Tag Archives: E-Mail-Signatur-Branding

Konfigurieren einer vollständig gebrandeten geschäftlichen E-Mail-Signatur auf allen Geräten in Microsoft 365

Konfigurieren einer vollständig gebrandeten geschäftlichen E-Mail-Signatur auf allen Geräten in Microsoft 365

Das Markenimage zu verwalten ist nicht einfach. Da jeden Tag Tausende von E-Mails verschickt werden, muss das Unternehmen sicherstellen, dass alle E-Mails perfekt aussehen. Unabhängig davon, ob Sie Ihr Startup bewerben oder eine etablierte Marke stärken möchten, sollten Sie nach zuverlässigen Möglichkeiten zur Verwaltung Ihres E-Mail-Brandings suchen. Erfahren Sie, wie Sie einheitliche geschäftliche E-Mail-Signaturen auf allen Geräten in Ihrer Microsoft 365-Organisation sicherstellen können.

Konfiguration einer unternehmensweiten E-Mail-Signatur – native Methoden

Wenn Sie sich für die Nutzung der in Microsoft 365 nativ verfügbaren Methoden entscheiden, haben Sie folgende zwei Möglichkeiten:

  1. Eine E-Mail-Flussregel, die allen von Ihren Benutzern gesendeten E-Mails zentral eine unternehmensweite Signatur hinzufügt. Sehen Sie sich im folgenden Video an, wie die Konfiguration aussieht, oder lesen Sie diesen Artikel, wenn Sie weitere Informationen benötigen.

Mit diesem Ansatz können Sie eine unternehmensweite E-Mail-Signatur erhalten, aber aufgrund der von Microsoft aufgeführten (und in diesem Artikel erweiterten) Einschränkungen könnten sich Ihre Werbebemühungen letztendlich als erfolglos erweisen. Beispielsweise werden Ihre Empfänger verlinkte Bilder (z. B. Ihr Logo) nicht sofort sehen, sondern erst, nachdem sie auf Bilder herunterladen geklickt haben. Oder Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur wird wahrscheinlich unbemerkt bleiben, weil sie ganz unten im E-Mail-Thread angezeigt wird. Erfahren Sie mehr

  1. Ein nativer Signatureditor in einem E-Mail-Client bietet einige Vorteile gegenüber der zentralisierten Methode, beispielsweise die Möglichkeit für Ihre Endbenutzer, eine Signatur in der Vorschau anzuzeigen oder auszuwählen. Aber das Wichtigste ist, dass in diesem Fall das Anwenden derselben unternehmensweiten Signatur oder deren Aktualisierung auf allen E-Mail-Clients und Geräten nicht ohne großen Aufwand für Sie und Ihre Endbenutzer möglich ist. Obwohl Microsoft die Funktion namens „Roaming-Signaturen“ eingeführt hat, mit der Sie Ihre Signaturen zwischen Ihren Outlooks synchronisieren können, werden Ihre Signaturen in Outlook für Mac/Android/iOS weiterhin getrennt gespeichert. Und es gibt immer noch keine Möglichkeit, diese Signaturen zuverlässig von einem Ort aus zu verwalten.

Wie Sie sehen, gibt es keine einfache oder perfekte Möglichkeit, alle Aspekte Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur mit integrierten Mechanismen einzurichten.

Der bessere Weg, eine gebrandete E-Mail-Signatur für alle Benutzer zu implementieren

Microsoft ist sich der nativen Einschränkungen bewusst und empfiehlt die Verwendung eines Drittanbieter-Tools für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen im Kontext einer Unternehmensorganisation. CodeTwo Email Signatures 365 ist die Lösung, der Sie vertrauen können. Dafür sprechen folgende Argumente:

Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie beispielsweise einfach und schnell eine einheitliche E-Mail-Signatur für Ihr gesamtes Unternehmen konfigurieren. Diese wird auf allen E-Mail-Clients und Geräten, auch auf Mobiltelefonen, gleich aussehen.

