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VCards in E-Mail-Signaturen

Während die meisten Benutzer vCards als abgenutzt betrachten (oder wissen einfach nicht, was sie sind), nutzen andere sie täglich in ihrer E-Mail-Kommunikation. Was sind eigentlich diese vCards? Warum eine vCard als QR Code in E-Mail-Signaturen einfügen? Und wie tun Sie das? Das genau erklärt Ihnen der folgende Beitrag.

VCards in email signatures

Was ist eine vCard?

Eine vCard ist eine Art elektronischer Visitenkarte. Es ist eine einfache Textdatei, die bestimmte Felder enthält. Eine vCard hat die Erweiterung .VCF und wird von Microsoft Outlook (98-2019), Mozilla Thunderbird und den meisten mobilen Clients unterstützt.

Eine Beispiel-vCard hat die folgende Struktur:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
N:Lynch;Natalie
FN:Natalie Lynch
TITLE:Sales Representative
ORG:pencloud
URL:https://my-company.url/
EMAIL;TYPE=INTERNET:natalie.lynch@pencloud.com
TEL;TYPE=voice,work,pref:+ 1 202 555 0141
TEL;TYPE=voice,cell,pref:+1 504 899 7214
ADR:;648;S.Sobieski Ave., Richmond Hill, 11418 NY
END:VCARD 

Warum vCards nutzen?

Da vCards Kontaktinformationen enthalten, scheint es vielleicht nicht sinnvoll, sie zu einer E-Mail-Signatur hinzuzufügen. Sie ist doch selbst eine Art Visitenkarte, oder? Warum also überhaupt vCards nutzen? Dafür gibt es einige gute Gründe:

  • Mit vCards fügen Sie schnell einen Kontakt zu verschiedenen Adressbüchern hinzu (Desktop- und mobile Kontakt-Apps, E-Mail-Clients und so weiter).
  • Sie werden von fast jedem E-Mail-Client und Mobilgerät unterstützt.
  • Wenn Sie eine vCard als QR-Code einfügen, passt sie normalerweise ziemlich gut zum Signaturdesign.

Gute Nachrichten sind: Sie können eine geschickte E-Mail-Signatur auch ohne eine vCard erstellen. Sie haben selbst die Wahl.

Wie nutze ich vCards?

Es gibt einige Optionen. Um eine vCard zu nutzen, können Sie:

  • eine VCF-Datei an eine E-Mail / Nachricht anhängen,
  • Ihre vCard im Web hosten und der Signatur einen Hyperlink hinzufügen,
  • eine vCard hosten und sie mit einem QR-Code verlinken,
  • eine vCard direkt im QR-Code encodieren.

Der letzte Punkt ist wahrscheinlich der interessanteste, da Ihre Empfänger den Code einfach scannen können, um die zugehörigen Kontaktinformationen automatisch zu Mobiltelefon hinzuzufügen. Und da ein QR-Code eigentlich ein Bild ist, kann er auch direkt mit der vCard verlinkt werden. So können nicht nur mobile, sondern auch Desktop-Benutzer einen Kontakt schnell und einfach hinzufügen.

Wie nutze ich vCards?

Wie erstelle ich eine vCard in Outlook?

In Ihrer Kontaktansicht wählen Sie den Kontakt aus, den Sie in die VCF-Datei exportieren möchten (erstellen Sie einen Kontakt, falls Sie keinen haben) und wechseln Sie zur Registerkarte Datei:

Wie erstelle ich eine vCard in Outlook?

Auf der Datei-Registerkarte klicken Sie auf Speichern unter:

Outlook-Kontakt als vCard speichern

Wählen Sie abschließend den Speicherort für Ihre vCard. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie die VCF-Erweiterung verwenden:

Outlook-Kontakt als vCard speichern - VCF-Format

Jetzt können Sie Ihre vCard als Anhang senden oder in Ihre E-Mail-Signatur einfügen. Die Letztere erfordert, dass Sie die vCard zuerst hochladen (am liebsten auf Ihrer Website, aber eine Dateifreigabeplattform ginge auch).

VCard als QR-Code in E-Mail-Signatur

Jetzt können Sie entweder einen Hyperlink oder einen QR-Code verwenden, um Ihre VCF-Datei für andere freizustellen. Der Hyperlink ist eher eine leichte Aufgabe. Der QR-Code kann aber für manche mysteriös sein. Um auch diese Aufgabe zu vereinfachen, haben wir ein kostenloses Tool freigegeben: CodeTwo QR Code Desktop Reader & Generator. Das Erstellen und Lesen von QR-Codes sind jetzt einfacher dann je.

Klicken Sie einfach auf den Button Generate mode on, sodass er grün wird, und fügen Sie Ihren vCard-Link ein. Die App generiert automatisch den richtigen QR-Code:

Outlook-Kontakt als vCard speichern - VCF-Format

Anschließend können Sie den QR-Code kopieren und als Bild in Ihre Signatur einfügen. Es ist auch eine gute Idee, den Code mit einem Icon zu versehen, das Ihre Empfänger auf die darin enthaltenen Kontaktinformationen hindeutet, wie etwa:

QR-Code mit Kontakticon

Sie können solche QR-Codes mit Ihrem Mobiltelefon oder mit unserem kostenlosen QR Code Reader & Generator direkt vom Bildschirm scannen. Diese Methode ist jedoch nicht immer optimal. Da ein QR-Code als Link zur vCard aufgelöst wird, können mobile Benutzer durch Scannen dieses QR-Codes keine Kontakte automatisch hinzufügen. Soll der QR-Code eine Kontakt-App auf Ihrem Gerät auslösen, ist es besser, eine vCard direkt im QR-Code zu encodieren.

VCard im QR-Code encodieren

Es ist recht einfach. Encodieren Sie die Syntax aus dieser Beispiel-vCard. Sie können die VCF-Datei in einem Nur-Text-Editor öffnen und ihren Inhalt in den Generator kopieren:

VCard im OR-Code encodiert

Arbeiten Sie mit Office 365 oder Exchange Server? Dann können Sie allen Benutzern in Ihrem Unternehmen mit einer einzigen Regel einen personalisierten QR-Code hinzufügen. Alles, was sie dazu brauchen ist das richtige Tool zur E-Mail-Signaturverwaltung.

So fügen Sie vCard allen Office 365-Benutzern ein

Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 erstellen Sie einfach und schnell ein einheitliches E-Mail-Signaturdesign, das:

  • geschickt aussieht,
  • Ihre Marke verstärkt,
  • automatisch für jeden Benutzer personalisiert wird,
  • großartige Marketingchancen schafft,
  • und vieles mehr.

Aber lassen wir uns zunächst auf die vCard-QR-Codes konzentrieren:

Methode 1: Links zu vCards generieren

Wenn Sie QR-Codes für jeden Ihrer Benutzer an denselben Speicherort hochladen und sie beispielsweise nach deren Anzeigenamen benennen, müssen Sie lediglich den Platzhalter für das QR-Code-Bild einfügen:

QR-Code in CodeTwo Email Signatures for Office 365

Im neuen Fenster fügen Sie den Link zum vCard-Speicherort und den Platzhalter {Display name} hinzu. Dieser Platzhalter wird beim E-Mail-Versand durch den Anzeigenamen des Absenders ersetzt.

QR-Code zu vCard in CodeTwo Email Signatures for Office 365

Auf diese Weise erhalten alle Benutzer, deren Signatur von der CodeTwo-Software hinzugefügt wurde, ihren eigenen, personalisierten QR-Code, der mit ihrer vCard verlinkt ist. So zum Beispiel erhält Max Mustermann einen QR-Code, der zu https://example.com/vCards/Max Mustermann.vcf führt.

