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So erstellen Sie unternehmensweite automatische E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Office 365

Unternehmensweite E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Office 365

[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 9. August 2018 veröffentlicht. Er wurde aktualisiert, um die aktuellen Schritte darzustellen, die für eine ordnungsgemäße Konfiguration im Exchange Admin Center erforderlich sind.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie tun müssen, um eine automatische E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer mithilfe des integrierten Office-365-Tools auf Serverebene einzurichten. Wie die meisten heutigen E-Mail-Signatur-Lösungen unterstützt es HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu beispielsweise Google Workspace (G Suite) ermöglicht es zudem, einzelne Signaturen automatisch zu personalisieren. Einschränkungen gibt es jedoch auch. Diese umfassen keine Option zum Einfügen der Signatur direkt unterhalb der letzten E-Mail-Antwort oder -Weiterleitung sowie keine Vorschau der Signatur auf der Seite des Endbenutzers, um nur einige zu nennen.

Der folgende Artikel beschreibt, wie Sie eine globale E-Mail-Signatur in Office 365 einrichten. Wenn Sie das Videoformat dem auf Text und Screenshots basierenden vorziehen, gehen Sie stattdessen zu diesem Blogbeitrag.

Schritte zum Einrichten einer E-Mail-Signaturregel in Office 365

Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie eine globale E-Mail-Signatur im Exchange Admin Center (EAC) einrichten.

  1. Melden Sie sich mit einem Exchange-Online-Administratorkonto bei dem Exchange Admin Center an.
  2. Gehen Sie auf Mail flow > Rules. Klicken Sie auf Add a rule und wählen Sie Apply disclaimers.

    Hinweis: Wenn Sie die Aktion Apply disclaimers (anstelle von Create a new rule) auswählen, wird der Assistent zum Erstellen neuer Regeln mit den bereits vorausgewählten Attributen geöffnet).
    Die Liste der verfügbaren Aktionen für E-Mail-Flussregeln, einschließlich der Aktion Apply disclaimers

  3. Geben Sie den Namen Ihrer Regel ein und konfigurieren Sie die Einstellungen nach Ihren Bedürfnissen.
  4. Bestimmen Sie im Abschnitt Apply this rule if die Bedingungen, die die Regel auslösen sollen. Die Liste der verfügbaren Bedingungen finden Sie in diesem Artikel von Microsoft.
  5. Im Abschnitt Do the following sollte die Aktion Apply a disclaimer to the message > append a disclaimer bereits ausgewählt sein. Wenn dies nicht der Fall ist, verwenden Sie das Dropdown-Menü, um sie auszuwählen (Sie haben auch die Möglichkeit, die Aktion prepend a disclaimer zu wählen, um den Haftungsausschluss voranzustellen).
  6. Jetzt müssen Sie Ihre Signatur in den Office 365-Editor einfügen. Die Signatur kann entweder aus Nur-Text oder aus HTML-Code bestehen. Klicken Sie dazu auf den Link Enter text und geben Sie in dem sich öffnenden Bereich specify disclaimer text den Text oder den HTML-Code Ihrer unternehmensweiten Signatur ein.
    Bereich specify disclaimer textHinweis: Um E-Mail-Signaturen für Ihre Office 365-Benutzer zu personalisieren, verwenden Sie Exchange-Eigenschaftsvariablen wie Vorname, Nachname, Telefonnummer (FirstName, LastName, PhoneNumber) usw. Um sie der Signatur hinzuzufügen, verwenden Sie das Muster: %%Eigenschaftsname%%, zum Beispiel %%FirstName%%. Dadurch werden die Daten der Benutzer automatisch in die entsprechenden Felder ihrer Signaturen eingefügt. Die vollständige Liste der akzeptierten Eigenschaften können Sie in diesem Artikel finden.
  7. Als nächstes wählen Sie die bevorzugte Fallback-Aktion, die bei Problemen mit dem Einfügen der Signatur zum Einsatz kommen soll. Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Aktionen: Wrap (die ursprüngliche Nachricht wird als Anhang weitergeleitet und die Weiterleitung mit der Signatur versehen), Ignore (die Nachricht wird ohne Signatur versendet) oder Reject (die Nachricht wird nicht versendet).

