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10 Beispiele für eine professionelle Email-Signatur

10 Beispiele für eine professionelle Email-Signatur

Ein durchschnittlicher User verschickt pro Woche knapp 200 geschäftliche Emails. Dabei sind Mails nicht ausschließlich ein Medium für Informationen in Textform, sie sind ebenfalls Träger für Marketing-Inhalte, in denen Grafik eine bedeutende Rolle spielt.

Im Zentrum dieser Strategie steht die Email-Signatur. In den meisten Fällen enthält sie neben Pflichtangaben zu Unternehmen und Absender auch weitere Elemente wie Banner, Infos zu anstehenden Events, Social Media Buttons etc. In ihrer Gesamtheit ist sie daher prägend die Corporate Identity.

Nachstehend werden zehn Signaturkonzepte für Geschäfts-Emails vorgestellt. Alle Designs wurden mit CodeTwo Exchange Rules Pro erstellt – einem dedizierten Signaturmanager für Microsoft Exchange Server 2019, 2016, 2013, 2010 und 2007. Continue reading

Zentrale E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Exchange Server 2010

Zentrale E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Exchange Server 2010

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 17. November 2020 aktualisiert.

In diesem Artikel erkläre ich Ihnen in 7 Schritten, wie Sie eine unternehmensweite E-Mail-Signatur mithilfe der Exchange 2010-Transportregeln erstellen. Diese Methode weist leider einige Einschränkungen auf, die ich im letzten Abschnitt näher bringe.

1. Starten Sie die Exchange-Verwaltungskonsole auf Ihrem Server.

2. Gehen Sie auf Organization Configuration und auf Hub Transport. Im mittleren Teil des Fensters wählen Sie den Tab Transport Rules aus und klicken Sie auf New Transport Rule… in dem Aktionsbereich rechts.

Verwaltungskonsole

Abb.1: Transport Rules Tab in der Exchange-Verwaltungskonsole.

3. Ein Assistent für Transportregeln wird geöffnet. Geben Sie den Namen und eine kurze Beschreibung Ihrer Regel ein, sodass Sie sie erkennen können, wenn später mehrere Transportregeln in der Liste angezeigt werden. Klicken Sie die Option Enable Rule an, damit die Regel gleich nach der Erstellung aktiviert wird (Sie können sie auch später aktivieren / deaktivieren). Klicken Sie auf Next.

Neue Transportregel

Abb.2: Assistent für Transportregeln.

4. Jetzt bestimmen Sie die Bedingungen, die zu erfüllen sind, damit die Signatur in eine E-Mail eingefügt wird. Dazu klicken Sie eine (oder mehrere) verfügbare Option an und definieren Sie die Details im Bereich Edit the rule description by clicking an underlined value. Die vollständige Liste mit Transportregelprädikaten für Exchange 2010 finden Sie auf der Microsoft-Website. In unserem Fall werden die Bedingungen from people (Absender sind Mitglieder der Verkaufsabteilung) und sent to users that are inside or outside the organization, or partners (Empfänger sind außerhalb der Organisation) verwendet. Klicken Sie auf Next.

WICHTIG: Im Fall, dass Sie keine Bedingungen festlegen, wird die Signatur allen E-Mails hinzugefügt, die Ihren Server passieren und die die im 6. Schritt genannten Ausnahmebedingungen nicht erfüllen.

Konditionen

Abb.3: Festlegung der Konditionen für eine Transportregel.

5. Checken Sie die Option append disclaimer text and fallback to action if unable to apply ein und in dem Bereich Edit the rule description by clicking an underlined value klicken Sie auf disclaimer text. Ein neues Fenster wird eingeblendet. Geben Sie dort Ihre Signatur als Plain Text oder als HTML-Quellcode ein und bestätigen mit OK. Klicken Sie auf Next.

Signatur

Abb.4: HTML-Quellcode eines Disclaimers mit Active Directory-Variablen und Bild.

Der Disclaimer kann Text, Active Directory-Variablen, HTML-Tags und CSS-Stil enthalten.

Um ein Bild einzubauen, nutzen Sie den HTML-Tag <img> und das Attribut src. So definieren Sie dessen Speicherort im Web. Zum Beispiel:  <img src="https://www.mail-signatures.com/articles/wp-content/uploads/2013/07/Logo.png">. Beachten Sie, dass Ihr Bild kein integraler Teil der Signatur ist: Der E-Mail-Client des Empfängers bezieht es aus dem Web, sooft die Signatur angezeigt wird.

Um Active Directory-Variablen zu verwenden, geben Sie %%<Name der Variable>%% (z. B. %%DisplayName%%) ein. Mehr über die verfügbaren Variablen finden Sie in diesem Beitrag.

6. Definieren Sie die Ausnahmen, die das Einfügen der Signatur in eine E-Mail blockieren sollen (wenn sie auftreten). Im Fall, dass Sie keine Ausnahmen nennen, wird die Signatur allen E-Mails hinzugefügt, die den im 4. Schritt genannten Bedingungen entsprechen. Klicken Sie auf Next.

Ausnahmen

Abb.5: Hier definieren Sie die Ausnahmen einer Transportregel.

7. Der Assistent zeigt eine Zusammenfassung der Regel und ein PowerShell-Skript an, das Sie zur Implementierung der Signatur verwenden oder für später aufheben können. Klicken Sie auf New, um den Skript zu aktivieren. Der Assistent benachrichtigt Sie, ob die Implementierung der Signatur erfolgreich war (Completed) oder nicht (Failed). Klicken Sie auf Finish, um abzuschließen.

