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Die häufigsten Fehler bei E-Mail-Signaturen

Beim Erstellen einer E-Mail-Signatur kann es leicht zu Fehlern kommen. Signaturen sehen schön aus und scheinen einfach zum Erstellen zu sein, aber wenn man genauer hinschaut, gehen sie leicht kaputt. Lesen Sie weiter, um die häufigsten E-Mail-Signaturfehler beim privaten und geschäftlichen Gebrauch kennenzulernen und zu erfahren, wie Sie diese vermeiden können.

Die häufigsten Fehler bei E-Mail-Signaturen
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Probleme mit E-Mail-Signaturen in Office 365

Probleme mit E-Mail-Signaturen in Office 365

Es gibt Situationen in Office 365, in denen Ihre E-Mail-Signaturen aufhören zu funktionieren. Hier ist eine Schnellzugriffsliste der häufigsten Probleme bei der Verwaltung von E-Mail-Signaturen samt deren Lösungen:

Fehlerhafte Formatierung der E-Mail-Signatur

Obwohl das Problem nicht auf Office 365 beschränkt ist, kommt es auf dieser Plattform häufig vor.

Sie erstellen eine schöne E-Mail-Signatur in Outlook und nachdem Sie eine E-Mail mit der Signatur gesendet haben, sieht diese nicht korrekt aus. Das Layout ist anders, Zeilenumbrüche erscheinen aus dem Nichts, Schriftarten sehen nicht so aus, wie Sie sie eingerichtet haben usw. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann liegt ein HTML-Problem vor. Der häufigste Grund dafür ist die Erstellung Ihrer E-Mail-Signatur in Microsoft Word. Während sie in Word und in Ihren Signatureinstellungen gut aussieht, enthält sie viele versteckte Formatierungsinformationen, die das Layout normalerweise direkt nach dem Senden einer E-Mail zerstören.

Die Lösung besteht darin, Ihre E-Mail-Signatur mit dem richtigen HTML-Code zu erstellen. Wenn Sie ein HTML-Experte sind, können Sie diese Profi-Tipps nutzen, um eine korrekt formatierte Signatur zu erstellen. Wenn Sie, wie die meisten Menschen, nur eine entfernte Ahnung davon haben, was HTML ist, können Sie den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator verwenden. Auf diese Weise kann jeder eine gut aussehende Signatur einrichten, die nicht kaputt geht, sobald Sie Ihre E-Mail versenden.

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E-Mail-Signaturen fehlen

Sie haben 30 verschiedene E-Mail-Signaturdesigns eingerichtet und plötzlich sind sie alle weg? Oder haben Sie auf Ihren Geräten unterschiedliche E-Mail-Signaturen eingerichtet, die nun alle gleich aussehen?

Der wahrscheinlichste Grund für dieses Phänomen ist die von Microsoft eingeführte Funktion namens „Roaming-Signatures“ (oder „Signatur-Cloud-Einstellungen“). Mit der Implementierung änderte sich der Speicherort der Outlook-E-Mail-Signaturen von Ihrem lokalen Windows-Ordner zu den Postfacheinstellungen in der Cloud. Die Funktion soll Ihnen das Leben erleichtern – Sie müssen nicht mehr E-Mail-Signaturen in jedem von Ihnen verwendeten Outlook separat einrichten. Der Haken dabei ist, dass dadurch möglicherweise versehentlich die zuvor eingerichteten Signaturen überschrieben werden.

Um das Problem zu beheben, können Sie die Roaming-Signaturen deaktivieren, wodurch Ihre fehlenden Signaturen automatisch wiederhergestellt werden. Alternativ können Sie auch versuchen, Ihre fehlenden Signaturen wieder zu erstellen, indem Sie zum lokalen Outlook-Signaturspeicher gehen und den Inhalt von HTML- oder RTF-Signaturdateien kopieren. Erfahren Sie mehr

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Doppelte E-Mail-Signaturen in Office 365

Das Problem der doppelten E-Mail-Signaturen hat viele schockiert und sollte nicht sonderlich überraschen, da es auf den ersten Blick keinen Sinn ergibt. Die Situation stellt sich folgendermaßen dar:

Sie versenden eine E-Mail mit Ihrer Signatur. Alles scheint in Ordnung zu sein, bis Sie eine Antwort erhalten, in der sich unter Ihrer Nachricht zwei E-Mail-Signaturen befinden. Eine der Signaturen kennen Sie. Die andere enthält Ihre persönlichen Daten, sieht aber völlig anders aus. Darüber hinaus gibt es beim Überprüfen Ihres Ordners „Gesendete Elemente“ nur eine E-Mail-Signatur.

Es mag überraschen, aber das Problem kommt recht häufig vor und ist kein Scherz. Die zweite Signatur wird üblicherweise von Ihrer Organisation hinzugefügt, nachdem eine E-Mail gesendet wurde. Die meisten bekannten Marken verfügen über eingerichtete Richtlinien, die steuern, wie die Marke über verschiedene Kanäle hinweg (einschließlich E-Mails) präsentiert wird. Sie verwenden „E-Mail-Flussregeln“ oder spezielle Tools, um nach dem Senden einer E-Mail eine bestimmte Signatur hinzuzufügen, sodass diese nicht von Endbenutzern geändert werden kann. Nebenwirkungen? Doppelte Signaturen, falls Endbenutzer sich eines solchen Mechanismus nicht bewusst sind.

Das Problem liegt wahrscheinlich nicht bei Ihnen – Ihre Organisation sollte die Verwendung solcher Methoden immer klar kommunizieren oder Brand Management Tools verwenden, die es den Benutzern ermöglichen, die von der Organisation hinzugefügten Signaturen zu sehen.

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Office 365-Signaturen können nicht bearbeitet werden

Manchmal kann es bei der Verwendung von Office 365 Outlook im Web (OWA) zu Problemen kommen, wenn Sie versuchen, eine E-Mail-Signatur für Ihr Konto festzulegen. Wenn Sie die E-Mail-Einstellungen durchgehen, fehlt möglicherweise im Menü Layout die Schaltfläche E-Mail-Signatur. Dadurch ist es für Benutzer unmöglich, Änderungen an ihren Office 365-E-Mail-Signaturen vorzunehmen. Die wahrscheinlichste Ursache ist die Blockierung dieser Funktion durch eine OWA-Richtlinie. So beheben Sie das Problem:

  1. Greifen Sie auf Ihr Exchange Admin Center zu und gehen Sie zum Abschnitt permissions (Berechtigungen).
OWA-Berechtigungen im Exchange Admin Center
  1. Wählen Sie anschließend im oberen Menü den Tab Outlook Web App policies (Outlook Web App-Richtlinien) aus. Wählen Sie die gültige Richtlinie aus (in diesem Beispiel OwaMailboxPolicy) und bearbeiten Sie sie.
  2. Klicken Sie im Tab features (Funktionen) unten im Fenster auf More options (Weitere Optionen).
Office 365-E-Mail-Signaturen funktionieren nicht und können nicht bearbeitet werden 2
  1. Aktivieren Sie im Abschnitt User experience (Benutzerfreundlichkeit) das Kontrollkästchen Email signature.
Office 365-E-Mail-Signaturen funktionieren nicht und können nicht bearbeitet werden 3

Hinweis:

  • Diese Funktion kann umgekehrt verwendet werden, wenn eine E-Mail-Signatur / ein Haftungsausschluss über E-Mail-Flussregeln oder über ein Tool eines Drittanbieters hinzugefügt wurde und Sie die von Benutzern erstellten Signaturen blockieren möchten.
  • Wenn vor dem Blockieren dieser Funktion eine E-Mail-Signatur hinzugefügt wurde, werden Benutzer sie weiterhin verwenden können. Sie kann sogar automatisch hinzugefügt werden, wenn eine solche Option ausgewählt wurde.
  • OWA-Richtlinien werden erwartungsgemäß nicht auf Benutzer angewendet, die auf ihre Postfächer über Outlook zugreifen.

Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie eine Office 365-E-Mail-Signatur einrichten, kann dieser Artikel hilfreich sein.

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Keine Bilder in Office 365-E-Mail-Signaturen

Keine Bilder in Office 365-E-Mail-Signaturen

Sie haben Ihrer E-Mail-Signatur ein Bild hinzugefügt, welches jedoch nicht angezeigt wird? Haben Sie Probleme mit dem gefürchteten roten X, das anstelle Ihrer Marketingbanner oder Social Media Icons zu sehen ist? Dies kann daran liegen, dass Sie ein verlinktes Bild (auch gehostetes Bild genannt) verwendet haben. Verlinkte Bilder werden von den meisten E-Mail-Clients automatisch blockiert. Darüber hinaus wird das Bild nicht angezeigt, wenn ein Web-Speicherort, an dem das Bild gespeichert ist, vorübergehend oder dauerhaft nicht verfügbar ist. Es wird auch nicht angezeigt, wenn Sie E-Mails im Offline-Modus durchsuchen. Sie können dieses Problem beheben, indem Sie stattdessen eingebettete Grafiken verwenden:

  1. Klicken Sie im Fenster des Signatureditors auf das Bildsymbol und wählen Sie ein Bild von Ihrem lokalen Laufwerk aus.
Probleme mit der Office 365-Signatur – Bild funktioniert nicht

Hinweis:

  • Bilder bei dieser Option werden als versteckte Anhänge gesendet, wodurch die Größe der E-Mails zunimmt.
  • In seltenen Fällen können solche Bilder von der Antivirensoftware des Empfängers gelöscht werden.
  • Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre eingebetteten Bilder beim Empfänger korrekt aussehen, müssen Sie eine Drittanbieterlösung wie CodeTwo Email Signatures 365 verwenden.

Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen verlinkten und eingebetteten (Inline-)Bildern finden Sie in diesem Blogbeitrag.

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Doppelter Abstand im E-Mail-Signaturblock

Beim Bearbeiten einer HTML-E-Mail-Signatur in OWA oder Outlook kommt es häufig vor, dass Ihre Vorlage nicht so angezeigt wird, wie Sie sie entworfen haben. Das häufigste Problem ist der doppelte Zeilenabstand:

Probleme mit der Office 365-E-Mail-Signatur – doppelter Abstand

Obwohl es eine ganze Reihe von Möglichkeiten gibt, das Problem zu lösen, gibt es eine, die für jedes Formatierungsproblem funktioniert, einschließlich des Problems mit doppelten Abständen:

  1. Erstellen Sie zunächst Ihren E-Mail-Signaturblock in einem Textverarbeitungsprogramm oder in dem E-Mail-Signaturgenerator.
  2. Kopieren Sie die von Ihnen erstellte E-Mail-Signatur und fügen Sie sie in den Signatureditor ein.
  3. Nehmen Sie gegebenenfalls letzte Anpassungen vor.

