Das Einrichten einer automatischen E-Mail-Signatur in Outlook ist kein Hexenwerk. Wenn Sie jedoch eine perfekte E-Mail-Signatur unter jeder gesendeten E-Mail haben möchten, könnte dieser Leitfaden für Sie hilfreich sein. Ich zeige Ihnen den einfachsten Weg, Signaturen in Outlook einzufügen.
Schritt 1: Entwerfen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur
- Gehen Sie zum kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator und wählen Sie ein Signaturdesign aus, das Ihnen am besten gefällt.
- Ersetzen Sie die Standarddaten, fügen Sie Ihre Social-Media-Handles hinzu, ändern Sie das Marketing-Banner in einem Tool wie Canva (hier erfahren Sie, wie es geht) und generieren Sie Ihre Signatur, sobald Sie der Meinung sind, dass sie fertig ist.
- Sie können den Schalter Remember my details (Meine Daten merken) verwenden, damit Sie beim nächsten Besuch des Generators nicht alles erneut eingeben müssen. Und Sie können das Signaturdesign jederzeit ändern. Denken Sie jedoch daran, dass nicht jedes Bild für jedes Design geeignet ist. Daher müssen Sie möglicherweise Ihre Banner-, Foto- und Logo-Exporte optimieren.
Schritt 2: Öffnen Sie die Signatureinstellungen in Outlook
Wählen Sie Ihre Outlook-Version aus, um zu sehen, wie Sie auf Ihre Signatureinstellungen zugreifen.
Klassisches Outlook für Windows
New Email (Neue E-Mail) > Message (Nachricht) > Signature (Signatur) > Signatures (Signaturen)
Neues Outlook für Windows
New Mail (Neue E-Mail) > Message (Nachricht) > Signature (Signatur) > Signatures (Signaturen)
Outlook im Web
New Mail (Neue E-Mail) > Message (Nachricht) > Signature (Signatur) > Signatures (Signaturen)
Outlook für Mac
New Email (Neue E-Mail) > Signature (Signatur) > Manage Signatures (Signaturen verwalten)
Outlook für iOS
Profilbild > Zahnrad (Einstellungen) > Signature (Signatur)
Outlook für Android
Profilbild > Zahnrad (Einstellungen) > Signatures (Signaturen)
Alle Versionen von Outlook für alle Benutzer in einem Unternehmen
Wäre es nicht schön, wenn Sie einfach eine E-Mail-Signaturvorlage entwerfen und sie für die gesamte Belegschaft in allen E-Mail-Clients hinzufügen könnten? Nun, das ist kein verrücktes Gerede, es ist möglich und einfacher als Sie denken:
Schritt 3: Fügen Sie die Signatur zu den Outlook-Einstellungen hinzu
Sobald Sie in den Signatureinstellungen sind, fügen Sie die im Schritt 1 erstellte Signatur ein (oder ziehen Sie sie per Drag-and-Drop).
In Outlook für Windows, Mac und im Web können Sie eine separate automatische E-Mail-Signatur für neue Nachrichten und für Antworten und Weiterleitungen einrichten. In den mobilen Versionen von Outlook können Sie nur eine Standardsignatur einrichten.
Ihre automatische Outlook-Signatur ist einsatzbereit? Großartig! Wenn Sie immer noch wissenshungrig sind, wollen wir uns jetzt eingehend mit E-Mail-Signaturen befassen.
Was ist eine professionelle E-Mail-Signatur?
Eine professionelle E-Mail-Signatur zeigt, dass Sie und Ihr Unternehmen nicht zu verachten sind.
Natürlich macht eine Signatur allein aus unprofessionellen E-Mails noch keine guten Nachrichten. Aber es macht aus guten E-Mails noch bessere. Eine professionelle E-Mail-Signatur benötigt folgende Elemente:
- Ein tolles Aussehen jedes Mal, wenn jemand Ihre E-Mails öffnet.
- Aktuelle Kontaktdaten.
- Zusätzliche Vorschläge: Was in die geschäftliche E-Mail-Signatur gehört / Was einer persönlichen E-Mail-Signatur hinzugefügt werden soll
Warum einen E-Mail-Signaturgenerator verwenden?
Mit E-Mail-Signaturgeneratoren können Sie eine großartige E-Mail-Signatur erstellen. Es gibt zwei Hauptgründe für ihre Verwendung.
Um die Dinge einfacher zu machen
Das Entwerfen einer Signatur von Grund auf ist keine leichte Aufgabe. Sie müssen entscheiden, welche Elemente für Ihr Unternehmen von ausschlaggebender Bedeutung sind und wie Sie sie zusammenführen.
