[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 9. August 2018 veröffentlicht. Er wurde aktualisiert, um die aktuellen Schritte darzustellen, die für eine ordnungsgemäße Konfiguration im Exchange Admin Center erforderlich sind.
In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie tun müssen, um eine automatische E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer mithilfe des integrierten Office-365-Tools auf Serverebene einzurichten. Wie die meisten heutigen E-Mail-Signatur-Lösungen unterstützt es HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu beispielsweise Google Workspace (G Suite) ermöglicht es zudem, einzelne Signaturen automatisch zu personalisieren. Einschränkungen gibt es jedoch auch. Diese umfassen keine Option zum Einfügen der Signatur direkt unterhalb der letzten E-Mail-Antwort oder -Weiterleitung sowie keine Vorschau der Signatur auf der Seite des Endbenutzers, um nur einige zu nennen.
Der folgende Artikel beschreibt, wie Sie eine globale E-Mail-Signatur in Office 365 einrichten. Wenn Sie das Videoformat dem auf Text und Screenshots basierenden vorziehen, gehen Sie stattdessen zu diesem Blogbeitrag.
Schritte zum Einrichten einer E-Mail-Signaturregel in Office 365
Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie eine globale E-Mail-Signatur im Exchange Admin Center (EAC) einrichten.
- Melden Sie sich mit einem Exchange-Online-Administratorkonto bei dem Exchange Admin Center an.
- Gehen Sie auf Mail flow > Rules. Klicken Sie auf Add a rule und wählen Sie Apply disclaimers.
Hinweis: Wenn Sie die Aktion Apply disclaimers (anstelle von Create a new rule) auswählen, wird der Assistent zum Erstellen neuer Regeln mit den bereits vorausgewählten Attributen geöffnet).
- Geben Sie den Namen Ihrer Regel ein und konfigurieren Sie die Einstellungen nach Ihren Bedürfnissen.
- Bestimmen Sie im Abschnitt Apply this rule if die Bedingungen, die die Regel auslösen sollen. Die Liste der verfügbaren Bedingungen finden Sie in diesem Artikel von Microsoft.
- Im Abschnitt Do the following sollte die Aktion Apply a disclaimer to the message > append a disclaimer bereits ausgewählt sein. Wenn dies nicht der Fall ist, verwenden Sie das Dropdown-Menü, um sie auszuwählen (Sie haben auch die Möglichkeit, die Aktion prepend a disclaimer zu wählen, um den Haftungsausschluss voranzustellen).
- Jetzt müssen Sie Ihre Signatur in den Office 365-Editor einfügen. Die Signatur kann entweder aus Nur-Text oder aus HTML-Code bestehen. Klicken Sie dazu auf den Link Enter text und geben Sie in dem sich öffnenden Bereich specify disclaimer text den Text oder den HTML-Code Ihrer unternehmensweiten Signatur ein.
Hinweis: Um E-Mail-Signaturen für Ihre Office 365-Benutzer zu personalisieren, verwenden Sie Exchange-Eigenschaftsvariablen wie Vorname, Nachname, Telefonnummer (FirstName, LastName, PhoneNumber) usw. Um sie der Signatur hinzuzufügen, verwenden Sie das Muster: %%Eigenschaftsname%%, zum Beispiel %%FirstName%%. Dadurch werden die Daten der Benutzer automatisch in die entsprechenden Felder ihrer Signaturen eingefügt. Die vollständige Liste der akzeptierten Eigenschaften können Sie in diesem Artikel finden. - Als nächstes wählen Sie die bevorzugte Fallback-Aktion, die bei Problemen mit dem Einfügen der Signatur zum Einsatz kommen soll. Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Aktionen: Wrap (die ursprüngliche Nachricht wird als Anhang weitergeleitet und die Weiterleitung mit der Signatur versehen), Ignore (die Nachricht wird ohne Signatur versendet) oder Reject (die Nachricht wird nicht versendet).
Tipp: Sie müssen kein HTML-Experte sein, um eine professionelle, gutaussehende Signatur zu erstellen. Verwenden Sie diesen E-Mail-Signaturgenerator, oder laden Sie eine der Vorlagen herunter, die in unserer kostenlosen Signaturvorlagenbibliothek verfügbar sind. Passen Sie sie bei Bedarf so an, dass alle Variablen dem Muster %%Eigenschaftsname%% entsprechen und fügen Sie dann den Signatur-HTML-Code in den Signatur-Editor von Office 365 ein. - Führen Sie die verbleibenden Schritte des Assistenten zum Erstellen neuer Regeln aus. Sie können die Standardeinstellungen beibehalten oder an Ihre Bedürfnisse anpassen (z. B. können Sie bestimmte Ausnahmen von Ihrer Regel einrichten). Weitere Informationen zu diesen Einstellungen sowie zu den Unterschieden bei der Verarbeitung je nach Nachrichtentyp finden Sie in diesem Artikel.
- Klicken Sie auf Finish, um die Regel zu speichern.
- Nach der Erstellung ist die Nachrichtenflussregel standardmäßig deaktiviert. Wählen Sie sie aus der Regelliste aus und verwenden Sie die Umschaltfläche, um die Regel zu aktivieren.
- Senden Sie eine Testnachricht, um zu überprüfen, ob die Signatur wie erwartet funktioniert.
Das ist alles! Ihre unternehmensweite Office 365-E-Mail-Signatur ist einsatzbereit.
Einschränkungen der nativen Office-365-Lösung
Leider gibt es einige wichtige Funktionen, die bei der integrierten Office-365-Lösung für E-Mail-Signaturen nicht verfügbar sind. Dazu gehören:
- Einfügen der Signatur direkt unter der letzten E-Mail-Antwort oder -Weiterleitung.
- Anzeigen von serverseitigen E-Mail-Signaturen in den Ordnern für Gesendete Elemente der Benutzer.
- Anzeigen von E-Mail-Signaturen beim E-Mail-Schreiben.
- Die Benutzer entscheiden lassen, welche E-Mail-Signatur verwendet werden soll.
- Delegieren von Rechten zum Verwalten von E-Mail-Signaturen an Benutzer ohne Administratorrechte (z. B. an Marketing).
- Einbetten von Bildern in E-Mail-Signaturen (nicht als Anhänge).
- Überspringen von Signaturzeilen mit Leerzeichen, wenn Variablen nicht aktualisiert werden können (z. B. weil der Wert für einen Benutzer fehlt).
Um diese Einschränkungen zu überwinden und noch weitere Funktionen zu erhalten, brauchen Sie ein Drittanbietertool wie CodeTwo Email Signatures 365.
Sie können sich auch dieses Video ansehen, um mehr über die Produkthighlights zu erfahren:
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