Das Problem der doppelten Abstände könnte auch durch die Verwendung der Kombination Umschalt + Eingabetaste gelöst werden, anstatt einen neuen Absatz einfach durch Drücken der Eingabetaste zu beginnen. Manchmal kann es jedoch passieren, dass die Signatur als eine einzelne Textzeile erscheint. Die obige Lösung garantiert, dass dieses Problem gelöst wird. Darüber hinaus bietet sie Ihnen mehr Bearbeitungsmöglichkeiten als der integrierte E-Mail-Signatureditor von OWA oder Outlook.

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Office 365-E-Mail-Signatur ist ausgegraut

Dieses Problem kann auftreten, wenn Sie auf Ihr Office 365-E-Mail-Konto über Outlook zugreifen. Wenn Sie keine E-Mail-Signatur ändern oder neue Signatur hinzufügen können, liegt dies höchstwahrscheinlich an einem bestimmten Wert, der in der Registrierung eingegeben wurde. Es hat nichts mit der Verwaltung von Office 365 zu tun, sondern ist vollständig von den Funktionen von Microsoft Windows abhängig. Um das Problem zu beheben, befolgen Sie die folgenden einfachen Schritte:

Wichtig:

  • Es könnte sich als schlechte Idee erweisen, mit der Registrierung herumzuspielen, wenn Sie dies früher nicht getan haben. Stellen Sie sicher, dass Sie immer ein Backup der Registrierung erstellen, bevor Sie mit der Arbeit daran beginnen. Dies können Sie tun, indem Sie auf Datei > Exportieren klicken und einen Zielspeicherort für Ihr Backup auswählen.
  • Zusätzlich können in der Registrierung die Einträge NewSignature und Reply_Signature mit dem Wert REG_SZ in der Spalte Typ und dem Namen der automatisch hinzuzufügenden Signatur in der Spalte Daten vorhanden sein. Diese Registrierungseinträge sollten auch das Ändern von Signaturen blockieren.
  1. Halten Sie auf Ihrer Tastatur die Windows-Taste gedrückt und drücken Sie R.
  2. Geben Sie regedit ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Probleme mit E-Mail-Signaturen in Office 365 - funktionieren nicht, sind ausgegraut
  1. Dadurch wird der Registrierungseditor geöffnet. Folgen Sie in der Ordnerstruktur auf der linken Seite dem Pfad: HKEY_Current_User > Software > Microsoft > Office > X > Common > MailSettings.
  2. Wenn ein Wert mit dem Namen DisableSignatures vorhanden und auf 1 festgelegt ist, ändern Sie ihn entsprechend, sodass er auf 0 festgelegt ist.
Probleme mit der Office 365-Signatur – Regedit-Einstellungen

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E-Mail-Signaturen werden nicht direkt unter Antworten oder Weiterleitungen angezeigt

Ein bekanntes Problem, das unter Exchange Online-Administratoren häufig diskutiert wird, sind E-Mail-Signaturen, die am Ende von E-Mail-Konversationen landen. Leider bietet Exchange Online keine Möglichkeit, dieses Problem mit Bordmitteln zu lösen. Wenn Sie außerdem keine Ausnahme zu Ihrer E-Mail-Flussregel hinzufügen, kann es passieren, dass Ihre E-Mail-Signatur verdoppelt wird.

Derzeit besteht die einzige Möglichkeit, E-Mail-Signaturen automatisch direkt unter Antworten oder Weiterleitungen hinzuzufügen, in der Verwendung einer Drittanbieterlösung. Am besten probieren Sie CodeTwo Email Signatures 365 aus.

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Office 365-E-Mail-Signaturen werden nicht in den Gesendeten Elementen angezeigt

Ein weiteres Problem, mit dem Unternehmen häufig konfrontiert werden, besteht darin, dass serverseitig eingefügte E-Mail-Signaturen im Ordner „Gesendete Elemente“ des Absenders nicht sichtbar sind. Dies kann zu Problemen führen, wenn Sie einen Disclaimer haben, der an jede gesendete E-Mail angehängt werden sollte, Sie diesen aber nicht überprüfen können. Das Fehlen von Haftungsausschlüssen in Ihren E-Mails kann zu rechtlichen Problemen führen.

Es gibt jedoch einen Workaround: statt Haftungsausschlüsse auf Serverebene anzuhängen, können Sie eine E-Mail-Signaturvorlage erstellen und diese an alle Benutzer verteilen. Dann weisen Sie sie einfach an, den Haftungsausschluss in ihren E-Mail-Clients einzufügen.

Obwohl dadurch ein Problem gelöst wird, kann es leider dazu kommen, dass eine Liste neuer Probleme entsteht. Um nur einige zu nennen:

  • Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter die E-Mail-Signatur nicht korrekt implementieren oder die Aufforderung zu derer Einrichtung einfach ignorieren.
  • Wenn die Benutzer mehr als nur einen E-Mail-Client verwenden, kann die Signatur im gesamten Unternehmen unterschiedlich aussehen.
  • Jede Änderung der E-Mail-Signatur in der Zukunft müsste jedes Mal auf allen Computern separat implementiert werden.

Um Office 365-E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse in den Gesendeten Elementen anzuzeigen, müssen Sie CodeTwo Email Signatures 365 verwenden – den ersten Office 365-Signaturmanager auf dem Markt, der eine solche Funktion bietet.

Dies sind die häufigsten Probleme, die bei E-Mail-Signaturen in Office 365 auftreten können. Wenn Sie auf andere Probleme stoßen, teilen Sie uns diese unbedingt in den Kommentaren mit. Wir werden versuchen, sie nach besten Kräften anzugehen.

Alles, was Sie über Schriftarten in E-Mail-Signaturen wissen müssen

Alles, was Sie über Schriftarten in E-Mail-Signaturen wissen müssen

[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 7. Juli 2021 veröffentlicht. Dem Beitrag wurden neue Abschnitte hinzugefügt, um aktuelle Trends und Änderungen bei bewährten Verfahren im Fall von E-Mail-Signaturen widerzuspiegeln.

Jedes Element eines Signaturblocks spielt eine wichtige Rolle. Kontaktdaten, Benutzerfoto, Werbebanner, Hyperlinks und Social Media Icons müssen alle zusammenpassen, damit die Signatur professionell aussieht. Es gibt aber ein grundlegendes Element, das, wenn es übersehen wird, die Lesbarkeit und die visuelle Wahrnehmung der Signatur erheblich beeinträchtigen kann – die Schriftart. In Anbetracht dessen zeige ich in diesem Beitrag die besten Schriftarten für E-Mail-Signaturen.

Beste Schriftarten für E-Mail-Signaturen

Um die beste Schriftart für Ihre E-Mail-Signatur auszuwählen, müssen Sie nach einer der websicheren Schriftarten suchen. Und mit „sicheren Schriftarten“ meine ich diese, die auf den meisten Geräten vorinstalliert sind. Egal ob Windows, Mac, iPhone oder Android. Sie müssen sicher sein, dass die Schriftart, die Sie in Ihrer Signatur nutzen, auch auf der Empfängerseite verfügbar ist. Nur so haben Sie die Garantie, dass die Signaturvorlage genauso aussieht, wie Sie sie auf Ihrem Bildschirm sehen.

Ein weiterer großer Pluspunkt für sichere Schriftarten – sie sind gut lesbar, ohne unnötigen Dekorationen, die die Lesbarkeit des Signaturtextes beeinträchtigen würden. Vor diesem Hintergrund finden Sie hier eine Liste der besten Schriftarten für E-Mail-Signaturen:

  • Arial
  • Verdana
  • Georgia
  • Tahoma
  • Courier New
  • Times New Roman
  • Trebuchet MS

Mit den oben genannten Schriftarten erstellen Sie ordentliche und professionell aussehende E-Mail-Signaturen. So wie im Beispiel unten. Die in dieser Signaturvorlage verwendete Schriftart ist Arial, Größe 18pt für den Namen, Größe 11pt für die Stellenbezeichnung und Größe 9pt für Kontaktdaten. Die Signatur ist nicht nur elegant, sondern ermöglicht es dem Empfänger auch, alle notwendigen Kontaktdaten leicht zu finden und zu lesen.

Die Schriftart Arial in der E-Mail-Signatur

Was aber, wenn die in Signaturen verwendete Schriftart schwer lesbar ist? Finden wir es heraus.

Welche Schriftarten sollten Sie vermeiden und warum

Dekorative Schriftarten

Obwohl sie in kreativen Marketingprojekten willkommen sind, sollten Sie auf jeden Fall die Verwendung von benutzerdefinierten oder dekorativen Schriftarten in E-Mail-Signaturen vermeiden. Im Internet finden Sie zahlreiche Websites mit unzähligen kunstvollen Schriftarten. Es ist einfach, sie herunterzuladen und auf Ihren Geräten zu installieren. Aber selbst wenn Sie eine solche Option haben, bedeutet das nicht, dass Sie diese Schriftarten in Ihrer E-Mail-Signaturvorlage verwenden sollten.

Hier sind einige Gründe, die dafür sprechen, keine dekorativen Schriftarten für Ihre E-Mail-Signatur zu wählen:

  • Sie sind schlecht für die visuelle Identität Ihrer Marke – Ihre E-Mail-Signatur ist eigentlich Ihre Online-Visitenkarte. Die Art und Weise, wie Sie sie gestalten, kann viel über Ihre Professionalität und den Charakter Ihrer Marke aussagen. Daher sollten dekorative Schriftarten, die Ihre Signatur überladen oder unleserlich machen, nicht in Frage kommen.
  • Sie werden anders beim Empfänger angezeigt – es ist sehr wahrscheinlich, dass die Empfänger Ihrer E-Mails Ihre kunstvolle Schriftart nicht auf ihren Geräten installiert haben. Daher kann die von Ihnen gewählte Schriftart nicht richtig oder gar nicht angezeigt werden.
  • Sie sind schwer lesbar – die meisten dekorativen Schriftarten machen den Signaturblock unlesbar. Der Empfänger Ihrer E-Mail sollte in der Lage sein, alle notwendigen Informationen, die er in Ihrer E-Mail-Signatur sucht, leicht zu finden und zu lesen. Wenn sie die Signatur nicht schnell nach der Telefonnummer oder Postanschrift durchsuchen können, werden sie möglicherweise frustriert. Und das wollen Sie nicht.

Die folgende Vorlage zeigt, wie man Schriftarten in Signaturen NICHT verwenden soll. Diese dekorative Schriftart erschwert es, alle Kontaktdaten von John zu entschlüsseln.