Methode 2: vCards direkt generieren

Eine noch bessere Methode zum Verwenden der Platzhalter besteht darin, eine vCard für alle Benutzer direkt im QR-Code automatisch zu generieren:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
N:{Last name};{First name}
FN:{First name} {Last name}
TITLE:{Title}
ORG:{Company}
URL:https://my-company.url/
EMAIL;TYPE=INTERNET:{E-mail}
TEL;TYPE=voice,work,pref:{Phone}
TEL;TYPE=voice,cell,pref:{Mobile}
ADR:;;{Street}, {City}, {Postal Code} {State}
END:VCARD 

Mit dieser Methode können Sie vCards nutzen, ohne sie zuerst erstellen und hosten zu müssen.

Dies ist nur ein einziges Beispiel dessen, wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 die Arbeit eines Marketingspezialisten oder Brandmanagers erleichtern kann. Weitere Funktionen der Software finden Sie auf der Website des Produkts.

Eine ausführliche Anleitung darüber, wie man personalisierter QR-Codes zu E-Mail-Signaturen in Office 365 oder Exchange Server hinzufügt, finden Sie in diesem Wissensbank-Artikel.

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E-Mail-Signaturen in Dark Mode

E-Mail-Signaturen in Dark Mode

Wenn nicht entsprechend konfiguriert, können E-Mail-Signaturen im Dunkelmodus sehr lustig (oder sogar gruselig) aussehen. Nun lustig für wen? Sie sehen sich solche fahrlässige Signatur an und rollen mit den Augen. Wiedermal ein seriöses Unternehmen sendet Ihnen eine E-Mail, deren Signatur in Ihrem Outlook oder OWA mit aktiviertem Dunkelmodus Chaos verursacht. Aber was ist, wenn Sie selbst ein solches Unternehmen betreiben und keine E-Mail-Signaturen haben, die den Dark Mode unterstützen? Keine Sorgen, in diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Signaturen an den dunklen Modus anpassen.

Wie wirkt sich Dark Mode auf Signaturen aus?

Meistens schlecht, leider. Warum? Denn beim Erstellen von E-Mail-Signaturen denken Benutzer nicht darüber nach, wie diese im Dunkelmodus auf der Empfängerseite aussieht. Und da die Umgebung mit dem dunklem Hintergrund immer beliebter wird, ist es ein Muss, Ihre E-Mail-Signatur daran anzupassen.

Ein Beispiel solcher Signatur, die nicht an den Dunkelmodus angepasst wurde, finden Sie hier:

Signatur in Light Mode

Die Farben sind ausgewogen, die benutzerdefinierten Social-Media-Symbole passen zur visuellen Identität des Unternehmens, das Banner sieht professionell und einladend aus. Das Problem liegt aber daran, dass sie nicht für den Dark Mode geeignet ist. Wenn also diese Signatur in Outlook mit aktiviertem Dunkelmodus landet, sieht der Empfänger Folgendes:

Signatur nicht an Dark Mode angepasst

Wenn im Dark Mode angezeigt, verliert diese E-Mail-Signatur ihren Reiz. Während die Kontaktdaten des Unternehmens recht gut konvertieren (weil sie textbasiert sind und die Standardfarbe haben), beginnt der Albtraum bei Bildern. Das Firmenlogo, die Social-Media-Symbole und das Marketing-Banner sind nicht für den dunklen Modus eingestellt. Das Logo hat einen weißen Hintergrund, der jetzt sichtbar ist, die Social-Media-Symbole sind keine perfekten Kreise mehr und das Marketing-Banner scheint unnötige weiße Ränder zu haben. Wie bereiten Sie also Ihre E-Mail-Signaturen vor, um diesen Kampf zu gewinnen?

E-Mail-Signatur für Dark Mode erstellen

Die gute Nachricht ist, dass Ihre E-Mail-Signaturen in beiden Modi immer gut aussehen können. Sie müssen nur wissen, wonach zu suchen. Das Endeffekt, wie dieses unten, ist nämlich in Ihrer Reichweite.

E-Mail-Signatur geeignet für Dark Mode

Es kann viele verschiedene Elemente geben, die Ihnen in einer Dunkelmodus-Signatur möglicherweise nicht gefallen. Es scheint aber, dass Bilder besonders anfällig sind.

Bilder sind wie Trojaner, die Ihre E-Mail-Signatur von innen zerstören, wenn die Dunkelheit den Posteingang bedeckt. Dann zeigen diese hübschen Logos, Social-Media-Buttons und Banner, die bei Tageslicht so hell leuchten, ihr wahres Gesicht. Im Folgenden finden Sie daher Tipps, die Sie dabei helfen, solche Überraschungen zu vermeiden.

Bilder im Dunkelmodus testen

Ganz eindeutig: Sie sollten zuerst selbst überprüfen, wie sich Ihre E-Mail-Signatur in E-Mail-Clients mit aktiviertem Dunkelmodus verhält. So wissen Sie Bescheid, was die Schwachstellen Ihrer E-Mail-Signatur sind, und können sie beheben.

Grafiken ohne Hintergrund

Der Hauptprinzip: Bilder im PNG-Format verwenden. In diesem Format erstellen Sie nämlich Elemente ohne Hintergrund (oder mit transparentem Hintergrund). Weißer Hintergrund ist immer noch ein Hintergrund, daher wird er im Dunkelmodus auch angezeigt. Um sicherzustellen, dass das Logo oder die Social Media-Symbole in beiden Modi gut aussehen, entfernen Sie den Hintergrund Ihrer Bilder.

Hell- und Dunkelmodus: Gleichgewicht

Es ist eine bewährte Praxis, Bilder zu verwenden, die in beiden Modi akzeptabel sind. Manche Farben sind einfach im Dunkelmodus nicht mehr attraktiv. In der Regel sehen lebendige Farben in den beiden Modi am besten aus.

Kostenlose Signaturen für Dark Mode

Sie müssen dabei kein Rad neu erfinden. Gebrauchsfertige E-Mail-Signaturvorlagen (für den Dark Mode geeignet) finden Sie in unserer Signatur-Vorlagenbibliothek. Außerdem können Sie eine Dunkelmodus-freundliche Signatur in unserem kostenlosem Signatur-Generator erstellen. Laden Sie einfach eine Vorlage herunter und nutzen sie für persönliche oder geschäftliche E-Mails. Es ist völlig kostenlos.

Wenn Sie aber E-Mail Signaturen in Ihrer Organisation zentral verwalten möchten, prüfen Sie CodeTwo Email Signatures for Office 365. Dort finden Sie einen integrierten Signatur Template Editor mit Vorlagenbibliothek, der eine Reihe Dunkelmodus-freundlicher Signaturen enthält.

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So fügen Sie ein Video zu Ihrer E-Mail-Signatur ein

So fügen Sie ein Video zu Ihrer E-Mail-Signatur ein

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur noch attraktiver machen können? Hier ist eine Idee: Ein Video einfügen! Es ist genauso schnell und einfach wie das Einbetten eines Social Media Links. Und auf die gleiche Weise stärkt das Video Ihr Corporate Identity. Dazu ist das eine hervorragende Möglichkeit, dessen Inhalt zu bewerben und völlig kostenlos Ihren Webverkehr zu steigern. Vergessen Sie dabei nicht, dass Sie den Verkehr aus Ihrem Video auch mit Google Analytics messen können (mehr Info darüber, wie Sie E-Mail-Signatur-Kampagnen auswerten können).

Einrichten eines Thumbnail-Foto

Ein Video kann leider nicht direkt in Ihrer E-Mail-Signatur erscheinen. Sie brauchen ein Bild, das Sie als Miniaturansicht zum Video nutzen. Dabei ist es wichtig, dass Ihr Video irgendwo online gehostet wird, um seine URL zu erhalten.

