Category Archives: CodeTwo Exchange Rules

Bilder in E-Mail-Signaturen korrekt angezeigt (nicht als Anhänge)

Das Anzeigen von Bildern in E-Mail-Signaturen als Anlagen ist ein oft vorkommendes Problem. Die Lösung dafür ist auch nicht klar, weil es unterschiedliche Ursachen dieser Lage geben kann. Probleme kommen beispielsweise vor, wenn die Nachricht in das Nur-Text-Format konvertiert wird oder wenn etwas mit dem HTML-Code einer E-Mail-Signatur nicht stimmt. Schließlich kann auch eine bestimmte Outlook-Konfiguration die Schuld tragen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sicherstellen können, dass Bilder nicht als Anhänge in den erwähnten Situationen erscheinen.

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Einstellen und Ändern von E-Mail-Signaturen in Outlook im Web (Office 365 und Exchange 2016)

Die letzte Ausgabe von Exchange 2016 wurde in der Exchange-Welt gespannt erwartet. Es ist nicht schwer zu erkennen, dass sie mit sich einige interessante Neuheiten gebracht hat. Eine der Änderungen bezieht sich auch auf OWA, die nun durch ein brandneues und glänzendes Outlook im Web ersetzt wurde und einige neue Funktionen für noch bessere Benutzererfahrung eingeführt hat.

Wenn Sie noch keine Möglichkeit hatten, eine neue E-Mail-Signatur in Ihrem Outlook im Web einzurichten, folgen Sie einfach den unten genannten Schritten, um mehr zu erfahren.

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Exchange Server 2016: Email-Signatur erstellen

Die wahrscheinlich größte Überraschung hinsichtlich des Release von Exchange 2016 war dessen geringe Abgrenzung zu Exchange 2013. In puncto Email-Signaturverwaltung gibt es kaum Unterschiede (sprich, wenn Sie mit der 2013er Version vertraut sind, können Sie in 2016 direkt loslegen). Wenn Sie allerdings noch keine Gelegenheit hatten, an Exchange 2013 herum zu probieren, ist die nachstehende Anleitung für Sie.

WICHTIG: In dem nachstehenden Beispiel wird eine unternehmensweite HTML-Signatur für Emails erstellt, welche an externe Adressen gesendet werden.

1. Über Ihren Internetbrowser öffnen Sie das Exchange Admin Center (tippen Sie https://<CASServerName>/ecp oder https://mail.contoso.com/ecp in die Adresszeile ein), indem Sie sich mit Zugangsdaten vom Transportregeln-Administrator anmelden.

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iPhone: HTML-E-Mail-Signatur mit Grafik

INFO: Der Artikel erklärt, wie man auf einem iPhone eine HTML-E-Mail-Signatur mit Bild hinterlegt. Um zu erfahren, wie man, eine HTML-Signatur für mehrere iPhones – angebunden an ein Google Apps-, Office 365- oder Microsoft Exchange-Account – erstellt, lesen Sie diesen Artikel.

Die Signatur, welche standardmäßig auf iPhones angefügt wird – ‘sent from my iPhone’ – liefert immer wieder Stoff für lustige Wortspiele. Wenn Sie auf Ihrem iPhone Geschäfts-E-Mails verfassen, werden Sie sich wohl für eine professionellere Variante entscheiden. Zu diesem Zweck öffnen Sie Settings App > Mail, Contacts, Calendars > Signature und tippen Sie Ihren neuen Einzeiler ein. Continue reading

Erstellung und Bearbeitung von Signaturen in Outlook 2010 / 2013

Die nachfolgende Anleitung bezieht sich auf Outlook 2010 und Outlook 2013.

I. Um in Outlook 2010 oder 2013 eine neue Signatur zu hinterlegen, öffnen Sie das Menü Signatures and Stationery (Abb. 5). Es gibt zwei Methoden, wie man dorthin gelangt. Continue reading

Einrichtung einer E-Mail-Signatur unter Exchange Server 2010

1. Starten Sie die Exchange-Verwaltungskonsole.

2. Gehen Sie auf Organization Configuration und auf Hub Transport. Im mittleren Teil des Fensters wählen Sie den Tab Transport Rules aus und klicken anschließend auf New Transport Rule… in dem Verzeichnis rechts.