Unlesbare Schriftart in der E-Mail-Signatur

Nicht websichere Schriftarten

Für E-Mail-Signaturzwecke wird empfohlen, immer websichere Schriftarten (oben in diesem Artikel aufgeführt) zu verwenden. Der Grund dafür ist ihre allgemeine Verfügbarkeit sowohl auf Windows- als auch auf Mac-Geräten. Alle Schriftarten außerhalb dieser Liste können speziell für Windows oder für Mac entwickelt sein, was bedeutet, dass ein Risiko besteht, dass eine ausgewählte Schriftart auf den meisten Geräten der Empfänger nicht unterstützt wird. Wenn Sie sich trotzdem für diesen Weg entscheiden, empfiehlt es sich, einige Fallback-Schriftarten festzulegen.

Was sind Fallback-Schriftarten und warum sollten Sie sie verwenden?

Fallback-Schriftarten sind nicht obligatorisch, aber es empfiehlt sich, sie in Ihren E-Mail-Signaturen festzulegen. Warum? Wenn die Schriftart Ihrer ersten Wahl auf dem Gerät des Endbenutzers nicht verfügbar ist, wird die Signatur stattdessen die Fallback-Schriftart anzeigen. Indem Sie die Fallback-Schriftart einrichten, stellen Sie sicher, dass Ihr Signaturdesign höchstwahrscheinlich auf verschiedenen E-Mail-Clients und Geräten ähnlich aussehen wird.

So funktioniert es

Im HTML-Code Ihrer Signatur können Sie eine Zeile hinzufügen, die zwei oder drei Schriftnamen auflistet.

style="font-family: font-one, font-two, font-three;"

Wo:

  • Schriftart Eins (font-one): die wichtigste. Dies ist ein Signal für das System, das Ihre Signatur liest, immer diese Schriftart zu verwenden, falls verfügbar.
  • Schriftart Zwei (font-two): wenn Ihre erste Schriftart auf dem Gerät des Empfängers nicht gefunden werden kann, wird stattdessen die zweite Schriftart in Ihrer Signatur verwendet.
  • Schriftart Drei (font-three): diese Schriftart wird verwendet, wenn die zuvor aufgelisteten Schriftarten vom System des Endbenutzers nicht unterstützt werden.

Hier ist eine Beispielzeile des Codes:

style="font-family: Arial, Verdana, sans-serif;"

Die erste Schriftart in der Reihenfolge, Arial, ist die wichtigste für den Absender. Es ist die bevorzugte Schriftart, die immer verwendet wird. Die zweite angegebene Schriftart, Verdana, wird angezeigt, wenn die Schriftart Arial auf dem Gerät des Empfängers nicht unterstützt wird. Wenn die beiden ersten Schriftarten nicht gefunden werden, wird eine standardmäßige serifenlose Schriftart verwendet, die auf dem System des Endbenutzers verfügbar ist.

Welche Fallback-Schriftarten können verwendet werden?

Zu den häufig verwendeten Fallback-Schriftarten gehören:

  1. Serif
  2. Sans-serif
  3. Monospace

Dies sind generische Schriftartfamiliennamen, von denen einer immer als letzte Option in der Schriftartenliste im HTML-Code Ihrer Signaturvorlage angegeben werden sollte. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen Serif-, Sans-Serif- und Monospace-Schriftfamilien finden Sie auf dieser Website.

Wo sollen Schriftfamilien im HTML-Code der Signatur angegeben werden?

Überall. Ich meine, in jedem HTML-Tag, wo Sie Elemente wie <body>, <p>, <td>, <tr>, oder <table> finden können. Dies ist einfach die sicherste Option. Sie können nur ein Tag auswählen, aber die Erfahrungen aus erster Hand zeigen, dass dies möglicherweise nicht in allen Szenarien ausreicht. Sehen Sie sich unten ein Beispiel an, wie Sie Ihre Signatur gegen unerwartete Schriftartänderungen „sichern“ können:

Schriftfamilie in HTML-Tags

Wie Sie sehen können, erscheint die Codezeile mehrmals in der obigen Signaturvorlage.

Inspirationen für E-Mail-Signaturen

Brauchen Sie inspirierende Beispiele für ordentliche und sichere E-Mail-Signaturvorlagen? Sie finden sie in diesem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator und in dieser Bibliothek mit Signaturvorlagen. Lassen Sie sich durch diese fertigen Signaturvorlagen inspirieren und erstellen Sie Ihren eigenen Signaturblock, der Ihre geschäftliche E-Mail-Korrespondenz bereichern wird. Alle in diesen Ressourcen aufgeführten E-Mail-Signaturen basieren auf den beliebtesten sicheren Schriftarten – Arial und Verdana.

Signaturvorlagen - Inspirationen

Laden Sie einfach eine der E-Mail-Signaturvorlagen herunter, die Sie interessant finden, und verwenden Sie sie sofort als Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur. Sie sind völlig kostenlos!

Weitere Artikel:

So erstellen Sie eine unternehmensweite E-Mail-Signatur im neuen Exchange Admin Center

Erstellen unternehmensweiter E-Mail-Signaturen im neuen Exchange Admin Center

Mit Microsoft 365 können Sie E-Mail-Signaturen und Disclaimer für das gesamte Unternehmen einrichten. Der Einrichtungsprozess umfasst die Verwendung von nativen Nachrichtenflussregeln mit der Option Append Disclaimer. Dadurch kann Ihr Unternehmen Nachrichtenfußzeilen, Haftungsausschlüsse und E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 zentral verwalten. Das Problem ist, dass der Prozess einige Schritte umfasst, die nicht gerade intuitiv sind, wenn Sie sie zum ersten Mal ausführen.

Aus diesem Grund haben wir eine Schritt-für-Schritt-Videoanleitung vorbereitet, die Ihnen zeigt, wie Sie E-Mail-Signaturen im neuen Exchange Admin Center ganz einfach einrichten.

Und wenn Sie mehr über die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 erfahren möchten, lesen Sie weiter.

Wie funktioniert das?

Nachrichtenflussregeln, die zum Einrichten von organisationsweiten E-Mail-Signaturen verwendet werden, werden auf Nachrichten bei deren Versand von Ihrer Microsoft 365-Organisation angewendet. So funktioniert es in der Praxis:

  1. Ein Microsoft 365-Administrator richtet die E-Mail-Signaturregel im Exchange Admin Center ein.
  2. Benutzer senden E-Mails, sehen jedoch keine Signaturen in ihren E-Mail-Clients.
  3. Exchange Online fügt die Signaturen am Ende jeder gesendeten E-Mail hinzu und ersetzt AD-Platzhalter durch die persönlichen Daten des Benutzers.
  4. Der Empfänger erhält die E-Mail mit der hinzugefügten Signatur.

Das Video zeigt, wie Sie allen E-Mails eine einheitliche E-Mail-Signatur hinzufügen, aber Sie können die Lösung an Ihre Bedürfnisse anpassen. Da Nachrichtenflussregeln viele verschiedene Bedingungen und Ausnahmen enthalten, können Sie sie verwenden, um unterschiedliche Signaturvorlagen für verschiedene Teams oder sogar bestimmte Benutzer zu erstellen.

Warum E-Mail-Signaturen zentral verwalten?

Also, wie ist das besser als Benutzer E-Mail-Signaturen selbst einrichten zu lassen?

Der Aufbau und die Förderung Ihrer Marke ist ein kontinuierlicher Prozess. Jede Interaktion mit Ihren Kunden, Leads oder Partnern ist eine Gelegenheit, Ihre Produkte und Dienstleistungen zu bewerben oder einfach einen guten Eindruck zu hinterlassen. Durch die Vereinheitlichung Ihrer E-Mail-Signaturen können Sie sicherstellen, dass diese Gelegenheit nicht aufgrund von Nachlässigkeit oder mangelnden technischen Fähigkeiten der Benutzer verloren geht.

Erfahren Sie mehr über das Potenzial Ihrer E-Mail-Signaturen

Wenn Sie die Verwaltung von E-Mail-Signaturen nicht Ihrem Marketing- oder Kommunikationsteam überlassen, werden Sie keine konsistenten Ergebnisse erzielen. Einige Benutzer werden die von Ihnen bereitgestellte Vorlage modifizieren, während andere die Signatur überhaupt nicht einrichten werden. Es wird auch diejenigen geben, die während der Einrichtung auf verschiedene technische Probleme stoßen.

Und selbst wenn es allen Benutzern gelingt, ihre E-Mail-Signaturen erfolgreich zu erstellen, werden sie dafür verantwortlich bleiben, alles auf dem neuesten Stand zu halten und bei Bedarf zu aktualisieren. Infolgedessen wird die manuelle Einrichtung von E-Mail-Signaturen zu einer großen, äußerst zeitaufwändigen Ablenkung. Erfahren Sie mehr

Durch die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 können Sie jeden Benutzer zu einem Markenbotschafter machen. Sie ermöglicht Ihnen auch, eine eher uninteressante Aufgabe zu automatisieren, sodass sich Ihre Mitarbeiter auf ihre eigene Arbeit konzentrieren können.

Die Einschränkungen von Microsoft 365-Nachrichtenflussregeln

Die Verwendung von Nachrichtenflussregeln zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Disclaimern ist besser, als Benutzern deren Handhabung zu überlassen. Das Problem ist, dass die Verwendung von Nachrichtenflussregeln zum Verwalten von E-Mail-Signaturen nicht die perfekte Lösung ist. Es gibt zahlreiche Einschränkungen dieses nativen Mechanismus, zum Beispiel:

  • Den Signaturen können keine eingebetteten Bilder hinzugefügt werden. Dies bedeutet, dass die meisten Empfänger beim ersten Öffnen Ihrer E-Mails keine Grafiken sehen werden.
  • Signaturen können nicht direkt unter den letzten Antworten und Weiterleitungen hinzugefügt werden. Sie werden ganz am Ende der Konversation hinzugefügt, was sie in längeren E-Mail-Threads oft nutzlos macht.
  • Benutzer können ihre Signaturen und Disclaimer sowohl bevor dem Versand ihrer E-Mails als auch in ihren Ordnern für gesendete Elemente nicht sehen.
  • Veraltete oder leere AD-Felder können weder ersetzt noch weggelassen werden. Wenn einem Benutzer einige Attribute nicht zugewiesen sind, ist es daher unmöglich, stattdessen einen Standardwert zu verwenden oder die Signalphrase zu entfernen.