    Tipp: Sie müssen kein HTML-Experte sein, um eine professionelle, gutaussehende Signatur zu erstellen. Verwenden Sie diesen E-Mail-Signaturgenerator, oder laden Sie eine der Vorlagen herunter, die in unserer kostenlosen Signaturvorlagenbibliothek verfügbar sind. Passen Sie sie bei Bedarf so an, dass alle Variablen dem Muster %%Eigenschaftsname%% entsprechen und fügen Sie dann den Signatur-HTML-Code in den Signatur-Editor von Office 365 ein.
  8. Führen Sie die verbleibenden Schritte des Assistenten zum Erstellen neuer Regeln aus. Sie können die Standardeinstellungen beibehalten oder an Ihre Bedürfnisse anpassen (z. B. können Sie bestimmte Ausnahmen von Ihrer Regel einrichten). Weitere Informationen zu diesen Einstellungen sowie zu den Unterschieden bei der Verarbeitung je nach Nachrichtentyp finden Sie in diesem Artikel.
  9. Klicken Sie auf Finish, um die Regel zu speichern.
  10. Nach der Erstellung ist die Nachrichtenflussregel standardmäßig deaktiviert. Wählen Sie sie aus der Regelliste aus und verwenden Sie die Umschaltfläche, um die Regel zu aktivieren.
    Aktivieren der neuen Nachrichtenflussregel
  11. Senden Sie eine Testnachricht, um zu überprüfen, ob die Signatur wie erwartet funktioniert.

Das ist alles! Ihre unternehmensweite Office 365-E-Mail-Signatur ist einsatzbereit.


Einschränkungen der nativen Office-365-Lösung

Leider gibt es einige wichtige Funktionen, die bei der integrierten Office-365-Lösung für E-Mail-Signaturen nicht verfügbar sind. Dazu gehören:

  • Einfügen der Signatur direkt unter der letzten E-Mail-Antwort oder -Weiterleitung.
  • Anzeigen von serverseitigen E-Mail-Signaturen in den Ordnern für Gesendete Elemente der Benutzer.
  • Anzeigen von E-Mail-Signaturen beim E-Mail-Schreiben.
  • Die Benutzer entscheiden lassen, welche E-Mail-Signatur verwendet werden soll.
  • Delegieren von Rechten zum Verwalten von E-Mail-Signaturen an Benutzer ohne Administratorrechte (z. B. an Marketing).
  • Einbetten von Bildern in E-Mail-Signaturen (nicht als Anhänge).
  • Überspringen von Signaturzeilen mit Leerzeichen, wenn Variablen nicht aktualisiert werden können (z. B. weil der Wert für einen Benutzer fehlt).

Um diese Einschränkungen zu überwinden und noch weitere Funktionen zu erhalten, brauchen Sie ein Drittanbietertool wie CodeTwo Email Signatures for Office 365.

Sie können sich auch dieses Video ansehen, um mehr über die Produkthighlights zu erfahren:

Weitere Artikel:

E-Mail-Signatur-Etikette – so halten Sie Ihre E-Mails stilvoll

Haben Sie jemals eine E-Mail-Signatur gesehen, die Sie einfach gehasst haben? Ein Anblick, der Sie in solche Verlegenheit gebracht hat, dass Sie die Diskussion mit dem Sender sofort beenden wollten?

Ja, E-Mail-Signaturen können das. Bei korrekter Einstellung haben sie jedoch eine ganz gegenteilige Wirkung. Eine ordentliche, professionelle E-Mail-Signatur kann entweder einen WOW-Effekt hinterlassen oder einfach das Gefühl geben, dass alles stimmt. Und als Mehrwert können Sie mit einer guten Signatur z. B. für Ihre Angebote werben oder Kundenfeedback einholen.