Beispiel für eine gebrandete Signatur für geschäftliche E-Mails auf allen Geräten

Verwenden Sie eine Mischung aus E-Mail-Clients wie Outlook für Windows/Mac, Outlook im Web (OWA), Mozilla Thunderbird, Outlook für iOS, Gmail für Android und so weiter? Bei uns sind Sie an der richtigen Adresse. Versenden Ihre Endbenutzer E-Mails von PCs, Macs, iPads, Android-basierten Mobiltelefonen und iPhones? Überhaupt kein Problem.

Unternehmensweite E-Mail-Signatur für alle E-Mail-Apps

Richten Sie einfach CodeTwo Email Signatures 365 so ein, dass es im (serverseitigen) Cloud-Modus arbeitet, und konfigurieren Sie anschließend eine einheitliche serverseitige Signatur für alle Benutzer in Ihrem Microsoft 365 (Office 365). Mit einer solchen Konfiguration fügt die Software Ihre Signatur zu jeder Nachricht hinzu, die von der E-Mail-Adresse eines Endbenutzers in Ihrem Unternehmen gesendet wird – unabhängig davon, ob dieser sie beispielsweise auf dem iPhone oder aus Outlook für Windows sendet.

Beispiel für eine universelle und gebrandete geschäftliche E-Mail-Signatur

Dieser Ansatz basiert auf den gleichen Prinzipien wie die Nachrichtenflussregeln von Exchange Online (Signatur wird während der Übertragung in der Cloud hinzugefügt), weist jedoch gleichzeitig keine Einschränkungen der nativen Lösung auf. Mit anderen Worten, es ist eine Win-Win-Situation. Sehen Sie sich die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung an:

Erfahren Sie, wie Sie eine universelle, konsistente und vollständig gebrandete geschäftliche E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen einrichten

Was, wenn meine Endbenutzer vor dem E-Mail-Versand ihre Signatur sehen möchten?

Cloud-Signaturen werden in der Regel gewählt, weil Benutzer sie nicht manipulieren können. Dadurch schützen Sie Ihre Bemühungen um ein einheitliches Branding. Da die Signaturen jedoch während der Übertragung hinzugefügt werden, werden sie Ihren Benutzern beim Versenden ihrer E-Mails nicht angezeigt. Dies gilt für native Lösungen, aber nicht für CodeTwo Email Signatures 365!

Sobald Sie das CodeTwo Signatures Web Add-in for Outlook bereitgestellt haben, können Ihre Endbenutzer eine Vorschau der Cloud-Signatur anzeigen. Das Add-In kann in Outlook Desktop, Mobile und OWA verwendet werden.

Vorschau der Cloud-Signatur mit dem CodeTwo Outlook Add-In

Sie können auch noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie den Combo-Modus einrichten und Ihren Outlook-Benutzern die Wahl lassen, welchen Typ von Signaturen sie verwenden möchten – Cloud- oder Outlook-Signaturen. Beispiel? Nehmen wir an, dass Ihre Marketingmitarbeiter manuell eine Signatur auswählen möchten, die ein individuelles oder saisonales Angebot bewirbt. Kein Problem – mit dem Add-In ist das in wenigen Schritten in Outlook erledigt. Nach dem Versenden der gezielten E-Mails können sie mithilfe der im Bild unten dargestellten Umschaltfläche schnell wieder zur in der Cloud hinzugefügten Standardsignatur wechseln. Und wenn Sie Cloud- und Outlook-Signaturen für denselben Benutzer konfigurieren, werden dessen E-Mails nicht mit doppelten Signaturen gesendet – dafür ist CodeTwo Email Signatures 365 zu schlau. Erfahren Sie mehr

