Auf den ersten Blick scheinen E-Mail-Signaturen eher unwichtig zu sein, insbesondere wenn Sie sie mit anderen Vorgängen in Ihrem Unternehmen vergleichen. Wenn Sie jedoch einen tieferen Einblick darin geben, stellen Sie bald fest, dass sie doch eine wichtige Rolle spielen. Marketing, Branding oder gute Kundenbeziehungen: Diese Bereiche lassen sich mithilfe von E-Mail-Signaturen zu Ihren Gunsten beeinflussen. Darüber hinaus können auch die darin enthaltenen Haftungsausschlüsse Ihr Unternehmen von rechtlichen Problemen abhalten.

Selbst die am besten formulierte E-Mail wird ihre Aufgabe nicht erfüllen, wenn man nicht genug über den Empfänger und seine Geschäftsbedürfnisse weißt. Daher sollte es für jeden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen heißen: Das Vertrauen eines Kunden zu gewinnen, ist der höchste Priorität. Eine geschickte E-Mail-Signatur mit nützlichen Informationen ist sicherlich ein guter Versuch, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Und wenn Sie sie mit einem attraktiven Marketing-Banner zusammenstellen, können die Ergebnisse Ihre Erwartungen übertreffen.

Es gibt einige Anforderungen, die jede Signatur erfüllen sollte. Gehen wir auf diese näher ein. Dazu zählen:

1. Durchsichtiges und dennoch ansprechendes Design
2. Kompatibilität mit mobilen Geräten
3. Notwendige persönliche Angaben, die den Empfänger nicht überlasten
4. Unterstützung für Social Media

Weniger Code, mehr Design

Formatierungsprobleme

Im Gegensatz zu Websites enthalten die meisten E-Mail-Signaturen keine externe CSS-Datei und keinen externen Stilabschnitt im HEAD-Teil des Dokuments. Grundsätzlich beschreibt der CSS-Code, wie der HTML-Code dargestellt wird, d. h. mit welchen Farben, Schriftgrößen, -Arten und so weiter. Selbst wenn E-Mail-Signaturen einen externen CSS enthalten würden, würde dies nicht funktionieren, da einige E-Mail-Clients den CSS vollständig ignorieren. Wenn Sie also zuverlässige Ergebnisse erzielen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie so wenig HTML-Container wie möglich verwenden und deren CSS-Regeln in jeden Container einfügen (mithilfe des style-Attributs). Beachten Sie dabei, dass die inneren Container die Formatierungsregeln deren Patenten nicht übernehmen. Sie müssen diese Regeln einfach direkt definieren. Wenn es beispielsweise um Tabellen geht, betten Sie Ihre Textformatierungsregeln in das <TD>-Element ein und fügen Sie im keinen Fall den <P>-Tag darin ein. Erstens ist es überhaupt nicht notwendig (Ihre Signatur ohne Grund komplex zu machen). Zweitens können einige E-Mail-Clients (insbesondere Outlook-Clients) die im TD-Element verwendete Textformatierung „vergessen“, den Inhalt unformatiert lassen und in Standardschriftarten wie Times New Roman anzeigen. Und das wollen Sie bestimmt nicht. Der Screenshot unten zeigt die Signaturschriftart, die nach dem Senden einer Antwort in Times New Roman umgewandelt wurde.

Beachten Sie beim Erstellen Ihrer Signatur, dass selbst verschiedene Versionen von Outlook oder anderen E-Mail-Clients einige grundlegende CSS- / HTML-Attribute unterstützen, während andere Versionen es nicht tun.

Hier können Sie herausfinden, welche Attribute unterstützt werden.

Eine andere Sache ist, dass Sie Ihre Signatur manuell oder mit einem für diesen Zweck optimierten Editor erstellen sollten. Die meisten WYSIWYG-Editoren (insbesondere Outlook und Word) fügen inoffiziellen CSS- und HTML-Code hinzu, mit dem Ihre Signatur perfekt für sie angezeigt wird aber für den Rest der E-Mail-Clients zerschlagen bleibt. Mit anderen Worten, das Kopieren des Signaturinhalts aus Word ist keine gute Idee: Es ist ein guter Dokumenteditor, aber definitiv kein Tool zum Erstellen von E-Mail-Signaturen.

Signaturen mit mindestens zwei Spalten

Je nach bevorzugtem Typ, gibt zwei bewährte Methoden zum Erstellen Ihrer Signatur. Bei breiteren und fortgeschrittenen Layouts erzielen Sie die besten Ergebnisse mit HTML-Tabellen. Alte gute Tabellen ermöglichen es Ihnen, auf praktisch jeder Plattform ein zuverlässiges und konsistentes Layout zu erhalten. Es gibt nämlich nicht viele Möglichkeiten, sie anders zu interpretieren – im Gegensatz zu <DIV>-Containern. In der Tat behandeln die meisten E-Mail-Clients die Float-Eigenschaft für HTML-Container nicht ordnungsgemäß und machen den gesamten Inhalt kaputt. Beachten Sie außerdem, dass jeder E-Mail-Client sich in den HTML-Code etwa einmischt (wenn er Nachrichten beantwortet oder weiterleitet), wodurch der Quellcode unklar wird.

Es ist am besten, diese Auswirkungen gleich zu Beginn zu vermeiden. Aus Erfahrung kennen wir einige Fälle von Benutzern, die ihre Tabelle so gestalteten, dass die erste Zeile der Tabelle aus zwei Spalten und die zweite aus zwei zusammengeführten Spalten bestand. Zumeist hatten die Zellen jedoch nicht die gewünschte Größe. Die beste Lösung wäre hier, zwei Tabellen nacheinander zu erstellen, wie in der Abbildung unten dargestellt.

Schließlich sollten Sie beachten, keine Tabellen zu verwenden, die breiter als 600 Pixel sind. Es kann nämlich dazu führen, dass auf einigen Geräten die gesamte E-Mail verkleinert wird (wir gehen noch später darauf).

Signaturen mit nur einer Spalte

Ein anderer Ansatz kann verwendet werden, wenn Ihre Signatur aus Elementen besteht, die untereinander erscheinen. In einem solchen Fall ist es besser, bei nur einem Container zu bleiben. In der Tat sollte ein Absatz ausreichen. Dies bedeutet natürlich nicht, dass Sie bestimmte Teile Ihrer Signatur nicht anders formatieren können. Sie können dazu einfach die <SPAN>-Tags verwenden. Und wenn Sie die Zeile unterbrechen möchten, verwenden Sie immer das <BR>-Tag anstatt eines neuen Absatzes. Dazu können Sie in den meisten WYSIWYG-Editoren (einschließlich der in CodeTwo-Produkten verfügbaren) einfach Umschalt + Eingabetaste drücken. Mit einer solch grundlegenden HTML-Syntax können Sie das beste Aussehen Ihrer E-Mail-Signatur erzielen, und zwar auch auf Mobilgeräten. Wenn Sie jedoch mehr als einen Absatz verwenden müssen, denken Sie daran, die Margins und die Paddings Ihrer Absätze klar zu definieren. Andernfalls können unerwünschte (verkleinerte / vergrößerte) Lücken zwischen ihnen auftreten. Schließlich kann das einzige Problem auftreten, wenn Sie ein ziemlich breites Bild einfügen (aber keine Sorge, wir haben dies später auch in diesem Artikel behandelt).

Unterstützung für Mobilgeräte

Schauen wir uns jetzt die mobilen E-Mail-Signaturen an. Die Zeiten, wenn E-Mails nur auf Desktops gelesen werden, sind bereits vorbei. Mehr als die Hälfte der E-Mails ist auf Mobilgeräten geöffnet: Handys und Tablets. Die meisten E-Mail-Signaturen sind nicht für mobile Plattformen optimiert und können tatsächlich Probleme beim Rendern einer gesamten E-Mail verursachen. Hersteller mobiler Geräte sind sich dieser Art von Problemen durchaus bewusst, ihre Lösungen für diese Probleme sind jedoch alle unterschiedlich. Die gleiche Nachricht und Signatur können je nach mobilem Betriebssystem unterschiedlich angezeigt werden. Alle diese Lösungen werden jedoch nur für den Fall verwendet, dass Ihr E-Mail-Inhalt aufgrund irgendeiner Einschränkungen nicht normal angezeigt werden kann. Wenn Ihre Signatur beispielsweise breiter als die Breite Ihres Bildschirms ist, kann Ihr Handy einen Teil der Signatur ausblenden oder eine gesamte Nachricht verkleinern, um sie in voller Breite anzuzeigen. Der Trick besteht jedoch darin, eine Signatur so zu gestalten, dass der E-Mail-Client diese zusätzlichen Lösungen nicht anwenden muss, um die Nachricht korrekt anzuzeigen.

