Unternehmensweite E-Mail-Signatur in Office 365

Aus der nachfolgenden Anleitung erfahren Sie, wie man mit dem integrierten Tool von Office 365 eine unternehmensweite E-Mail-Signatur oder einen Disclaimer einrichtet. Ähnlich wie die meisten modernen Lösungen für E-Mail-Fußzeilen unterstützt das Tool auch HTML-Inhalt wie Tabellen, Bilder und Schriftformatierung. Im Gegensatz zu Google Apps for Business o.Ä. ermöglicht das Tool ebenfalls Erstellung einer automatisch personalisierten Anwendersignatur. Auf eine ziemlich unschöne Einschränkung stößt man allerdings in Antworten und Weiterleitungen – dort erscheinen die Signaturen übereinandergestapelt, am Ende der Nachricht. Es fehlt zudem eine Vorschaumöglichkeit auf der Enduserseite (Mehr erfahren…).

  1. Melden Sie sich zu Ihrem Office 365 Admin Center mit Zugangsdaten des Exchange Online-Administrators an: portal.microsoftonline.com
  2. In dem Hauptmenü gehen Sie auf Admin, Exchange (Abb. 1). Das Exchange Admin Center wird geöffnet.

blog esigAbb. 1: Option Exchange in dem Hauptmenü von Office 365 Admin Center.

  1. Im Navigationsbereich des Exchange Admin Center klicken Sie auf mail flow (s. rot in Abb. 2). In dem Bereich rechts wechseln Sie zum Tab rules (s. gelb in Abb. 2).

blog esigAbb. 2: Exchange Admin Center und die Oberfläche für Mail-Flow-Regeln.

  1. Klicken Sie auf das Plussymbol und gehen Sie auf Apply disclaimers… (Abb. 3).

In dem nachfolgenden Pop-up-Fenster new rule ist die Aktion Apply disclaimers bereits aktiviert (Wenn man hingegen auf die Option Create new rule… klickt, erscheint das Fenster new rule, ohne dass darin bestimmte Attribute vorgegeben sind).

blog esigAbb. 3: Liste der verfügbaren Aktionen für eine Mail-Flow-Regel. Aktion Apply disclaimer rot markiert.

  1. In dem Fenster new rule benennen Sie Ihre Regel und passen die Einstellungen an Ihre Anforderungen an.

WICHTIG: Für mehr Optionen (z.B. Ausnahmen, Voranstellung des Disclaimers etc.) klicken Sie unten im Fenster auf den Link More options… (Abb. 4):

blog esigAbb. 4: Button More options… im Fenster der neuen Transportregel.

Unter *Apply this rule if… definieren Sie Konditionen, welche erfüllt werden müssen, damit die Aktion greift. Die Liste der Konditionen finden Sie auf dieser TechNet-Seite.

Unter *Do the following… sollte die Aktion Append the disclaimer… bereits ausgewählt sein (falls nicht, nutzen Sie das Drop-down-Menü, um die Aktion auszuwählen). Nun entwerfen Sie Ihre Signatur. Dazu klicken Sie auf den Link Enter text… und in dem Pop-up-Fenster specify disclaimer text definieren Sie Text oder HTML-Code für Ihre unternehmensweite Fußzeile (Abb. 5).

blog esigAbb. 5: Mail-Flow-Regeln in Exchange Online: Fenster specify disclaimer text.

Damit die Fußzeile automatisch personalisiert wird, verwenden Sie Exchange Property Variables wie Frist name, Last name, Phone number etc. Die Variablen fügen Sie nach dem Muster %%PropertyName%% ein. Eine Übersicht aller unterstützten Werte finden Sie auf dieser TechNet-Seite.

Als Nächstes wählen Sie die präferierte Fallback Action aus, für den Fall, dass beim Einfügen der Signatur Probleme auftreten. Zur Auswahl stehen: wrap (die originale Nachricht geht als Anhang mit Signatur raus), ignore (die Nachricht geht ohne Signatur raus) oder reject (die Nachricht geht nicht raus).

TIPP: Sie müssen nicht zwingend ein HTML-Experte sein, um eine professionelle Signatur zu erstellen. Laden Sie ein Template aus unserer Bibliothek mit kostenlosen Signaturtemplates herunter und passen Sie es an, sodass alle Variablen dem Muster %%PropertyName%% folgen. Fügen Sie den HTML-Code des Templates in Office 365 ein und befolgen Sie weitere Anweisungen dieser Anleitung.

