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Unternehmensweite E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Office 365

Der folgende Artikel erläutert Ihnen, was Sie tun müssen, um eine automatische E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer mithilfe des integrierten Office-365-Tools auf Serverebene einzurichten.

Einige Informationen über das Tool selbst. Wie die meisten heutigen E-Mail-Signatur-Lösungen unterstützt es HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu beispielsweise Google Apps for Business ermöglicht es zudem, einzelne Signaturen automatisch zu personalisieren. Einschränkungen gibt es jedoch auch. Diese umfassen keine Option zum Einfügen der Signatur direkt unterhalb der letzten E-Mail-Antwort oder Weiterleitung sowie keine Vorschau der Signatur auf der Seite des Endbenutzers, um nur einige zu nennen (weitere Informationen…).

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Erstellen und Hinzufügen einer Signatur in Office 365 OWA

Dieser Artikel befasst sich mit E-Mail-Signaturen in dem Webmailclient unter Office 365. Wenn Sie erfahren möchten, wie man in Office 365 unternehmensweite E-Mail-Signaturen einrichtet, lesen Sie diesen Artikel.

1. Nachdem Sie sich zu Ihrem Office 365-Account eingeloggt haben, klicken Sie in der oberen Leiste auf Outlook und wechseln Sie zu Outlook Web App. Continue reading

Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365

Aus der nachfolgenden Anleitung erfahren Sie, wie man mit dem integrierten Tool von Office 365 eine unternehmensweite E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer einrichtet. Ähnlich wie die meisten modernen Lösungen für E-Mail-Fußzeilen unterstützt das Tool auch HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu Google Apps for Business o.Ä. ermöglicht das Tool ebenfalls Erstellung einer automatisch personalisierten Anwendersignatur. Auf eine ziemlich unschöne Einschränkung stößt man allerdings in Antworten und Weiterleitungen – dort erscheinen die Signaturen übereinandergestapelt, am Ende der Nachricht. Es fehlt zudem eine Vorschaumöglichkeit auf der Enduserseite (Mehr erfahren…). Continue reading

E-Mail-Fußzeile in Outlook.com

Es stellt sich heraus, dass die Einrichtung einer Fußzeile in dem Webpanel von Outlook.com anders abläuft als in Office 365 OWA. Wir zeigen Ihnen, wie man das anstellt:

1. Loggen Sie sich zu Ihrem Outlook.com-Account ein und klicken Sie auf das kleine Zahnrad-Symbol oben rechts. Wählen Sie Weitere E-Mail-Einstellungen aus (Abb. 1).

Erweiterte Optionen

Abb. 1: Zahnrad-Symbol und Option „Weitere E-Mail-Einstellungen“.

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Bilder und Grafiken in E-Mail-Signaturen

Fotos, Logos, Werbebanner, Social Media Icons u. Ä. tauchen immer häufiger in E-Mail-Signaturen auf. Die Möglichkeit, in die Fußzeile eine Grafik einzubinden, hängt jedoch mit der verwendeten E-Mail-Plattform zusammen. Hinzu kommt noch die Frage, ob die Grafik ein integraler Teil der Nachricht wird (eingebettet), oder, ob sie auf einem Webserver liegt und erst beim Öffnen der E-Mail von dort bezogen wird (verlinkt).

Die nachstehende Tabelle zeigt, welche von den gängigen Plattformen die Einbettung bzw. die Verlinkung von Grafiken unterstützen.

E-Mail-PlattformEingebettete GrafikVerlinkte Grafik
Office 365NeinJa
Google AppsNeinJa
Exchange 2013NeinJa
Exchange 2010NeinJa
Exchange 2007NeinNein
Exchange 2003NeinNein
Outlook 2013JaJa
Outlook 2010JaJa
Outlook 2007JaJa
Outlook 2003JaJa
Office 365 OWANeinNein
GmailNeinJa
Outlook.comNeinNein

Workarounds und Tricks

OFFICE 365 OWA

Es gibt einen einfachen Weg, wie Sie in Ihrer E-Mail-Signatur eine verlinkte Grafik verwenden können. Die Grafik muss in einem Browser geöffnet und in den Signatureditor von Office 365 OWA kopiert werden. (Mehr dazu finden Sie in diesem Artikel)

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Einheitliche, automatische Firmensignatur in Google Apps

Ihre automatische E-Mail-Signatur hängt von der Version des Google Apps-Dienstes ab:

  • In Google Apps (Free Edition) gibt es keine zentrale Signaturen – die Anwender können sie nur selbst erstellen.
  • In Google Apps for Education und Business ist die Option nur via Google Email Settings API verfügbar.
  • In Google Apps for Business können Sie entweder Google Email Settings API verwenden oder die Option Append footer, verfügbar in der Google Admin Console.

Zum Erstellen einer firmenweiten, automatischen E-Mail-Signatur für Ihre Google Apps-Domäne befolgen Sie diese Anleitung.

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E-Mail-Signaturen und Disclaimer unter Microsoft Exchange Server

Signaturen und Disclaimer, angefügt auf dem Server, gehören unter IT-Administratoren zu den meist gesuchten Funktionen. Auch wenn die Nachfrage nach jener Funktion in den letzten Jahren stark gestiegen ist, bietet Microsoft noch immer keinen robusten Mechanismus für Exchange Server, welcher den Erwartungen der IT-Profis standhalten würde.

In diesem Artikel werden wir Funktionen vergleichen, welche standardmäßig in Exchange Server verfügbar sind, mit den Funktionen von CodeTwo Exchange Rules Pro, einem Management-Plug-in für Exchange 2007, 2010, 2013 und 2016.