Das erste Schritt ist das Einrichten des Bildes. Es soll klar darstellen, dass beim Klicken ein Video abgespielt wird. Ein Screenshot des gesamten Videoplayers ist üblich, aber ein kleines Miniaturbild mit einem Wiedergabesymbol sieht am besten aus. Um das Bild für Ihre Signatur vorzubereiten, nehmen Sie einen Screenshot aus Ihrem Video auf und fügen Sie mit einem Grafikeditor ein Wiedergabesymbol darüber ein. Es ist eine gute Idee, das der Screenshot ein interessantes, nicht zufälliges Teil des Videos umfasst. Wenn Sie die Deckkraft der Wiedergabetaste richtig anpassen, sehen Ihre Empfänger den Videorahmen deutlicher. Ein Beispiel eines gut eingerichteten Thumbnail-Fotos sehen Sie unten:

Video-Thumbnail-Banner in E-Mail-Signature

Sobald das Bild fertig ist, entscheiden Sie, ob das Bild in der Signatur eingebettet oder verlinkt sein soll. Dieser Beitrag beschreibt das Pro und Kontra der beiden Varianten.

Video mit Link versehen

Unabhängig von Ihrem E-Mail-Client können Sie unseren kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator nutzen, um das Video zu Ihrer Signatur hinzuzufügen. Auf diese Weise müssen Sie es nicht von Grund auf neu entwerfen.

  1. Wählen Sie zunächst Ihr Design aus den verfügbaren Vorlagen. Stellen Sie sicher, dass es den Bannerplatzhalter enthält. Dies macht das Hinzufügen Ihrer Miniaturansicht super einfach.
Kostenloser Signaturgenerator: Wählen Sie Vorlage mit Banner
  1. Erweitern Sie die Registerkarte Graphics auf der linken Seite. Geben Sie dann die direkte URL zu Ihrem Miniaturbild in das Feld Banner URL und den Link zu Ihrem Video in das Feld Banner linking to ein.
Video im Generator einfügen
  1. Vergessen Sie nicht, Ihre Signaturdetails in anderen Feldern einzugeben: Personal Data (Personendaten), Company Data (Unternehmensdaten), Social Media Links und so weiter. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Apply your signature und genießen Sie Ihre neue Signatur, die genauso geschickt wie die folgende sein kann:
E-Mail-Signatur mit Video-Thumbnail

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E-Mail-Signatur in Outlook 2019: So richten Sie sie ein

E-Mail-Signatur in Outlook 2019

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook 2019 erstellen. Haben Sie eine ältere Outlook-Version? Für Signaturen in Outlook 2016/2013/2010 besuchen Sie diese Seite.

So erstellen Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook 2019

Es ist einfacher als Sie vermutlich denken. Das einzige Hindernis liegt daran, das der Signatureditor in Outlook nur über grundlegende Funktionen zur Formatierung verfügt. Um Ihre E-Mail-Signatur in Outlook 2019 einzurichten, brauchen Sie einfach diese Schritte zu folgen:

  1. Öffnen Sie Microsoft Outlook 2019 über das Startmenü oder über die Taskleiste. Outlook 2019 starten
  2. In Outlook 2019 gehen Sie auf Datei > Optionen > E-Mail E-Mail-Einstellungen in Outlook
  3. Jetzt, in Outlook-Optionen und auf der E-Mail-Registerkarte, gehen Sie auf die Schaltfläche Signaturen…, die Sie im Abschnitt Nachrichten verfassen finden. Outlook-Optionen: Signaturen
    Hinweis: Sie können auch auf Signaturen zugreifen, indem Sie eine Neue E-Mail öffnen und zu Signatur in der Gruppe Einfügen wechseln. Dann wieder zu Signaturen…
     
  4. Im Fenster Signaturen und Briefpapier klicken Sie auf Neu, um Ihre Outlook-Signatur zu erstellen. Dann geben Sie den Namen der Signatur ein. Signaturen und Briefpapier
  5. Im Abschnitt Signatur bearbeiten erstellen Sie Ihren Signaturblock. Nutzen Sie dazu die verfügbaren Formatierungstools. Externe Signatur
    Hinweis: Der Outlook-Editor bietet nur grundlegende Formatierungstools. Wenn Sie mit den Ergebnissen nicht zufrieden sind, nutzen Sie den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator, der für Sie eine gebrauchsfertige Signaturvorlage erstellt. Nachdem Sie die Vorlage an Ihre Bedürfnisse angepasst haben, kopieren Sie sie einfach in den Outlook-Editor.
     
  6. Im Abschnitt Standardsignatur auswählen bestimmen Sie, welches E-Mail-Konto die Signatur erhalten soll (wenn Sie mehrere benutzen), und ob sie zu Neuen Nachrichten und/oder Antworten/Weiterleitungen hinzugefügt werden soll. Wenn die Einstellungen fertig sind, bestätigen Sie mit OK. Standardsignatur auswählen
  7. Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht und sehen Sie, ob die Signatur richtig funktioniert. Sie soll bereits da sein. Neue E-Mail-Signatur
    Hinweis: Wenn Sie Ihre Signatur nicht als Standard ausgewählt haben, müssen Sie sie jedes Mal manuell hinzufügen, wenn Sie eine neue Nachricht schreiben. Sie können Ihre Signatur über die Schaltfläche Signatur im Ribbon hinzufügen. Signatur im Ribbon auswählen
    Und das ist es. Wenn Sie eine weitere Signatur für andere Empfänger erstellen möchten, befolgen Sie diese Anleitung einfach erneut. Sie können beliebig viele Outlook 2019-Signaturen erstellen, die dann über die Schaltfläche Signatur im neuen Nachrichtenfenster zu Ihrer Auswahl stehen.

Signaturmanager für Outlook 2019

Egal ob groß oder klein, Unternehmen möchten E-Mail-Signaturen in ihrer geschäftlichen E-Mail-Kommunikation haben. Dabei ist es aber wichtig, dass die Signaturen unternehmensweit einheitlich, aktuell und richtig gebrandet sind. Ohne einen dafür gedachten Signaturmanager ist das recht schwierig erreichbar. Ein solches Tool ermöglicht Administratoren, E-Mail-Signaturen global zu verwalten. Für Signaturen in Outlook 2019 haben Sie zwei Auswahlmöglichkeiten: clientseitige oder serverseitige Software.

Eine clientseitige Lösung für Outlook 2019 (ein Agent oder ein Add-In) muss auf jeder Workstation installiert werden. Wenn nötig aktualisiert oder fügt sie die Benutzersignaturen ein. Solche Lösung gibt Ihren Benutzern mehr Flexibilität und Kontrolle über ihre E-Mail-Signaturen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Signaturen clientseitig mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 verwalten können

Eine serverseitige Lösung für E-Mail-Signaturen ist hingegen nützlich, wenn Sie Signaturen zu E-Mails hinzufügen möchten, die Sie von einem beliebigen Gerät schicken. Solche E-Mails erhalten die serverseitigen Signaturen, nachdem sie geschickt werden.

Die folgenden Tools sind für die Signaturverwaltung perfekt geeignet:

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Zoom eingezoomt: E-Mail-Einladungen zu Online-Meetings

Zoom

Online-Meetings werden zu einer immer wichtigeren Form der Kommunikation zwischen Unternehmen und Geschäftspartnern. Eine der populärsten Plattformen, wo Sie solche Online-Besprechungen veranstalten können, ist Zoom. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie Ihre Online-Besprechungen optimal nutzen können, indem Sie die jeweiligen Personen erfolgreich einladen und sie mithilfe von E-Mail-Signaturen über Details auf dem Laufenden halten.