  1. Die restlichen Regeleigenschaften können beibehalten oder angepasst werden. Für mehr Informationen über diese Einstellungen und Differenzen bei Bearbeitung von Nachrichten unterschiedlichen Typs lesen Sie diesen Artikel.
  2. Speichern Sie Ihre Regeleinstellungen, indem Sie unten im Fenster auf Save klicken.
  3. Testen Sie Ihre neue Signatur.

Einschränkungen der nativen Lösung in Office 365

Es gibt einige wichtige Dinge, die sich mit der integrierten Lösung von Office 365 nicht erledigen lassen. Dazu gehört:

  • Anfügen der Signatur unterhalb des neuesten Textes in Antworten / Weiterleitungen
  • Überschreibung existierender Anwendersignaturen (eingerichtet in Outlook und anderen Clients)
  • Ausblendung von Zeilen, wo die Variable nicht ergänzt werden kann (z.B. bei fehlenden Einträgen in dem Userverzeichnis)
  • Signaturansicht beim Schreiben im Mailclient
  • Speichern der abgestempelten E-Mail im Ordner Gesendete Elemente

Die o.g. Einschränkungen lassen sich mit einem Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Email Signatures umgehen.

Erstellung und Bearbeitung von Signaturen in Outlook 2010 / 2013

Die nachfolgende Anleitung bezieht sich auf Outlook 2010 und Outlook 2013.

I. Um in Outlook 2010 oder 2013 eine neue Signatur zu hinterlegen, öffnen Sie das Menü Signatures and Stationery (Abb. 5). Es gibt zwei Methoden, wie man dorthin gelangt. Weiterlesen

Welche Angaben sollte eine private E-Mail-Signatur enthalten?

Eine private E-Mail-Signatur gehört heute zum Personal Branding ebenso wie ein Blog, eine Webseite oder ein Social Media Channel. Es lohnt, etwas Zeit in die Gestaltung der Fußzeile zu investieren. Denn, für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. blog-sygnatury-11

Erfahren Sie, welche Daten Sie unbedingt in Ihre private E-Mail-Signatur mit aufnehmen sollten.

Private E-Mail-Signatur

Weiterlesen

E-Mail-Signatur in Outlook – Speicherort und Back-up

Standardmäßig werden E-Mail-Signaturen aus MS Outlook unter C:\User\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures (Windows 8 / 7 / Vista) gespeichert.

Den Ordner erreichen Sie entweder, indem Sie den o.g. Pfad in die Adressleiste von Windows‘ Datei-Explorer (in Abb.1 rot markiert ) eingeben…

Datei-ExplorerAbb. 1: Ordner mit Signaturen in Windows 8.

…oder wenn Sie die Strg-Taste gedrückt halten und in Outlook unter Options auf den Button Signatures klicken: Weiterlesen

E-Mail-Fußzeile in Outlook.com

Es stellt sich heraus, dass die Einrichtung einer Fußzeile in dem Webpanel von Outlook.com anders abläuft als in Office 365 OWA. Wir zeigen Ihnen, wie man das anstellt:

1. Loggen Sie sich zu Ihrem Outlook.com-Account ein und klicken Sie auf das kleine Zahnrad-Symbol oben rechts. Wählen Sie Weitere E-Mail-Einstellungen aus (Abb. 1).

Erweiterte Optionen

Abb. 1: Zahnrad-Symbol und Option „Weitere E-Mail-Einstellungen“.

2. In dem eingeblendeten Fenster gehen Sie auf Formatieren, Schriftart und Signatur (Abb. 2).

Formatierung

Abb. 2: Option „Formatieren, Schriftart und Signatur“ in den Einstellungen von Outlook.com.

3. Mit dem simplen Editor entwerfen Sie Ihre Rich-Text-Signatur (Abb. 3). Sie können sogar eine Grafik verwenden – die Vorgehensweise ist gleich wie beim Einfügen einer Grafik in die Office 365 OWA-Signatur.