CodeTwo Outlook Add-in – Wechsel zwischen Signaturmodi

Tipps und Tricks für geschäftliche E-Mail-Signaturen und mehr

Eine konsistente und gebrandete geschäftliche E-Mail-Signatur ist ein guter Anfang, aber es gibt einige Tipps und Tricks, um diese Signaturen noch besser zu machen:

  • Fügen Sie die Signatur unter jeder Benutzerantwort ein (und nicht am Ende eines E-Mail-Threads), damit die Empfänger sie tatsächlich sehen. Erfahren Sie mehr
  • Verwenden Sie die vollständige Version der Unternehmenssignatur in der ersten E-Mail und deren kompakte Version in nachfolgenden Antworten, um E-Mail-Threads nicht unnötig zu verlängern. Erfahren Sie mehr
  • Machen Sie Ihre Signatur interaktiv mit Links zu IM-Apps, Umfragen zur Kundenzufriedenheit usw. Erfahren Sie mehr

Wenn Sie Lust auf weitere Ideen für E-Mail-Signaturen haben, besuchen Sie diese Website, auf der Sie die komplette Liste interessanter Anwendungsfälle finden.

Schauen Sie sich diese Video-Tutorials an, um mehr über CodeTwo Email Signatures 365 zu erfahren oder schlagen Sie für weitere Einzelheiten im Benutzerhandbuch nach.

Wenn Sie unser Programm noch nicht genutzt haben, melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an und testen Sie das Tool für 14 Tage ohne Einschränkungen, um zu sehen, ob es absolut alle Ihre Bedürfnisse und Erwartungen erfüllt.

Branding in E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signatur-Branding

Branding in E-Mail-Signaturen – das Mittel, welches Ihre geschäftlichen E-Mails dazu bringt, die Nachricht zu übermitteln, die Sie übermitteln wollen. Ist dies Ihnen egal? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum Ihnen dieses Thema besonders wichtig sein sollte, zumal wenn Sie etwas mit Marketing zu tun haben.

Was ist E-Mail-Signatur-Branding?

Beim E-Mail-Signatur-Branding geht es darum, Ihre E-Mail-Kommunikation so zu gestalten, dass jede Ihrer Nachrichten zeigt, wie sehr dieser Aspekt für Sie wichtig ist. Schließlich geht es bei Aufbau und Stärkung Ihrer Marke darum, eine bestimmte Botschaft zu senden. Es ist ein Teil Ihrer Marketingstrategie, auf den Sie besonders achten sollten – trotz zahlreicher Prophezeiungen ist E-Mail-Kommunikation immer noch weit verbreitet. Jedes Mal, wenn eine der Millionen E-Mails Ihre Empfänger erreicht, hinterlassen Sie einen gewissen Eindruck. Jedes Mal, wenn eine E-Mail mit einer schönen, gut formatierten Signatur versehen wird, schätzt ein Kunde Sie ein wenig höher ein. Und wenn es ein Problem mit der E-Mail-Formatierung gibt, Sie veraltete Kontaktinformationen versenden oder eine schlecht gestaltete handgemachte Signatur haben, erleidet Ihre Marke einen Schlag.

Der Tod einer Marke ist weder spektakulär noch plötzlich – er ist traurig, still und schmerzhaft langsam.

Die E-Mail-Signatur – ein winziges Element ganz am Ende Ihrer E-Mail, von dem Sie vielleicht denken, dass es jeder ignoriert. Sie entscheidet oft darüber, ob Ihre E-Mails das Vertrauen der Kunden stärken oder zerstören.

MERKEN SIE SICH: Es ist nicht der richtige Weg, E-Mail-Signatur-Branding als Allheilmittel für alle möglichen Markenprobleme zu betrachten. Damit eine Marke wirklich erfolgreich ist, müssen Sie in allen geschäftlichen Aspekten Professionalität gewährleisten. Das E-Mail-Signatur-Branding ist unglaublich interessant, weil es einerseits äußerst einfach zu verwalten sein kann. Andererseits gibt es viele Möglichkeiten, bei denen etwas schiefgehen kann.