Zoom-Besprechung und Besprechungslink erstellen

Ein nach dem anderen: Wir müssen zuerst ein Zoom-Meeting erstellen. Zoom bietet eine Reihe von Einstellungen und Funktionen zur Verfügung. Wir werden sie jedoch einfach halten. Um eine Zoom-Besprechung zu erstellen, tun Sie Folgendes:

  1. Führen Sie die Zoom-App aus (hier verwenden wir einen Windows-Desktop-Client, aber auch Mac OS-, iOS- und Android-Apps werden unterstützt).
  2. Klicken Sie auf Planen.
    Zoom-Meeting planen
  3. Geben Sie die Besprechungsdetails in das neue Fenster ein (Sie können an dieser Stelle einige Optionen und Einstellungen ändern).
  4. Klicken Sie unten auf Planung.Zoom: Meeting planenDies öffnet ein neues Fenster mit dem Besprechungslink. Zoom-Link generieren

Problematische Einladungen

Wenn Sie ein großes Zoom-Meeting (eine Konferenz oder ein Webinar) veranstalten, senden Sie Einladungen, um die Teilnehmer darüber zu informieren. Aber wie viele Einladungen können Sie tatsächlich an einen einzelnen Kontakt senden? Wenn Sie Ihre Kunden mit einer Nachricht nach der anderen bombardieren, werden sie nur verärgert. Eine Einladung reicht: per E-Mail, per Telefon oder sogar per Chat, wenn das Ihre Präferenz ist.

Auf der anderen Seite möchten Sie auch Ihre Gäste immer wieder daran erinnern, wo und wann Ihre Präsenz erwartet wird. Daher werden Sie die Einladungen wahrscheinlich weit im Voraus schicken. So besteht die Gefahr, dass die Gäste früher oder später darüber vergessen. Um diese Lage ins Gleichgewicht zu bringen, brauchen Sie eine echt elegante Lösung.

Die elegante Lösung

Zwischen dem Versand der ersten Besprechungseinladung und der Besprechung selbst haben Sie wahrscheinlich mehrere Möglichkeiten, Ihre Kunden oder Partner per E-Mail anzusprechen. Benötigt Ihre Unternehmenszusammenarbeit regelmäßigen Kontakt, da haben Sie viele Anlässe, an sie eine E-Mail zu schicken. Sie können dabei Ihrer E-Mail-Signatur eine kleine Erinnerung an das Zoom-Meeting hinzufügen. Es ist wirklich so einfach! Und die Vorteile liegen auf der Hand: Die Erinnerung erfolgt auf eine nicht aufdringliche Weise und wenn die Zeit fürs Online-Meeting endlich gekommen ist, ist der Link sehr leicht zu finden.

Zoom-Einladung in E-Mail-Signatur

Bereiten wir jetzt unsere E-Mail-Signatur vor, sodass sie Ihre Gäste über das Online-Meeting informieret. Zunächst benötigen Sie den zuvor vorbereiteten Zoom-Besprechungslink. Sobald Sie ihn parat haben, können wir losgehen.

Der Link in Ihrer E-Mail-Signatur wirkt als Reminder sowie als Zugangspunkt für Ihre Gäste. Aber eine einfache Textzeile ist nicht auffällig genug. Wie wäre es mit einem Banner? Es erregt die Aufmerksamkeit besser. Vielleicht können die Grafikdesigner Ihres Unternehmens ein für Sie erstellen. Danach können Sie das Banner auch verlinken.

Sie können verschiedene Tools zur Bearbeitung Ihrer E-Mail-Signatur verwenden. In diesem kostenlosen Signaturgenerator können Sie die vordefinierten Vorlagen bearbeiten, Ihr eigenes Signaturdesign erstellen und auf eine beliebte E-Mail-Plattform anwenden.

Wenn Sie Signaturen für Ihr gesamtes Unternehmen zentral verwalten möchten oder erweiterte Funktionen benötigen, können Sie einen Signaturmanager wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 mit einem integrierten Signaturvorlagen-Editor verwenden. Unten wird angezeigt, wie einfach es ist, einen Zoom-Link zur E-Mail-Signaturvorlage hinzuzufügen.

So fügen Sie Ihrer Signatur ein Banner mithilfe von CodeTwo Email Signatures for Office 365 hinzu:

  1. Öffnen Sie die Manage Signatures App.
  2. Wählen Sie eine Signaturregel zum Bearbeiten aus (oder erstellen Sie eine neue).
  3. Gehen Sie auf Design und klicken Edit signature an.
  4. Klicken Sie auf Picture und fügen Sie Ihr Banner ein, indem Sie entweder einen Dateipfad oder eine URL in das Fenster Insert picture eingeben.
Signature Template Editor: Zoom-Link
  1. Markieren Sie das Banner, indem Sie darauf klicken.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Link und fügen Sie den Zoom-Besprechungslink in das Feld URL Address ein.
Banner mit einem Zoom-Link in Signatur

Das Banner zieht Aufmerksamkeit auf sich, enthält visuelle Informationen (Datum und Uhrzeit des Meetings) und, wenn angeklickt, führt direkt zum Meeting (nach deren Start natürlich). Was für eine Vielseitigkeit!

Was jetzt?

Wenn Sie sich für CodeTwo Email Signatures for Office 365 entscheiden, können Sie zahlreiche zusätzliche Funktionen verwenden, um Teilnehmer zu Ihrem Zoom-Meeting einzuladen. Vor allem können Sie die E-Mail-Signatur sofort für jeden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen (oder z. B. in der Marketingabteilung) zentral bereitstellen. Auf diese Weise sendet jeder die richtige Nachricht.

Sie können auch festlegen, welche Empfänger die Einladungen erhalten sollen. Sie wollen doch keine Meeting-Reminder an Kunden senden, die keine Interesse daran haben, weil sie zum Beispiel die dort diskutierten Produkte oder Dienstleistungen nicht nutzen.

Um das professionelle Image Ihres Unternehmens zu verbessern, können Sie mithilfe der Scheduler-Funktion sicherstellen, dass nach Abschluss Ihres Online-Meetings keine Reminder mehr zu den Signaturen hinzugefügt werden. Dies gilt auch automatisch für alle Benutzer. So besteht kein Risiko, dass jemand in Ihrem Unternehmen weiterhin veraltete Informationen sendet.

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Microsoft Teams: Deep Links in E-Mail-Signaturen

Microsoft Teams: Deep Links in E-Mail-Signaturen

Nutzen Sie Microsoft Teams? Beworben als „die Drehscheibe für Teamarbeit in Office 365“ erlaubt dieser Cloud-Dienst effektive Kommunikation und Zusammenarbeit für Mitarbeiter. Wenn Sie Teams als Hauptkommunikationsmittel einsetzen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter auf diesen Kanal verweisen. Gibt es dazu eine verlässliche Methode? Klar doch! Deep Links sind hier der geheime Schlüssel zum Erfolg. Sie können sie beispielsweise in E-Mail-Signaturen einfügen.

Deep Links können sowohl Ihre E-Mail-Signaturen als auch Ihre Teams noch nützlicher machen. Sie wissen nicht, was Deep Links sind? Die Erklärung finden Sie in diesem Beitrag.

Deep Links werden am häufigsten von Entwicklern verwendet, die Teams in andere Anwendungen integrieren möchten. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie nur für erfahrene Nutzer gemeint sind. Hier erfahren sie, wie Sie Deep Links in E-Mail-Signaturen einbetten, und zwar um:

Abschließend erfahren Sie auch, wie diese Funktionen an alle Mitarbeiter verteilt werden können, ohne dass sie einen Finger rühren.