Rich Text Signatur

Abb. 3: Rich-Text-Signatur, erstellt in Outlook.com

Für ein besseres Ergebnis können Sie den HTML-Quellcode Ihrer Signatur bearbeiten. Klicken Sie auf das Format-Dropdown-Menü in der linken oberen Ecke des Editors und gehen Sie auf In HTML bearbeiten (Abb. 4).

HTML Formatierung

Abb. 4: HTML-Quellcode einer Outlook.com-Signatur.

Mit Grundkenntnissen in HTML können Sie eine fantastische Signatur erstellen; mit Tabellen, Bildern und anderen HTML-Elementen (Abb. 5).

HTML Format

Abb. 5: HTML-Quellcode einer Outlook.com-Signatur.

Signatur als Rich Text

Abb. 6: Die gleiche Signatur, angezeigt als Rich-Text.

Um einen Effekt, ähnlich wie in der oberen Abb., zu erreichen, verwenden Sie den nachstehenden HTML-Code (es wird eine Tabelle mit 2 Spalten und 1 Zeile angelegt) und ergänzen Sie ihn mit Ihren eigenen Daten:

<table border="0" cellpadding="10"><tbody><tr>
<td></td>
<td></td>
</tr></tbody></table>

Mehr Infos zur HTML-Formatierung finden Sie auf dieser Seite.

4. Klicken Sie auf den Button Speichern unter dem Editor und gehen Sie zurück zu Ihrem Postfach, um die neue Signatur zu testen. Diese wird automatisch an jede neue E-Mail angehängt (Abb. 7).

Signatur in E-Mail

Abb. 7: Signatur in einer Outlook.com-E-Mail.

Im Fall, dass Ihr Outlook.com-Account an Microsoft Outlook 2010 oder 2013 angeschlossen ist, lesen Sie diese Anleitung. Sie hilft Ihnen beim Setup Ihrer Signatur.

Sie möchten eine automatische Signatur für mehrere Outlook-Clients einrichten? Sparen Sie sich den Aufwand und holen Sie sich ein Add-in, wie z.B. CodeTwo Email Signatures. Die Anwendung bietet einen leicht zu bedienenden HTML-Editor für Signaturen und eine Bibliothek mit Templates mit vielen vorinstallierten Mustern. Das Programm können Sie 30 Tage kostenlos testen.

Bild in E-Mail-Signatur – verlinkt oder eingebettet?

Rotes Kreuz

Abb. 1: Eingerahmtes rotes Kreuz anstelle der Grafik.

Das Format HTML, welches aktuell als Standard für jede E-Mail-Korrespondenz gilt (egal ob Business, Marketing oder privat), erlaubt das Einfügen einer Grafik auf zweierlei Weise – durch Verlinkung und durch Einbettung. Was auf den ersten Blick ziemlich trivial erscheinen mag, hat einen entscheidenden Einfluss darauf, ob ein Werbebanner korrekt angezeigt wird oder ob es in dem Mailclient des Empfängers blockiert wird und als eingerahmtes rotes Kreuz erscheint (Abb. 1).

Nachstehend finden Sie einige Fakten zur Einbettung und zur Verlinkung von Grafiken in E-Mail-Signaturen (und in E-Mails allgemein):

Eingebettetes Bild

Gesendet als versteckter E-Mail-Anhang* und ausgewiesen in dem Quellcode der Nachricht mit einem eigenen Content ID:

<IMG src="cid:unique content id">

Pro und Contra

jaangezeigt gleich beim Öffnen der Nachricht
jaangezeigt auch wenn der Mailclient offline ausgeführt wird
jaunabhängig von externen Faktoren
tic-nokann durch eine Antivirussoftware geblockt werden
tic-noerhöht die Größe der Nachricht
tic-nofügt das Papierklammersymbol hinzu, wenn die E-Mail in OWA empfangen wird

* Bilder können auch als Textzüge, verschlüsselt mit Base64-Schema, eingebettet werden. Die Tests zeigen jedoch, dass diese Form von den meisten Mailclients nicht unterstützt wird (mehr dazu finden Sie in diesem Artikel)

Verlinktes Bild

Verlinkte Bilder werden beispielsweise auf einem Webserver abgelegt und von dort bezogen, wenn die E-Mail von dem Adressaten geöffnet wird. In dem Quellcode der Nachricht werden Sie mit ihrer URL ausgewiesen:

<IMG src="http://www.mail-signatures.com/articles/wp-content/uploads/2013/07/7454211E-24A9-48b2-969D-4F93B679618F.jpg">