Was macht also den Unterschied zwischen einer ansprechenden und einer weniger ansprechenden Signatur? Es gibt mehr als einen Faktor, und um sicherzustellen, dass Sie alles richtig machen, müssen Sie die E-Mail-Signatur-Etikette befolgen.

Was ist die E-Mail-Signatur-Etikette?

Die E-Mail-Signatur-Etikette besteht aus einer Reihe von Regeln und Best Practices, die Ihnen helfen, ansprechende und effektive Signaturen zu erstellen.

Im Folgenden habe ich eine Liste der schlimmsten Verbrechen gegen die E-Mail-Signatur-Etikette zusammengestellt und erklärt, wie man sie vermeidet oder behebt.

Zweiseitige Haftungsausschlüsse für E-Mails mit zwei Buchstaben

E-Mail-Signatur-Etikette - schlechte Haftungsausschlüsse

Verstehen Sie mich nicht falsch. Haftungsausschlüsse können zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften erforderlich sein. Einige Menschen verwechseln Haftungsausschlüsse jedoch mit juristischen Dokumenten und übertreiben es. Haftungsausschlüsse sind nicht nur viel zu oft zu lang, sondern werden auch in der Regel jeder Antwort- und Weiterleitungsnachricht hinzugefügt. Das ist eine sehr effektive Methode, um Ihre Empfänger zu verärgern.

Wie kann das behoben werden?

Fragen Sie Ihre Rechtsabteilung oder denjenigen, der sich das zweiseitige Monster ausgedacht hat, ob der Haftungsausschluss wirklich alle diese Informationen in drei verschiedenen Sprachen enthalten muss. Und wenn Sie keine Ahnung haben, womit Sie anfangen sollen, finden Sie hier Beispiele für professionelle E-Mail-Haftungsausschlüsse.

Es kann auch eine gute Idee sein, einen Haftungsausschluss nur einmal in einer E-Mail-Konversation anzuhängen.

10 MB große JPEG-Grafiken

Große Bilder in E-Mail-Signaturen

Bilder sind in E-Mail-Signaturen durchaus in Ordnung. Sie können Ihre Korrespondenz hervorheben, und wenn eine Signatur gut entworfen ist, fördern sie Ihr Branding und ermutigen die Empfänger, Angebote zu sehen, die mit den Bannern verknüpft sind. Grafiken können Ihnen jedoch auch schaden. Die Verwendung extrem großer Dateien bringt mehr als ein Problem mit sich:

  1. Das Herunterladen großer Dateien dauert viel länger, und eine Signatur sollte niemals zu Verzögerungen beim Laden von E-Mails führen.
  2. Während einzelne 10 MB keine allzu große Belastung für E-Mail-Systeme darstellen sollten, verlängert das Hinzufügen großer Dateien zu E-Mail-Signaturen die Zustellung jeder Ihrer Nachrichten. Und wenn Sie E-Mails an mehr als einen Empfänger senden, werden Sie Ihr Postfach und die Postfächer anderer verstopfen.
  3. Spamfilter können große Bilder als Bedrohung einstufen.
  4. Ironischerweise können hochauflösende Bilder aufgrund von Skalierungsproblemen verschwommen angezeigt werden.

Wie kann das behoben werden?

In den meisten Fällen ist die ideale Bildauflösung doppelt so hoch wie der Zielplatzhalter. Mit anderen Worten, wenn Ihr Design der E-Mail-Signatur 300×100 Pixel für ein Banner reserviert, sollten Sie eine 600×200 Pixel große Grafikdatei verwenden, die sich gut verkleinern lässt. Außerdem lohnt es sich, Ihre Bilder in PNG und JPG zu exportieren, um zu sehen, welches Format weniger “wiegt”.

