Category Archives: Microsoft Office 365

Tipps zur E-Mail-Signatur: Wie erstellt man einen guten Signaturblock?

In diesem Artikel finden Sie eine Reihe nützlicher Tipps und bewährter Methoden zum Erstellen einer perfekten modernen geschäftlichen E-Mail-Signatur. Hier erfahren Sie, welche Elemente Sie in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen sollten, welche Elemente besser zu vermeiden sind und wie Sie Ihre E-Mail-Signatur etwas aufrüsten können. Es werden auch Beispiele für kostenlose E-Mail-Signaturvorlagen gezeigt, die sofort anwendbar sind.

Guter Signaturblock - Komposition
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Wie verwaltet man Office-365-Signaturen ohne Beteiligung von der IT?

Die E-Mail-Signaturverwaltung – klingt etwa technisch. Einfach gesagt, ist das eine perfekte Möglichkeit, wie man gewährleisten kann, dass jede ausgehende E-Mail professionell gebrandet wird und den richtigen Werbeinhalt enthält. Das Problem liegt nur daran, dass Aspekte wie Corporate Identity, Marketingkampagnen und Werbebanner werden normalerweise vom Marketingteam behandelt. Gleichzeitig ist das Office-365-Management einschließlich globaler E-Mail-Signaturen standardmäßig eine Aufgabe, die zur Pflichten der IT-Abteilung gehört. Warum ist das ein Problem? Normalerweise bedeutet zentrales E-Mail-Signaturmanagement Folgendes:

  • Die IT-Abteilung erhält zusätzliche Verantwortlichkeiten. Das heißt nicht nur, dass die IT überlastet werden kann, sondern auch, dass das Marketing seine eigenen Projekte auslagern muss, anstatt sie alleine auszuführen.
  • Das Marketing muss zusätzliche Rechte für den Office-365-Tenant erhalten. Diese Option ist möglicherweise noch schlimmer, da dadurch ein erhebliches Nichtkonformitätsrisiko besteht. Eine falsch konfigurierte E-Mail-Flussregel kann Probleme beim Senden und Empfangen von E-Mails verursachen und den Administrator zum Eingreifen zwingen, damit der E-Mail-Fluss korrigiert wird.

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Unternehmensweite E-Mail-Signaturen und Disclaimer in Office 365

Der folgende Artikel erläutert Ihnen, was Sie tun müssen, um eine automatische E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer mithilfe des integrierten Office-365-Tools auf Serverebene einzurichten.

Einige Informationen über das Tool selbst. Wie die meisten heutigen E-Mail-Signatur-Lösungen unterstützt es HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu beispielsweise Google Apps for Business ermöglicht es zudem, einzelne Signaturen automatisch zu personalisieren. Einschränkungen gibt es jedoch auch. Diese umfassen keine Option zum Einfügen der Signatur direkt unterhalb der letzten E-Mail-Antwort oder Weiterleitung sowie keine Vorschau der Signatur auf der Seite des Endbenutzers, um nur einige zu nennen (weitere Informationen…).

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E-Mali-Signatur mit Bild unter Office 365

Der Editor für E-Mail-Signaturen, verfügbar unter Office 365 OWA, bietet keine integrierte Funktion (z.B. einen Button oder einen einfach zugänglichen HTML-Quellcode) zum Einfügen einer Grafik in die Fußzeile. Zum Glück lässt sich diese Einschränkung sehr einfach umgehen. Tun Sie einfach Folgendes:

1. Laden Sie das Bild, das Sie in Ihre Signatur einbauen möchten, in eine Web-Lokation hoch (wie in diesem Beispiel).

2. Öffnen Sie die Web-Lokation, klicken Sie das Bild mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Kopieren aus (Abb. 1).

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