Pro und Contra

jawerden von Antivirussoftware nicht blockiert
jahaben keinen Einfluss auf die Größe der E-Mail
tic-nowerden in den meisten Mailclients nicht gleich angezeigt (der Empfänger muss auf ‘Bilder herunterladen’ klicken oder die Einstellungen des Clients ändern)
tic-noMailclient des Empfängers muss online sein
tic-noabhängig von externen Faktoren (Störungen des Webservers, versehentliches Entfernen, Änderung der URL)

Eine Übersicht der Optionen, verfügbar in allen gängigen Clients und Mailing-Plattformen finden Sie hier: Bilder und Grafiken in E-Mail-Signaturen.

Bilder und Grafiken in E-Mail-Signaturen

Fotos, Logos, Werbebanner, Social Media Icons u. Ä. tauchen immer häufiger in E-Mail-Signaturen auf. Die Möglichkeit, in die Fußzeile eine Grafik einzubinden, hängt jedoch mit der verwendeten E-Mail-Plattform zusammen. Hinzu kommt noch die Frage, ob die Grafik ein integraler Teil der Nachricht wird (eingebettet), oder, ob sie auf einem Webserver liegt und erst beim Öffnen der E-Mail von dort bezogen wird (verlinkt).

Die nachstehende Tabelle zeigt, welche von den gängigen Plattformen die Einbettung bzw. die Verlinkung von Grafiken unterstützen.

E-Mail-PlattformEingebettete GrafikVerlinkte Grafik
Office 365NeinJa
Google AppsNeinJa
Exchange 2013NeinJa
Exchange 2010NeinJa
Exchange 2007NeinNein
Exchange 2003NeinNein
Outlook 2013JaJa
Outlook 2010JaJa
Outlook 2007JaJa
Outlook 2003JaJa
Office 365 OWANeinNein
GmailNeinJa
Outlook.comNeinNein

Workarounds und Tricks

OFFICE 365 OWA

Es gibt einen einfachen Weg, wie Sie in Ihrer E-Mail-Signatur eine verlinkte Grafik verwenden können. Die Grafik muss in einem Browser geöffnet und in den Signatureditor von Office 365 OWA kopiert werden. (Mehr dazu finden Sie in diesem Artikel)

OUTLOOK.COM

Der Editor von Outlook.com bietet keine integrierte Option zum Einfügen einer Grafik in die Signatur. Dieses Manko lässt sich aber überbrücken, indem man eine verlinkte Grafik über den HTML-Quellcode im Signatureditor einbezieht. (Hier erfahren Sie mehr)

Tools

EXCHANGE SERVER

Eine ältere Version von Microsoft Exchange Server ermöglicht zwar die Verwendung einer serverbasierten Signatur, dazu ist jedoch ein VB-Skript erforderlich. Mit Exchange 2007 führte Microsoft ein einfaches natives Tool für Disclaimer ein. Grafiken wurden jedoch nicht unterstützt. Exchange 2010 ermöglicht hingegen das Einfügen einer verlinkten Grafik. Eine Einbettung ist weiterhin nicht möglich.

Um eine Grafik einbetten bzw. verlinken zu können, unabhängig von der verwendeten Exchange-Version, kann ein Drittanbieter-Tool herangezogen werden, z.B. eins aus der Familie CodeTwo Exchange Rules. Mehr Details finden Sie direkt auf der Webseite der jeweiligen Programmversion.

Demnächst auch: Verlinkte vs. eingebettete Grafiken in E-Mails: Pro und Contra.

Einheitliche, automatische Firmensignatur in Google Apps

Ihre automatische E-Mail-Signatur hängt von der Version des Google Apps-Dienstes ab:

  • In Google Apps (Free Edition) gibt es keine zentrale Signaturen – die Anwender können sie nur selbst erstellen.
  • In Google Apps for Education und Business ist die Option nur via Google Email Settings API verfügbar.
  • In Google Apps for Business können Sie entweder Google Email Settings API verwenden oder die Option Append footer, verfügbar in der Google Admin Console.

Zum Erstellen einer firmenweiten, automatischen E-Mail-Signatur für Ihre Google Apps-Domäne befolgen Sie diese Anleitung.