Lesen Sie mehr über die beste Größe für E-Mail-Signaturen

Veraltete Angaben

Veraltete Signaturen

Die Zeit und Energie, die Sie investieren, um sicherzustellen, dass die Signatur gut aussieht und funktioniert, führt zu einem Vertrauenszuwachs bei Ihrem Empfänger. Die Aufmerksamkeit für Details ist ein Muss, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Marke immer mit Qualität assoziiert wird. Wenn also ein Element, das Sie mit jeder E-Mail senden, nicht mehr aktuell ist, erwarten Sie nicht, dass andere Sie hoch einschätzen werden.

Deshalb ist die Werbung für eine bereits stattgefundene Veranstaltung oder ein längst beendetes Angebot schädlich. Werbung ist jedoch nicht der einzige Zweck einer E-Mail-Signatur. Eine Signatur ist auch dazu da, um Ihre Empfänger beispielsweise auf einen anderen Kontaktkanal umzuleiten. Und wenn Ihre Kontaktdaten nicht mehr gültig sind, können Sie sich sicher sein, dass diejenigen, die Sie nicht erreichen können, sauer werden.

Wie lässt sich dieses Problem vermeiden?

Wenn Sie Ihre eigene E-Mail-Signatur einrichten, sollten Sie sie von Zeit zu Zeit überprüfen. Und wenn Ihr Unternehmen E-Mail-Signaturen zentral verwaltet, ist es am besten, eine Lösung zu verwenden, die in Echtzeit mit der Datenbank Ihrer Benutzer synchronisiert wird und über eine Scheduler-Funktion verfügt, wie unsere Tools.

Vollständige Signaturen für Antwort- und Weiterleitungsnachrichten

Von Signaturen dominierte E-Mail-Threads

Vollständige E-Mail-Signaturen geben Ihnen den größten Platz, um Ihr Branding einzubeziehen, Ihre Angebote zu bewerben und sich im Allgemeinen auf die bestmögliche Weise zu präsentieren.

Das Einfügen einer solchen vollständigen Signatur in jede einzelne E-Mail-Antwort oder in interne Nachrichten kann jedoch selbst den geduldigsten E-Mail-Benutzer wütend machen. Wenn Sie Ihre Empfänger mit Bannern bombardieren, wird die Anzahl der absichtlichen Klicks nicht erhöht und es wird schwierig, der gesamten Konversation zu folgen.

Wie kann man dies vermeiden?

Die beste Vorgehensweise besteht darin, Ihre vollständige E-Mail-Signatur für die erste E-Mail in einem Thread zu reservieren und ihre vereinfachte Variante in nachfolgenden Nachrichten zu verwenden.

Behandlung von E-Mails als Websites

Der nächste Weg, gegen die E-Mail-Signatur-Etikette zu verstoßen, ist alles andere als offensichtlich, aber es passiert häufig. Bedenken Sie Folgendes:

E-Mail-Signaturen bestehen aus HTML. Websites bestehen aus HTML. Da bei beiden dieselbe Sprache verwendet wird, sollten Sie in der Lage sein, E-Mail-Signaturen auf die gleiche Weise zu erstellen, wie Sie eine Website erstellen, richtig? Obwohl eine gewisse Logik dahinter steckt, ist es aus mehr als einem Grund weit von der Wahrheit entfernt.

Heutzutage zeigen die meisten Internetbrowser HTML-Code auf ziemlich ähnliche Weise an. Es war nicht immer so. Bevor der Internet Explorer (IE) eingestellt wurde, war er der Erzfeind von Webentwicklern. Dinge, die überall sonst funktionierten, funktionierten nicht im IE, und Sie brauchten eine besondere Art von Geduld, um herauszufinden, warum und wie Sie das Problem beheben können, ohne die Darstellung der Websites in allen anderen Browsern zu beeinträchtigen… Stellen Sie sich nun vor, dass fast jeder E-Mail-Client HTML anders versteht. Fast jeder E-Mail-Client ist auf die eine oder andere Weise wie der IE.