Summary

Abb.6: Letzter Schritt: Zusammenfassung der Regel und PowerShell-Skript.

Jetzt sollen Sie die neue Signatur-Regel auf der Liste der Transportregeln sehen. Hier können Sie die Regel aktivieren, deaktivieren, bearbeiten oder löschen. Dazu klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und wählen Sie eine entsprechende Optionen aus:

Aktivierung

Abb.7: Optionen für Exchange 2010-Transportregeln.

Einschränkungen dieser Methode

Die systemeigenen E-Mail-Signaturen in Exchange 2010 haben einige Schwachpunkte:

  • sie können in Antworten und Weiterleitungen nicht direkt unterhalb der letzten Nachricht angefügt werden,
  • die Grafik kann nicht eingebettet, sondern nur verlinkt werden,
  • sie werden in den Gesendeten Elementen nicht angezeigt,
  • sie lassen leere Zeilen bei fehlenden Active Directory-Variablen,
  • sie haben keinen grafischen HTML-Editor,
  • sie haben keine Option für sicheren Fernzugriff auf Regeln (für Nicht-IT-Personal).

Diese Einschränkungen können Sie mit einem Drittanbieter-Tool für Signaturen in Exchange 2010 umgehen, wie CodeTwo Exchange Rules 2010.

Weitere Artikel:

So erstellen Sie eine E-Mail-Signatur in Exchange 2013

Einrichtung einer E-Mail-Signatur unter Exchange 2013

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 26. November 2020 aktualisiert.

Um eine Signatur in Exchange 2013 zu erstellen, folgen Sie diese Schritte:

  1. Gehen Sie zur Exchange-Verwaltungskonsole. Zu diesem Zweck öffnen Sie Ihr Internetbrowser und geben Sie Folgendes ein:

    https://localhost/ecp oder https://<CASServerName>/ecp

    (wo <CASServerName> der Name des Client Access Servers ist). Jetzt loggen Sie sich als Administrator ein.
  1. Gehen Sie auf mail flowrules, um den Editor für Exchange 2013 Transportregeln zu öffnen.
ECP-mailFlow-rules-cropped
  1. Klicken Sie auf den Plus-Button, um direkt zu dem Assistenten für Transportregeln zu wechseln (und bestimmen Sie den Typ später), oder gehen Sie auf den kleinen Abwärtspfeil, wenn Sie den Typ jetzt bestimmen möchten (Apply disclaimers…).
NewRule-ApplyDisclaimers
  1. Standardmäßig startet der Assistent mit nur zwei Konfigurationsoptionen: 1 Bedingung (z. B. Absenderkreis) und 1 Aktion (Append the disclaimer…). Im Abschnitt *Apply this rule if… definieren Sie die Bedingungen Ihrer Regel (vollständige Liste finden Sie hier).
New-Rule-Configuration-674px
  1. Im Abschnitt *Do the following… wählen Sie Append the disclaimer… aus und klicken Sie auf Enter text…. Ihre Signatur kann Folgendes enthalten: Text, Active Directory-Variablen im Format %%name_of_variable%% (mehr darüber in diesem Artikel), HTML-Tags (einschl. verlinkter Grafik) und CSS-Stile.

    Hinweis: Sie können Ihre Signatur in diesem kostenlosen Signaturgenerator erstellen und deren HTML-Code kopieren.
  1. Zudem definieren Sie, was geschehen soll, wenn die Aktion nicht ausgeführt werden kann. Die Optionen sind: wrap (Signatur zusammen mit dem Text der originalen Nachricht anhängen), reject (Nachricht blockieren und einen NDR an den Absender schicken) und ignore (Nachricht ohne Signatur senden).
MarektingSignature-Configuration-Simple-674px
  1. Gehen Sie auf save, um Ihre Regel zu testen.

Weitere Konfigurationsoptionen verbergen sich hinter More options…. Dort können Sie zusätzliche Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen hinzufügen sowie festlegen, wann mehrere Regeln gelten sollen, die Dauer bestimmen (Wiederholungen werden nicht unterstützt) und den Test einstellen.

NewRule-Configuration-MoreOptions-674px

Im Bereich Choose a mode for this rule gehen Sie auf Enforce, um die Regel anzuwenden, oder wählen Sie eine der Optionen unter Test… aus. Im letzteren Fall werden die Aktionen Ihrer Regel in den Tracking-Logs der Nachrichten protokolliert, ohne jedoch die E-Mail-Inhalte zu beeinträchtigen.

RuleSummary-674px

Anschließend können Sie die Regel aktivieren / deaktivieren (Checkbox in der ON-Spalte) und deren Zusammenfassung einsehen. Dazu brauchen Sie den Assistenten nicht zu öffnen. Um die Regeleinstellungen zu bearbeiten, markieren Sie die Regel und klicken auf den Bleistift-Button (siehe Abb. 6).

Einschränkungen der nativen E-Mail-Signaturen in Exchange Server

Diese nützlichen Funktionen finden Sie in Exchange 2013 nicht:

X Signatur direkt unter der Antwort / Weiterleitung eingefügt
X Grafiken eingebettet in der Signatur (kein Papierklammer-Symbol) 
X Ausblendung fehlender Angaben
X Rekurrenz für E-Mail-Regeln
X Fernzugriff auf Regeln (z. B. für Sales / Marketing)

All das setzen Sie mit dem Signaturmanager für Exchange Server 2013 um – CodeTwo Exchange Rules 2013.