1. Auf admin.google.com melden Sie sich zu Ihrer Google Admin Console an und klicken Sie auf das Symbol Google Apps (Abb. 1).

Google AppsAbb. 1: Google Apps-Symbol in der Google Admin Console.

2. Im eingeblendeten Fenster klicken Sie auf Gmail. Vergewissern Sie sich, dass es für alle Anwender aktiviert wurde. Falls nicht, kann es nachträglich aktiviert werden (Abb. 2), indem Sie auf das Statusmenü unter dem großen Gmail-Symbol oben links klicken und ON for everyone auswählen. Anschließend klicken Sie auf Advanced settings >> im unteren Bereich des Bildschirms.

EinstellungenAbb. 2: Google Apps – Gmail-Einstellungen.

3. Sie befinden sich nun in Google Apps, Settings for Gmail, Advanced Settings. Der Tab General Settings sollte standardmäßig ausgewählt sein (falls nicht, klicken Sie darauf). Geben Sie append in das Suchfeld ein oder wechseln Sie direkt zum Menü Append footer. Klicken Sie auf den Button Configure, der angezeigt wird, wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Menü Append footer drüberfahren (Abb. 3).

Disclaimer TextAbb. 3: Erweiterte Einstellungen – Apend footer.

4. Im Fenster Add setting (Abb. 4) entwerfen Sie Ihre Signatur. Diese kann Text, Hyperlinks und Bilder enthalten (Bilder können jedoch nicht verlinkt werden). Bitte bedenken Sie, dass die Signatur für alle Anwender identisch sein wird. Sie sollten deshalb nur allgemeine Angaben verwenden.

Sie können auch eine Beschreibung hinzufügen (z.B. ‘Firmensignatur’) und entscheiden, ob die Signatur an interne Nachrichten angehängt werden soll mittels der Funktion Append the footer to messages being sent within your organization.
Abschließend klicken Sie auf Add Setting.

EditorAbb. 4: Fußzeilen-Editor.

5. Das Fenster wird geschlossen. Klicken Sie auf Save changes im oberen Bereich der Seite Advanced settings.

6. Ihre Signatur ist einsatzbereit. Sie wird beim Verfassen der Nachricht nicht angezeigt (Abb. 5):

Neue NachrichtAbb. 5: Testnachricht – die Fußzeile wird nicht angezeigt.

Aber keine Sorge, für den Empfänger der Nachricht ist sie sofort sichtbar (Abb. 6):

E-Mail-SignaturAbb. 6: Testnachricht – Fußzeile angezeigt im Client des Empfängers.

Die Erstellung und Anpassung Ihrer Signaturen und Disclaimer für Google Apps-Anwender kann zusätzlich vereinfacht werden. Zu diesem Zweck können Sie sich CodeTwo Email Signatures herunterladen – klicken Sie hier, um mehr zu erfahren.

E-Mail-Signaturen und Disclaimer unter Microsoft Exchange Server

Signaturen und Disclaimer, angehängt am Server, gehören unter Administratoren zu den meist gefragten Funktionen. Auch wenn die Nachfrage nach der Funktion in den letzten Jahren stark zugenommen hat, bietet Microsoft noch immer keinen robusten Mechanismus für Exchange Server, welcher den Erwartungen der IT-Profis standhalten würde.

In diesem Artikel werden wir Funktionen vergleichen, welche standardmäßig unter Exchange Server 2007 und 2010 verfügbar sind, mit den Funktionen von CodeTwo Exchange Rules Pro, einem Plug-in für Exchange 2007 und 2010.

Disclaimer unter Exchange Server 2007

Die vielen Einschränkungen von Exchange 2000 und 2003, die unter anderem Visual Basic-Kenntnisse voraussetzen, wurden mit Exchange Server 2007 und der Funktion „Append disclaimer text“ teilweise überbrückt. Nun ist es zwar möglich, einen serverbasierten Disclaimer direkt unter Exchange einzurichten, dennoch stößt man hier häufig auf erhebliche Schwierigkeiten.

Der Regelassistent unter Hub Transport lässt Sie einige einfache Einstellungen vornehmen und beispielsweise die Schriftgröße und die Textfarbe anpassen. Doch am Ende sieht die Nachricht ziemlich grob aus, was damit zusammenhängt, dass Sie in dem Disclaimer-Template keine HTML-Tags verwenden können. Darüber hinaus werden die dynamischen Active Directory-Felder auf dem Level der Exchange-Verwaltungskonsole nicht unterstützt, sodass auch sie nicht verwendet werden können.