Darüber hinaus müssen Sie beim Versenden von E-Mails an Mechanismen denken, die verhindern, dass Spam in Posteingänge gelangt.

OK, das ist eine Menge Theorie. Was genau hat es mit der E-Mail-Signatur-Etikette zu tun?

Wenn Sie versuchen, eine perfekte, responsive E-Mail-Signatur zu entwerfen, die für verschiedene Bildschirmabmessungen unterschiedlich aussieht, wird dies wahrscheinlich nicht funktionieren. Wenn Sie versuchen, eine Signatur mit JavaScript zu formatieren, landet sie wahrscheinlich in der Quarantäne. Signaturen benötigen eine ganz bestimmte Art von HTML-Code, wenn sie gut funktionieren sollen.

Was soll man tun?

Verwenden Sie professionell gestaltete E-Mail-Signaturvorlagen aus der Vorlagenbibliothek oder erstellen Sie Ihre E-Mail-Signatur mit dem kostenlosen Generator. Und wenn Sie eine Signatur von Grund auf neu entwerfen möchten, sehen Sie sich den folgenden Artikel an:

Einige Designer-Tipps zum Erstellen von gutem HTML-Code für E-Mail-Signaturen an

Testen Sie schließlich Ihre E-Mail-Signaturen, bevor Sie sie endgültig einrichten.

Nur-Bild-Signatur

In Anbetracht des vorherigen Punktes könnten Sie versucht sein, einfach einen Screenshot der Signatur zu erstellen, sobald sie in Ordnung aussieht, und das Bild dann in Ihre E-Mail-Signatureinstellungen einzufügen. Das Bild sollte unabhängig von einem E-Mail-Client identisch aussehen. Das stimmt, aber ein solches Vorgehen macht die Signatur gleichzeitig fast völlig nutzlos. Nachfolgend die Begründung:

  1. Empfänger können weder Ihre Kontaktdaten kopieren noch Links verwenden. Während Sie dem gesamten Bild einen Link hinzufügen könnten, werden die meisten Empfänger dies als große rote Flagge sehen.
  2. Bildschirmleseprogramme können keinen Teil der Signatur lesen.
  3. Eine Nur-Bild-Signatur wiegt normalerweise viel mehr und sieht schlechter aus als eine korrekt codierte HTML-Signatur, insbesondere wenn sie vergrößert wird.
  4. Die meisten Nur-Bild-Signaturen sind für den Dunkelmodus nicht geeignet.

Wie kann das behoben werden?

Tun Sie es einfach nicht. Es lohnt sich, zusätzliche Anstrengungen zu unternehmen, insbesondere wenn Sie einige gute E-Mail-Signaturdesigns verwenden können, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

E-Mail-Signatur-Etikette in einem Unternehmen

Das Befolgen dieser Best Practices erfordert einige Anstrengungen, ist aber insgesamt möglich und lohnt sich. Zumindest für eine einzelne Person. Aber denken Sie in Bezug auf ein ganzes Unternehmen.

Sicherzustellen, dass jede einzelne E-Mail-Signatur der Etikette entspricht und dieselbe Markenidentität aufweist, ist eine äußerst zeitaufwändige Aufgabe, die normalerweise damit endet, dass die IT Signaturen für alle einrichtet.

Aus diesem Grund haben wir Tools entwickelt, mit denen Sie E-Mail-Signaturen im gesamten Unternehmen verwalten können. Dank denen:

  • Verwaltet eine einzelne Person oder ein Team E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter.
  • Wird dieselbe personalisierte Signaturvorlage in jedem E-Mail-Client und auf jedem Gerät korrekt dargestellt.
  • Können Sie unternehmensweite Änderungen innerhalb von Sekunden anwenden.
  • Ist es möglich, verschiedene Signaturen für Antwort- und Weiterleitungsnachrichten zu verwenden.
  • Und vieles mehr.