Erfahren Sie mehr über diese Einschränkungen

Wie man native Einschränkungen überwindet

Sie können die nativen Einschränkungen überwinden und viel mehr tun, indem Sie Ihre E-Mail-Signaturen über einen dedizierten Dienst wie CodeTwo Email Signatures 365 verwalten. Besuchen Sie die Produktseite, um mehr zu erfahren und den Service kostenlos zu testen, oder sehen Sie sich dieses kurze Video an, um zu erfahren, warum sich Unternehmen für unsere Software entscheiden:

Weitere Artikel:

So erstellen Sie einen Link in einer E-Mail-Signatur

So erstellen Sie einen Link in einer E-Mail-Signatur

Hyperlinks oder einfach Links sind das Herzstück des Internets. Sie ermöglichen es Ihnen, sofort zwischen verschiedenen Orten im Web zu wechseln oder beispielsweise einen Anruf zu starten, indem Sie auf eine Telefonnummer klicken. Heutzutage beschränken sich Links nicht nur auf Websites, sondern sind auch in der E-Mail-Kommunikation üblich. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur mit verschiedenen Arten von Links bereichern können.

Warum Links in Ihrer Signatur verwenden?

Eine E-Mail-Signatur ist ein perfekter Träger Ihrer Kontaktdaten. Durch Hinzufügen einer Website, eines Blogs oder Social Media Links zu einer E-Mail-Signatur können Ihre Empfänger bequem auf diese Ressourcen zugreifen. Dadurch werden Signaturen interaktiver und… attraktiver.

Darüber hinaus können Sie jetzt andere Linktypen verwenden, die die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Empfängern erleichtern können, z. B. solche, die es Ihren Empfängern ermöglichen, Sie direkt über das Telefon oder einen Instant Messenger zu kontaktieren.

Generell sind Hyperlinks ein wesentlicher Bestandteil moderner E-Mail-Signaturen. Dank ihrer Verwendung bleiben Sie mit den neuesten Trends auf dem Laufenden und sorgen für effektive und erfolgreiche Kommunikation.

So verwenden Sie Links in Ihrer Signatur

In diesem Abschnitt zeige ich Ihnen, wie Sie Ihrer E-Mail-Signatur verschiedene Linktypen hinzufügen. Jeder Typ dient einem anderen Zweck, aber letztendlich läuft alles darauf hinaus, Ihre Kommunikation für Ihre Empfänger bequemer zu gestalten.

So fügen Sie einen Link zu einer Website ein

Ein einfacher, schneller und kostenloser Weg, um anzufangen, ist die Verwendung unseres Signaturgenerators. Sobald Sie eine Vorlage ausgewählt haben, können Sie ganz einfach einen Link zu Ihrer Website hinzufügen, indem Sie ihre Adresse in das Feld Website innerhalb des Abschnitts Company Data (Unternehmensdaten) eingeben. Die Änderung wird in der Vorschau widergespiegelt und der Link wird so vorformatiert, dass er dem Farbthema der Signaturvorlage entspricht. Außerdem werden Sie Ihren Link sofort testen können.

So fügen Sie einen Website-Link in den kostenlosen Signaturgenerator ein

Wenn Sie weitere Personalisierungsoptionen benötigen, kopieren Sie Ihre Signaturvorlage aus dem Generator, indem Sie auf Apply your signature (Signatur anwenden, wie aus dem obigen Screenshot ersichtlich) und Copy (Kopieren) klicken. Unterhalb der Schaltfläche Copy sehen Sie detaillierte Anweisungen zum Einfügen der Vorlage in den Editor Ihres E-Mail-Clients.

In den folgenden Beispielen verwende ich Outlook 365, aber Sie sollten leicht verstehen, wie es in anderen E-Mail-Clients geht, da die Verfahren ziemlich ähnlich sind.

Zurück zum Wesentlichen (und Outlook 365): wenn Sie einfach die Formatierung Ihres Links ändern möchten (z. B. Farbe, Fettdruck usw.), markieren Sie Ihre Website-Adresse und verwenden Sie eine der im Outlook-Editor verfügbaren Optionen. Sie können jeden Link in Ihrer E-Mail-Signatur auf die gleiche Weise formatieren.

Formatieren eines Website-Links im Outlook-Signatureditor

Wenn Sie möchten, dass Ihre Empfänger nicht nur Ihre Website-Adresse sehen, sondern lieber eine Phrase (z. B. Besuchen Sie unsere Website) verwenden, die verlinkt wird, müssen Sie zuerst Ihre Website-Adresse aus der Signatur löschen. Geben Sie als Nächstes die zu verknüpfende Phrase ein und markieren Sie sie. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche zum Hinzufügen eines Hyperlinks (Nr. 2 im Screenshot unten), geben Sie Ihre Website-Adresse in das sich öffnende Dialogfeld ein und klicken Sie auf OK. Speichern Sie Ihre Signaturvorlage und schließen Sie den Signatureditor von Outlook.

So fügen Sie eine verknüpfte Phrase im Outlook-Signatureditor hinzu

Denken Sie daran, dass der Editor von Outlook die Formatierung des Links auf die Standardformatierung ändert (blaue Schrift mit angewendeter Unterstreichung). Um das Erscheinungsbild Ihrer verknüpften Phrase schließlich Ihren Bedürfnissen anzupassen, markieren Sie sie und verwenden Sie die im vorherigen Screenshot gezeigten Formatierungswerkzeuge.

Wenn Sie weitere Links einfügen möchten, bewegen Sie einfach den Cursor an die Stelle, an der ein Link eingefügt werden soll, klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen eines Hyperlinks und geben Sie alle Details ein (Adresse, anzuzeigender Text). So einfach ist es.

Wie verwenden Sie zusätzliche Linktypen

Abgesehen von allgemeinen Website-Hyperlinks können Sie spezielle Typen von Links verwenden, die auf eine Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder eine Instant-Messenger-App verweisen. Solche Links sind sehr nützlich – sobald sie angeklickt oder angetippt wurden, leiten sie Ihre Empfänger automatisch zu einer entsprechenden App weiter, in der relevante Kontaktinformationen von Ihnen eingefügt werden. Wenn beispielsweise jemand auf einen Link zu Ihrer E-Mail-Adresse klickt, wird sein standardmäßiger E-Mail-Client geöffnet, wobei Ihre E-Mail-Adresse in das An-Feld eingefügt wird. Oder wenn ein Empfänger auf einen Link zu Ihrer Telefonnummer klickt, öffnet sich eine Telefon-App mit Ihrer gewählten Telefonnummer. Dies ist besonders praktisch, wenn Ihre Empfänger E-Mails auf ihren Mobiltelefonen lesen.

Um diese Art von Links zu nutzen, bereiten Sie Ihre Signaturvorlage in unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator vor, kopieren und fügen Sie sie anschließend in den Signatureditor Ihres E-Mail-Clients ein (z. B. Outlook 365, wie im vorherigen Abschnitt gezeigt).

Erstellen eines Links zu einer E-Mail-Adresse

Signatureditoren der gängigsten E-Mail-Clients (z. B. Microsoft Outlook, Outlook.com, Gmail.com) verwenden normalerweise intelligente Funktionen, um die E-Mail-Adresse in Ihrer Signatur automatisch in einen Link zu Ihrer E-Mail-Adresse umzuwandeln. Wenn Ihr Client solche intelligenten Lösungen jedoch nicht anbietet oder sie aus irgendeinem Grund nicht anwendet, fahren Sie mit den folgenden Anweisungen fort.

Markieren Sie Ihre E-Mail-Adresse und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen von Links. Wählen Sie als Nächstes auf der linken Seite E-mail Address aus und geben Sie mailto: im Feld E-mail address ein, unmittelbar gefolgt von Ihrer E-Mail-Adresse. Optional können Sie eine Phrase angeben, die mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft wird, indem Sie den Text im Feld Text to display (Anzuzeigender Text) ändern. Klicken Sie abschließend auf OK, speichern Sie Ihre Signaturvorlage und schließen Sie den Signatureditor.

So fügen Sie einen Link zu einer E-Mail-Adresse im Outlook-Signatureditor hinzu

Dies ist die einfachste Version des E-Mail-Hyperlinks. Es gibt jedoch noch viele weitere Möglichkeiten (z. B. können Sie einen vordefinierten E-Mail-Text hinzufügen). Um mehr zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel.

Erstellen eines Links zu einer Telefonnummer

Das Erstellen eines Telefon-Hyperlinks ist dem E-Mail-Hyperlink ziemlich ähnlich. Nachdem Sie die Telefonnummer in Ihrer Signatur markiert und auf die Schaltfläche zum Einfügen des Links geklickt haben, müssen Sie auf der linken Seite Existing File or Web Page (Vorhandene Datei oder Webseite) auswählen und tel: unmittelbar gefolgt von Ihrer Telefonnummer eingeben. Vergessen Sie nicht, Ihrer Telefonnummer das Pluszeichen (+) und Ihre Landesvorwahl voranzustellen. So können Ihre Empfänger Sie telefonisch erreichen, egal aus welchem Land sie Sie anrufen.

So fügen Sie einen Telefonnummern-Link im Outlook-Signatureditor hinzu

Beispiele für andere nützliche Linktypen

Neben den gängigsten Linktypen mailto: und tel: gibt es noch eine Reihe weiterer, z. B. callto: der einen Skype-Anruf initiiert oder sms: welcher Ihren Empfängern ermöglicht, direkt zu ihrer SMS-App zu gehen, um Ihnen eine Textnachricht zu senden. Denken Sie jedoch daran, dass diese möglicherweise nicht so gut unterstützt und nicht immer wie beabsichtigt funktionieren werden. Erfahren Sie mehr

Wie fügt man einen Link zu einem Bild hinzu

Wenn Ihre E-Mail-Signaturvorlage ein Foto oder ein anderes grafisches Element enthält, können Sie auch einen Link dazu hinzufügen. Wenn Ihr Empfänger beispielsweise auf Ihr Banner klickt, wird er auf die Landingpage Ihres Sonderangebots weitergeleitet.

Der einfachste Weg, ein Bild in einer ausgewählten Signaturvorlage zu verlinken, ist die Verwendung des Abschnitts Graphics (Grafiken) in unserem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator. Einmal dort, müssen Sie Ihre(n) Link(s) in das/die Feld(er) …linking to (…verlinkung zu) eingeben. Dadurch werden die Bilder zu verknüpften, anklickbaren Elementen.

So verlinken Sie ein Bild im kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator

Alternativ können Sie einen Link zu einem grafischen Element im Editor Ihres E-Mail-Clients hinzufügen. Dies erfolgt ähnlich wie das Hinzufügen eines einfachen Links zu einem Text. Sobald Ihre Vorlage in den Editor kopiert wurde, markieren Sie Ihr grafisches Element und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen von Links (Nr. 2 im Screenshot unten). Geben Sie in dem sich öffnenden Dialogfenster die Zieladresse ein. Speichern Sie abschließend Ihre Änderungen und schließen Sie den Editor.