Die größten Einschränkungen der Exchange 2007 Hub Transport-Disclaimer:

  • Kein Support für HTML;
  • Kein Support für RTF;
  • Kein Support für dynamische Active Directory-Felder;
  • Keine Seitenbanner und Seiten-Disclaimer;
  • Keine Positionierungsoptionen für Signaturen (z.B. Disclaimer angehängt unterhalb der letzten Antwort);
  • Kein Support für Werbebanner und Grafiken in Signaturen und Disclaimern;
  • Keine Bibliothek mit fertigen Templates und Grafiken;
  • Keine befristeten Regeln;
  • Kein Anzeigen der Signatur im Ordner Gesendete Elemente.

Disclaimer TextAbb. 1: Konfiguration des Disclaimers unter Exchange Server 2007.

Standardfunktionen für Signaturen/Disclaimer unter Exchange Server 2010

Mit dem Release von Exchange 2010 hat sich einiges verbessert. Der Administrator erstellt den Firmen-Disclaimer in der Exchange-Verwaltungskonsole. Außerdem stehen ihm einige erweiterte Bearbeitungsoptionen zur Verfügung. Im Fenster “Specify disclaimer text” (Abb.2) kann er HTML verwenden (mit in-line CSS), sodass die Fußzeile viel interessanter gestaltet werden kann als unter Exchange 2007. Zusätzlich kann auf dynamische Active Directory-Platzhalter zurückgegriffen werden; eingeschlossen in “%%”-Tags, z.B. %%DisplayName%%, werden sie durch persönliche Active Directory-Daten des Anwenders ersetzt, sobald die Nachricht abgeschickt wird.

Eingabe des Disclaimer-TextesAbb. 2: HTML-Code im Fenster “Specify disclaimer text” von Exchange 2010.

Diese Funktionen machen den integrierten Signaturen-/Disclaimer-Mechanismus von Exchange Server flexibler, auch wenn die Implementierung eines standardisierten Firmen-Disclaimers unter Exchange 2010 weiterhin umständlich und mit gewissen Einschränkungen verbunden ist. Das größte Hindernis ist das Fehlen eines HTML-Editors mit Unterstützung für Active Directory-Platzhalter, mit dem Sie Ihr Template schnell anpassen oder ein Bild einfügen könnten.

Die wichtigsten Einschränkungen der Exchange 2010-Disclaimer:

  • Kein HTML-Editor;
  • Keine Unterstützung für RTF;
  • Keine Unterstützung für eingebettete Bilder;
  • Keine Seitenbanner und Seiten-Disclaimer;
  • Keine Positionierungsoptionen für Signaturen (z.B. Disclaimer unterhalb der letzten Antwort);
  • Keine Bibliothek für Templates und Bilder;
  • Kein Ausblenden inaktiver AD-Angaben;
  • Kein Zeitplaner für Regeln;
  • Kein Anzeigen der Signatur im Ordner Gesendete Elemente.

CodeTwo Exchange Rules Pro – professionelle Signaturen und Disclaimer unter Exchange 2007 und 2010

All diese Lücken lassen sich mit der Installation von CodeTwo Exchange Rules Pro auf Ihrem Server schließen. Das Plug-in hilft Ihnen außerdem, den Informationsfluss auf Ihrem Server zu regulieren und zu strukturieren.

CodeTwo Exchange Rules Pro ist ein fortgeschrittenes Management-Tool für Exchange Server-Administratoren. Dank CodeTwo Exchange Rules Pro sind Dinge, die mit bloßem Hub Transport nicht zu regeln sind oder die Eingabe spezieller Befehle in der Exchange Management Shell erfordern, nur wenige Mausklicks entfernt. Das übersichtliche Programm-Interface vereinfacht die Arbeit noch zusätzlich (Abb.3).

Interface von CodeTwo Exchange Rules ProAbb. 3: Interface von CodeTwo Exchange Rules Pro.

Das Programm verfügt über ein ausgebautes Management-System für E-Mail-Signaturen und Disclaimer. Dessen Mehrwert gegenüber den Signaturen und Disclaimern, erstellt mit Standardfunktionen von Exchange Server, analysieren wir anhand einzelner Funktionen.

