Author Archives: Szymon

So erstellen und ändern Sie E-Mail-Signaturen in Outlook 2016, 2013 und 2010

Erstellung und Bearbeitung von Signaturen in Outlook 2010 / 2013

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 02. November 2020 aktualisiert.

Die nachfolgende Anleitung gilt für Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook 2010.

I. Um eine neue E-Mail-Signatur in Outlook 2016, 2013 oder 2010 zu erstellen, öffnen Sie das Menü Signatures and Stationery (Abb. 5). Es gibt zwei Methoden, dies zu tun.

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Welche Angaben sollte eine private E-Mail-Signatur enthalten?

Eine private E-Mail-Signatur gehört heute zum Personal Branding ebenso wie ein Blog, eine Webseite oder ein Social Media Channel. Es lohnt, etwas Zeit in die Gestaltung der Fußzeile zu investieren. Denn, für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. blog-sygnatury-11

Erfahren Sie, welche Daten Sie unbedingt in Ihre private E-Mail-Signatur mit aufnehmen sollten.

Private E-Mail-Signatur

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E-Mail-Signatur in Outlook – Speicherort und Back-up

Standardmäßig werden E-Mail-Signaturen aus MS Outlook unter folgenden Lokationen gespeichert:

Windows XP:
C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

Windows 8 /7 / Vista:
C:\User\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Den Ordner erreichen Sie entweder, indem Sie den o.g. Pfad in die Adressleiste von Windows‘ Datei-Explorer (in Abb.1 rot markiert ) eingeben…

Datei-Explorer

Abb. 1: Ordner mit Signaturen in Windows 8.

…oder wenn Sie die Strg-Taste gedrückt halten und in Outlook unter Options auf den Button Signatures klicken:

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E-Mail-Fußzeile in Outlook.com

E-Mail-Fußzeile in Outlook.com

Es stellt sich heraus, dass die Einrichtung einer Fußzeile in dem Webpanel von Outlook.com anders abläuft als in Office 365 OWA. Wir zeigen Ihnen, wie man das anstellt:

1. Loggen Sie sich zu Ihrem Outlook.com-Account ein und klicken Sie auf das kleine Zahnrad-Symbol oben rechts. Wählen Sie Weitere E-Mail-Einstellungen aus (Abb. 1).

Erweiterte Optionen

Abb. 1: Zahnrad-Symbol und Option „Weitere E-Mail-Einstellungen“.

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Bild in E-Mail-Signatur – verlinkt oder eingebettet?

Bild in E-Mail-Signatur – verlinkt oder eingebettet?
Rotes Kreuz
Abb. 1: Eingerahmtes rotes Kreuz anstelle der Grafik.

Das Format HTML, welches aktuell als Standard für jede E-Mail-Korrespondenz gilt (egal ob Business, Marketing oder privat), erlaubt das Einfügen einer Grafik auf zweierlei Weise – durch Verlinkung und durch Einbettung. Was auf den ersten Blick ziemlich trivial erscheinen mag, hat einen entscheidenden Einfluss darauf, ob ein Werbebanner korrekt angezeigt wird oder ob es in dem Mailclient des Empfängers blockiert wird und als eingerahmtes rotes Kreuz erscheint (Abb. 1).

Nachstehend finden Sie einige Fakten zur Einbettung und zur Verlinkung von Grafiken in E-Mail-Signaturen (und in E-Mails allgemein):

Eingebettetes Bild

Gesendet als versteckter E-Mail-Anhang* und ausgewiesen in dem Quellcode der Nachricht mit einem eigenen Content ID:

<IMG src="cid:unique content id">
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Bilder und Grafiken in E-Mail-Signaturen

Bilder und Grafiken in E-Mail-Signaturen

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 07. Oktober 2020 aktualisiert.

Immer häufiger tauchen Fotos, Logos, Werbebanner, Social Media Icons und Ähnliches in E-Mail-Signaturen auf. Leider nicht alle E-Mail-Plattformen unterstützen das Einfügen von Bildern und Grafiken in Signaturen. Wie gehen Sie mit diesem Problem um?

Hier schauen wir uns die folgenden zwei Lösungen an:

  • verlinkte Bilder – die sich auf einem Webserver befinden und jedes Mal beim Öffnen einer E-Mail heruntergeladen werden;
  • eingebettete Bilder (auch als Inline-Bilder bekannt) – die ein Teil einer E-Mail sind und als versteckte Anhänge gesendet werden.
E-Mail-PlattformEingebettete GrafikVerlinkte Grafik
Office 365NeinJa
Google AppsNeinJa
Exchange 2013NeinJa
Exchange 2010NeinJa
Exchange 2007NeinNein
Exchange 2003NeinNein
Outlook 2013JaJa
Outlook 2010JaJa
Outlook 2007JaJa
Outlook 2003JaJa
OWA (für Office 365 oder Exchange)NeinNein
GmailJaJa
Outlook.comNeinNein

Workarounds und Tricks

OFFICE 365 OWA

Es gibt einen einfachen Weg, Ihrer E-Mail-Signatur eine verlinktes Bild hinzufügen. Öffnen Sie dazu das Bild in einem Browser und kopieren Sie es in den Signatureditor von Office 365 OWA (mehr dazu in diesem Artikel).

