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So erstellen Sie unternehmensweite automatische E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Office 365

Unternehmensweite E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Office 365

Der folgende Artikel erläutert Ihnen, was Sie tun müssen, um eine automatische E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer mithilfe des integrierten Office-365-Tools auf Serverebene einzurichten.

Einige Informationen über das Tool selbst. Wie die meisten heutigen E-Mail-Signatur-Lösungen unterstützt es HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu beispielsweise Google Apps for Business ermöglicht es zudem, einzelne Signaturen automatisch zu personalisieren. Einschränkungen gibt es jedoch auch. Diese umfassen keine Option zum Einfügen der Signatur direkt unterhalb der letzten E-Mail-Antwort oder Weiterleitung sowie keine Vorschau der Signatur auf der Seite des Endbenutzers, um nur einige zu nennen (weitere Informationen…).

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Erstellen und Hinzufügen einer Signatur in Office 365 OWA

Erstellen und Hinzufügen einer Signatur in Office 365 OWA

Dieser Artikel befasst sich mit E-Mail-Signaturen in dem Webmailclient unter Office 365. Wenn Sie erfahren möchten, wie man in Office 365 unternehmensweite E-Mail-Signaturen einrichtet, lesen Sie diesen Artikel.

1. Nachdem Sie sich zu Ihrem Office 365-Account eingeloggt haben, klicken Sie in der oberen Leiste auf Outlook und wechseln Sie zu Outlook Web App. Continue reading

Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365

Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365

Aus der nachfolgenden Anleitung erfahren Sie, wie man mit dem integrierten Tool von Office 365 eine unternehmensweite E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer einrichtet. Ähnlich wie die meisten modernen Lösungen für E-Mail-Fußzeilen unterstützt das Tool auch HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu Google Apps for Business o.Ä. ermöglicht das Tool ebenfalls Erstellung einer automatisch personalisierten Anwendersignatur. Auf eine ziemlich unschöne Einschränkung stößt man allerdings in Antworten und Weiterleitungen – dort erscheinen die Signaturen übereinandergestapelt, am Ende der Nachricht. Es fehlt zudem eine Vorschaumöglichkeit auf der Enduserseite (Mehr erfahren…). Continue reading

E-Mail-Fußzeile in Outlook.com

E-Mail-Fußzeile in Outlook.com

Es stellt sich heraus, dass die Einrichtung einer Fußzeile in dem Webpanel von Outlook.com anders abläuft als in Office 365 OWA. Wir zeigen Ihnen, wie man das anstellt:

1. Loggen Sie sich zu Ihrem Outlook.com-Account ein und klicken Sie auf das kleine Zahnrad-Symbol oben rechts. Wählen Sie Weitere E-Mail-Einstellungen aus (Abb. 1).

Erweiterte Optionen

Abb. 1: Zahnrad-Symbol und Option „Weitere E-Mail-Einstellungen“.

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Bilder und Grafiken in E-Mail-Signaturen

Bilder und Grafiken in E-Mail-Signaturen

Fotos, Logos, Werbebanner, Social Media Icons u. Ä. tauchen immer häufiger in E-Mail-Signaturen auf. Die Möglichkeit, in die Fußzeile eine Grafik einzubinden, hängt jedoch mit der verwendeten E-Mail-Plattform zusammen. Hinzu kommt noch die Frage, ob die Grafik ein integraler Teil der Nachricht wird (eingebettet), oder, ob sie auf einem Webserver liegt und erst beim Öffnen der E-Mail von dort bezogen wird (verlinkt).

Die nachstehende Tabelle zeigt, welche von den gängigen Plattformen die Einbettung bzw. die Verlinkung von Grafiken unterstützen.

E-Mail-PlattformEingebettete GrafikVerlinkte Grafik
Office 365NeinJa
Google AppsNeinJa
Exchange 2013NeinJa
Exchange 2010NeinJa
Exchange 2007NeinNein
Exchange 2003NeinNein
Outlook 2013JaJa
Outlook 2010JaJa
Outlook 2007JaJa
Outlook 2003JaJa
Office 365 OWANeinNein
GmailNeinJa
Outlook.comNeinNein

Workarounds und Tricks

OFFICE 365 OWA

Es gibt einen einfachen Weg, wie Sie in Ihrer E-Mail-Signatur eine verlinkte Grafik verwenden können. Die Grafik muss in einem Browser geöffnet und in den Signatureditor von Office 365 OWA kopiert werden. (Mehr dazu finden Sie in diesem Artikel)

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Einheitliche, automatische Firmensignatur in Google Apps

Einheitliche, automatische Firmensignatur in Google Apps

Ihre automatische E-Mail-Signatur hängt von der Version des Google Apps-Dienstes ab:

  • In Google Apps (Free Edition) gibt es keine zentrale Signaturen – die Anwender können sie nur selbst erstellen.
  • In Google Apps for Education und Business ist die Option nur via Google Email Settings API verfügbar.
  • In Google Apps for Business können Sie entweder Google Email Settings API verwenden oder die Option Append footer, verfügbar in der Google Admin Console.

Zum Erstellen einer firmenweiten, automatischen E-Mail-Signatur für Ihre Google Apps-Domäne befolgen Sie diese Anleitung.

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E-Mail-Signaturen und Disclaimer unter Microsoft Exchange Server

Signaturen und Disclaimer, angefügt auf dem Server, gehören unter IT-Administratoren zu den meist gesuchten Funktionen. Auch wenn die Nachfrage nach jener Funktion in den letzten Jahren stark gestiegen ist, bietet Microsoft noch immer keinen robusten Mechanismus für Exchange Server, welcher den Erwartungen der IT-Profis standhalten würde.

In diesem Artikel werden wir Funktionen vergleichen, welche standardmäßig in Exchange Server verfügbar sind, mit den Funktionen von CodeTwo Exchange Rules Pro, einem Management-Plug-in für Exchange 2007, 2010, 2013 und 2016.

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E-Mail-Signatur mit Bild unter Office 365

E-Mail-Signatur mit Bild unter Office 365

Der Editor für E-Mail-Signaturen, verfügbar unter Office 365 OWA, bietet keine integrierte Funktion (z.B. einen Button oder einen einfach zugänglichen HTML-Quellcode) zum Einfügen einer Grafik in die Fußzeile. Zum Glück lässt sich diese Einschränkung sehr einfach umgehen. Tun Sie einfach Folgendes:

1. Laden Sie das Bild, das Sie in Ihre Signatur einbauen möchten, in eine Web-Lokation hoch (wie in diesem Beispiel).

2. Öffnen Sie die Web-Lokation, klicken Sie das Bild mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Kopieren aus (Abb. 1).

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Einrichtung einer E-Mail-Signatur unter Exchange Server 2010

1. Starten Sie die Exchange-Verwaltungskonsole.

2. Gehen Sie auf Organization Configuration und auf Hub Transport. Im mittleren Teil des Fensters wählen Sie den Tab Transport Rules aus und klicken anschließend auf New Transport Rule… in dem Verzeichnis rechts.

VerwaltungskonsoleAbb.1: Tab Transport Rules in der Exchange-Verwaltungskonsole.

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