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So erstellen und ändern Sie E-Mail-Signaturen in Outlook 2016, 2013 und 2010

Erstellung und Bearbeitung von Signaturen in Outlook 2010 / 2013

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 02. November 2020 aktualisiert.

Die nachfolgende Anleitung gilt für Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook 2010.

I. Um eine neue E-Mail-Signatur in Outlook 2016, 2013 oder 2010 zu erstellen, öffnen Sie das Menü Signatures and Stationery (Abb. 5). Es gibt zwei Methoden, dies zu tun.

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Bilder und Grafiken in E-Mail-Signaturen

Bilder und Grafiken in E-Mail-Signaturen

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 07. Oktober 2020 aktualisiert.

Immer häufiger tauchen Fotos, Logos, Werbebanner, Social Media Icons und Ähnliches in E-Mail-Signaturen auf. Leider nicht alle E-Mail-Plattformen unterstützen das Einfügen von Bildern und Grafiken in Signaturen. Wie gehen Sie mit diesem Problem um?

Hier schauen wir uns die folgenden zwei Lösungen an:

  • verlinkte Bilder – die sich auf einem Webserver befinden und jedes Mal beim Öffnen einer E-Mail heruntergeladen werden;
  • eingebettete Bilder (auch als Inline-Bilder bekannt) – die ein Teil einer E-Mail sind und als versteckte Anhänge gesendet werden.
E-Mail-PlattformEingebettete GrafikVerlinkte Grafik
Office 365NeinJa
Google AppsNeinJa
Exchange 2013NeinJa
Exchange 2010NeinJa
Exchange 2007NeinNein
Exchange 2003NeinNein
Outlook 2013JaJa
Outlook 2010JaJa
Outlook 2007JaJa
Outlook 2003JaJa
OWA (für Office 365 oder Exchange)NeinNein
GmailJaJa
Outlook.comNeinNein

Workarounds und Tricks

OFFICE 365 OWA

Es gibt einen einfachen Weg, Ihrer E-Mail-Signatur eine verlinktes Bild hinzufügen. Öffnen Sie dazu das Bild in einem Browser und kopieren Sie es in den Signatureditor von Office 365 OWA (mehr dazu in diesem Artikel).

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E-Mail-Signaturen und Disclaimer unter Microsoft Exchange Server

Signaturen und Disclaimer, angefügt auf dem Server, gehören unter IT-Administratoren zu den meist gesuchten Funktionen. Auch wenn die Nachfrage nach jener Funktion in den letzten Jahren stark gestiegen ist, bietet Microsoft noch immer keinen robusten Mechanismus für Exchange Server, welcher den Erwartungen der IT-Profis standhalten würde.

In diesem Artikel werden wir Funktionen vergleichen, welche standardmäßig in Exchange Server verfügbar sind, mit den Funktionen von CodeTwo Exchange Rules Pro, einem Management-Plug-in für Exchange 2007, 2010, 2013 und 2016.

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Zentrale E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Exchange Server 2010

Zentrale E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Exchange Server 2010

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 17. November 2020 aktualisiert.

In diesem Artikel erkläre ich Ihnen in 7 Schritten, wie Sie eine unternehmensweite E-Mail-Signatur mithilfe der Exchange 2010-Transportregeln erstellen. Diese Methode weist leider einige Einschränkungen auf, die ich im letzten Abschnitt näher bringe.

1. Starten Sie die Exchange-Verwaltungskonsole auf Ihrem Server.

2. Gehen Sie auf Organization Configuration und auf Hub Transport. Im mittleren Teil des Fensters wählen Sie den Tab Transport Rules aus und klicken Sie auf New Transport Rule… in dem Aktionsbereich rechts.

Verwaltungskonsole

Abb.1: Transport Rules Tab in der Exchange-Verwaltungskonsole.

3. Ein Assistent für Transportregeln wird geöffnet. Geben Sie den Namen und eine kurze Beschreibung Ihrer Regel ein, sodass Sie sie erkennen können, wenn später mehrere Transportregeln in der Liste angezeigt werden. Klicken Sie die Option Enable Rule an, damit die Regel gleich nach der Erstellung aktiviert wird (Sie können sie auch später aktivieren / deaktivieren). Klicken Sie auf Next.

Neue Transportregel

Abb.2: Assistent für Transportregeln.