Gutes Beispiel für E-Mail-Signatur-Branding

Bevor wir uns mit der Liste möglicher Probleme bei Signaturen befassen, finden Sie nachfolgend ein Beispiel für eine gut gebrandete E-Mail-Signatur.

E-Mail-Signatur-Branding – gute Beispiele

Sauberes Layout, schöne Farben, alle Informationen, die ein Kunde benötigen könnte. Sie verstehen, was ich meine.

Holen Sie sich weitere Ideen und Richtlinien für das Branding von E-Mail-Signaturen

Die häufigsten Probleme bei E-Mail-Signaturen

Keine E-Mail-Signatur

Theoretisch ist das keine große Sache – Sie gewinnen eigentlich nichts, aber zumindest haben Sie nicht mit einer kaputten E-Mail-Signatur zu tun.

Das Problem ist, dass Ihre E-Mails ohne Signatur sich generisch anfühlen, selten einen bleibenden Eindruck hinterlassen und das Gefühl vermitteln, dass man mit einem Bot kommuniziert. Jede gesendete E-Mail ist eine Chance, die Sie verpassen. Sie müssen entscheiden, ob Sie es sich leisten können, jeden Tag Marketingchancen zu verpassen.

Fehlerhafte E-Mail-Signatur

Sie wissen es vielleicht nicht, aber es ist sehr einfach, das Design einer E-Mail-Signatur zu brechen.

Besonders hervorzuheben ist, dass E-Mail-Signaturen in HTML erstellt werden. Das Problem besteht darin, dass E-Mail-Clients nicht dasselbe sind wie Browser – einige fügen allen Elementen ihre eigene Formatierung hinzu, andere interpretieren den Code auf ihre eigene Art und Weise. Einige unterstützen HTML immer noch nicht und ignorieren daher einfach alle Bilder und Formatierungen.

E-Mail-Signatur-Branding – fehlerhafte Beispiele

Die Effekte können einem den Atem rauben.

Unprofessionelle Elemente

Wenn Sie das Branding von E-Mail-Signaturen den Endbenutzern überlassen, gelangen oftmals einige interessante Elemente an Ihre Kunden:

  • „Hasta la vista, baby“ als Lieblingszitat unter jeder E-Mail.
  • Señor Spaßverderber oder eine andere „urkomische“ Berufsbezeichnung.
  • Links zu verschiedenen Websites. Dies ist schlimm, selbst wenn es sich nicht um NSFW-Inhalte handelt.
  • Parodien von Haftungsausschlüssen (zum Beispiel: „Wenn Sie diese E-Mail lesen, gehören Sie und alles, was Sie haben, mir.“ Ja, solche Beispiele habe ich gesehen).

Ich stehe voll auf guten Sinn für Humor, aber nicht in professioneller Kommunikation. Es mag für jemanden lustig sein, wenn er solche Sachen zum ersten Mal sieht, aber beim zweiten Mal wird man eher entmutigt als belustigt. Und wenn es um Haftungsausschlüsse geht, sind sie in manchen Fällen immer noch erforderlich, daher ist es riskant, sie durch irgendwelche lustigen Formulierungen zu ersetzen.

E-Mail-Signatur-Branding -  unprofessionelle Elemente

Glauben Sie mir, es ist besser, das E-Mail-Signatur-Branding Ihrem Marketingteam zu überlassen.

Jeder versendet, was er will

Beim Branding geht es um Vertrauen. Wenn Sie ein Unternehmen kontaktieren und jedes Mal eine andere Erfahrung machen, sowohl was die Qualität als auch das visuelle Erlebnis angeht, fühlt sich da etwas falsch an. Keine Marke mit Selbstachtung wünscht sich so was.

