Mail-Signaturen
Es gibt viele Orte, an denen Sie nach Inspirationen für E-Mail-Signaturen suchen können. Ich möchte Ihnen zwei empfehlen, die den größten Nutzen bieten:
Die Bibliothek umfasst über hundert großartige Designs. Sie können jedes davon herunterladen und als Ausgangspunkt für Ihre Designreise verwenden.
Mit dem Ersteller können Sie eine personalisierte E-Mail-Signatur entwerfen und sie zum beliebigen E-Mail-Client hinzufügen.
Was bei geschäftlichen E-Mail-Signaturen nicht geht
Schauen Sie sich nun als Übung die E-Mail-Signatur unten an, mit der offensichtlich etwas nicht stimmt.
Können Sie alle Probleme auflisten?
Weitere Hilfe finden Sie in den häufigsten Fehlern bei E-Mail-Signaturen.
Automatisierung geschäftlicher E-Mail-Signaturen in Microsoft 365
Nun ist die Erstellung eines einzigen E-Mail-Signaturdesigns gar nicht so schwer, insbesondere mit Hilfe unserer Ressourcen. Aber im Fall einer Organisation ist das nicht so einfach. Hier haben Sie es mit Dutzenden, Hunderten oder Tausenden von E-Mail-Signaturen zu tun, die denselben Prinzipien und Richtlinien folgen müssen.
Wenn Sie dies den Endbenutzern überlassen:
- Riskieren Sie ein völliges Chaos in der E-Mail-Kommunikation.
- Haben Sie keine Möglichkeit zu kontrollieren, wie die Belegschaft Ihr Unternehmen repräsentiert.
- Muss die ganze Belegschaft Zeit mit der Einrichtung der Signatur verschwenden.
- Erhält die IT-Abteilung Unmengen von Anfragen bezüglich Signaturen.
- Ist niemand glücklich.
Erfahren Sie, warum Unternehmen die Sache selbst in die Hand nehmen und die Verwaltung von ihrem E-Mail-Branding automatisieren:
Automatisieren Sie jetzt die Verwaltung Ihrer E-Mail-Signaturen
Empfohlene Links:
Ein Beispiel für das korrekte Format einer direkten URL:
