Outlook: Email-Signatur mit verlinktem Bild/Bild aus dem Internet erstellen

Anders als Web-basierte Mailclients wie Gmail oder OWA bettet Microsoft Outlook Bilder in Email-Signaturen ein, anstatt nur auf den Speicherort im Internet zu verlinken.

Zwar haben verlinkte Bilder einige Nachteile (siehe dazu diesen Artikel), dennoch können sie verwendet werden, wenn beispielsweise die Größe von Emails möglichst überschaubar bleiben soll. Nachstehend finden Sie eine Anleitung, wie man das Standardverhalten von Outlook ändern kann, um verlinkte Bilder/Bilder aus dem Internet zu nutzen. Weiterlesen

In Thunderbird Email-Signatur einrichten

In dem vorliegenden Artikel werden drei Methoden vorgestellt, wie man in Mozilla Thunderbird eine Email-Signatur erstellt:

  • man hinterlegt einen HTML-Code direkt in den Account-Einstellungen oder,
  • man importiert eine HTML-Datei mit Email-Signatur oder,
  • man erstellt die Signatur direkt im Email-Fenster und kopiert sie in die Thunderbird-Einstellungen.

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Exchange Server 2016: Email-Signatur erstellen

Die wahrscheinlich größte Überraschung hinsichtlich des Release von Exchange 2016 war dessen geringe Abgrenzung zu Exchange 2013. In puncto Email-Signaturverwaltung gibt es kaum Unterschiede (sprich, wenn Sie mit der 2013er Version vertraut sind, können Sie in 2016 direkt loslegen). Wenn Sie allerdings noch keine Gelegenheit hatten, an Exchange 2013 herum zu probieren, ist die nachstehende Anleitung für Sie.

WICHTIG: In dem nachstehenden Beispiel wird eine unternehmensweite HTML-Signatur für Emails erstellt, welche an externe Adressen gesendet werden.

1. Über Ihren Internetbrowser öffnen Sie das Exchange Admin Center (tippen Sie https://<CASServerName>/ecp oder https://mail.contoso.com/ecp in die Adresszeile ein), indem Sie sich mit Zugangsdaten vom Transportregeln-Administrator anmelden.

2. In der Funktionsübersicht links gehen Sie auf mail flow. Anschließend klicken Sie auf den Tab rules:

mail-flow-rules

3. Klicken Sie auf den Plus-Button (+) und wählen Sie Apply disclaimers…*:

add-rule

* Es ist eine kleine Abkürzung. Wenn Sie auf Create a new rule… gehen, werden Sie sich in dem Fenster new rule zu der Aktion Apply disclaimers durchklicken müssen. Das ist alles. Egal für welche Aktion Sie sich entscheiden, werden Sie in dem Fenster new rule zu einer anderen Aktion wechseln können.

4. Benennen Sie Ihre Signaturregel (in unserem Beispiel heißt sie “External signature”). Unter *Apply this rule if… definieren Sie, welche Kondition gegeben sein muss, damit die Regel getriggert wird.

Weil die Signatur an alle Emails angefügt werden soll, die an externe Kontakte rausgehen, definieren Sie The recipient is located… und in dem nachfolgenden Fenster Outside the organization.

new-rule-conditions

WICHTIG: Im Fall, dass Sie weitere Konditionen oder Ausnahmen hinzufügen möchten, klicken Sie auf More options… unten im Fenster new rule.

5. Unter *Do the following… sollte bereits die Aktion Append the disclaimer… stehen (falls nicht, nutzen Sie das Dropdown-Menü). Klicken Sie auf Enter text…:

enter-text

6. Im Fenster specify disclaimer text definieren Sie den Text bzw. den HTML-Code Ihrer Email-Signatur.

specify-disclaimer-text

Sie können auf Variablen Ihrer Exchange-Postfächer zurückgreifen, indem Sie sie wie folgt eingeben: %%[Name der Variablen]%%. Folgende Variablen sind in Exchange 2010 und 2013 verfügbar:

  • DisplayName
  • FirstName
  • Initials
  • LastName
  • Office
  • PhoneNumber
  • OtherPhoneNumber
  • Email
  • Street
  • POBox
  • City
  • State
  • ZipCode
  • Country
  • UserLogonName
  • HomePhoneNumber
  • OtherHomePhoneNumber
  • PagerNumber
  • MobileNumber
  • FaxNumber
  • OtherFaxNumber
  • Notes
  • Title
  • Department
  • Company
  • Manager
  • CustomAttribute1 – CutomAttribute15

7. Nachdem Sie den Signaturinhalt festgelegt haben, klicken Sie auf Select one… und entscheiden Sie, was geschehen soll, wenn eine Nachricht nicht verarbeitet werden kann (das kann z.B. bei verschlüsselten Emails passieren).

fall-back-action

Sie haben die Wahl zwischen:
Wrap – Die ursprüngliche Nachricht wird an eine neue Email angefügt, welche dann durch die Regel verarbeitet wird.
Ignore – Die ursprüngliche Nachricht wird unverarbeitet gesendet.
Reject – Die ursprüngliche Nachricht wird nicht gesendet.

8. Im Bereich Properties of this rule können Sie die Standardeinstellungen anpassen. Es sind:

- Die Regelpriorität im Verhältnis zu anderen Regeln (0 wird als erstes verarbeitet, 1 als zweites etc.):

Priority

- Regel-Audit (die Leistung der Regel kann via Exchange-Berichte ausgewertet werden, ein Feature verfügbar nur für Exchange Online):

Audit-this-rule-with-severity-level

- Die Regel kann auf drei Wegen gespeichert werden:

Choose-a-mode-for-this-rule

Enforce – Die Regel greift sofort nach dem Speichern.
Test with Policy Tips – Gilt nur für DLP-Regeln (Weitere Infos finden Sie in diesem TechNet-Artikel: https://technet.microsoft.com/de-de/library/jj150527%28v=exchg.150%29.aspx)
Test without Policy Tips – Die Regel bleibt nach dem Speichern inaktiv. Um sie zu testen, müssen Sie die Aktion Generate incident report… hinzufügen (Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen mehrerer Aktionen zu einer Regel).

9. In der rechten unteren Ecke klicken Sie auf Save und prüfen Sie Ihre Regel.

testing

Mehr Optionen…

Wenn Sie in Ihre Regel mehrere Konditionen, Ausnahmen und Aktionen einbinden möchten, klicken Sie auf More options… im unteren Bereich des Editorfensters:

more-options

Nun können Sie zu Ihrer Regel mehrere Konditionen, Aktionen und Ausnahmen hinzufügen:

More-conditions-esceptions

Mit dem Editor legen Sie zudem fest:

  • wann die Regel greifen soll (keine Rekurrenzfunktion verfügbar),
  • ob weitere Regeln verarbeitet werden sollen,
  • ob die Sendung ausgesetzt werden soll, falls die Regel nicht verarbeitet werden kann,
  • ob der Sender auf Basis von Header, Umschlag oder beiden abgeglichen werden soll,
  • den Kommentar zu der Regel.

Additional-options

Einschränkungen der nativen Email-Signaturfunktion in Exchange 2016

Auch hinsichtlich der Einschränkungen unterscheidet sich Exchange 2016 kaum von der Vorgängerversion. Es ist nach wie vor nicht möglich:

  • Signatur direkt unterhalb der letzten Email anfügen zu lassen,
  • Signatur im Ordner Gesendete Elemente anzeigen zu lassen,
  • Grafik einzubetten,
  • andere Active Directory-Variablen zu verwenden, als die in der oben stehenden Übersicht.

Um die Einschränkungen zu überwinden und Features wie kontrollierten Fernzugriff auf Email-Signaturregeln und HTML-Template-Editor zu nutzen, können Sie zu CodeTwo Exchange Rules 2016 greifen.

Email-Signatur für Gmail/Google Apps erstellen

WICHTIG: Bevor Sie anfangen, vergewissern Sie sich, dass der Plain text mode nicht aktiviert ist. Wenn Sie erfahren möchten, wie das geht, klicken Sie hier.

1. Sobald Sie sich zu Ihrem Account in Gmail / Google Apps eingeloggt haben, klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der rechten oberen Ecke (Abb. 1) und gehen Sie auf Settings:

Settings-Gear-icon
Abb. 1: Settings/Zahnradsymbol in Gmail/Google Apps.

2. Im Tab General scrollen Sie nach unten bis zur Sektion Signature (Abb. 2).

General-Signature-674
Abb. 2: Sektion Signature im Tab General. Die Option Insert this signature before quoted text… lässt Sie entscheiden, ob die Signatur direkt unterhalb Ihrer Antworten/Weiterleitungen angefügt werden soll (Option eingecheckt), oder am Ende des Konversations-Threads (Option ausgecheckt).

3. Erstellen Sie Ihre Signatur. Der Editor verfügt über einige Formatierungsoptionen wie Schriftart, Schriftgröße (klein, normal, groß und sehr groß), Hyperlinks, Bilder, Ausrichtung etc.

4. Wenn Sie mit dem Template fertig sind, scrollen Sie bis nach ganz unten und klicken Sie auf Save Changes (Abb. 3).

Save-changesAbb. 3: Button Save Changes unten im Tab General.

WICHTIG: Wenn Sie in dem Gmail Message Composer die Option Plain text mode (Abb. 4) ausgewählt haben, sind die Optionen unter Signature (Abb. 2): No signature und Plain text (d.h. Sie werden den Text nicht formatieren können). Für Rich Text-Signatur wie in Abb. 2 klicken Sie auf Inbox, um zu der Inbox-Ansicht zu wechseln. Klicken Sie auf Compose, um den Message Composer zu öffnen. Gehen Sie auf More options in der unteren rechten Ecke und checken Sie die Option Plain text mode aus. Warten Sie einen Moment und gehen Sie nun wieder auf Settings, General, Signature (Abb. 2).

Plain-text-mode
Abb. 4: Plain text mode und der Pfeil More options in dem Gmail Message Composer.

Nach Abschluss der Prozedur erscheint Ihre Signatur in jeder neuen Email, Antwort oder Weiterleitung, an der im Schritt 2 definierten Stelle.

Für weitere Infos zu Gmail/Google Apps-Signaturen lesen Sie diesen Google Support-Artikel.

Unternehmensweite Email-Signaturen in Google Apps

Wenn Sie schnell eine professionelle Email-Signatur für Google Apps for Business-Anwender einrichten möchten, lernen Sie CodeTwo Email Signatures kennen. Laden Sie das Programm herunter und testen Sie es 30 Tage kostenlos.

iPhone: HTML-Email-Signatur mit Grafik

INFO: Der Artikel erklärt, wie man auf einem iPhone eine HTML-Email-Signatur mit Bild hinterlegt. Um zu erfahren, wie man, eine HTML-Signatur für mehrere iPhones – angebunden an ein Google Apps-, Office 365- oder Microsoft Exchange-Account – erstellt, lesen Sie diesen Artikel.

Die Signatur, welche standardmäßig auf iPhones angefügt wird – ‘sent from my iPhone’ – liefert immer wieder Stoff für lustige Wortspiele. Wenn Sie auf Ihrem iPhone Geschäfts-Emails verfassen, werden Sie sich wohl für eine professionellere Variante entscheiden. Zu diesem Zweck öffnen Sie Settings App > Mail, Contacts, Calendars > Signature und tippen Sie Ihren neuen Einzeiler ein. Weiterlesen

E-Mail-Signatur mit Social Media Buttons

Soziale Netzwerke befinden sich längst auf der Überholspur und ziehen an traditionellen Formaten wie TV oder Presse vorbei. Im Resultat tauchen in immer mehr E-Mail-Signaturen, ob privat oder geschäftlich, Links zu Facebook, Twitter, Linkedin und anderen Social Media Profilen auf.

signature-example

Einen Hyperlink in die Signatur einzufügen, ist schnell erledigt. Es sieht allerdings viel professioneller aus, wenn stattdessen ein Button mit dem Logo des jeweiligen Netzwerks eingebunden wird. Die nachfolgende Anleitung erläutert, wie Sie das anstellen.

1. Symbol des sozialen Netzwerks finden

Sie können Google Bilder durchsuchen, um das Logo von Facebook & Co. zu finden und auf Ihren PC herunterzuladen. Wenn Ihr Unternehmen einen Grafiker beschäftigt, kann dieser ein Icon entwerfen, das genau Ihren Anforderungen entspricht.

Sie können auch ein oder mehrere unten stehende Icons herunterladen (oder die URL kopieren) und in Ihrer Signatur verwenden:

facebookgoogleplus-2linkedintwitteryoutuberssskypepinterestredditflickrblueinstagramvimeowordpressdigg

2. Icon in die Signatur einbinden

Sobald Sie das entsprechende Icon haben, kann es an einer dafür vorgesehenen Stelle angefügt werden (zumeist unterhalb Ihrer Kontaktdaten o.ä.).

Zu diesem Zweck öffnen Sie Ihren Signatureneditor. Für weitere Instruktionen nutzen Sie die nachstehenden Links:

Wenn Ihr System über einen grafischen Editor verfügt (wie z.B. Outlook, Google Apps for Business oder Gmail), werden Sie auf eine Bild einfügen-Funktion zurückgreifen können, um das Icon einzubinden.

Im Fall, dass man nur mit HTML-Code arbeiten kann (Exchange Server, Office 365 etc.), werden Sie den HTML-Tag IMG verwenden müssen, um die Web-Lokation der Grafik zu definieren. Beispiel:

<img src="http://www.mail-signatures.com/articles/wp-content/themes/emailsignatures/images/gplus-35x35.png">

3. Button auf Social Media Profil verlinken

Jetzt müssen Sie nur noch dafür sorgen, dass der Button auch funktioniert. Um das zu tun, verlinken Sie ihn auf Ihr Social Media Profil.

Wenn Sie mit einem grafischen Editor arbeiten, geht das ganz einfach. Klicken Sie die Grafik an und in dem Editor-Menü gehen Sie auf Hyperlink einfügen (o. Ä.) Tippen Sie die URL (Hyperlink) Ihres Profils ein. Denken Sie daran, dass es die vollständige URL Ihres Profils sein muss (z.B. http://www.facebook.com/CodeTwo oder http://twitter.com/CodeTwoSoftware).

Wenn man mit „rohem“ HTML arbeitet, muss zuerst die Stelle gefunden werden, wo der Code der Grafik beginnt (s. oben). Zum Verlinken auf Ihr Profil muss der Code in <a href=…></a>-Tags stehen. Das Outcome sieht ungefähr so aus:

<a href="http://www.facebook.com/CodeTwo"><img src="http://www.mail-signatures.com/articles/wp-content/themes/emailsignatures/images/facebook-35x35.png"></a>

Weitere Schritte

Das war’s. Sie haben in Ihrer Signatur einen klickbaren Button, welcher direkt zu Ihrem Social Media Profil führt. Wiederholen Sie jetzt den Vorgang für alle weiteren Netzwerke, die nebst Ihren Kontaktdaten in der Signatur erscheinen sollen.

Sehen Sie auch

Falls Sie fertige Signatur-Templates suchen, können Sie gern unsere Gallerie nutzen und ein einsatzbereites Signatur-Template herunterladen.

Im Fall, dass Sie Exchange (2016, 2013, 2010 oder 2007) oder Office 365 betreiben und einen einfachen Weg suchen, um E-Mail-Signaturen mit Social Media Buttons zu erstellen, lernen Sie unseren Manager für Exchange-Signaturen kennen.

Erstellen und Hinzufügen einer Signatur in Office 365 OWA

Dieser Artikel befasst sich mit E-Mail-Signaturen in dem Webmailclient unter Office 365. Wenn Sie erfahren möchten, wie man in Office 365 unternehmensweite E-Mail-Signaturen einrichtet, lesen Sie diesen Artikel.

1. Nachdem Sie sich zu Ihrem Office 365-Account eingeloggt haben, klicken Sie in der oberen Leiste auf Outlook und wechseln Sie zu Outlook Web App. Weiterlesen

Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365

Aus der nachfolgenden Anleitung erfahren Sie, wie man mit dem integrierten Tool von Office 365 eine unternehmensweite E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer einrichtet. Ähnlich wie die meisten modernen Lösungen für E-Mail-Fußzeilen unterstützt das Tool auch HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu Google Apps for Business o.Ä. ermöglicht das Tool ebenfalls Erstellung einer automatisch personalisierten Anwendersignatur. Auf eine ziemlich unschöne Einschränkung stößt man allerdings in Antworten und Weiterleitungen – dort erscheinen die Signaturen übereinandergestapelt, am Ende der Nachricht. Es fehlt zudem eine Vorschaumöglichkeit auf der Enduserseite (Mehr erfahren…). Weiterlesen

Erstellung und Bearbeitung von Signaturen in Outlook 2010 / 2013

Die nachfolgende Anleitung bezieht sich auf Outlook 2010 und Outlook 2013.

I. Um in Outlook 2010 oder 2013 eine neue Signatur zu hinterlegen, öffnen Sie das Menü Signatures and Stationery (Abb. 5). Es gibt zwei Methoden, wie man dorthin gelangt. Weiterlesen

Welche Angaben sollte eine private E-Mail-Signatur enthalten?

Eine private E-Mail-Signatur gehört heute zum Personal Branding ebenso wie ein Blog, eine Webseite oder ein Social Media Channel. Es lohnt, etwas Zeit in die Gestaltung der Fußzeile zu investieren. Denn, für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. blog-sygnatury-11

Erfahren Sie, welche Daten Sie unbedingt in Ihre private E-Mail-Signatur mit aufnehmen sollten.

Private E-Mail-Signatur

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