E-Mail-Signatur-Branding – verschiedene Beispiele
E-Mail-Signatur-Branding – verschiedene Signaturen

Möglichkeiten zum Umgang mit dem E-Mail-Signatur-Branding

Keine Verwaltung

Die traurigste Option. Ein Muss für Unternehmen, für die E-Mail-Signaturen ein lästiges Ding sind, auf welches niemand achtet. Oder für reine B2C-Unternehmen, die E-Mail für passé halten.

Vorteile

  • Weniger Dinge, über die Sie sich Sorgen machen müssen.
  • Könnte funktionieren, wenn Sie Mitarbeiter haben, die sich um das Thema kümmern. Sehr gut kümmern.
  • Macht sehr viel Sinn, wenn Sie keine E-Mails verwenden. Von solchen Fabelwesen haben wir schon gehört.

Nachteile

  • Ehrlich? Das funktioniert nicht. Es bedeutet, ein wichtiges Unternehmensvermögen in die Hände einer Gottheit Ihrer Wahl zu legen.

Branding-Richtlinie für E-Mail-Signaturen

Bei der Richtlinienmethode schreiben Sie auf, was Sie in Bezug auf E-Mail-Signaturen von Benutzern erwarten. Diese Option ist eine große Unbekannte. Es hängt alles davon ab, wie Sie die Richtlinie ausführen, ob sie alle erforderlichen Informationen enthält, wie sie geschrieben ist, welche E-Mail-Clients verwendet werden und so weiter. Es hängt auch stark davon ab, ob sich die Mitarbeiter um alles kümmern und ob sie die Fähigkeit haben, alles zu tun, was Sie ihnen sagen.

Vorteile

  • Eine kostengünstige Lösung, insbesondere wenn Sie Zeit nicht als Kosten betrachten.

Nachteile

  • Das Verfassen einer guten Richtlinie erfordert viel Arbeit.
  • Die Umsetzung der Richtlinie erfordert sogar noch mehr Arbeit.
  • Viele Variablen.

Manuelle Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Dieses Szenario ist interessant. Kurz gesagt bedeutet die manuelle Verwaltung von E-Mail-Signaturen, dass Sie jemanden beauftragen, E-Mail-Signaturen für alle einzurichten. Der politisch korrekte Begriff ist Delegation. Früher, als die Leute glaubten, dass die IT nur im Keller sitzt und zusieht, wie die LEDs blinken, hielten Unternehmen es für eine großartige Idee, das IT-Team zu schicken, um E-Mail-Signaturen für alle einzurichten. Heutzutage kann ein Teil davon aus der Ferne erledigt werden, nachdem die IT-Abteilung und die Benutzer einen Termin für eine Besprechung vereinbart haben, oder indem in die Benutzerkonten eingebrochen wird.

Es ist ein bisschen so, als hätten Sie das Wort „Verwaltung“ gehört, aber nicht ganz verstanden, was es bedeutet.

Vorteile

  • Diese Lösung ist „kostenlos“ und gibt der IT etwas zu tun.
  • Sie können sich darauf verlassen, dass die IT alles richtig einrichtet.
  • Wenn das Unternehmen keine neuen Mitarbeiter einstellt, die IT intensiv genug betet und das Marketing lange genug schläft, wird es funktionieren und die IT muss den Prozess nicht zu oft wiederholen.

Nachteile

  • Diese Drucker werden sich wahrscheinlich selbst reparieren müssen.
  • Nichts hindert Mitarbeiter daran, die Signatur zu entfernen oder zu ändern, sobald der IT-Mitarbeiter den Raum verlässt.
  • Hohe IT-Fluktuationsrate.

„Ich schaffe das selbst“-Verwaltung

Es gibt einige DIY-Methoden, mit denen Sie E-Mail-Signaturen für alle verwalten können, ohne große Umstände wie bei der oben erwähnten manuellen E-Mail-Signaturverwaltung.

