Tag Archives: CodeTwo Email Signatures

Bilder in E-Mail-Signaturen korrekt angezeigt (nicht als Anhänge)

Bilder in E-Mail-Signaturen korrekt angezeigt (nicht als Anhänge)

Das Anzeigen von Bildern in E-Mail-Signaturen als Anlagen ist ein oft vorkommendes Problem. Die Lösung dafür ist auch nicht klar, weil es unterschiedliche Ursachen dieser Lage geben kann. Probleme kommen beispielsweise vor, wenn die Nachricht in das Nur-Text-Format konvertiert wird oder wenn etwas mit dem HTML-Code einer E-Mail-Signatur nicht stimmt. Schließlich kann auch eine bestimmte Outlook-Konfiguration die Schuld tragen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sicherstellen können, dass Bilder nicht als Anhänge in den erwähnten Situationen erscheinen.

Continue reading

E-Mail-Signaturen in Outlook im Web erstellen: Office 365 & Exchange 2016

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 31. März 2021 aktualisiert.

Als Exchange 2016 erschien, wurde OWA durch ein brandneues, frisches Outlook im Web ersetzt. Einige Jahre später gilt der Name OWA immer noch gewöhnlich als Bezeichnung für Outlook im Web, das schon zur Standardoption für Office 365-Benutzer geworden ist (oder Microsoft 365-Benutzer, da der Name inzwischen geändert wurde). Dies war früher nur optional. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie in Outlook im Web eine E-Mail-Signatur einrichten und ändern.

Während die ältere Version in Exchange 2016 und Exchange 2019 funktioniert, ist das neue Outlook im Web für Cloud-Postfächer in Exchange Online (Office 365) bestimmt. Und obwohl beide Clients hinsichtlich der Signaturerstellung ähnlich sind, gibt es auch einige Unterschiede. Einer davon betrifft die Art und Weise, wie Sie zum E-Mail-Signatur-Editor gelangen.

E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Office 365 / Microsoft 365) erstellen

Im neuen E-Mail-Client hat sich das Layout des Signatureditors geändert. Seine Funktionen sind aber vorwiegend gleich wie im alten Client. Es gibt zwei neue Buttons: format painter und quote.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto an und gehen Sie auf Outlook. Alternativ nutzen Sie den direkten Link zu dem neuen E-Mail-Client.
  1. Dann wechseln Sie zu Settings (ein Zahnrad-Symbol oben rechts) und klicken Sie auf View all Outlook settings unten im Pop-up-Fenster.
    In Office 365 auf Optionen für Outlook im Web gelangen
  1. Gehen Sie auf MailCompose and reply. Hier können Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen oder bearbeiten und dabei bestimmen, ob sie automatisch in Ihren Nachrichten erscheinen soll. Wenn Sie die beiden Kontrollkästchen leer lassen, können Sie die Signatur später beim E-Mail-Schreiben manuell einfügen. Das Settings-Fenster soll auch unter diesen Link abrufbar sein. Signatureditor in Outlook im Web
  1. Sie müssen Ihre Signatur nicht von Grund auf neu erstellen. Wenn Sie diesen Signatur-Generator nutzen, erstellen Sie im Augenblick eine richtig formatierte E-Mail-Signatur, die Sie später in den Editor von Outlook im Web einfügen.
    E-Mail-Signatur in OWA
  1. Nachdem Sie die Signatur erstellt haben, klicken Sie auf Save. Die Signatureinstellungen sollten ab sofort gelten.

E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Exchange 2016 & Exchange 2019) erstellen

Outlook im Web sieht etwas anders aus als sein Gegenstück in Microsoft 365. Unten erfahren Sie, wie Sie zu den Einstellungen für E-Mail-Signaturen in Ihrem Outlook im Web gelangen und wie Sie dort eine E-Mail-Signatur einrichten.

  1. Loggen Sie sich bei Ihrem Outlook im Web-Konto ein und gehen Sie auf die Mail-App.
    Exchange 2016: Outlook im Web öffnen
  1. Gehen Sie in Outlook im Web auf Settings (Zahnrad-Symbol oben rechts) und klicken Sie auf Options.
    Exchange 2016: Optionen für Outlook im Web
  1. Gehen Sie im linken Bereich auf MailLayout und wählen Sie Email signature.
    Exchange 2016: Signatureditor in Outlook im Web
  1. Um die Signatur in jeder neuen E-Mail-Nachricht einzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatically include my signature on messages I send. Dann Richten Sie Ihre E-Mail-Signatur mit den integrierten Formatierungstools ein. Sie können Ihre Signatur auch in einem E-Mail-Signaturgenerator verfassen und sie in den Editor von Outlook im Web einfügen.
    Signatur-Editor
  1. Wenn Ihre Signatur fertig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Save, um die Änderungen zu bestätigen.
    Signatur speichern
  1. In Ihrem Outlook im Web testen Sie, ob die Einstellungen korrekt funktionieren. Wenn Sie festgelegt haben, dass Ihre Signatur automatisch hinzugefügt wird, sollte sie beim Erstellen einer neuen Nachricht am Ende Ihrer E-Mail erscheinen.
    Outlook im Web für Exchange 2016: Neue E-Mail-Signatur erstellen

Und das war‘s! Jetzt müssen Sie nicht mehr bei jeder neuen E-Mail Ihre Zeit für eine Signatur verbraten. Ihre Signatur ist schon da.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur ändern möchten, widerholen Sie einfach den obigen Schritten.


Illegal email signatures

E-Mail-Signaturen zentral verwalten

Obwohl diese Methode schnell und einfach ist, hat sie auch einige Nachteile (mehr zu diesem Thema finden Sie unter Probleme und Risiken von E-Mail-Signaturen, die von Endbenutzern eingerichtet werden).

Möchten Sie sicherstellen, dass jede E-Mail gut gebrandet ist und alle nötigen Details enthält? Dann ist die zentrale E-Mail-Signaturverwaltung die Lösung für Sie. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie Sie dies mit nativen Tools schaffen:

Einschränkungen der nativen Lösung für E-Mail-Signaturen

Mithilfe der nativen Methoden zur zentralen E-Mail-Signaturverwaltung erstellen Sie einheitliche E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation. Leider ist dieser Ansatz immer noch nicht perfekt, da ihm einige wichtige Funktionen fehlen. Um nur ein paar zu nennen:

  • Signaturen direkt unter der letzten Antwort oder Weiterleitung,
  • Eingebettete Bilder in E-Mail-Signaturen (die nicht als Anhänge angezeigt werden),
  • E-Mail-Signaturen angezeigt in Gesendeten Objekten,
  • Individuelle Benutzerbilder,
  • Ausblenden leerer Zeilen in Signaturen (z. B. wenn ein Benutzerattribut fehlt).

Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die all diese Funktionen bietet, brauchen Sie ein Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 (für Office 365) oder CodeTwo Exchange Rules (für Exchange Server).

Einheitliche, automatische E-Mail-Signatur in Google Workspace (G Suite)

Einheitliche, automatische Firmensignatur in Google Apps

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 15. Januar 2021 aktualisiert.

Google Workspace (G Suite) bietet die Möglichkeit, allen oder ausgewählten Benutzern automatische E-Mail-Signaturen hinzuzufügen. Sie ist in allen Google Workspace-Plänen enthalten: Mit Ausnahme der alten Google Apps Free-Edition.

Um eine firmenweite, automatische E-Mail-Signatur für Ihre Google Workplace-Organisation (oder ganze Domäne) mit der Option Append footer zu erstellen, folgen Sie den Schritten unten.

Continue reading