So verlinken Sie ein Bild im kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator

Das ist nicht das Ende der Geschichte

Dies sind nur die Grundlagen. Wenn Sie sich für HTML (die Sprache moderner Signaturvorlagen) interessieren, können Sie mit Links noch viel mehr tun. Sie können beispielsweise eine ausgewählte Vorlage von mail-signatures.com herunterladen, jedes Element des Hyperlink-Codes manuell ändern und die vollständig angepasste Vorlage in Ihren E-Mail-Client einfügen.

So laden Sie eine E-Mail-Signaturvorlage von mail-signatures.com herunter

Und wenn Sie professionelle Funktionen und Personalisierungsoptionen benötigen, die auf alle Postfächer in Ihrem Unternehmen angewendet werden können, können Sie jederzeit die Signaturverwaltungssoftware testen, mit der Sie Links verwenden können, die sich dynamisch von Benutzer zu Benutzer ändern, oder mit der Sie die Leistung Ihrer E-Mail-Marketingkampagnen verfolgen können.

Weitere Artikel:

E-Mail-Signaturen für Marketing- und Branding-Zwecke

E-Mail-Signaturen für Marketing- und Branding-Zwecke

Wir haben gesehen, wie sich professionelle, mit der visuellen Identität kompatible E-Mail-Signaturen von einem neuen Trend zu Marketing- und Branding-Grundlagen entwickelt haben. Heute halten nur noch die konservativsten Unternehmen an den alten Methoden fest und bestehen darauf, nur den Vor- und Nachnamen in ihre E-Mail-Signaturen aufzunehmen. Die meisten Unternehmen haben das Potenzial von E-Mail-Signaturen für Marketing- und Branding-Zwecke erkannt. Ich zeige Ihnen, wie Sie dieses Potenzial am besten ausschöpfen.

Der Preis für unprofessionelle E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturen sind zu mehr als nur einem normalen, winzigen Detail der Corporate Identity geworden. Sie sind in jeder einzelnen E-Mail enthalten, die von jedem Mitarbeiter gesendet wird. Es spielt keine Rolle, ob Sie in einem Technologieunternehmen angestellt sind oder nicht – solange Sie E-Mails versenden, werden Menschen Sie danach beurteilen, wie die E-Mail-Signaturen Ihres Unternehmens aussehen. Es zeigt, wie viel Aufmerksamkeit das Unternehmen der Kommunikation mit potenziellen Kunden und Partnern widmet.

Mit anderen Worten, wenn Ihre E-Mail-Signatur beispielsweise Folgendes enthält:

  • defekte Links,
  • Social-Media-Buttons, die auf tote Profile oder Plattformen (wie z. B. G+) verlinken,
  • veraltete Kontaktdaten,
  • defekte Bilder,
  • Filmzitate,
  • nur Ihren Namen,
  • defektes Layout,

gehen Empfänger automatisch davon aus, dass dieser Aspekt außerhalb der Kontrolle Ihres Unternehmens liegt. Und es ist ganz natürlich, mit Annahmen einen Schritt weiter zu gehen und zu denken, dass dies möglicherweise nicht das Einzige ist, was sich der Kontrolle entzieht. Sie verlieren Vertrauen und wertvolle Marketingmöglichkeiten. Aber konzentrieren wir uns nicht darauf, was Sie verlieren können – sehen Sie, was Sie gewinnen können.

Vorteile professioneller E-Mail-Signaturen

Lassen Sie uns für diejenigen, die nicht überzeugt sind, sehen, welche Art von Informationen Sie möglicherweise offenlegen, wenn Sie eine E-Mail mit Ihrer optimierten Signatur senden.

Beispiel-E-Mail-Signatur für Branding und Marketing

Die oben genannten Optionen stehen dafür, wer Sie sind, für wen Sie arbeiten und was Sie tun. Aber das ist noch lange nicht alles, was Sie mit E-Mail-Signaturen tun können. Sie können auch Folgendes einbeziehen:

  • Banner und Logos für Ihre Marketingkampagnen,
  • Werbung für wichtige Produkte und Dienstleistungen,
  • Informationen über kommende Veranstaltungen,
  • Social-Media-Inhalte,
  • Informationen zu Geschäftspartnern und Projekten,
  • Logos erworbener Zertifikate und Auszeichnungen, kommerzielle Videos,
  • andere wichtige Informationen über Ihr Unternehmen,
  • Umfragen zur Kundenzufriedenheit,
  • Links für schnelle Besprechungen und Terminplanung.

Das gleichzeitige Hinzufügen all dieser Elemente zu einer Signatur ist zwar nicht die beste Idee, aber die obige Liste sollte Ihnen eine Vorstellung davon geben, wie viel Sie mit jeder E-Mail machen können, die von Ihren Mitarbeitern gesendet wird. Die Elemente, die Sie der Signatur hinzufügen, sollten zu dem passen, worauf Sie sich konzentrieren möchten und wer der endgültige Empfänger Ihrer Nachricht ist. Denken Sie daran, dass ein potenzieller Kunde die Signatur als eine Gelegenheit nutzen wird, um einen Einblick in Sie (als Unternehmen) zu erhalten. Dies könnte ein Punkt sein, an dem sie sich für weitere Interaktionen entscheiden oder sich von ihnen zurückziehen.

Ein Beispiel für den Umgang mit E-Mail-Signatur-Marketing

Stärken Sie die visuelle Identität Ihres Unternehmens

Im Allgemeinen bildet die visuelle Identität eine Basis, auf der Sie Ihr Markenvertrauen aufbauen. Es ist die Botschaft, die Sie an alle senden möchten, die mit Ihrem Unternehmen interagieren. Wenn Sie Ihr Branding stärken möchten, muss die Signatur dieselbe Botschaft vermitteln und Ihrer Unternehmensidentität entsprechen.

Marketingstrategien

Vermarkter sind an einem Punkt angelangt, an dem eine effektive Markenwerbung schwieriger als je zuvor ist. In der Regel ignoriert Ihre Zielgruppe Werbeanzeigen, nutzt Werbeblocker oder die Kampagne erreicht sie einfach nicht. Und großartige Werbeangebote haben keinen Sinn, wenn niemand davon weiß. Glücklicherweise können Sie diese Einschränkungen mit E-Mail-Signatur-Marketing umgehen. Die meisten Ihrer Empfänger sind keine zufälligen Personen – Sie wissen, welche Kampagnen für sie von Interesse sein können. Und wenn Sie die E-Mail-Signatur richtig einrichten, werden Marketingbanner immer auffallen.

Was die spezifischen Elemente betrifft, hängt Ihre Wahl davon ab, was Sie erreichen möchten. Social-Media-Links, Artikellinks oder Feeds können Ihrem Publikum zeigen, dass Sie regelmäßig wertvolle Inhalte bereitstellen (hoffentlich machen Sie das!). Diese weniger direkte Art, Ihre Dienstleistungen oder Produkte zu bewerben, ist in der Regel effektiv, da die Empfänger nicht das Gefühl haben, dass sie gezwungen sind, auf Ihre Links zu klicken.

E-Mail-Signatur-Marketing im Einsatz

Wo soll man mit dem Branding in E-Mail-Signaturen anfangen?

Jede Reise beginnt mit einem ersten Schritt. Im Fall von E-Mail-Signatur-Marketing müssen Sie zuerst die Signatur entwerfen. Es gibt einige Schwierigkeiten, denen Sie an dieser Stelle begegnen könnten.

Nachdem Sie den ersten Teil gelesen haben, haben Sie wahrscheinlich einige Ideen, was Sie in Ihre brandingfreundliche und visuell optimierte E-Mail-Signatur aufnehmen könnten. Sie haben sich um die visuelle Identität gekümmert und alle benötigten Bilder sind schon vorhanden uns einsatzbereit. Jetzt kommt das spezifische Layout der Signatur – wie ordnet man all diese Daten an, damit es gut aussieht? Und dann müssen Sie diese Signatur in HTML konvertieren, um sicherzustellen, dass sie in verschiedenen E-Mail-Clients korrekt angezeigt wird.

Für die meisten Menschen ist das ein bisschen zu viel. Aus diesem Grund haben wir Ihnen einen völlig kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator zur Verfügung gestellt. Damit können Sie ganz einfach professionelle HTML-E-Mail-Signaturen erstellen, selbst wenn Sie nicht wissen, was HTML-Code ist. Und wenn Sie nur etwas Inspiration brauchen, können Sie in unserer Galerie der Signaturvorlagen vorgefertigte Vorlagen herunterladen und sie nach Belieben umgestalten.

Nachdem Sie fertig sind, erhalten Sie eine gut gestaltete E-Mail-Signaturvorlage, die mit Ihrem Branding übereinstimmt. Die Sache mit der visuellen Identität und dem Branding ist, dass sie nicht nur für einen einzelnen Mitarbeiter gelten – damit die guten Veränderungen tatsächlich wirken, müssen sie unternehmensweit eingeführt werden. Das Letzte ist also, eine personalisierte Version dieser E-Mail-Signatur für jeden im Unternehmen zu erhalten.

Wie werden E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen eingerichtet?

Beim Einrichten von Signaturen für das ganze Unternehmen stehen Sie möglicherweise vor einigen Herausforderungen, die im folgenden Video dargestellt werden:

Jetzt können Sie sehen, dass es nicht so einfach ist, wie es sich anhört. Wenn Sie also E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter verwalten müssen, benötigen Sie möglicherweise ein spezielles Tool. So könnten Sie zum Beispiel:

  • einheitliches unternehmensweites Branding gewährleisten, ohne Interaktion des Endbenutzers,
  • E-Mail-Signaturen für alle E-Mail-Clients und Mobilgeräte mit wenigen Klicks bereitstellen (keine HTML-Kenntnisse erforderlich),
  • dank eingebetteter Bilder sicherstellen, dass Ihre Branding- und Marketinginhalte immer durchkommen,
  • Signaturregeln anpassen, sodass verschiedene Abteilungen unterschiedliche Signaturelemente haben können (unter Einhaltung Ihrer Richtlinien zur visuellen Identität),
  • sofortige Aktualisierungen aller E-Mail-Signaturen auf einmal vornehmen.

Es könnte der richtige Zeitpunkt sein, Ihr E-Mail-Signatur-Branding mit preisgekrönten Lösungen auf ein höheres Level zu bringen.