Beispielsweise gibt es Skripte, die E-Mail-Signaturen für alle Benutzer in einigen E-Mail-Clients einrichten. Oder es gibt Möglichkeiten, nach dem Versand einer E-Mail automatisch eine Signatur hinzuzufügen (z. B. Einrichten unternehmensweiter Signaturen in Microsoft 365). Diese Methoden stellen sicher, dass jede E-Mail mit der von Ihnen eingerichteten Signaturvorlage versehen wird. Sie sind jedoch nicht frei von Einschränkungen.

Vorteile

  • Normalerweise funktionieren sie.
  • Benötigen weniger Zeit für die Konfiguration.

Nachteile

  • Jede Umgebung erfordert eine andere Methode.
  • Für die Einrichtung und Wartung sind ein Experte und die Zusammenarbeit zwischen IT und Marketing erforderlich.

Echte Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Schließlich gibt es Tools, mit denen Sie das Branding in E-Mail-Signaturen richtig verwalten können.

Mit Signaturmanagern können Sie in der Regel das Branding für die gesamte E-Mail-Kommunikation von einem Ort aus steuern. Der gängigste Ansatz funktioniert folgendermaßen:

  1. Die IT richtet den technischen Kram ein (Berechtigungen, Konnektoren, alle anderen technischen Dinge).
  2. Das Marketing-Team erstellt in wenigen Minuten ein charakteristisches Design – möglicherweise eines für das gesamte Unternehmen.
  3. Jeder erhält auf magische Weise eine E-Mail-Signatur mit seinen eigenen Kontaktdaten. Sie müssen nichts tun – alles geschieht automatisch und funktioniert mit allen E-Mail-Clients und Geräten.

Vorteile

  • Zentrale Verwaltung des E-Mail-Signatur-Brandings – von einem Ort aus, für das gesamte Unternehmen.
  • Einfaches E-Mail-Signatur-Marketing – bewerben Sie Ihre Angebote mit jeder gesendeten E-Mail.
  • Zusätzliche Funktionen (je nach konkreter Lösung).
  • Enorme Zeit- und Ressourceneinsparungen.

Nachteile

  • Kosten (Denken Sie daran, die eingesparte Zeit und die gewonnenen Leads nicht zu berücksichtigen).

Die besten Tools für E-Mail-Signatur-Branding

Kostenloser E-Mail-Signaturgenerator

Eine der einfachsten Möglichkeiten, ein professionelles E-Mail-Signaturdesign für eine einzelne Person zu erstellen. Sie befolgen ein paar einfache Schritte, um Ihre eigene gebrandete E-Mail-Signatur zu erstellen und diese manuell in einem beliebigen E-Mail-Client anzuwenden. Dies erleichtert die Erstellung eines gut formatierten, professionellen HTML-E-Mail-Signaturdesigns.

Es ist kein Tool zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, aber es erleichtert erheblich das Branding von E-Mail-Signaturen.

CodeTwo Email Signatures 365

Eine perfekte Lösung für Organisationen, die Microsoft 365 verwenden. Nachfolgend ihre Vorteile:

  • Nach der Ersteinrichtung ist die IT nicht mehr im Bild – das Marketing kann sich bei der Erstellung von E-Mail-Signaturdesigns austoben.
  • Fügen Sie allen E-Mails automatisch Signaturen hinzu – unabhängig davon, mit welchem E-Mail-Client die Nachrichten versendet werden.
  • Sorgen Sie für professionelles E-Mail-Signatur-Branding für jedes Team.
  • Verlinken Sie in jeder externen E-Mail auf Ihre Social-Media-Profile oder Landingpages.
  • Starten Sie E-Mail-Signatur-Marketingkampagnen in wenigen Minuten.

Sehen Sie sich das folgende Video an, um zu erfahren, warum es eine gute Idee ist, E-Mail-Signaturen mit CodeTwo zu verwalten.

Immer noch nicht überzeugt? 9 von 10 Vermarktern* garantieren, dass sich Kunden bei gutem Branding etwa folgendermaßen verhalten:

*Und einer dieser 10 Vermarkter wurde kürzlich entlassen.