So erstellen und ändern Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Microsoft 365 / Office 365)

Erstellen und Hinzufügen einer Signatur in Office 365 OWA

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 29. März 2021 aktualisiert.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie E-Mail-Signaturen in dem Web-E-Mail-Client von Microsoft 365 (früher Office 365) bearbeiten. Möchten Sie erfahren, wie Sie unternehmensweite E-Mail-Signaturen in einer Microsoft 365-Organisation einrichten? Dann besuchen Sie diesen Blogbeitrag.

1. Öffnen Sie Outlook im Web: Entweder mit einem Klick auf der Outlook-App auf der Office 365-Startseite oder über diesen direkten Link.

E-Mail-App in Office 365

2. Oben rechts klicken Sie auf das Zahnradsymbol und scrollen Sie nach View all Outlook settings.

View all Outlook settings

3. In dem Navigationsbereich links gehen Sie auf Mail > Compose and reply. Den Editor für E-Mail-Signaturen finden Sie direkt unter der Überschrift Email signature. Im eingeblendeten Fenster geben Sie den Signatur-Text ein. Dann fügen Sie Bilder oder Hyperlinks und formatieren Sie den Text.

Hinweis: Dieser Signaturgenerator bietet zahlreiche, professionelle Signaturvorlagen. Einfach die Vorlage mit Ihren Kontaktdaten ausfüllen, in den OWA-Signatureditor einfügen und kostenlos genießen.

Signatureditor in Outlook im Web

Es ist leider nicht möglich, mehrere Signaturen für ein einzelnes Postfach zu erstellen und zu nutzen.

Unter dem Signatureditor finden Sie zwei Kontrollkästchen (siehe Bild unten), mit denen Sie Ihren E-Mails die Signatur automatisch hinzufügen:

  • Automatically include my signature on new messages that I compose fügt die Signatur jedes Mal hinzu, wenn Sie eine neue Nachricht in Outlook im Web schreiben.
  • Automatically include my signature on messages I forward or reply to fügt dieselbe Signatur später in Ihrer E-Mail-Konversation hinzu.

Jetzt speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Fenster.

Signatureditor in Outlook im Web 2

Wenn Sie eine oder beide Optionen eingecheckt haben, wird die Signatur beim Verfassen einer neuen E-Mail (und / oder einer Antwort oder Weiterleitung) angezeigt:

Beispiel-E-Mail-Signatur in Outlook im Web

Wenn Sie keines der Kontrollkästchen eingecheckt haben, können Sie Ihre Signatur weiterhin manuell im Nachrichtenfenster hinzufügen.

E-Mail-Signatur in Outlook im Web manuell einfügen

Software-Tipp

Möchten Sie unternehmensweite E-Mail-Signaturen in Office 365 zentral erstellen und verwalten? Dann CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist die Lösung für Sie! Sie bietet zahlreiche Vorteile gegenüber den Boardmitteln in Microsoft 365. Zu diesen zählen unter anderen:

  1. Integrierter, grafischer HTML-Editor für Signaturvorlagen;
  2. Einfaches Hinzufügen eingebetteter oder verlinkter Grafiken;
  3. Dynamische Platzhalter, die Benutzerdaten ausfüllen;
  4. Signaturen eingefügt beim E-Mail-Schreiben;
  5. Unterstützung für alle Geräte und E-Mail-Clients.

Mehr über die Software erfahren

Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365

Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365

Wichtig: Die aktuelle Version dieses Beitrags finden Sie hier.