HTML-Editor für Signaturen und Templates

Mit CodeTwo Exchange Rules Pro erstellen Sie attraktive HTML-Signaturen für Exchange 2007 und 2010. Das Programm ist mit einem einfach zu bedienenden HTML-Editor ausgestattet (Abb.4). Mit dessen Hilfe bauen Sie Ihr Signatur-Template auf, genauso als wenn Sie mit einem gewöhnlichen Textverarbeitungsprogramm arbeiten würden. Sie brauchen hierzu keine HTML/CSS-Kenntnisse.

Editor für TemplatesAbb. 4: HTML-Template-Editor von CodeTwo Exchange Rules Pro.

Mit einigen wenigen Mausklicks entwerfen Sie Signatur- und Disclaimer-Templates im HTML-Format; mit Active Directory-Feldern, integrierten Bildern und Bannern, sowie mit individuellen Anwenderbildern, welche aus dem Active Directory-Attribut „thumbnailPhoto“ bezogen werden.

Der Editor ermöglicht Ihnen außerdem automatische Konversion Ihres HTML-Templates in RTF und Plain Text, für Nachrichten, die in diesen beiden Formaten gesendet werden.

Des Weiteren ermöglicht CodeTwo Exchange Rules Pro das Einfügen von Bannern und Disclaimern an jeder Stelle in der Nachricht, einschließlich der Seitenränder.

Signaturen unterhalb der letzten Antwort – Unterstützung für alle Mailclients

CodeTwo Exchange Rules Pro lässt Sie entscheiden, wo die Signatur/der Disclaimer angehängt werden soll, wenn es sich um eine Antwort oder um eine weitergeleitete Nachricht handelt. Sie können bestimmen, ob die Signatur eingefügt werden soll, falls in der Korrespondenz bereits eine Signatur vorhanden ist. Außerdem legen Sie fest, ob die Signatur am Ende des Threads oder direkt unterhalb der letzten Antwort angehängt werden soll. (Abb.5).

Positionierung der SignaturAbb. 5: Positionierungsoptionen für Signaturen in CodeTwo Exchange Rules Pro.

Diese Funktion unterstützt alle gängigen Mailclients inklusive der Mobilgeräte (iPhone, iPad, Android, Blackberry, etc.).

Zeitrahmen für Ihre Signaturen

CodeTwo Exchange Rules Pro lässt Sie einen Zeitrahmen für Ihre Signaturen festlegen. Das heißt, Sie können das Programm so einstellen, dass ein bestimmtes Signatur-Design nur innerhalb einer Periode verwendet wird.  Diese Funktion ist sehr hilfreich, wenn man eine E-Mail-Kampagne schaltet. Der Administrator kann eine Regel anlegen, die eine Zeit lang ein Werbebanner in ausgehende Nachrichten einfügen wird – etwas, was mit bloßen Hub Transport-Regeln von Exchange Server 2007/2010 nicht zu managen ist.

Zeitrahmen für SignaturenAbb. 6: Einstellung des Zeitrahmens in CodeTwo Exchange Rules Pro.

Signaturen und Disclaimer sichtbar im Ordner Gesendete Elemente

Exchange Server allein reicht nicht aus, um die angehängte Signatur im Ordner Gesendete Elemente im Mailclient des Anwenders anzuzeigen. Demnach weiß dieser auch nicht genau, ob seine E-Mail vollständig war und ob sie bei dem Empfänger korrekt angezeigt wird.

CodeTwo Exchange Rules Pro hingegen verfügt über die sog. Sent Items Update-Funktion, die dafür sorgt, dass severbasierte Signaturen und Disclaimer gleich nach dem Absenden der Nachricht im Ordner Gesendete Elemente angezeigt werden. Diese Funktion unterstützt alle gängigen Mailclients und Mobilgeräte.

Für mehr Details sehen Sie dieses Video:

Umfangreiche Bibliothek mit fertigen Templates und Grafiken

CodeTwo Exchange Rules Pro soll das Leben des Serveradministrators leichter machen. Beim Erstellen der Signatur kann dieser auf eine Sammlung mit fertigen Templates und Bildern zurückgreifen.

Template-BibliothekAbb. 7: Template-Bibliothek von CodeTwo Exchange Rules Pro.