Wer liebt E-Mails nicht? Sie sind doch der Kernelement unserer alltäglichen Geschäftskommunikation. In einigen Fällen ist es jedoch effizienter, einige Themen in einem Gruppenchat zu besprechen. Microsoft Teams ermöglicht das Erstellen solcher Chats und dank dem Deep Linking ist dies direkt aus einer E-Mail möglich. Schauen wir uns zunächst das Format eines Deep Links an:

https://teams.microsoft.com/l/chat/0/0?users=<Postfach 1>,<Postfach 2>&message=<Nachrichteninhalt>

Wenn ein solcher Link angeklickt oder in einen Browser eingefügt wird, wird ein Teams-Chatfenster mit den durch Kommas getrennten Benutzernamen geöffnet, die durch ihre UPNs identifiziert werden. Außerdem wird der <Nachrichteninhalt> im Chat-Fenster angezeigt und kann gesendet werden.

Wie Sie vielleicht wissen, gibt es Zeichen, die in URLs nicht so gern angenommen werden. Während es vollkommen in Ordnung ist, eine Nachricht mit Leerzeichen einzugeben (sie werden in den URL-Wert %20 umgewandelt), müssen Fragezeichen und alle anderen Satzzeichen manuell mit den entsprechenden Codes eingefügt werden. W3schools bietet dafür einen guten Richtwert.

So öffnet beispielsweise der folgende Link ein Chatfenster mit T. Edison und F. Sinatra mit der Meldung „Hallo Leute! Wie laufen die Vorbereitungen der Veranstaltung?“

https://teams.microsoft.com/l/chat/0/0?users=t.edison@beispiel.de,f.sinatra@beispiel.de&message=Hallo Leute%21Wie laufen die Vorbereitungen der Veranstaltung%3F

Verlinken zum Planungsdialogfeld

Eine andere Art von Deep Link für Teams, die bei E-Mail-Signaturen nützlich sein kann, ist der Planungslink. Wenn Sie auf einen solchen Link klicken, wird ein Planungsdialogfeld mit der Organisator und mit den im Link angegebenen Teilnehmern angezeigt. Das Format ist wie folgt:

https://teams.microsoft.com/l/meeting/new?subject=<Betreff>&startTime=<Datum>&endTime=<Datum>&content=<Inhalt>&attendees=<Liste der durch Kommas getrennten Benutzer-UPNs>

Es wird nicht empfohlen, die zeitbezogenen Attribute in E-Mail-Signaturen zu verwenden. Die Erklärung finden Sie unten im Abschnitt Einschränkungen.

Ein Beispiellink unten öffnet einen Dialogfeld mit dem Betreff “Mittagessen” und “Erstellt aus einer Signatur” als Inhalt. Markus M. und Hans K. werden als Teilnehmer der Besprechung ausgewählt. Mit dem Terminplanungs-Assistenten können Sie einen bequemen Zeitpunkt für das Meeting auswählen.

https://teams.microsoft.com/l/meeting/new?subject=Mittagessen&content=Erstellt aus einer Signatur&attendees=markus.m@beispiel.de,hans.k@beispiel.de
Teams: Neue Besprechung

Einschränkungen

Leider funktionieren die Links nur für diejenigen, die den Teams-Client installiert haben (die Browserversion scheint diese Option nicht völlig zu unterstützen) und die Teil Ihrer Organisation sind. Genauer gesagt ist der Link in beiden Fällen anklickbar und ruft Teams auf, aber alle sorgfältig vorbereiteten Attribute (wie Teilnehmer, Titel, Details) gehen dabei verloren.

Wenn es um den Planungsdialogfeld geht, scheinen die Attribute startTime und endTime nützlich zu sein, jedoch nicht für statische Links in E-Mail-Signaturen. Warum? Es gibt dafür einige Gründe.

Erstens müssen Sie gemäß dem Microsoft Docs-Artikel zum Thema Deep Links das Datum im „langen ISO 8601-Format“ eingeben. Und da URLs nicht alle Sonderzeichen unterstützen, wird die richtige Formatierung zu einer sehr mühsamen Aufgabe.

Zweitens denken Sie darüber nach, ob ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit in einem solchen Link sinnvoll sind. In den meisten Fällen werden Sie den Link regelmäßig aktualisieren müssen. Und was, wenn die von Ihnen angegebene Zeit bereits besetzt ist? Viel sinnvoller ist es, diese optionalen Attribute nicht zu verwenden und Ihre Mitarbeiter darum zu bieten, den passenden Zeitpunkt mithilfe des Terminplanungs-Assistenten auszuwählen.

Schließlich aber können Deep Links in E-Mail-Signaturen trotz dieser Probleme nützlich sein. Glücklicherweise besteht die Möglichkeit, sie automatisch in E-Mail-Signaturen anzuzeigen, ohne jegliche Handlung seitens des Endbenutzers.

Personalisierte Links für alle Signaturen

Wenn Sie nun möchten, dass jeder Benutzer in Ihrer Organisation diese Links verwendet, stoßen Sie möglicherweise auf einige Hindernisse:

  • Erstellen von Deep Links mit den richtigen Attributen für jeden Benutzer.
  • Verteilen dieser Links an Outlook, OWA und jeden anderen E-Mail-Client, den Ihre Benutzer möglicherweise haben, bzw. Veranlassen der Benutzer dazu, die Links selbst einzurichten.
  • Sicherstellen, dass diese Links nur innerhalb der Organisation gesendet werden, da sie für externe Empfänger nicht funktionieren.

Wenn Sie all diese Dinge zusammenbringen, stellt sich heraus, dass das Hinzufügen dieser Links zu den Signaturen für alle Benutzer eine äußerst zeitaufwändige oder sogar nahezu unmögliche Aufgabe ist. Glücklicherweise können Sie all diese Hürden mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 bewältigen.

CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist ein Tool zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, mit dem Sie sicherstelle, dass Ihre gesamte E-Mail-Kommunikation professionelle E-Mail-Signaturen enthält. So verwenden Sie es, um E-Mail-Signaturen mit personalisierten Deep Links automatisch bereitzustellen:

  1. Erstellen Sie eine neue E-Mail-Signaturregel nur für interne E-Mails.
  2. Wählen Sie ein passendes Design aus der Signaturvorlagenbibliothek aus. Da es sich um eine interne E-Mail-Signatur handelt, ist eine kurze und einfache Vorlage empfehlenswert.
  3. Fügen Sie nun im Signatur-Editor einen Text hinzu, der einen Deep Link beinhalten soll. Markieren Sie den Text und klicken Sie auf die Schaltfläche Link in der Multifunktionsleiste. Chat in E-Mail-Signatur verlinken
  4. Geben Sie nun einen Deep Link in der allgemeinen Form ein (ohne spezifische Referenzen). Hyperlink einbetten
  5. Greifen Sie über die Multifunktionsleiste auf die HTML-Quellcodeansicht zu. HTML-Quellcodeansicht
  6. Suchen Sie in der HTML-Codeansicht den Teil <Postfach> und ersetzen Sie ihn durch den Platzhalter {E-Mail}. Geben Sie dann den <Nachrichteninhalt> an. Sie können den Nachrichteninhalt für jeden Benutzer mithilfe benutzerdefinierter Attribute personalisieren (erfahren Sie mehr über die Verwendung benutzerdefinierter Attribute in E-Mail-Signaturen). Sie können diese Änderungen auch auf andere Links anwenden (z. B. einen Planungslink). Wenn Sie fertig sind, klicken Sie Apply & Close an, um die Quellcodeansicht zu schließen und Änderungen auf Ihre Vorlage anzuwenden. HTML-Ansicht

Nachdem Sie die Regel speichern, hat jeder Mitarbeiter, der dieser Regel zugeordnet ist, einen Deep Link (der einen Chat startet oder eine Besprechung mit dieser Person plant) in seiner E-Mail-Signatur.

Es hat 5 Minuten gedauert, um diese Regel hinzuzufügen. 5 Minuten und alle Mitarbeiter haben einheitliche E-Mail-Signaturen mit ihren Kontaktdaten, Fotos und personalisierten Deep Links zu einem Teams-Chat und zu einem Planungsdialogfeld:

E-Mail-Signatur mit Links

Das ist nur ein kleiner Bruchteil dessen, was die Software anbietet. Erfahren Sie mehr über ihre Funktionen.