Aus der nachfolgenden Anleitung erfahren Sie, wie man mit dem integrierten Tool von Office 365 eine unternehmensweite E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer einrichtet. Ähnlich wie die meisten modernen Lösungen für E-Mail-Fußzeilen unterstützt das Tool auch HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu Google Apps for Business o.Ä. ermöglicht das Tool ebenfalls Erstellung einer automatisch personalisierten Anwendersignatur. Auf eine ziemlich unschöne Einschränkung stößt man allerdings in Antworten und Weiterleitungen – dort erscheinen die Signaturen übereinandergestapelt, am Ende der Nachricht. Es fehlt zudem eine Vorschaumöglichkeit auf der Enduserseite (Mehr erfahren…). Continue reading

E-Mail-Fußzeile in Outlook.com

E-Mail-Fußzeile in Outlook.com

Es stellt sich heraus, dass die Einrichtung einer Fußzeile in dem Webpanel von Outlook.com anders abläuft als in Office 365 OWA. Wir zeigen Ihnen, wie man das anstellt:

1. Loggen Sie sich zu Ihrem Outlook.com-Account ein und klicken Sie auf das kleine Zahnrad-Symbol oben rechts. Wählen Sie Weitere E-Mail-Einstellungen aus (Abb. 1).

Erweiterte Optionen

Abb. 1: Zahnrad-Symbol und Option „Weitere E-Mail-Einstellungen“.

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Bilder und Grafiken in E-Mail-Signaturen

Bilder und Grafiken in E-Mail-Signaturen

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 07. Oktober 2020 aktualisiert.

Immer häufiger tauchen Fotos, Logos, Werbebanner, Social Media Icons und Ähnliches in E-Mail-Signaturen auf. Leider nicht alle E-Mail-Plattformen unterstützen das Einfügen von Bildern und Grafiken in Signaturen. Wie gehen Sie mit diesem Problem um?

Hier schauen wir uns die folgenden zwei Lösungen an:

  • verlinkte Bilder – die sich auf einem Webserver befinden und jedes Mal beim Öffnen einer E-Mail heruntergeladen werden;
  • eingebettete Bilder (auch als Inline-Bilder bekannt) – die ein Teil einer E-Mail sind und als versteckte Anhänge gesendet werden.
E-Mail-PlattformEingebettete GrafikVerlinkte Grafik
Office 365NeinJa
Google AppsNeinJa
Exchange 2013NeinJa
Exchange 2010NeinJa
Exchange 2007NeinNein
Exchange 2003NeinNein
Outlook 2013JaJa
Outlook 2010JaJa
Outlook 2007JaJa
Outlook 2003JaJa
OWA (für Office 365 oder Exchange)NeinNein
GmailJaJa
Outlook.comNeinNein

Workarounds und Tricks

OFFICE 365 OWA

Es gibt einen einfachen Weg, Ihrer E-Mail-Signatur eine verlinktes Bild hinzufügen. Öffnen Sie dazu das Bild in einem Browser und kopieren Sie es in den Signatureditor von Office 365 OWA (mehr dazu in diesem Artikel).

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Einheitliche, automatische E-Mail-Signatur in Google Workspace (G Suite)

Einheitliche, automatische Firmensignatur in Google Apps

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 15. Januar 2021 aktualisiert.

Google Workspace (G Suite) bietet die Möglichkeit, allen oder ausgewählten Benutzern automatische E-Mail-Signaturen hinzuzufügen. Sie ist in allen Google Workspace-Plänen enthalten: Mit Ausnahme der alten Google Apps Free-Edition.

Um eine firmenweite, automatische E-Mail-Signatur für Ihre Google Workplace-Organisation (oder ganze Domäne) mit der Option Append footer zu erstellen, folgen Sie den Schritten unten.

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E-Mail-Signaturen und Disclaimer unter Microsoft Exchange Server

Signaturen und Disclaimer, angefügt auf dem Server, gehören unter IT-Administratoren zu den meist gesuchten Funktionen. Auch wenn die Nachfrage nach jener Funktion in den letzten Jahren stark gestiegen ist, bietet Microsoft noch immer keinen robusten Mechanismus für Exchange Server, welcher den Erwartungen der IT-Profis standhalten würde.