Erfahren Sie mehr über die Template-Bibliothek von CodeTwo Exchange Rules Pro

Nur eine kleine Auswahl der Möglichkeiten…

Auch mit den Standardregeln von Exchange lassen sich Signaturen und Disclaimer erstellen. Und eine Drittanbieter-Software ist hier sicherlich kein Muß. Dennoch stößt man häuftg auf erhebliche Schwierigkeiten. In vielen Fällen wird auch umfassendes Administrations-Wissen vorausgesetzt. Einige IT-Profis arbeiten gleichzeitig für mehrere Unternehmen und sind für unteschiedlichste Themen verantwortlich; hier kann sich CodeTwo Exchange Rules Pro als wahres Wundermittel erweisen. Das Programm kann für diverse Zwecke verwendet werden, z.B. als Software zur Kontrolle des E-Mail-Inhalts, als Manager für Autoresponder, SPAM-Filter o. Ä. .

Die Architektur von CodeTwo Exchange Rules Pro ermöglicht dem Administrator die Arbeit mit dem Programm in unzähligen E-Mail-Flow-Szenarien. Eine Übersicht der Programmfunktionen liefert dieses Video:

CodeTwo Exchange Rules Pro – Produktseite
CodeTwo Exchange Rules Pro vs. MS Exchange Server – ein Vergleich
Trial-Version herunterladen

E-Mali-Signatur mit Bild unter Office 365

Der Editor für E-Mail-Signaturen, verfügbar unter Office 365 OWA, bietet keine integrierte Funktion (z.B. einen Button oder einen einfach zugänglichen HTML-Quellcode) zum Einfügen einer Grafik in die Fußzeile. Zum Glück lässt sich diese Einschränkung sehr einfach umgehen. Tun Sie einfach Folgendes:

1. Laden Sie das Bild, das Sie in Ihre Signatur einbauen möchten, in eine Web-Lokation hoch (wie in diesem Beispiel).

2. Öffnen Sie die Web-Lokation, klicken Sie das Bild mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Kopieren aus (Abb. 1).

Grafik kopierenAbb. 1: Kopieren einer Grafik in Internet Explorer.

2. Öffnen Sie den Signaturen-Editor von Office 365 OWA, markieren Sie den Bereich, wo die Grafik eingefügt werden soll, und drücken Sie auf Strg+V. Anschließend können Sie die Größe des Bildes an Ihre Anforderungen anpassen (Abb. 2).

Signaturen-EditorAbb. 2: Grafik, eingefügt in den Signaturen-Editor von Office 365 OWA.

WICHTIG: Die Anzahl der Grafiken in einer E-Mail-Signatur unter Office 365 ist unbegrenzt.

GRAFIK MIT HYPERLINK: Um zu der Grafik ein Hyperlink hinzuzufügen, klicken Sie sie an (Sie erkennen es an der schwarzen Umrahmung, wie in Abb. 2), klicken Sie auf das Hyperlink-Symbol (Abb. 3) und in dem angezeigten Fenster geben Sie die Hyperlink-URL an.

Hyperlink-ButtonAbb. 3: Hyperlink-Button in Office 365 OWA.

3. Klicken Sie auf den Button save unten im Einstellungspanel von Office 365 OWA.

Im Fall, dass Sie die Option Automatically include my signature on messages I send angeklickt haben (falls nicht, kann die Signatur mit Hilfe des Buttons INSERT eingefügt werden; lesen Sie diesen Artikel, um mehr zu erfahren), wird die Signatur mitsamt der eingefügten Grafik in jeder neuen Nachricht angezeigt (Abb. 4).

TestAbb. 4: Signatur mit Grafik in Office 365 OWA.

Abschließend machen Sie einen schnellen Test. Ihre Signatur sollte dann ungefähr so aussehen:

Test2Abb. 5: Signatur mit Grafik in einer E-Mail gesendet von Office 365 OWA.

Mehr über E-Mail-Signaturen unter Office 365 erfahren Sie in diesem Artikel.

Um die Signatur zentral für alle Anwender von Office 365 zu erstellen, müssen Sie sich nicht zwingend in die Transportregeln von Office 365 vertiefen. CodeTwo Email Signatures schafft in dem Fall Abhilfe. Erfahren Sie mehr über das Programm.