Nützliche Links:

WhatsApp-Link in E-Mail-Signatur: So macht man’s richtig

WhatsApp-Link in E-Mail-Signatur

Ein WhatsApp-Link in Ihrer E-Mail-Signatur? Warum nicht! Über so einen Link können andere Personen Sie über eine WhatsApp-Nachricht oder einen WhatsApp-Anruf erreichen. In der heutigen Welt herrscht die Tendenz, die Distanz zwischen Unternehmen und Kunden oder Geschäftspartnern zu verkürzen. Außerdem stehen uns jetzt so viele verschiedene Kommunikationskanäle zur Verfügung. Die beliebtesten sind E-Mail, Telefonanrufe und Messaging-Apps. Wie wäre es also mit einer Erweiterung Ihrer Kontaktmöglichkeiten? Eine der Optionen ist das Hinzufügen eines WhatsApp-Links zu Ihrer E-Mail-Signatur.

WhatsApp-Logo oder verlinkter Text in E-Mail-Signatur

Wenn Sie anderen Personen mitteilen möchten, dass Sie WhatsApp benutzen, können Sie Ihrer E-Mail-Signatur entweder ein WhatsApp-Logo oder einen einfachen Text mit Hyperlink wie „WhatsApp“ oder „Erreiche mich über WhatsApp“ hinzufügen. Wie Sie dies tun, hängt von Ihren persönlichen Vorlieben und den Designvorgaben für E-Mail-Signaturen in Ihrem Unternehmen ab.

Wenn Sie eine WhatsApp-Ikone für Ihre E-Mail-Signatur brauchen, können Sie eine der unten angegebenen verwenden (klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie “Bild speichern unter”, um es auf Ihren Computer herunterzuladen). Jede Ikone hat das PNG-Format:

WhatsApp-Logo 4

Wie erstellt man einen WhatsApp-Link

Sie brauchen keinen WhatsApp-Linkgenerator, um Ihren eigenen Link zu erhalten. Einen WhatsApp-Link erstellen Sie nämlich, indem Sie Ihre Telefonnummer im folgenden Linkformat verwenden:

 https://api.whatsapp.com/send?phone=XXXXXXXXX 

Sie müssen lediglich Ihre Telefonnummer anstelle der X-Symbole eintragen. Und das ist es: Ihr WhatsApp-Link ist fertig!

Hinweis: Geben Sie Ihre Telefonnummer ohne Leerzeichen oder Sonderzeichen wie Klammern, Bindestriche oder das Pluszeichen ein. Wenn also Ihre Telefonnummer beispielsweise (+28) 202-555-000 ist, sollten Sie sie als 28202555000 eingeben, damit der Link folgendermaßen aussieht:

 https://api.whatsapp.com/send?phone=28202555000 

Sie können jetzt den WhatsApp-Link zu Bildern oder Text in Ihren E-Mails, Websites, Blogs und Ähnliches einfügen. Im weiteren Teil erfahren Sie, wie Sie ihn zu E-Mail-Signaturen hinzufügen.

WhatsApp-Link in Signatur-Vorlage einfügen

Sobald Sie Ihren WhatsApp-Link fertig haben, können Sie ihn in Ihrer E-Mail-Signaturvorlage einbetten. Das Hinzufügen von Links funktioniert gleich für die WhatsApp-Ikone sowie für den Text mit Hyperlink.

  1. Öffnen Sie die E-Mail-Signaturvorlage in Ihrem Signatur-Editor. Fügen Sie dann das WhatsApp-Logo oder einen WhatsApp-Text hinzu und verlinken Sie sie mit dem erstellten Link (siehe unten). In diesem Beispiel verwende ich den Editor, der mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 geliefert wird. WhatsApp-Link im Editor einfügen
  2. Markieren Sie das WhatsApp-Logo oder den WhatsApp-Text und klicken Sie in Ihrem Vorlageneditor auf das Link-Symbol. In meinem Beispiel sieht es so aus (es sollte möglicherweise in jedem Editor ähnlich aussehen): Link einfügen
  3. Geben Sie Ihren WhatsApp-Link in das neu geöffnete Fenster ein. WhatsApp-Link einfügen
  4. Speichern Sie die Änderungen und testen Sie Ihre aktualisierte E-Mail-Signaturvorlage, um sicherzustellen, dass der Link wie erwartet funktioniert.

Wenn Empfänger den Link in Ihrer Signatur anklicken, sollten sie in der Lage sein, Sie direkt über WhatsApp auf ihrem Handy zu kontaktieren, entweder per SMS oder per Telefonanruf.

Hinweis: Wenn der Empfänger die WhatsApp-App nicht auf seinem Handy installiert hat, wird er zum Download aufgefordert, bevor er fortfährt.

Wenn der Empfänger den Link auf seinem Desktop öffnet, sollte er Folgendes sehen:

Um eine Nachricht zu senden, folgen Sie einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Hinweis: Um WhatsApp auf einem Computer benutzen zu können, benötigen Sie WhatsApp auf Ihrem Handy, um von dort aus auf WhatsApp Web zugreifen zu können. Dann werden Sie aufgefordert, einen QR-Code aus dem Computerbildschirm zu scannen, um Kontakte und Konversationen von Ihrem Handy auf den Desktop zu synchronisieren. Sie können auch WhatsApp für Mac oder Windows PC herunterladen.

Und das ist es. Von nun an können Sie, Ihre Kunden und Ihre Geschäftspartner die schnelle und direkte Kommunikation über die WhatsApp-Messaging-App genießen.

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Richtige Formatierung von E-Mail-Signaturen

Richtige Formatierung von E-Mail-Signaturen

Auf den ersten Blick scheinen E-Mail-Signaturen eher unwichtig zu sein, insbesondere wenn Sie sie mit anderen Vorgängen in Ihrem Unternehmen vergleichen. Wenn Sie jedoch einen tieferen Einblick darin geben, stellen Sie bald fest, dass sie doch eine wichtige Rolle spielen. Marketing, Branding oder gute Kundenbeziehungen: Diese Bereiche lassen sich mithilfe von E-Mail-Signaturen zu Ihren Gunsten beeinflussen. Darüber hinaus können auch die darin enthaltenen Haftungsausschlüsse Ihr Unternehmen von rechtlichen Problemen abhalten.

Selbst die am besten formulierte E-Mail wird ihre Aufgabe nicht erfüllen, wenn man nicht genug über den Empfänger und seine Geschäftsbedürfnisse weißt. Daher sollte es für jeden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen heißen: Das Vertrauen eines Kunden zu gewinnen, ist der höchste Priorität. Eine geschickte E-Mail-Signatur mit nützlichen Informationen ist sicherlich ein guter Versuch, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Und wenn Sie sie mit einem attraktiven Marketing-Banner zusammenstellen, können die Ergebnisse Ihre Erwartungen übertreffen.