In diesem Artikel werden wir Funktionen vergleichen, welche standardmäßig in Exchange Server verfügbar sind, mit den Funktionen von CodeTwo Exchange Rules Pro, einem Management-Plug-in für Exchange 2007, 2010, 2013 und 2016.

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E-Mail-Signatur mit Bild in Office 365

E-Mail-Signatur mit Bild unter Office 365

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 04. November 2020 aktualisiert.

Ältere Versionen des Signatureditors von Office 365 OWA hatten keine integrierte Funktion zum Einfügen einer Grafik in die E-Mail-Signatur, wie einen Button oder einen leicht zugreifbaren HTML-Quellcode. Diese Einschränkung lässt sich aber einfach umgehen. Und zwar so:

  1. Laden Sie Ihr Bild in eine Webadresse hoch (mein Bild ist hier gespeichert).
  2. Öffnen Sie die Webadresse, klicken Sie das Bild mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Kopieren oder eine ähnliche Option in Ihrer Browser aus (z. B. Grafik kopieren in Firefox oder Bild kopieren in Chrome).

    Hinweis: Es ist wichtig, dass Sie das Bild und nicht nur die URL kopieren. Bild aus Webbadresse kopieren
  1. Öffnen Sie den Signatureditor in Office 365 OWA, markieren Sie den Bereich, wo Sie die Grafik einfügen möchten, und drücken Sie auf Strg+V. Office 365 OWA: Signatureditor öffnen
    Bei den neuen Versionen von Outlook im Web können Sie einfach auf das Bildsymbol im Signatureditor klicken, um das Bild von Ihrem Computer einzufügen: Signatur über Button einfügen
  2. Wenn Ihre Signatur wie erwartet aussieht, speichern Sie sie mit dem Button oben im Einstellungsfenster.
  3. Öffnen Sie jetzt eine neue Nachricht, um Ihre Office 365-E-Mail-Signatur zu überprüfen. Neue Signatur
    Hinweis: Wenn Sie die Option Automatically include my signature on new messages that I compose einchecken, wird die Signatur in jeder neuen Nachricht eingefügt.Signatur automatisch einfügenAlternativ können Sie die Signatur manuell über die Schaltfläche Insert signature im Nachrichteneditor einfügen. Signatur manuell einfügen
  4. Bevor Sie Ihre erste E-Mail mit der neuen Signatur senden, prüfen Sie sie in einer Testnachricht.

Signaturbild mit Hyperlink

Um Ihrer Grafik ein Hyperlink hinzuzufügen, klicken Sie sie mit der linken Maustaste. Wenn das Bild markiert ist, klicken Sie auf Insert hyperlink und geben Sie die Hyperlink-URL ein.

Signaturbild mit Hyperlink

Verlinkte Bilder

Wenn Sie die obige Methode anwenden, erhalten Sie ein sogenanntes “verlinktes Bild”. Es gibt aber ein Problem: Viele populäre E-Mail-Clients blockieren diese Bilder. Unser Beitrag Bild in E-Mail-Signatur – verlinkt oder eingebettet? bring das Thema näher für Sie.

Brauchen Sie unternehmensweite E-Mail-Signaturen für Office 365-Benutzer? Vergessen Sie die Office 365-Transportregeln: CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist eine benutzerfreundliche Alternative. Und bietet folgende Funktionen:

  • einfaches Entwerfen von E-Mail-Signaturvorlagen in dem integrierten WYSIWYG-Editor;
  • keine HTML-Kenntnisse erforderlich;
  • Bilder und dynamische Platzhalter mit wenigen Mausklicks eingefügt;
  • Benutzer können ihre Signaturen beim E-Mail-Schreiben sehen;
  • Nicht-IT-Mitarbeiter können E-Mail-Signaturen verwalten (ohne Zugriff auf das Office 365 Admin Panel);
  • einheitliche E-Mail-Signaturen auf allen E-Mail-Clients und Mobilgeräten.

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