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Einheitliche, automatische E-Mail-Signatur in Google Workspace (G Suite)

Einheitliche, automatische Firmensignatur in Google Apps

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 15. Januar 2021 aktualisiert.

Google Workspace (G Suite) bietet die Möglichkeit, allen oder ausgewählten Benutzern automatische E-Mail-Signaturen hinzuzufügen. Sie ist in allen Google Workspace-Plänen enthalten: Mit Ausnahme der alten Google Apps Free-Edition.

Um eine firmenweite, automatische E-Mail-Signatur für Ihre Google Workplace-Organisation (oder ganze Domäne) mit der Option Append footer zu erstellen, folgen Sie den Schritten unten.

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E-Mail-Signaturen und Disclaimer unter Microsoft Exchange Server

Signaturen und Disclaimer, angefügt auf dem Server, gehören unter IT-Administratoren zu den meist gesuchten Funktionen. Auch wenn die Nachfrage nach jener Funktion in den letzten Jahren stark gestiegen ist, bietet Microsoft noch immer keinen robusten Mechanismus für Exchange Server, welcher den Erwartungen der IT-Profis standhalten würde.

In diesem Artikel werden wir Funktionen vergleichen, welche standardmäßig in Exchange Server verfügbar sind, mit den Funktionen von CodeTwo Exchange Rules Pro, einem Management-Plug-in für Exchange 2007, 2010, 2013 und 2016.

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E-Mail-Signatur mit Bild in Office 365

E-Mail-Signatur mit Bild unter Office 365

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 04. November 2020 aktualisiert.

Ältere Versionen des Signatureditors von Office 365 OWA hatten keine integrierte Funktion zum Einfügen einer Grafik in die E-Mail-Signatur, wie einen Button oder einen leicht zugreifbaren HTML-Quellcode. Diese Einschränkung lässt sich aber einfach umgehen. Und zwar so:

  1. Laden Sie Ihr Bild in eine Webadresse hoch (mein Bild ist hier gespeichert).
  2. Öffnen Sie die Webadresse, klicken Sie das Bild mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Kopieren oder eine ähnliche Option in Ihrer Browser aus (z. B. Grafik kopieren in Firefox oder Bild kopieren in Chrome).

    Hinweis: Es ist wichtig, dass Sie das Bild und nicht nur die URL kopieren. Bild aus Webbadresse kopieren
  1. Öffnen Sie den Signatureditor in Office 365 OWA, markieren Sie den Bereich, wo Sie die Grafik einfügen möchten, und drücken Sie auf Strg+V. Office 365 OWA: Signatureditor öffnen
    Bei den neuen Versionen von Outlook im Web können Sie einfach auf das Bildsymbol im Signatureditor klicken, um das Bild von Ihrem Computer einzufügen: Signatur über Button einfügen
  2. Wenn Ihre Signatur wie erwartet aussieht, speichern Sie sie mit dem Button oben im Einstellungsfenster.
  3. Öffnen Sie jetzt eine neue Nachricht, um Ihre Office 365-E-Mail-Signatur zu überprüfen. Neue Signatur
    Hinweis: Wenn Sie die Option Automatically include my signature on new messages that I compose einchecken, wird die Signatur in jeder neuen Nachricht eingefügt.Signatur automatisch einfügenAlternativ können Sie die Signatur manuell über die Schaltfläche Insert signature im Nachrichteneditor einfügen. Signatur manuell einfügen
  4. Bevor Sie Ihre erste E-Mail mit der neuen Signatur senden, prüfen Sie sie in einer Testnachricht.

Signaturbild mit Hyperlink

Um Ihrer Grafik ein Hyperlink hinzuzufügen, klicken Sie sie mit der linken Maustaste. Wenn das Bild markiert ist, klicken Sie auf Insert hyperlink und geben Sie die Hyperlink-URL ein.

Signaturbild mit Hyperlink

Verlinkte Bilder

Wenn Sie die obige Methode anwenden, erhalten Sie ein sogenanntes “verlinktes Bild”. Es gibt aber ein Problem: Viele populäre E-Mail-Clients blockieren diese Bilder. Unser Beitrag Bild in E-Mail-Signatur – verlinkt oder eingebettet? bring das Thema näher für Sie.

Brauchen Sie unternehmensweite E-Mail-Signaturen für Office 365-Benutzer? Vergessen Sie die Office 365-Transportregeln: CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist eine benutzerfreundliche Alternative. Und bietet folgende Funktionen:

  • einfaches Entwerfen von E-Mail-Signaturvorlagen in dem integrierten WYSIWYG-Editor;
  • keine HTML-Kenntnisse erforderlich;
  • Bilder und dynamische Platzhalter mit wenigen Mausklicks eingefügt;
  • Benutzer können ihre Signaturen beim E-Mail-Schreiben sehen;
  • Nicht-IT-Mitarbeiter können E-Mail-Signaturen verwalten (ohne Zugriff auf das Office 365 Admin Panel);
  • einheitliche E-Mail-Signaturen auf allen E-Mail-Clients und Mobilgeräten.

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