Um dies zu erreichen, müssen Sie Ihre Signatur so eng wie möglich halten, ohne feste Abmessungen zu verwenden, wenn diese nicht erforderlich sind. Überlegen Sie auch, was für Sie am besten ist: Wörter zu umbrechen und eine gute Schriftgröße beizubehalten (Standardverhalten) oder das Umbrechen zu verhindern und die Nachricht verkleinern zu lassen (Sie können die CSS-Eigenschaft white-space: nowrap hinzufügen).

Wenn Sie ein Banner oder ein breites Bild hinzufügen, stellen Sie möglicherweise fest, dass dieses Bild die Nachricht verkleinern kann, genauso wie es eine breite Tabelle machen würde. Daher überlegen Sie es, die CSS-Eigenschaft max-width: 100% zu verwenden, um dieses Bild automatisch zu skalieren. Ihr mobiler E-Mail-Client behält es so breit wie Ihr Bildschirm.

Darüber hinaus zeigen einige E-Mail-Clients keinen Text an, der kleiner als die gewünschte Größe ist. Es kann jedoch umgangen werden (wie in diesem Artikel für iOS-Geräte). Bevor Sie aber es versuchen, stellen Sie sicher, dass dies wirklich in Ihrem Fall nötig ist.

Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, dass der Signaturtext (insbesondere dort, wo der Haftungsausschluss sich befindet) überschnitten ist. Dies liegt an der falsch verwendeten Eigenschaft für die Zeilenhöhe (line-height). Dieselben Werte, die perfekt auf Ihren Desktop-Computer passen, werden für mobile Geräte einfach nicht geeignet. Tatsächlich scheint es in diesem speziellen Fall wahr zu sein, dass das Beste des Guten Feind ist. Somit empfehlen wir, diese Eigenschaft nicht zu verwenden, da die Standardeinstellungen ihre Aufgabe perfekt erfüllen.

Für einige Geräte gibt es gar keine Option zum Konvertieren der Nachricht in HTML. Glücklicherweise einige Drittanbieter-Lösungen (wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 oder CodeTwo Exchange Rules Pro) verfügen über diese und andere wertvolle Funktionen für HTML-Signaturen.

Eine gut servierte Information schmeckt besser

Natürlich muss der Inhalt Ihrer Signatur angemessen sein. Ihr Empfänger darf nicht den Eindruck haben, dass es fehlende Informationen über Ihr Unternehmen gibt. Andererseits kann die Signatur nicht überlastet sein. Schließlich ist die eigentliche Nachricht in Ihrer E-Mail weitaus wichtiger als die Signatur selbst.

Eine Signatur muss nämlich sowohl für jeden Benutzer personalisiert sein als auch Design-Eigenschaften haben, die für alle Mitarbeiter allgemein sind. Dadurch wird jede Signatur mit Ihrem Unternehmen identifizierbar. Zu diesem Zweck verwendet man am besten Lösungen, die eine zentralisierte E-Mail-Signaturverwaltung ermöglichen (wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 und CodeTwo Exchange Rules Pro) und die Benutzerinformationen aus Ihrem Office 365-Tenant oder aus Ihrem lokalen Active Directory ziehen. Wenn Sie nicht über eine solche Umgebung verfügen, kann dies ein echter Engpass bedeuten, da es keine Quelle gibt, aus der Sie Benutzerdetails abrufen können. Und was mit Signaturen eingerichtet über Gruppenrichtlinienobjekte? Die werden nicht von alle Plattformen unterstützt. Ja, das kann Kopfschmerzen bereiten.