Weitere Artikel:

Platzhalter für Active Directory-Benutzerattribute für die zentrale Signaturverwaltung

Platzhalter für Active Directory-Benutzerattribute
Active Directory (AD) und Azure Active Directory (AAD) sind Datenbanken, die viele Informationen über ein Unternehmen, insbesondere seine Mitarbeiter, enthalten. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, auf diese Daten zuzugreifen und noch mehr Möglichkeiten, sie zu verwenden. So ziemlich jede App und jeder Dienst für Microsoft 365 oder Exchange Server verwendet zumindest einige Informationen aus diesem Datenschatz, um bessere Zusammenarbeit, Automatisierung usw. zu ermöglichen. Kurz gesagt, AD-Benutzerattribute sollen Ihnen die Arbeit erleichtern. Aus diesem Grund kann es hilfreich sein zu wissen, welche Informationen leicht zugänglich sind und wie Sie sie aus Ihrem Benutzerverzeichnis erhalten.

In diesem Artikel konzentriere ich mich auf die Verwendung von Active Directory-Daten zur Personalisierung einer globalen E-Mail-Signatur in einer Organisation.

Was ist eine globale E-Mail-Signatur?

Eine globale E-Mail-Signatur bildet die Möglichkeit, E-Mail-Signaturen in einer Organisation zu verwalten. Die allgemeine Idee ist, eine Signaturvorlage zu verwenden und diese automatisch für alle Benutzer zu personalisieren. Dadurch kann jedes Postfach eine professionelle, vom Unternehmen gesteuerte Signatur erhalten, ohne dass der Benutzer etwas tun muss. Persönliche Informationen und Kontaktdaten, die zum Personalisieren der Vorlage verwendet werden, werden direkt aus Active Directory (für Exchange Server) oder Azure Active Directory (für Exchange Online) gezogen.

Es gibt zwei gängige Methoden zum Erstellen einer globalen E-Mail-Signatur in Microsoft 365 und Exchange Server:

Es ist wichtig zu wissen, welche Benutzerattribute für Signaturen zur Verfügung stehen und wie genau sie verwendet werden. Und genau das erfahren Sie im Folgenden.

Active Directory-Benutzerattribute in Signaturen: verfügbare Platzhalter für Nachrichtenflussregeln und VBScript

Wenn Sie E-Mail-Signaturen für mehrere Benutzer von einem zentralen Ort aus bereitstellen, benötigen Sie eine Möglichkeit, die persönlichen Informationen dieser Benutzer wie Namen, Stellenbezeichnungen, Abteilungen, Adressen usw. einfach in die Signaturen aufzunehmen. Dies wird durch Platzhalter erreicht, die mit einem zentralen Verzeichnis mit persönlichen Daten der Benutzer (z. B. Active Directory) integriert sind, und diese Platzhalter in Signaturvorlagen aufgenommen werden.

Sowohl die integrierten Lösungen zur E-Mail-Signaturverwaltung von Microsoft Exchange Server als auch von Microsoft 365 tun genau das, d. h. sie laden Daten aus dem Active Directory (oder dem Office 365-Benutzerverzeichnis) in die Signatur herunter, je nachdem, wer der Absender der jeweiligen E-Mail ist.

Leider unterstützen Microsoft 365 und Exchange On-Premise nicht alle AD-Benutzerobjektattribute. Allerdings sollten die verfügbaren ausreichen, um eine einfache E-Mail-Signatur zu erstellen.

Nachstehend finden Sie die vollständige Liste der Attribute, die von den E-Mail-Signaturverwaltungslösungen von Exchange und Office 365 unterstützt werden. Ich habe sie in Abschnitte unterteilt, die den Registerkarten im Fenster Eigenschaften des Objekts Active Directory-Benutzer und -Computer entsprechen. In der rechten Spalte habe ich die Namen der Attribute der Active Directory-Domänendienste eingetragen (verwenden Sie sie, wenn Sie die Signaturvorlage über ein VBScript bereitstellen).

WICHTIG: Denken Sie beim Einrichten von E-Mail-Signaturen in Hub-Transport-/Nachrichtenflussregeln in Exchange 2019, 2016, 2013, 2010 oder Microsoft 365 daran, das AD-Attribut (linke Spalte der folgenden Tabelle) mit doppelten Prozentzeichen einzuschließen, wie in der Tabelle dargestellt. Die „%%“-Zeichen sind nicht ohne Grund da.

Liste der für E-Mail-Signaturregeln und VBScript verfügbaren Active Directory-Benutzerattribute

Verwendet in NachrichtenflussregelnVerwendet in einem VBScript
Allgemein
%%DisplayName%%AD DS: displayName
%%FirstName%%AD DS: givenName
%%Initials%%AD DS: initials
%%LastName%%AD DS: sn
%%Office%%AD DS: physicalDeliveryOfficeName
%%PhoneNumber%%AD DS: telephoneNumber
%%OtherPhoneNumber%%AD DS: otherTelephone
%%Email%%AD DS: mail
Adresse
%%Street%%AD DS: streetAddress
%%POBox%%AD DS: postOfficeBox
%%City%%AD DS: l (wie "Ort")
%%State%%AD DS: st
%%ZipCode%%AD DS: postalCode
%%Country%%AD DS: co
Konto
%%UserLogonName%%AD DS: userPrincipalName
Telefone
%%HomePhoneNumber%%AD DS: homePhone
%%OtherHomePhoneNumber%%AD DS: otherHomePhone
%%PagerNumber%%AD DS: pager
%%MobileNumber%%AD DS: mobile
%%FaxNumber%%AD DS: facsimileTelephoneNumber
%%OtherFaxNumber%%AD DS: otherFacsimileTelephoneNumber
%%Notes%%AD DS: info
Organisation
%%Title%%AD DS: title
%%Department%%AD DS: department
%%Company%%AD DS: company
%%Manager%%Gibt den allgemeinen Namen (Common Name, CN) des
im manager AD DS-Attribut definierten Objekts zurück
Attribut-Editor*
CustomAttribute1-15
(z. B. %%CustomAttribute1%%)
AD DS: extensionAttribute1 bis extensionAttribute15

Hinweis: Einige Active Directory-Attribute (z. B. otherTelephone, otherHomePhone, otherFacsimileTelephoneNumber und postOfficeBox) unterstützen mehrere Werte. Falls mehr als 1 Wert bereitgestellt wird, enthält die Ausgabe alle Werte, getrennt durch Semikolons.

* Um diese Registerkarte in Active Directory-Benutzer und -Computer anzuzeigen, schalten Sie Erweiterte Funktionen ein. Benutzerdefinierte Attribute können auch über die Exchange-Verwaltungskonsole (in den Postfacheigenschaften der Benutzer) oder die Exchange-Verwaltungsshell definiert werden.

Erweiterte Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Während Nachrichtenflussregeln und VBScript die Verwaltung von E-Mail-Signaturen im Unternehmen ermöglichen, sind sie nicht ideal. Egal, ob Sie sie in lokalem Exchange oder Microsoft 365 verwenden, sie haben ihre Schattenseiten. Ich liste einige davon im Folgenden auf:

Über Nachrichtenflussregeln eingefügte Signaturen

  • Müssen von der IT verwaltet werden.
  • Bieten keinen Signatureditor an (Sie müssen rohen HTML-Code verwenden).
  • Signaturen werden entweder ganz oben oder ganz unten in einer E-Mail-Konversation hinzugefügt. Mit anderen Worten, sie funktionieren gut (genug) nur für eine erste Nachricht und nicht für Antworten und Weiterleitungen.
  • Es können nur Onlinebilder verwendet werden. Sie werden standardmäßig von den meisten E-Mail-Clients blockiert.
  • Es gibt keine Möglichkeit für Benutzer, ihre Signaturen zu sehen, bevor sie eine E-Mail senden. Sie werden auch nicht in Gesendeten Elementen angezeigt. Dies führt in der Regel zu mehr Tickets an die IT („meine Unterschrift fehlt“ / „ich habe doppelte Unterschriften“).
  • E-Mails können nicht in das HTML-Format konvertiert werden. Einfacher gesagt – wenn Benutzer E-Mails von Mobiltelefonen aus senden, erhalten sie nur eine fehlerhafte Klartext-Signatur.

Das sind nur einige der Einschränkungen. Eine vollständige Liste der Einschränkungen finden Sie in diesem Artikel.

Über VBScript eingefügte E-Mail-Signaturen

  • Funktionieren nur für Outlook für Windows.
  • Sie müssen mindestens über grundlegende Skriptkenntnisse verfügen.
  • Erfordern ein lokales Active Directory.
  • Sind schwierig zu aktualisieren.

Wenn Sie sie Verwaltung von E-Mail-Signaturen einfach, effektiv und frei von diesen Einschränkungen machen möchten, sehen Sie sich diese Tools an.

15 gute Beispiele für E-Mail-Disclaimer

15 gute Beispiele für E-Mail-Disclaimer

E-Mail-Haftungsausschlüsse gibt es schon seit langem, und das aus gutem Grund. Trotz der anhaltenden Diskussion über ihre rechtliche Wirksamkeit und Durchsetzbarkeit bestehen die Rechtsabteilungen darauf, sie in E-Mails einzufügen. Haftungsausschlüsse informieren die Empfänger darüber, was sie mit den von Ihrem Unternehmen gesendeten E-Mails tun dürfen und was nicht. Eine bescheidene Bitte, den Absender zu informieren, falls die Nachricht für jemand anderen bestimmt war, wird normalerweise funktionieren. Dadurch könnten Sie z. B. feststellen dass etwas in Ihrer Newsletter-Abonnementliste nicht stimmt, oder sogar einen Deal retten, nachdem Sie einfach die E-Mail-Adresse Ihres Kunden falsch geschrieben haben.

Wenn Sie eine Aufgabe haben, einen E-Mail-Disclaimer oder eine E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen zu erstellen, und Ihr Kopf leer ist, keine Sorge. Wir sind hier, um Sie zu inspirieren.

Vergessen Sie vor allem nicht, die Daten Ihres Unternehmens in den Haftungsausschluss einzutragen. Dies dient mehr als einem Zweck. Die Angabe von Informationen zu Ihrem Unternehmen in einigen Ländern gesetzlich vorgeschrieben. Weitere Informationen zu den rechtlichen Anforderungen für E-Mail-Haftungsausschlüsse finden Sie in diesem Artikel. Neben dem rechtlichen Aspekt gibt es auch einen hohen Marketingwert. Die Aufnahme Ihres Firmennamens und anderer Informationen in jede E-Mail macht Ihre Marke immer besser erkennbar und stärkt die Bindung zwischen Ihnen und dem Kunden.