Mit einem guten E-Mail-Signaturgenerator können Sie aus einem Katalog ein Design auswählen, das Ihnen gefällt, und es dann entsprechend Ihren Anforderungen konvertieren. Einfacher geht es nicht.
Damit alles funktioniert
Guten HTML-Code zu schreiben ist nicht jedermanns Sache. Wenn es um E-Mail-Signaturen geht, müssen Sie einen Schritt zurück in die Vergangenheit machen, Inline-Styling verwenden und alles in Tabellen organisieren, damit nichts kaputt geht. Und E-Mail-Signaturen können sofort kaputt gehen, nachdem Sie sie zu Outlook hinzugefügt haben oder nachdem jemand sie in einem anderen E-Mail-Client geöffnet hat. Nur weil etwas in Outlook gut aussieht, heißt das nicht, dass Gmail oder Mac Mail denselben Code auf die gleiche Weise interpretieren werden.
Warum braucht mein Unternehmen eine professionelle E-Mail-Signatur?
Halten wir es einfach und teilen wir die wesentlichen Informationen in separate Abschnitte auf:
Marketing
Wie viele E-Mails versenden Sie täglich? Diese Zahl ist je nach Branche, Unternehmen und Team unterschiedlich. Nehmen wir jedoch an, dass Sie im Durchschnitt etwa 40 externe E-Mails versenden.
Multiplizieren Sie diesen Wert mit der Anzahl der Postfächer Ihres Unternehmens. Nehmen wir an, Ihr nach außen gerichtetes Team besteht aus 100 Personen.
Das sind 4000 potenzielle Impressionen Ihrer Marke täglich. Dieser Kanal gehört Ihnen und normalerweise sind die Personen, denen Sie E-Mails senden, Ihre Zielgruppe.
Seien wir jetzt ehrlich. Wollen Sie täglich 4000 Impressionen verlieren? Denn genau das tun Sie, wenn Sie keine professionelle E-Mail-Signatur haben. Sie verschwenden das Potenzial, Ihre heißen Angebote, Kundenbindungsprogramme oder andere Aktionen zu bewerben.
Compliance
Die geschäftliche E-Mail-Kommunikation muss bestimmten Vorschriften folgen, die je nach Standort Ihres Unternehmens unterschiedlich sein können. Manchmal müssen Sie die physische Adresse Ihres Unternehmens angeben. In anderen Fällen müssen Sie einen Abmeldelink einfügen. Einige der Vorschriften, von denen Sie vielleicht schon gehört haben, sind CASL, die Companies (Trading Disclosures) Regulations oder das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister.
Alles über E-Mail-Disclaimer und warum Sie sie möglicherweise benötigen | Die besten Beispiele für E-Mail-Disclaimer
CSAT
Kunden sind wichtig. Ihre Meinung zählt.
Das sagt jeder, aber um Ihren Worten auch Taten folgen zu lassen, müssen Sie Feedback sammeln und entsprechend handeln.
Eine der einfachsten und effektivsten Möglichkeiten, Informationen zur Kundenzufriedenheit zu sammeln, ist die Verwendung von E-Mail-Signaturen. Das Ausfüllen langer traditioneller Umfragen macht den Menschen selten Spaß und sie sind oft auch nicht bereit, dies zu tun. Wenn Sie jedoch nur auf eine Schaltfläche klicken und einen Kommentar hinzufügen müssen, sind sie möglicherweise eher geneigt, Feedback zu geben, welches zur Verbesserung Ihres Unternehmens beitragen kann.
Warum einen E-Mail-Signaturmanager verwenden?
Ein E-Mail-Signaturmanager ist das Hauptquartier eines Vermarkters. Es geht nicht mehr nur darum, eine einzelne E-Mail-Signatur zu erstellen – das ist erst der Anfang.
Ein guter E-Mail-Signaturmanager verwandelt Ihr perfektes E-Mail-Signaturdesign in etwas mehr. Er nimmt Ihre Unternehmensdaten wie Namen, Telefonnummern und Benutzerfotos und fügt sie in Signaturen ein. Sie erhalten automatische Outlook-Signaturen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unabhängig davon, ob sie Outlook im Web, Outlook für Mac oder einen anderen E-Mail-Client verwenden. Solange sie Teil der Organisation sind, werden sie über aktuelle Signaturdesigns verfügen.
Rebranding des Unternehmens? Start einer weiteren Marketingkampagne? Ihr Marketing-Team kann alles von einem Ort aus verwalten und Änderungen in Sekundenschnelle ohne Benutzerinteraktion an alle weitergeben. Die IT-Abteilung muss den Benutzern nicht beim Einrichten ihrer E-Mail-Signaturen helfen. Dies spart allen Zeit und schafft Marketing-Möglichkeiten, die sonst verloren gehen würden.
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