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E-Mali-Signatur mit Bild unter Office 365

Der Editor für E-Mail-Signaturen, verfügbar unter Office 365 OWA, bietet keine integrierte Funktion (z.B. einen Button oder einen einfach zugänglichen HTML-Quellcode) zum Einfügen einer Grafik in die Fußzeile. Zum Glück lässt sich diese Einschränkung sehr einfach umgehen. Tun Sie einfach Folgendes:

1. Laden Sie das Bild, das Sie in Ihre Signatur einbauen möchten, in eine Web-Lokation hoch (wie in diesem Beispiel).

2. Öffnen Sie die Web-Lokation, klicken Sie das Bild mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Kopieren aus (Abb. 1).

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Einrichtung einer E-Mail-Signatur unter Exchange Server 2010

1. Starten Sie die Exchange-Verwaltungskonsole.

2. Gehen Sie auf Organization Configuration und auf Hub Transport. Im mittleren Teil des Fensters wählen Sie den Tab Transport Rules aus und klicken anschließend auf New Transport Rule… in dem Verzeichnis rechts.

VerwaltungskonsoleAbb.1: Tab Transport Rules in der Exchange-Verwaltungskonsole.

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Einrichtung einer E-Mail-Signatur unter Exchange 2013

1. Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole. Zu diesem Zweck geben Sie https://localhost/ecp oder https://<CASServerName>/ecp (wo <CASServerName> der Name des Client Access Servers ist) in die Adressleiste Ihres Internetbrowsers ein und loggen Sie sich mit den Zugangsdaten des Administrators ein.

2. Gehen Sie auf mail flow, rules, um zu dem Editor für Exchange 2013 Transportregeln zu gelangen.

ECP-mailFlow-rules-croppedAbb. 1: Editor für Transportregeln in Exchange 2013.

3. Klicken Sie auf den Button + , um direkt zu dem Assistenten für Transportregeln zu wechseln (den Typ bestimmen Sie später), oder auf den kleinen Abwärtspfeil, um zunächst den Typ zu bestimmen (Apply disclaimers…).

NewRule-ApplyDisclaimersAbb. 2: Hinzufügen einer neuen ‘Apply disclaimers…’-Regel

4. Standardmäßig startet der Assistant im vereinfachten Modus mit nur 2 Konfigurationsoptionen: 1 Kondition (z.B. Absenderkreis) und 1 Aktion (Append the disclaimer…).

New-Rule-Configuration-674pxAbb. 3: Transportregel für E-Mail-Signaturen – einfache Konfiguration.

In der Sektion *Apply this rule if… definieren Sie Konditionen für Ihre Regel. (Für vollständige Liste klicken Sie hier).

In der Sektion *Do the following… wählen Sie Append the disclaimer… aus und klicken Sie auf den Link Enter text… Ihre Signatur kann Text, Active Directory-Variablen im Format %%name_of_variable%% (Näheres dazu finden Sie in diesem Artikel) HTMLTags (einschl. verlinkter Grafik) und einen CSS-Stil enthalten.

Zudem definieren Sie, was geschehen soll, wenn die Aktion nicht ausgeführt wird. Die Optionen sind: wrap (Signatur zusammen mit dem Text der originalen Nachricht anhängen), reject (Nachricht blockieren und einen NDR an den Absender schicken) und ignore (Nachricht ohne Signatur senden).

MarektingSignature-Configuration-Simple-674pxAbb. 4: Automatisches Set-up der Signatur für zwei User in Exchange 2013.

Weitere Konfigurationsoptionen verbergen sich hinter More options… . Sie können zusätzliche Konditionen, Aktionen und Ausnahmen hinzufügen, festlegen, wann mehrere Regeln angewandt werden sollen, die Dauer bestimmen (Wiederholungen werden nicht unterstützt) und den Test einstellen.

NewRule-Configuration-MoreOptions-674pxAbb. 5: Konfiguration der Regel für eine E-Mail-Signatur – zusätzliche Optionen.

Im Bereich Choose a mode for this rule wählen Sie Enforce aus, um die Regel anzuwenden, oder eine von den Test…-Optionen.

Klicken Sie auf save, wenn die Konfiguration fertig ist – im Fall, dass Sie Enforce ausgewählt haben oder nur den vereinfachten Konfigurationsmodus verwendet haben, wird die Regel automatisch aktiviert.

Anschließend können Sie die Regel aktivieren/deaktivieren (Checkbox in der ON-Spalte) und deren Zusammenfassung einsehen, ohne den Assistenten zu öffnen. Zur Bearbeitung der Regeleinstellungen markieren Sie die Regel und klicken auf den Bleistift-Button (siehe Abb. 6).

RuleSummary-674pxAbb. 6: Exchange 2013 – Zusammenfassung der Transportregel und der Bleistift-Button.

Was lässt sich in Exchange Server nativ nicht umsetzen?

Es gibt Dinge, die sich in Exchange 2013 nativ nicht lösen lassen:

X Signatur direkt unterhalb des Textes in Antworten / weitergeleiteten E-Mails
X Grafiken, eingebettet (kein Papierklammer-Symbol) in die Signatur
X Ausblendung fehlender Angaben
X Rekurrenz für E-Mail-Regeln
X Fernzugriff auf Regeln (z.B. für Sales / Marketing)

All das setzen Sie um mit dem Signaturen-Tool für Exchange Server 2013, CodeTwo Exchange Rules 2013.