Es gibt einige Anforderungen, die jede Signatur erfüllen sollte. Gehen wir auf diese näher ein. Dazu zählen:

  1. Durchsichtiges und dennoch ansprechendes Design
  2. Kompatibilität mit mobilen Geräten
  3. Notwendige persönliche Angaben, die den Empfänger nicht überlasten
  4. Unterstützung für Social Media

Weniger Code, mehr Design

Formatierungsprobleme

Im Gegensatz zu Websites enthalten die meisten E-Mail-Signaturen keine externe CSS-Datei und keinen externen Stilabschnitt im HEAD-Teil des Dokuments. Grundsätzlich beschreibt der CSS-Code, wie der HTML-Code dargestellt wird, d. h. mit welchen Farben, Schriftgrößen, -Arten und so weiter. Selbst wenn E-Mail-Signaturen einen externen CSS enthalten würden, würde dies nicht funktionieren, da einige E-Mail-Clients den CSS vollständig ignorieren. Wenn Sie also zuverlässige Ergebnisse erzielen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie so wenig HTML-Container wie möglich verwenden und deren CSS-Regeln in jeden Container einfügen (mithilfe des style-Attributs). Beachten Sie dabei, dass die inneren Container die Formatierungsregeln deren Patenten nicht übernehmen. Sie müssen diese Regeln einfach direkt definieren. Wenn es beispielsweise um Tabellen geht, betten Sie Ihre Textformatierungsregeln in das <TD>-Element ein und fügen Sie im keinen Fall den <P>-Tag darin ein. Erstens ist es überhaupt nicht notwendig (Ihre Signatur ohne Grund komplex zu machen). Zweitens können einige E-Mail-Clients (insbesondere Outlook-Clients) die im TD-Element verwendete Textformatierung „vergessen“, den Inhalt unformatiert lassen und in Standardschriftarten wie Times New Roman anzeigen. Und das wollen Sie bestimmt nicht. Der Screenshot unten zeigt die Signaturschriftart, die nach dem Senden einer Antwort in Times New Roman umgewandelt wurde.

Schriftart in der E-Mail-Signatur

Beachten Sie beim Erstellen Ihrer Signatur, dass selbst verschiedene Versionen von Outlook oder anderen E-Mail-Clients einige grundlegende CSS- / HTML-Attribute unterstützen, während andere Versionen es nicht tun.

Hier können Sie herausfinden, welche Attribute unterstützt werden.

Eine andere Sache ist, dass Sie Ihre Signatur manuell oder mit einem für diesen Zweck optimierten Editor erstellen sollten. Die meisten WYSIWYG-Editoren (insbesondere Outlook und Word) fügen inoffiziellen CSS- und HTML-Code hinzu, mit dem Ihre Signatur perfekt für sie angezeigt wird aber für den Rest der E-Mail-Clients zerschlagen bleibt. Mit anderen Worten, das Kopieren des Signaturinhalts aus Word ist keine gute Idee: Es ist ein guter Dokumenteditor, aber definitiv kein Tool zum Erstellen von E-Mail-Signaturen.

Signaturen mit mindestens zwei Spalten

Je nach bevorzugtem Typ, gibt zwei bewährte Methoden zum Erstellen Ihrer Signatur. Bei breiteren und fortgeschrittenen Layouts erzielen Sie die besten Ergebnisse mit HTML-Tabellen. Alte gute Tabellen ermöglichen es Ihnen, auf praktisch jeder Plattform ein zuverlässiges und konsistentes Layout zu erhalten. Es gibt nämlich nicht viele Möglichkeiten, sie anders zu interpretieren – im Gegensatz zu <DIV>-Containern. In der Tat behandeln die meisten E-Mail-Clients die Float-Eigenschaft für HTML-Container nicht ordnungsgemäß und machen den gesamten Inhalt kaputt. Beachten Sie außerdem, dass jeder E-Mail-Client sich in den HTML-Code etwa einmischt (wenn er Nachrichten beantwortet oder weiterleitet), wodurch der Quellcode unklar wird.

Es ist am besten, diese Auswirkungen gleich zu Beginn zu vermeiden. Aus Erfahrung kennen wir einige Fälle von Benutzern, die ihre Tabelle so gestalteten, dass die erste Zeile der Tabelle aus zwei Spalten und die zweite aus zwei zusammengeführten Spalten bestand. Zumeist hatten die Zellen jedoch nicht die gewünschte Größe. Die beste Lösung wäre hier, zwei Tabellen nacheinander zu erstellen, wie in der Abbildung unten dargestellt.

E-Mail-Signatur: Tabelle mit zwei Spalten

Schließlich sollten Sie beachten, keine Tabellen zu verwenden, die breiter als 600 Pixel sind. Es kann nämlich dazu führen, dass auf einigen Geräten die gesamte E-Mail verkleinert wird (wir gehen noch später darauf).

Signaturen mit nur einer Spalte

Ein anderer Ansatz kann verwendet werden, wenn Ihre Signatur aus Elementen besteht, die untereinander erscheinen. In einem solchen Fall ist es besser, bei nur einem Container zu bleiben. In der Tat sollte ein Absatz ausreichen. Dies bedeutet natürlich nicht, dass Sie bestimmte Teile Ihrer Signatur nicht anders formatieren können. Sie können dazu einfach die <SPAN>-Tags verwenden. Und wenn Sie die Zeile unterbrechen möchten, verwenden Sie immer das <BR>-Tag anstatt eines neuen Absatzes. Dazu können Sie in den meisten WYSIWYG-Editoren (einschließlich der in CodeTwo-Produkten verfügbaren) einfach Umschalt + Eingabetaste drücken. Mit einer solch grundlegenden HTML-Syntax können Sie das beste Aussehen Ihrer E-Mail-Signatur erzielen, und zwar auch auf Mobilgeräten. Wenn Sie jedoch mehr als einen Absatz verwenden müssen, denken Sie daran, die Margins und die Paddings Ihrer Absätze klar zu definieren. Andernfalls können unerwünschte (verkleinerte / vergrößerte) Lücken zwischen ihnen auftreten. Schließlich kann das einzige Problem auftreten, wenn Sie ein ziemlich breites Bild einfügen (aber keine Sorge, wir haben dies später auch in diesem Artikel behandelt).

Vertikale E-Mail-Signatur

Unterstützung für Mobilgeräte

Schauen wir uns jetzt die mobilen E-Mail-Signaturen an. Die Zeiten, wenn E-Mails nur auf Desktops gelesen werden, sind bereits vorbei. Mehr als die Hälfte der E-Mails ist auf Mobilgeräten geöffnet: Handys und Tablets. Die meisten E-Mail-Signaturen sind nicht für mobile Plattformen optimiert und können tatsächlich Probleme beim Rendern einer gesamten E-Mail verursachen. Hersteller mobiler Geräte sind sich dieser Art von Problemen durchaus bewusst, ihre Lösungen für diese Probleme sind jedoch alle unterschiedlich. Die gleiche Nachricht und Signatur können je nach mobilem Betriebssystem unterschiedlich angezeigt werden. Alle diese Lösungen werden jedoch nur für den Fall verwendet, dass Ihr E-Mail-Inhalt aufgrund irgendeiner Einschränkungen nicht normal angezeigt werden kann. Wenn Ihre Signatur beispielsweise breiter als die Breite Ihres Bildschirms ist, kann Ihr Handy einen Teil der Signatur ausblenden oder eine gesamte Nachricht verkleinern, um sie in voller Breite anzuzeigen. Der Trick besteht jedoch darin, eine Signatur so zu gestalten, dass der E-Mail-Client diese zusätzlichen Lösungen nicht anwenden muss, um die Nachricht korrekt anzuzeigen.

E-Mail-Signatur auf Mobilgerät: Richtige Formatierung

Um dies zu erreichen, müssen Sie Ihre Signatur so eng wie möglich halten, ohne feste Abmessungen zu verwenden, wenn diese nicht erforderlich sind. Überlegen Sie auch, was für Sie am besten ist: Wörter zu umbrechen und eine gute Schriftgröße beizubehalten (Standardverhalten) oder das Umbrechen zu verhindern und die Nachricht verkleinern zu lassen (Sie können die CSS-Eigenschaft white-space: nowrap hinzufügen).

Wenn Sie ein Banner oder ein breites Bild hinzufügen, stellen Sie möglicherweise fest, dass dieses Bild die Nachricht verkleinern kann, genauso wie es eine breite Tabelle machen würde. Daher überlegen Sie es, die CSS-Eigenschaft max-width: 100% zu verwenden, um dieses Bild automatisch zu skalieren. Ihr mobiler E-Mail-Client behält es so breit wie Ihr Bildschirm.