4. Jetzt bestimmen Sie die Bedingungen, die zu erfüllen sind, damit die Signatur in eine E-Mail eingefügt wird. Dazu klicken Sie eine (oder mehrere) verfügbare Option an und definieren Sie die Details im Bereich Edit the rule description by clicking an underlined value. Die vollständige Liste mit Transportregelprädikaten für Exchange 2010 finden Sie auf der Microsoft-Website. In unserem Fall werden die Bedingungen from people (Absender sind Mitglieder der Verkaufsabteilung) und sent to users that are inside or outside the organization, or partners (Empfänger sind außerhalb der Organisation) verwendet. Klicken Sie auf Next.

WICHTIG: Im Fall, dass Sie keine Bedingungen festlegen, wird die Signatur allen E-Mails hinzugefügt, die Ihren Server passieren und die die im 6. Schritt genannten Ausnahmebedingungen nicht erfüllen.

Konditionen

Abb.3: Festlegung der Konditionen für eine Transportregel.

5. Checken Sie die Option append disclaimer text and fallback to action if unable to apply ein und in dem Bereich Edit the rule description by clicking an underlined value klicken Sie auf disclaimer text. Ein neues Fenster wird eingeblendet. Geben Sie dort Ihre Signatur als Plain Text oder als HTML-Quellcode ein und bestätigen mit OK. Klicken Sie auf Next.

Signatur

Abb.4: HTML-Quellcode eines Disclaimers mit Active Directory-Variablen und Bild.

Der Disclaimer kann Text, Active Directory-Variablen, HTML-Tags und CSS-Stil enthalten.

Um ein Bild einzubauen, nutzen Sie den HTML-Tag <img> und das Attribut src. So definieren Sie dessen Speicherort im Web. Zum Beispiel:  <img src="https://www.mail-signatures.com/articles/wp-content/uploads/2013/07/Logo.png">. Beachten Sie, dass Ihr Bild kein integraler Teil der Signatur ist: Der E-Mail-Client des Empfängers bezieht es aus dem Web, sooft die Signatur angezeigt wird.

Um Active Directory-Variablen zu verwenden, geben Sie %%<Name der Variable>%% (z. B. %%DisplayName%%) ein. Mehr über die verfügbaren Variablen finden Sie in diesem Beitrag.

6. Definieren Sie die Ausnahmen, die das Einfügen der Signatur in eine E-Mail blockieren sollen (wenn sie auftreten). Im Fall, dass Sie keine Ausnahmen nennen, wird die Signatur allen E-Mails hinzugefügt, die den im 4. Schritt genannten Bedingungen entsprechen. Klicken Sie auf Next.

Ausnahmen

Abb.5: Hier definieren Sie die Ausnahmen einer Transportregel.

7. Der Assistent zeigt eine Zusammenfassung der Regel und ein PowerShell-Skript an, das Sie zur Implementierung der Signatur verwenden oder für später aufheben können. Klicken Sie auf New, um den Skript zu aktivieren. Der Assistent benachrichtigt Sie, ob die Implementierung der Signatur erfolgreich war (Completed) oder nicht (Failed). Klicken Sie auf Finish, um abzuschließen.

Summary

Abb.6: Letzter Schritt: Zusammenfassung der Regel und PowerShell-Skript.

Jetzt sollen Sie die neue Signatur-Regel auf der Liste der Transportregeln sehen. Hier können Sie die Regel aktivieren, deaktivieren, bearbeiten oder löschen. Dazu klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und wählen Sie eine entsprechende Optionen aus:

Aktivierung

Abb.7: Optionen für Exchange 2010-Transportregeln.

Einschränkungen dieser Methode

Die systemeigenen E-Mail-Signaturen in Exchange 2010 haben einige Schwachpunkte:

  • sie können in Antworten und Weiterleitungen nicht direkt unterhalb der letzten Nachricht angefügt werden,
  • die Grafik kann nicht eingebettet, sondern nur verlinkt werden,
  • sie werden in den Gesendeten Elementen nicht angezeigt,
  • sie lassen leere Zeilen bei fehlenden Active Directory-Variablen,
  • sie haben keinen grafischen HTML-Editor,
  • sie haben keine Option für sicheren Fernzugriff auf Regeln (für Nicht-IT-Personal).

Diese Einschränkungen können Sie mit einem Drittanbieter-Tool für Signaturen in Exchange 2010 umgehen, wie CodeTwo Exchange Rules 2010.

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