Die hier bereitgestellten Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse sind in Abschnitte unterteilt, je nachdem, worauf sie sich beziehen:

Vertraulichkeit

Eines der wichtigsten Dinge, die in einem guten Beispiel für einen E-Mail-Haftungsausschluss erwähnt werden müssen, ist die Vertraulichkeit. Einfach gesagt bedeutet dies, dass die Nachricht nur vom ursprünglichen Empfänger gelesen werden sollte und dass die Weitergabe ihres Inhalts strengstens verboten ist. Denken Sie daran, dass das einfache Hinzufügen eines solchen Haftungsausschlusses nicht garantiert, dass die E-Mail nicht geteilt oder weitergeleitet wird. Wenn Sie streng vertrauliche Informationen weitergeben, ist es besser, Mechanismen wie Verschlüsselung zu verwenden.

  1. Der Inhalt dieser E-Mail ist vertraulich und nur für den in der Nachricht angegebenen Empfänger bestimmt. Es ist strengstens verboten, Teile dieser Nachricht ohne schriftliche Zustimmung des Absenders an Dritte weiterzugeben. Wenn Sie diese Nachricht versehentlich erhalten haben, antworten Sie bitte darauf, damit wir sicherstellen können, dass ein solcher Fehler in Zukunft nicht mehr vorkommt. Anschließend fahren Sie mit der Löschung der Nachricht fort.
  2. Diese Nachricht wurde im Rahmen einer Diskussion zwischen [Name des Absenders] und dem oben angegebenen Empfänger gesendet. Sollten Sie diese Nachricht versehentlich erhalten haben, wären wir Ihnen sehr dankbar, wenn Sie uns mitteilen würden, dass die Nachricht an Sie gesendet wurde. In diesem Fall bitten wir Sie außerdem, diese Nachricht aus Ihrem Postfach zu löschen und sie oder Teile davon nicht an Dritte weiterzuleiten. Vielen Dank für Ihre Kooperation und Ihr Verständnis.

Sicherheit

Dies ist eine Erinnerung für den Adressaten, die Nachricht und Anhänge auf Viren zu überprüfen. Dies kann entweder verhindern, dass die Computer der Kunden infiziert werden, oder dass das Unternehmen für den durch Viren verursachten Schaden verklagt wird.

  1. [Ihr Unternehmen] legt großen Wert auf die Sicherheit des Kunden. Daher haben wir uns bemüht sicherzustellen, dass die Nachricht fehler- und virenfrei ist. Leider kann die vollständige Sicherheit der E-Mail nicht gewährleistet werden, da die in E-Mails enthaltenen Daten trotz unserer Bemühungen infiziert, abgefangen oder beschädigt werden können. Daher sollte der Empfänger die E-Mail mit geeigneter Software auf Bedrohungen prüfen, da der Absender keine Haftung für Schäden übernimmt, die durch das Anzeigen des Inhalts dieser E-Mail entstehen.

Verträge

Manchmal kann es vorkommen, dass der Empfänger bei einer Anfrage nach einem Angebot davon ausgeht, dass dies einem Vertragsabschluss gleichkommt. In anderen Situationen könnte sich ein Mitarbeiter hinreißen lassen und etwas versprechen, das seine Befugnisse überschreitet. Diese Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse helfen beiden Parteien, Missverständnisse zu vermeiden.

  1. Diese Angebotsanfrage dient dem Vergleich verfügbarer Angebote und stellt keinen rechtsverbindlichen Vertragsabschluss dar.
  2. Kein Mitarbeiter von [Name Ihres Unternehmens] ist befugt, ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung seines Vorgesetzten einen verbindlichen Vertrag abzuschließen. Daher muss jeder Wille zum Abschluss einer Vereinbarung durch den Vorgesetzten von [Name des Absenders] bestätigt werden.

Umwelt

Diese Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse sind sehr kurz und, versehen mit einem schönen grünen Symbol, können die Umwelt unterstützen und zeigen, dass dies ein wichtiges Anliegen für Sie ist.

  1. Bitte drucken Sie diese E-Mail nicht aus, es sei denn, es ist notwendig. Jede nicht gedruckte E-Mail hilft der Umwelt.
  2. Ist es notwendig, diese E-Mail auszudrucken? Wenn Ihnen die Umwelt so am Herzen liegt wie uns, sehen Sie bitte davon ab, E-Mails auszudrucken. Dies trägt dazu bei, die Umwelt bewaldet und abfallfrei zu halten.

Mitarbeiterhaftung

Dieser E-Mail-Disclaimer bietet dem Unternehmen Hilfestellung, wenn z. B. ein Mitarbeiter etwas Beleidigendes schreibt. Es ist eine Sicherheitsmaßnahme, damit das Unternehmen nicht wegen persönlicher Standpunkte dessen Angestellten verklagt wird.

  1. Die in dieser E-Mail enthaltenen Ansichten und Meinungen gehören ihrem Autor und spiegeln nicht unbedingt die Ansichten und Meinungen des Unternehmens wider. Unsere Mitarbeiter sind verpflichtet, keine diffamierenden Klauseln aufzustellen, gesetzliche Rechte zu verletzen oder deren Verletzung zu genehmigen. Daher übernimmt das Unternehmen keine Haftung für solche Aussagen in E-Mails. Im Falle etwaiger Schäden oder sonstiger Verbindlichkeiten sind die Mitarbeiter für den Inhalt ihrer E-Mails voll verantwortlich.
  2. Die in dieser E-Mail geäußerten Meinungen und Überzeugungen sind meine und müssen nicht die Meinungen und Überzeugungen des Unternehmens widerspiegeln.

Geschätzte Antwortzeit

Die geschätzte Antwortzeit wird in der Regel zu E-Mails hinzugefügt, die von freigegebenen Postfächern mit intensivem E-Mail-Fluss gesendet werden. Ein gutes Beispiel ist eine E-Mail-Adresse für den technischen Support. Informationen darüber, wann mit einer Antwort zu rechnen ist, werden häufig einem Haftungsausschluss in der automatischen Antwort hinzugefügt.

  1. Aufgrund der erhöhten Anzahl von Supportanfragen, die wir derzeit erhalten, kann es bis zu X Tage dauern, bis Sie eine Antwort erhalten. Wir antworten immer zuerst lizenzierten Benutzern. Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten.

E-Mail-Disclaimer in Newslettern

Diese sind besonders wichtig, da sie mit Abonnentenlisten zu tun haben. Gemäß den Vorschriften bezüglich E-Mail-Spamming und Datenschutz müssen Sie eine einfache Möglichkeit bieten, sich von einer solchen Liste abzumelden. Fragen Sie sich vielleicht, was passieren könnte, wenn es keinen Abmeldemechanismus gäbe? Oder wenn Sie keine Angaben zu Ihrem Unternehmen bereitstellen würden? Beispielsweise kann gemäß der kanadischen Anti-Spam-Gesetzgebung (CASL) das Versenden einer kommerziellen elektronischen Nachricht innerhalb, von oder nach Kanada ohne einen solchen Mechanismus zu straf- und zivilrechtlichen Anklagen sowie zu hohen Geldstrafen führen. Weitere Informationen finden Sie auf dieser Website. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse, die Ihnen zeigen, wie Sie damit umgehen können.

  1. Sie haben diese E-Mail erhalten, weil Sie einen Newsletter auf [Adresse Ihrer Website] abonniert haben. Sie können sich jederzeit von unserer Mailingliste abmelden, indem Sie auf Abmelden klicken. Sie können auch auf diese Nachricht antworten und im Betreff Abmelden angeben.
  2. Diese Nachricht wird an Sie gesendet, weil Ihre E-Mail-Adresse auf unserer Abonnentenliste steht. Wenn Sie nicht daran interessiert sind, weitere E-Mails wie diese zu erhalten, klicken Sie einfach auf Abmelden.
  3. Vielen Dank, dass Sie unseren Newsletter abonniert haben. Das Team von [Ihr Firmenname] wird hart daran arbeiten, qualitativ hochwertige Informationen in den Feldern zu liefern, die Sie bei der Anmeldung angegeben haben. Wenn Sie jedoch entscheiden, dass Sie solche E-Mails nicht mehr von uns erhalten möchten, können Sie auf den unten stehenden Link klicken. Klicken Sie hier, um sich abzumelden.

Wenn Sie Ihre Abonnentenliste selbst verwalten, können Sie ganz einfach einen Abmeldelink einrichten. Erstellen Sie einfach einen Hyperlink im Abmeldetext und verlinken Sie ihn auf: mailto:beispiel@beispiel.de?subject=Abmelden

Beispiele für vollständige E-Mail-Haftungsausschlüsse

In vielen Fällen werden Sie sich einen Haftungsausschluss wünschen, der in mehr als nur eine der aufgeführten Kategorien fällt. In einem solchen Fall ist die Gefahr groß, dass Ihr Disclaimer ärgerlich lang wird. Die Aufgabe, einen solchen Haftungsausschluss kurz und umfassend zu halten, ist nicht einfach. Nachstehend finden Sie Beispiele, die Sie verwenden können:

  1. Unternehmen ● Straße ● Stadt ● Postleitzahl ● Bundesland ● Land ● Website
    Der Inhalt dieser Nachricht ist vertraulich. Wenn Sie diese versehentlich erhalten haben, informieren Sie uns bitte per E-Mail und löschen Sie dann die Nachricht. Es ist verboten, den Inhalt dieser Nachricht zu kopieren, weiterzuleiten oder in irgendeiner Weise an Dritte weiterzugeben. Die Integrität und Sicherheit dieser E-Mail können über das Internet nicht garantiert werden. Daher haftet der Absender nicht für etwaige Schäden, die durch die Nachricht verursacht werden
    .
  1. Unternehmen
    Straße
    Stadt
    Postleitzahl
    Land
    Website
Die in dieser E-Mail enthaltenen Informationen sind nur den Augen des benannten Adressaten vorbehalten. Sie dürfen diese Nachricht oder deren Anhänge nicht an Dritte weitergeben. Bitte beachten Sie, dass es in Ihrer Verantwortung als Empfänger liegt, die E-Mail auf schädliche Software zu prüfen. Schließlich müssen die vom Absender offenbarten Meinungen nicht die des Unternehmens widerspiegeln, daher lehnt das Unternehmen jegliche Haftung für die durch den Inhalt dieser E-Mail verursachten Schäden ab.

Beispiele für schlechte Haftungsausschlüsse

Die Rechtswirksamkeit von E-Mail-Disclaimern ist Gegenstand vieler Diskussionen. Einer der Hauptgründe dafür ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass E-Mail-Disclaimer wie ein rechtsgültiger Vertrag sind. Sie sind es nicht.