Abgesehen davon müssen Sie es auch berücksichtigen, dass einige persönliche Benutzerdaten möglicherweise fehlen werden. So kann es zum Beispiel für eine Person, die Fernarbeit leistet, keine direkte Nummer geben. In solch einem Fall bleibt die ganze Signaturzeile leer. Es sei denn, sie verwenden die RT-Tags, die in CodeTwo-Software verfügbar sind. Diese Funktion blendet fehlende AD- / Office 365-Daten aus Ihrer Signatur zusammen mit der ganzen Zeile aus.

Um das Design attraktiver zu machen, verwenden Sie außerdem verschiedene Schriftgrößen und -familien sowie verschiedene Farben. Sie können jedoch keine Schriftarten verwenden, die nicht standardmäßig installiert sind. Stattdessen wird möglicherweise eine hässliche Alternative angezeigt. Und versuchen Sie nicht einmal, lächerliche Schriftfamilien wie Comic Sans oder schreiende Farben zu verwenden. Andernfalls rennen Ihre Kunden davon und teilen ihren Geschäftspartnern mit, dass Ihr Unternehmen die schlechtesten Signaturen im Internet hat. Ein Beispiel für eine gut gestaltete E-Mail-Signatur ist unten dargestellt.

Nicht zuletzt verwenden Sie nur gängige Bildformate wie JPEG oder PNG und setzen Sie deren gewünschte Größe ein, bevor Sie sie in Ihre Signatur einfügen, oder verkleinern Sie sie mit HTML und CSS.

Mit Social Media näher an Ihren Kunden

Heutzutage sind Social Media-Plattformen einer der besten Orte, wo man sein Web-Image aufbauen kann. Lassen Sie daher Ihre Kunden Ihre offizielle Profile wissen. Am besten erreichen Sie es, wenn Sie ein kleines Logo einer bestimmten Social Media-Plattform in Ihrer Signatur einbetten, das direkt zu Ihren Profil führt. Natürlich können Sie beliebig viele Social Media-Links in Ihre E-Mail-Signatur einfügen. Einige Editoren, die in den Signatur-Verwaltungstools verfügbar sind, können diesen Vorgang erheblich vereinfachen und so Ihnen die manuelle Arbeit sparen. Darüber hinaus können Sie die Benutzerdaten (z. B. aus Active Directory) verwenden, um die erforderlichen Links zu erstellen. Sie können natürlich nicht nur einen allgemeinen Profillink Ihres Unternehmens hinzufügen, sondern auch individuelle Benutzerkonten aus verschiedenen Plattformen.

Während Sie Ihre Ikonen mit Social Media-Plattformen verlinken, stellen Sie dabei sicher, dass Sie entweder das PNG- oder das JPG-Format und das Attribut border = 0 für das Bild verwenden. Andernfalls kann ein unerwünschter blauer Rand um das gesamte Bild herum erscheinen.

Außerdem ist es eine gute Idee, Ihrer Signatur ein anklickbares Banner hinzuzufügen, das auf Ihre Veranstaltung oder Aktivität verweist und später von Ihren Kunden geteilt werden kann (beachten Sie dabei, dass die Versendung des Banners an den Empfänger mit dem deutschen Gesetzgebung konform ist). Auf diese Weise können Sie Ihre wichtigen Marketingkampagnen nahezu mühelos bewerben.

Hoffentlich haben Sie jetzt ein klares Bild davon, wie Sie eine geschickte E-Mail-Signatur entwerfen und sie auch an mobilen Plattformen anpassen können. Das Hauptprinzip lautet: Halten Sie das Design so einfach wie möglich und verlassen Sie sich auf bewährte Praktiken. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Signaturen, die am besten verwendet werden können: Horizontale, die in einer HTML-Tabelle mit richtiger Breite eingebettet ist, und vertikale, die Angaben untereinander anzeigt.

Wenn Sie Signaturen zu Ihren Geschäfts-E-Mails hinzufügen möchten, verwenden Sie am besten dazu eine Lösung zur zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen. Sie verwenden nämlich die in Active Directory oder in Office 365 gespeicherten persönlichen Benutzerdaten, um individuelle Signaturen zu erstellen oder sogar personalisierte Social Media-Links einzufügen. Solche Lösungen erlauben Ihnen außerdem, mühelos Banners in den Signaturen einzufügen, sodass Ihre Empfänger über die wichtigsten Unternehmensereignisse informiert sind.

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