VerwaltungskonsoleAbb.1: Tab Transport Rules in der Exchange-Verwaltungskonsole.

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Einrichtung einer E-Mail-Signatur unter Exchange 2013

1. Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole. Zu diesem Zweck geben Sie https://localhost/ecp oder https://<CASServerName>/ecp (wo <CASServerName> der Name des Client Access Servers ist) in die Adressleiste Ihres Internetbrowsers ein und loggen Sie sich mit den Zugangsdaten des Administrators ein.

2. Gehen Sie auf mail flow, rules, um zu dem Editor für Exchange 2013 Transportregeln zu gelangen.

ECP-mailFlow-rules-croppedAbb. 1: Editor für Transportregeln in Exchange 2013.

3. Klicken Sie auf den Button + , um direkt zu dem Assistenten für Transportregeln zu wechseln (den Typ bestimmen Sie später), oder auf den kleinen Abwärtspfeil, um zunächst den Typ zu bestimmen (Apply disclaimers…).

NewRule-ApplyDisclaimersAbb. 2: Hinzufügen einer neuen ‘Apply disclaimers…’-Regel

4. Standardmäßig startet der Assistant im vereinfachten Modus mit nur 2 Konfigurationsoptionen: 1 Kondition (z.B. Absenderkreis) und 1 Aktion (Append the disclaimer…).

New-Rule-Configuration-674pxAbb. 3: Transportregel für E-Mail-Signaturen – einfache Konfiguration.

In der Sektion *Apply this rule if… definieren Sie Konditionen für Ihre Regel. (Für vollständige Liste klicken Sie hier).

In der Sektion *Do the following… wählen Sie Append the disclaimer… aus und klicken Sie auf den Link Enter text… Ihre Signatur kann Text, Active Directory-Variablen im Format %%name_of_variable%% (Näheres dazu finden Sie in diesem Artikel) HTMLTags (einschl. verlinkter Grafik) und einen CSS-Stil enthalten.

Zudem definieren Sie, was geschehen soll, wenn die Aktion nicht ausgeführt wird. Die Optionen sind: wrap (Signatur zusammen mit dem Text der originalen Nachricht anhängen), reject (Nachricht blockieren und einen NDR an den Absender schicken) und ignore (Nachricht ohne Signatur senden).

MarektingSignature-Configuration-Simple-674pxAbb. 4: Automatisches Set-up der Signatur für zwei User in Exchange 2013.

Weitere Konfigurationsoptionen verbergen sich hinter More options… . Sie können zusätzliche Konditionen, Aktionen und Ausnahmen hinzufügen, festlegen, wann mehrere Regeln angewandt werden sollen, die Dauer bestimmen (Wiederholungen werden nicht unterstützt) und den Test einstellen.

NewRule-Configuration-MoreOptions-674pxAbb. 5: Konfiguration der Regel für eine E-Mail-Signatur – zusätzliche Optionen.

Im Bereich Choose a mode for this rule wählen Sie Enforce aus, um die Regel anzuwenden, oder eine von den Test…-Optionen.

Klicken Sie auf save, wenn die Konfiguration fertig ist – im Fall, dass Sie Enforce ausgewählt haben oder nur den vereinfachten Konfigurationsmodus verwendet haben, wird die Regel automatisch aktiviert.

Anschließend können Sie die Regel aktivieren/deaktivieren (Checkbox in der ON-Spalte) und deren Zusammenfassung einsehen, ohne den Assistenten zu öffnen. Zur Bearbeitung der Regeleinstellungen markieren Sie die Regel und klicken auf den Bleistift-Button (siehe Abb. 6).

RuleSummary-674pxAbb. 6: Exchange 2013 – Zusammenfassung der Transportregel und der Bleistift-Button.

Was lässt sich in Exchange Server nativ nicht umsetzen?

Es gibt Dinge, die sich in Exchange 2013 nativ nicht lösen lassen:

X Signatur direkt unterhalb des Textes in Antworten / weitergeleiteten E-Mails
X Grafiken, eingebettet (kein Papierklammer-Symbol) in die Signatur
X Ausblendung fehlender Angaben
X Rekurrenz für E-Mail-Regeln
X Fernzugriff auf Regeln (z.B. für Sales / Marketing)

All das setzen Sie um mit dem Signaturen-Tool für Exchange Server 2013, CodeTwo Exchange Rules 2013.