Die drei häufigsten Fälle einer unkorrekten Verwendung von E-Mail-Disclaimern sind:

  • Seitenlange (und ich habe noch längere gesehen) Haftungsausschlüsse in verschiedenen Sprachen, die versuchen, jede mögliche falsche Verwendung einer E-Mail aufzulisten. Sie sehen besonders schlimm aus, wenn sie zu einer einen Satz langen E-Mail hinzugefügt werden.
  • Aggressive Forderungen, die einem zufälligen Empfänger Angst machen sollen. Sie werden höchstwahrscheinlich nach hinten losgehen.
  • Humorvolle oder unprofessionelle Haftungsausschlüsse, die der Geschäftskorrespondenz hinzugefügt werden.

Einige Beispiele für schlechte Haftungsausschlüsse:

  1. Es ist strengstens untersagt, den Inhalt dieser E-Mail ohne schriftliche Zustimmung des Absenders zu teilen, zu kopieren, auszudrucken oder anderweitig zu verarbeiten.
  2. Sollten Sie diese E-Mail irrtümlicherweise erhalten haben, machen Sie damit, was Sie für richtig halten, bitte jedoch im Rahmen dessen, was der gesunde Menschenverstand Ihnen vorschreibt.
  3. Wenn ich Ihre E-Mail interessant finde, antworte ich sofort. Wenn es sich um eine weitere standardmäßige geschäftliche E-Mail handelt, erlauben Sie bitte 4 Werktage für eine Antwort.
  4. Es spielt keine Rolle, was ich hier schreibe, da Haftungsausschlüsse sowieso niemand liest.

Verwaltung von Haftungsausschlüssen für das gesamte Unternehmen

Um personalisierte E-Mail-Haftungsausschlüsse und -Signaturen automatisch einzufügen oder vollständig gebrandete automatische Antworten einzurichten, können Sie CodeTwo Exchange Rules Pro (wenn Ihr Unternehmen Microsoft Exchange verwendet) oder CodeTwo Email Signatures 365 (wenn Ihr Unternehmen Exchange Online als Teil von Office 365 als E-Mail-Server verwendet) einsetzen. Mit diesen Programmen erstellen und verwalten Sie zentral E-Mail-Haftungsausschlüsse, die automatisch allen von Ihrem Unternehmen gesendeten E-Mails hinzugefügt werden. Die Tatsache, dass die E-Mail-Haftungsausschlüsse auf Serverebene hinzugefügt werden können, bedeutet, dass die Benutzer nicht daran denken müssen, diese zu entwerfen und zu E-Mails hinzuzufügen (selbst zu denen, die von Mobiltelefonen gesendet werden). Darüber hinaus enthalten die Lösungen von CodeTwo eine Bibliothek mit bereits erstellten, grafisch ansprechenden E-Mail-Signaturen und -Haftungsausschlüssen. Mit diesen Tools können Sie auch unterschiedliche E-Mail-Signaturvorlagen für verschiedene Abteilungen erstellen, automatisch bestimmte Haftungsausschlüsse abhängig von der E-Mail-Adresse des Empfängers verwenden und vieles mehr. Weitere Informationen finden Sie unter:

  • CodeTwo Exchange Rules Pro
  • CodeTwo Email Signatures 365 (diese Software kann auch im clientseitigen Signaturmodus betrieben werden, sodass Ihre Benutzer beim Verfassen einer E-Mail in Outlook-Desktopanwendungen zwischen verschiedenen Signatur- und Disclaimer-Varianten wählen können.)

Weitere Artikel:

Einrichten von E-Mail-Signaturen in Outlook im Web (Office 365 und Exchange 2016/2019

[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 16. Februar 2018 veröffentlicht. Er wurde aktualisiert, um die aktuellen Schritte darzustellen, die zum Einrichten einer E-Mail-Signatur auf den jeweiligen Plattformen erforderlich sind.

Damals, als Exchange 2016 veröffentlicht wurde, wurde OWA durch ein brandneues, frisches Outlook im Web, bekannt aus Office 365 (oder Microsoft 365, da sich dieser Name zwischenzeitlich auch geändert hat), ersetzt. Seitdem hat Outlook im Web einige visuelle Upgrades durchlaufen, aber es gab (noch) keine weitere Namensänderung. Interessant ist, dass diese Outlook-Versionen trotz des gleichen Namens, der sowohl für lokale (Exchange 2016 und Exchange 2019) als auch für Cloud-Umgebungen verwendet wird, etwas anders sind. Und obwohl sich beide Clients hinsichtlich der Signaturerstellung ähneln, gibt es auch einige Unterschiede. Einer davon betrifft den Pfad zum Editor für E-Mail-Signaturen.

Einrichten der E-Mail-Signatur im cloudbasierten Outlook im Web

Das Layout des Signatureditors im standardmäßigen E-Mail-Client von Office 365 ist anders, obwohl seine Funktionen im Wesentlichen dieselben sind wie in der On-Prem-Version des Clients. Zwei zusätzliche Buttons sind vorhanden: format painter und quote.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto an und gehen Sie auf Outlook oder verwenden Sie den direkten Link.
    E-Mail-Option im oberen Menü von Office 365
  1. Wechseln Sie als Nächstes zu Settings (klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke) und klicken Sie auf View all Outlook settings unten im Pop-up-Fenster.
    Zugriff auf die Optionen von Outlook im Web in  Office 365
  1. Gehen Sie auf MailCompose and reply. Hier können Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen oder bearbeiten und dabei bestimmen, ob sie automatisch in Ihren neuen Nachrichten bzw. Antworten/Weiterleitungen erscheinen soll. Wenn Sie beide Dropdown-Menüs mit ihren Standardwerten belassen (No signature), müssen Sie die Signatur später beim E-Mail-Schreiben manuell einfügen. Das Settings-Fenster sollte auch über diesen Link abrufbar sein. Editor für E-Mail-Signaturen im Outlook im Web
  1. Sie müssen Ihre Signatur nicht von Grund auf neu erstellen. Wenn Sie den kostenlosen E-Mail-Signatur-Generator verwenden, erstellen Sie im Augenblick eine richtig formatierte E-Mail-Signatur, die Sie später in den Signatureditor von Outlook im Web einfügen können.
    Outlook im Web - Verfassen und Antworten
  1. Nachdem Sie die Signatur eingerichtet haben, klicken Sie auf Save. Die Signatureinstellungen sollten sofort angewendet werden. Im Gegensatz zur On-Prem-Version ist es möglich, mehrere Signaturen für ein einzelnes Postfach zu erstellen und zu verwenden – ähnlich wie beim Outlook-Desktop-Client. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche New signature, nachdem Sie Ihre erste Signatur gespeichert haben, um eine weitere zu erstellen.

Einrichten der E-Mail-Signatur in Outlook im Web (Exchange 2016 oder Exchange 2019)

Outlook im Web sieht hier etwas anders aus als sein Gegenstück in Microsoft 365. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie zu den Einstellungen für E-Mail-Signaturen in Ihrem Outlook im Web gelangen und wie Sie dort eine E-Mail-Signatur hinzufügen oder bearbeiten.

  1. Loggen Sie sich bei Ihrem Outlook im Web-Konto ein und gehen Sie auf die Mail-App.
    Exchange 2016 – Zugriff auf Outlook im Web
  1. Gehen Sie in Outlook im Web auf Settings (Zahnradsymbol oben rechts) und klicken Sie auf Options.
    Exchange 2016 OWA-Optionen
  1. Gehen Sie im linken Bereich auf MailLayout und wählen Sie Email signature.
    Exchange 2016 OWA - Editor für E-Mail-Signaturen
  1. Damit die Signatur in jeder neuen E-Mail-Nachricht erscheint, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatically include my signature on new messages I compose. Auch für Antworten und Weiterleitungen steht eine entsprechende Option zur Verfügung. Richten Sie Ihre E-Mail-Signatur mit den integrierten Formatierungstools ein. Sie können Ihre Signatur auch mit dem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator erstellen und sie dann in den Editor von Outlook im Web einfügen.
    Verwenden Sie verfügbare Formatierungstools, um Ihre E-Mail-Signatur in Outlook im Web zu erstellen
  1. Wenn Ihre Signatur fertig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Save, damit die Änderungen wirksam werden.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche Save, um alle Änderungen an Ihrer E-Mail-Signatur zu übernehmen.
  1. In Ihrem Outlook im Web können Sie überprüfen, ob die Einstellungen korrekt übernommen wurden. Wenn Sie festgelegt haben, dass Ihre Signatur automatisch hinzugefügt wird, sollte sie beim Erstellen einer neuen Nachricht am Ende Ihrer E-Mail angewendet werden.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche New, um eine neue E-Mail-Nachricht in Outlook im Web zu öffnen

Und das ist alles! Jetzt müssen Sie nicht mehr bei jeder neuen E-Mail Ihre Zeit für eine Signatur verbraten. Ihre Signatur ist schon da.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur ändern möchten, wiederholen Sie einfach die obigen Schritte.


Während der Administrator darauf wartet, dass Benutzer ihre E-Mail-Signaturen aktualisieren, hat er sich in ein Skelett verwandelt.

Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung

Während die obige Methode eine schnelle und einfache Möglichkeit zum Festlegen von E-Mail-Signaturen in OWA darstellt, weist sie auch einige Nachteile auf (mehr zu diesem Thema finden Sie in diesem Artikel). Möchten Sie sicherstellen, dass jede E-Mail gut gebrandet ist und alle nötigen Details enthält? Dann ist die zentrale E-Mail-Signaturverwaltung die Lösung für Sie. Unter den folgenden Links erfahren Sie, wie Sie dies mit nativen Tools schaffen:

Einschränkungen der nativen Lösung für E-Mail-Signaturen

Mithilfe der nativen Methoden zur zentralen E-Mail-Signaturverwaltung erstellen Sie einheitliche E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation. Leider ist dieser Ansatz immer noch nicht perfekt, da ihm einige wichtige Funktionen fehlen. Um nur einige zu nennen:

  • Signaturen direkt unter der letzten Antwort oder Weiterleitung,
  • Eingebettete Bilder in E-Mail-Signaturen (die nicht als Anhänge angezeigt werden),
  • E-Mail-Signaturen angezeigt in Gesendeten Elementen,
  • Individuelle Benutzerbilder,
  • Ausblenden leerer Zeilen in Signaturen (z. B. wenn ein Benutzerattribut fehlt).

Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die all diese Funktionen bietet, brauchen Sie ein Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Email Signatures 365 (für Office 365) oder CodeTwo Exchange Rules (für Exchange Server).