Darüber hinaus zeigen einige E-Mail-Clients keinen Text an, der kleiner als die gewünschte Größe ist. Es kann jedoch umgangen werden (wie in diesem Artikel für iOS-Geräte). Bevor Sie aber es versuchen, stellen Sie sicher, dass dies wirklich in Ihrem Fall nötig ist.

Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, dass der Signaturtext (insbesondere dort, wo der Haftungsausschluss sich befindet) überschnitten ist. Dies liegt an der falsch verwendeten Eigenschaft für die Zeilenhöhe (line-height). Dieselben Werte, die perfekt auf Ihren Desktop-Computer passen, werden für mobile Geräte einfach nicht geeignet. Tatsächlich scheint es in diesem speziellen Fall wahr zu sein, dass das Beste des Guten Feind ist. Somit empfehlen wir, diese Eigenschaft nicht zu verwenden, da die Standardeinstellungen ihre Aufgabe perfekt erfüllen.

Für einige Geräte gibt es gar keine Option zum Konvertieren der Nachricht in HTML. Glücklicherweise einige Drittanbieter-Lösungen (wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 oder CodeTwo Exchange Rules Pro) verfügen über diese und andere wertvolle Funktionen für HTML-Signaturen.

Eine gut servierte Information schmeckt besser

Natürlich muss der Inhalt Ihrer Signatur angemessen sein. Ihr Empfänger darf nicht den Eindruck haben, dass es fehlende Informationen über Ihr Unternehmen gibt. Andererseits kann die Signatur nicht überlastet sein. Schließlich ist die eigentliche Nachricht in Ihrer E-Mail weitaus wichtiger als die Signatur selbst.

Eine Signatur muss nämlich sowohl für jeden Benutzer personalisiert sein als auch Design-Eigenschaften haben, die für alle Mitarbeiter allgemein sind. Dadurch wird jede Signatur mit Ihrem Unternehmen identifizierbar. Zu diesem Zweck verwendet man am besten Lösungen, die eine zentralisierte E-Mail-Signaturverwaltung ermöglichen (wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 und CodeTwo Exchange Rules Pro) und die Benutzerinformationen aus Ihrem Office 365-Tenant oder aus Ihrem lokalen Active Directory ziehen. Wenn Sie nicht über eine solche Umgebung verfügen, kann dies ein echter Engpass bedeuten, da es keine Quelle gibt, aus der Sie Benutzerdetails abrufen können. Und was mit Signaturen eingerichtet über Gruppenrichtlinienobjekte? Die werden nicht von alle Plattformen unterstützt. Ja, das kann Kopfschmerzen bereiten.

Abgesehen davon müssen Sie es auch berücksichtigen, dass einige persönliche Benutzerdaten möglicherweise fehlen werden. So kann es zum Beispiel für eine Person, die Fernarbeit leistet, keine direkte Nummer geben. In solch einem Fall bleibt die ganze Signaturzeile leer. Es sei denn, sie verwenden die RT-Tags, die in CodeTwo-Software verfügbar sind. Diese Funktion blendet fehlende AD- / Office 365-Daten aus Ihrer Signatur zusammen mit der ganzen Zeile aus.

Um das Design attraktiver zu machen, verwenden Sie außerdem verschiedene Schriftgrößen und -familien sowie verschiedene Farben. Sie können jedoch keine Schriftarten verwenden, die nicht standardmäßig installiert sind. Stattdessen wird möglicherweise eine hässliche Alternative angezeigt. Und versuchen Sie nicht einmal, lächerliche Schriftfamilien wie Comic Sans oder schreiende Farben zu verwenden. Andernfalls rennen Ihre Kunden davon und teilen ihren Geschäftspartnern mit, dass Ihr Unternehmen die schlechtesten Signaturen im Internet hat. Ein Beispiel für eine gut gestaltete E-Mail-Signatur ist unten dargestellt.

Gute E-Mail-Signatur: Beispiel

Nicht zuletzt verwenden Sie nur gängige Bildformate wie JPEG oder PNG und setzen Sie deren gewünschte Größe ein, bevor Sie sie in Ihre Signatur einfügen, oder verkleinern Sie sie mit HTML und CSS.

Mit Social Media näher an Ihren Kunden

Heutzutage sind Social Media-Plattformen einer der besten Orte, wo man sein Web-Image aufbauen kann. Lassen Sie daher Ihre Kunden Ihre offizielle Profile wissen. Am besten erreichen Sie es, wenn Sie ein kleines Logo einer bestimmten Social Media-Plattform in Ihrer Signatur einbetten, das direkt zu Ihren Profil führt. Natürlich können Sie beliebig viele Social Media-Links in Ihre E-Mail-Signatur einfügen. Einige Editoren, die in den Signatur-Verwaltungstools verfügbar sind, können diesen Vorgang erheblich vereinfachen und so Ihnen die manuelle Arbeit sparen. Darüber hinaus können Sie die Benutzerdaten (z. B. aus Active Directory) verwenden, um die erforderlichen Links zu erstellen. Sie können natürlich nicht nur einen allgemeinen Profillink Ihres Unternehmens hinzufügen, sondern auch individuelle Benutzerkonten aus verschiedenen Plattformen.

Social Media Buttons in E-Mail-Signaturen

Während Sie Ihre Ikonen mit Social Media-Plattformen verlinken, stellen Sie dabei sicher, dass Sie entweder das PNG- oder das JPG-Format und das Attribut border = 0 für das Bild verwenden. Andernfalls kann ein unerwünschter blauer Rand um das gesamte Bild herum erscheinen.

Außerdem ist es eine gute Idee, Ihrer Signatur ein anklickbares Banner hinzuzufügen, das auf Ihre Veranstaltung oder Aktivität verweist und später von Ihren Kunden geteilt werden kann (beachten Sie dabei, dass die Versendung des Banners an den Empfänger mit dem deutschen Gesetzgebung konform ist). Auf diese Weise können Sie Ihre wichtigen Marketingkampagnen nahezu mühelos bewerben.

Hoffentlich haben Sie jetzt ein klares Bild davon, wie Sie eine geschickte E-Mail-Signatur entwerfen und sie auch an mobilen Plattformen anpassen können. Das Hauptprinzip lautet: Halten Sie das Design so einfach wie möglich und verlassen Sie sich auf bewährte Praktiken. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Signaturen, die am besten verwendet werden können: Horizontale, die in einer HTML-Tabelle mit richtiger Breite eingebettet ist, und vertikale, die Angaben untereinander anzeigt.

Wenn Sie Signaturen zu Ihren Geschäfts-E-Mails hinzufügen möchten, verwenden Sie am besten dazu eine Lösung zur zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen. Sie verwenden nämlich die in Active Directory oder in Office 365 gespeicherten persönlichen Benutzerdaten, um individuelle Signaturen zu erstellen oder sogar personalisierte Social Media-Links einzufügen. Solche Lösungen erlauben Ihnen außerdem, mühelos Banners in den Signaturen einzufügen, sodass Ihre Empfänger über die wichtigsten Unternehmensereignisse informiert sind.

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Wie und wozu nutzt man verkürzte E-Mail-Signaturen?

Sind verkürzte E-Mail-Signaturen (im Englischen auch email signature lines genannt) eine gute Wahl, wenn Sie sich um Ihr Branding in täglicher Geschäftskommunikation kümmern? In diesem Beitrag versuche ich zu erklären, wann und warum es besser ist, eine kompakte E-Mail-Signatur anstelle einer ausgeklügelten, komplexen Signaturvorlage zu verwenden. Sie finden auch heraus, wie man es macht.

Email signature line: Verkürzte Signatur
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